公共法律服务中心档案管理信息化转型研究

邵莹莹

摘 要：信息技术的快速发展致使档案载体与管理办法发生较大改变，为档案工作带来了机遇与挑战。公共法律服务中心档案管理部门应顺应时代要求，加快档案管理信息化转型步伐，进一步提升公共法律服务中心的档案管理质量及效率。因此，文章基于信息技术发展带给档案工作的机遇展开分析，结合公共法律服务中心档案管理信息化转型的特征及动因，提出相关转型策略，旨在为提高公共法律服务中心的档案管理水平提供帮助。

关键词：档案管理；机遇；信息化转型；转型策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案作为公共法律服务中心运营发展过程中积累的重要信息资源，在提供服务、决策支持及维护公共法律服务中心日常运营发展中起到了非常重要的作用。因此，必须加强公共法律服务中心档案资料管理工作，结合现阶段国内众多公共法律服务中心档案管理实际情况来看，因受到信息化冲击，暴露出许多问题，严重限制了档案管理的成效，致使管理质量与水平不高，难以满足日益增长的档案资源信息需求。基于此，为更好地提升公共法律服务中心档案的管理质量，保障其与时俱进，就应加快其信息化转型，注重信息技术应用及信息化设备设施建设，以实现档案管理信息化目标，确保公共法律服务中心稳定、高效运行，从而为我国法律服务行业的发展提供坚实基础。

一、信息技术发展给档案工作带来的机遇

1.拓展了档案载体形式

信息技术的迅猛发展已经深刻改变了传统档案记录和形成方式，引领着档案管理进入了一个全新的时代。在公共法律服务中心运行发展中，涉及大量有价值的数据、文件和信息，正逐渐集中于政务云数据中心，形成统一的保存体系。

这种变化使得原本分散在各部门的公共数据得以更高效地共享与利用，遵循着“一次形成、多次共享”原则，最大限度地发挥其价值。这种集中的信息资源管理，不仅极大地提升了公共法律服务中心的服务水平和效率，还在提供相关法务服务阶段实现了信息的集中管控和共享使用，为公共法律服务中心在归档和管理档案信息资源方面提供了优质的网络系统环境和信息化条件，形成了新的档案类型——“电子档案”。

2.强化了档案安全保障

随着信息技术的进步，档案安全保障已显著增强，这种进步主要体现在网络安全、计算机系统设计以及档案管理制度的完善上。电子档案的引入极大地减少了传统纸质档案易损坏和腐蚀的风险，提升了档案的整体安全性。此外，通过实施高效的技术手段和国家级的强制措施，档案管理系统的灾备体系得到了显著加强，确保了在遭遇自然或人为灾害时，档案数据可以迅速、完整地恢复，从而保障了档案信息的安全性和完整性。

3.提高了档案存储水平

公共法律服务中心在落实档案管理工作实践中，借助计算机和档案管理软件等现代信息技术开展档案归档、管理，不仅有效丰富了档案存储形式，还扩充了档案体量，实现了传统档案管理方式方法的重大变革。在档案信息化转型中，最主要的存储介质为电子档，其能够以音视频、文字等多种形式存储，可最大化地保障档案管理的效率及质量，提升了档案信息存储质量及精细度。此外，利用计算机和网络技术实施档案存储管理，可以摆脱传统纸质档案形式对物理空间的依赖，减少了管理成本，为用户完成档案检索和提取提供了极大便利。

4.提高了档案利用效率

信息技术的进步极大地提高了档案的利用效率，使得档案信息化建设迈出了重要步伐。如今，只需输入相关的检索条件或关键词，用户便能通过智能手机或计算机等终端设备快速获取所需信息。这种便捷的检索方式不仅提高了档案的查询速度，还提升了查询精确度，使档案价值得到更好的发挥。相比于传统的纸质档案查询方式，这种新型档案利用方式更为简便高效。过去，查询纸质档案需要前往相关部门和档案存放地，流程复杂、耗时长。而在信息化时代背景下，实现档案管理信息化转型科室档案查询、利用流程大幅简化，将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，从而能将更多精力放在档案深度开发和服务上，促进公共法律服务中心档案服务功能的提升。

二、公共法律服务中心档案管理信息化转型特征及动因

1.基本特征

在信息技术迅猛发展的背景下，公共法律服务中心的档案管理正在经历一场深刻的信息化转型，这种转型不仅对提高档案管理效率至关重要，还是充分挖掘档案价值的关键。因此，公共法律服务中心档案管理信息化转型显示出了管理内容信息化和管理工具技术化特征。

（1）档案管理内容信息化

公共法律服务中心在开展文书档案管理时，常以档案信息资源为核心。因此，为有效提升档案管理功能，需将工作中心放在档案信息的认知、保存以及档案信息的开发和利用上。在信息化时代，档案不是纸质文书的简单堆砌，而是转化为了一种清晰、完整的固化信息资源，使得人们更加注重档案中的信息内涵，从而实现管理内容的信息化。

（2）档案管理工具技术化

在公共法律服务中心的档案管理领域，利用信息化管理工具构建智能档案管理系统是深化档案利用价值的核心策略。信息化工具的集成功能不仅推动了信息技术与档案管理领域的共同进步，还极大提高了管理的效率与档案的处理质量。尤其是通过云计算技术的科学应用，能在庞大的档案数据海洋中迅速筛选出具有重要价值的信息，并借助大数据技术对档案资源展开深度统计与分析，极大地丰富了档案的应用场景和价值。档案管理信息化转型不仅是技术层面的更新，还是对档案管理理念和方法的革新。在这一转型过程中，公共法律服务中心将能够更有效地管理和利用其丰富的档案资源，并通过对档案内容的全面信息化和管理工具的技术化，在极大提高档案管理效率的同时，也为法律服务中心提供了更加丰富和深入的信息资源，从而更好地服务于社会和公众。

2.动因分析

（1）外部动因

从本质上看，公共法律服务中心的档案管理信息化转型其实就是应用信息技术手段完成档案信息资源采集、存储及提取，而信息技术的不断发展促使各行各业管理模式发生本质变化，这是社会发展的必然选择。对于公共法律服务中心而言，其档案内容、体量已随社会不断发展变得更加复杂和庞大，传统的纸质档案形式显然无法满足新时代的发展要求。因此，必须加快档案管理信息化转型，借助信息技术优势实现档案管理的快捷性及便利性。

（2）内部动因

公共法律服务中心传统的档案管理存在管理效率低、安全性差等弊端，而信息化时代下的档案管理又对安全性要求较高，如果一直沿用传统纸质档案存储管理模式，不仅需要更大的存储空间，还要具备通风、防火和防盗能力，并要在档案查阅审读环节实行严格的监督管控，以防止出现档案信息丢失或损毁情况。但是，一旦实现了档案管理信息化目标，公共法律服务中心各类档案资料均能以电子形式存在，不仅减少了档案管理人员的工作量，提升了档案信息的安全性，还为档案使用者提供了便利。因此，强化公共法律服务中档案管理信息化转型的内部动因可以归纳为降低档案管理工作强度、提升档案信息化程度。

三、公共法律服务中心档案管理信息化转型的策略

1.增强信息技术管理档案意识

在公共法律服务中心档案管理信息化转型进程中，对应用信息技术管理档案的重视程度会在很大程度上决定着档案信息化建设进程。对于任何单位来说，要实现档案管理从传统模式向信息化模式转变，都要经历一个艰难的历程，只有在主观上充分意识到信息化转型的重要性，才能从根本上笃定信念、攻坚克难，将档案管理信息化建设纳入日常工作规划，并从内部管理上逐步强化信息化设备设施与技术的运用，并在不断摸索中建立一套相对完善的信息化建设、管理体系，牢牢把握档案管理信息化的发展方向，坚定不移地朝着信息化发展目标前进，才能最终实现档案管理信息化转型目标。

2.加强档案信息化设备设施建设

（1）配置档案管理硬件设备设施

要实现档案管理信息化转型目标，公共法律服务中心应在信息化设备设施建设过程中逐步引进现代化的设备替代传统档案管理设备，购置计算机、打印机、扫描仪、服务器等基础硬件设备设施。同时，在档案信息化管理中，要积极引进先进的信息技术，确保档案信息化管理工作有序开展。

（2）配备档案管理系统软件。在实现公共法律服务中心档案信息化转型进程中，所引进的档案管理系统必须能够与档案管理业务系统关联，且能够实现用户端所提取的档案信息格式、结构及元数据精细化处理。同时，在档案信息搜集过程中，能根据公共法律服务中心日常运营情况实时搜集，并在初步分类处理后存储，最终在对所有档案数据信息展开系统化处置之后，按提取人检索习惯、信息应用习惯展开归档。

（3）建立档案信息化管理平台。建立档案信息化管理平台是公共法律服务中心实现档案管理工作向数字化、智能化转型的重要一步。通过该平台，可以实现档案的电子化存储、分类、检索与共享，极大地提高了档案管理的效率和安全性。信息化管理平台采用先进的数据库技术，支持海量数据的存储与高速访问的同时，利用云计算和大数据技术，能够深入分析和挖掘档案信息，为决策提供支持。此外，平台还能实现权限管理，确保档案资料的安全和隐私，并支持远程访问，提高档案利用率，为档案管理注入新的活力。

3.落实信息化档案管理流程

随着信息技术的日益进步，公共法律服务中心的档案管理也迫切需要向智能化方向发展。在此过程中，传统的纸质档案正逐渐向数字化档案转变，要求档案管理流程同样展开相应的革新。为确保档案的高质量归档和高度机密性，区块链技术的引入成为一个创新且有效的解决方案。区块链技术以其独有的数据保护和隐私保障功能，在保护档案信息安全与管理过程中扮演了至关重要的角色。利用区块链，每一次档案的访问和提取都会被记录，不仅减少了数据被恶意篡改或泄露的风险，还保护了访问者的隐私，使得档案管理流程变得更加规范和高效，显著提高了服务中心的工作质量和效率。同时，为确保档案管理的有效性与法律服务中心的工作紧密结合，需开展持续的档案质效监督，加强对档案归档过程的监督检查，提升归档资料的完整性和准确性。通过努力，不仅能确保档案信息的安全和可靠，还能提升公共法律服务中心的整体运营效率和服务质量，为信息化转型的成功奠定坚实的基础。

4.攻克档案信息化管理过程中的难题

（1）培养双重知识结构的复合型人才

档案管理人员作为落实档案信息搜集、整理及分析处理的直接参与者，其整体素质的高低将对档案管理信息化转型成功与否产生直接影响。作为新时代的档案信息化管理人才，其不仅要具备丰富的多媒体技术相关知识，还应知晓档案规范化管理理念及档案信息安全技术认识。因此，在落实档案信息化转型过程中，要注重双重知识结构的复合型人才培养，通过专项培训学习使其为档案信息化建设与管理工作提供做出贡献。

（2）规范档案信息化基本原则

电子档案的传输与接收是依靠计算机系统完成的，因而在此环节中，应通过合理配置系统资源、配备相应的技术设备设施、安排专业人员，并制定严格的管理制度，确保电子档案数据与其原始系统或设备设施之间的无缝对接，最大化地保障电子档案管理的安全性和有效性。

（3）攻克档案工作中的技术难题

随着人工智能和机器学习技术的发展，提高档案检索系统的智能化水平成为可能。通过引入这些技术，可以显著提高档案检索的效率和准确性。智能检索系统可以快速处理大量数据，提供精确的搜索结果，甚至能够根据用户的查询历史和偏好提供定制化的搜索建议。此外，人工智能还可以用于自动分类和标记档案，使得档案的组织和管理更加高效。例如，自然语言处理（NLP）技术可以用于分析文档内容，自动提取关键词和主题，从而简化档案的归档和检索过程。

四、结语

本文通过深入分析信息化背景下公共法律服务中心档案管理的转型动因，提出了一系列切实可行的策略，如增强信息技术管理档案意识、加强档案信息化设备设施建设、落实信息化档案管理流程、攻克档案信息化管理过程中的难题等，旨在从根本上提升档案管理的效率与安全性。值得注意的是，档案管理的信息化转型并非一蹴而就，而是一个持续演进的过程。未来将继续探索和完善相关策略，确保其能够有效支持公共法律服务中心的长远发展，并为推动我国公共法律服务事业的进步贡献力量。

参考文献：

[1]赵德芹.智慧化背景下档案管理信息化面临的挑战与对策研究[J].兰台内外，2023（36）：49-51.

[2]谢 洋.关于档案信息化建设的一点思考[J].山东档案，2022（02）：40-41.

[3]陶德禹.信息技术发展给档案工作带来的机遇和挑战[J].兰台内外，2023（36）：77-79.

[4]蒋怡莉.信息技术在行政档案管理工作中的应用探究[J].陕西档案，2023（04）：31-32.

[5]梁 慧.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].山东档案，2018（05）：46-47.

[6]田 红.新形势下航天企业档案工作的转型与创新[J].北京档案，2021（07）：41-42+47.

[7]章燕华，王力平.数字化转型背景下的档案信息化发展战略：英国探索、经验与启示[J].档案学通讯，2021（04）：28-35

[8]葛如一，刘思雨，吴 熠，张 琪，汪 宇.照片档案管理数字化转型升级探索与实践[J].档案与建设，2021（05）：53-55+62.

[9]张 静.档案信息化对传统档案工作的影响及应对策略[J].档案管理，2021（03）：120+122.

[10]陈 雨.新基建背景下基建档案工作模式变革与发展[J].北京档案，2021（01）：43-45.

作者简介：山东省枣庄市峄城区公共法律服务中心