基于业务凭据电子化的财务共享服务研究

[摘 要]财务信息共享是极具意义的研究课题，不仅能丰富财务管理的内涵，而且能拓宽财务管理边界，深化财务共享服务，重新定义财务处理、财务核算，为实现财务共享服务转型提供支持。文章以业务凭据电子化运用实施背景为依据，探究业务凭据电子化背景下的财务共享服务的做法，聚焦实际案例分析财务项目处理、财务架构、财务审批以及业务对接的转变，以期提升财务共享服务成效，在业务凭据电子化背景下把控财务管理风险，提高经营效率，为财务发展提供支持。

[关键词]业务凭据；电子化；财务共享

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）11-0025-03

一、业务凭据电子化运用的实施背景

由于财务管理中存在业务凭据财务流程混乱、易地事后审核效率低等问题，为了确保业务处理的规范性和科学性，相关人员对业务凭据管理进行相应改革，将纸质业务凭据转化为电子业务凭据，实施历史业务凭据档案信息化等措施，以解决业务凭据管控困难的问题。

（一）业务流程有待优化

在电力财务共享服务中心成立后，财务审核、制证及付款等业务都转交给共享服务中心管理，但是在转交过程中发现，业务凭据线上审核审批制度不健全，纸质业务凭据仍旧在财务处理市场占较大比重，业务凭据审核未实现电子化和信息化，导致纸质业务凭据与电子业务凭据穿插使用，在信息传递和交互过程中出现业务凭据遗失问题，影响了财务共享服务中心的业务凭据交接和传递质量[ 1 ]。

（二）异地事后稽核效率低

基层单位在审核凭据的过程中，需要将业务数据、会计凭证传输至财务共享服务中心接受集中核查，但是在业务凭据、会计凭证处理过程中，以纸质凭据为主，基层单位将凭据传递至财务共享服务中心，需要跨越较远的地理距离，浪费大量时间，业务凭据、会计凭据备案的时间较短。

另外，由于财务共享服务中心采取异地事后审核稽查制度，审核周期较长，无法保证业务数据的存续性，极可能在运送纸质业务凭据的过程中造成纸质业务凭据损坏，影响后续审核稽查质量和准确性。

（三）纸质业务凭据传递效率低

纸质业务凭据传递手续烦琐，传递、审核周期长，严重影响后期财务信息凭据的审核质量以及业务结算、资金支付的及时性。如果纸质业务凭据一直占据业务处理的主流，会严重影响财务信息凭证汇总的有效性[ 2 ]。

（四）历史业务凭据档案复杂

历史业务凭据是企业财务信息的凭证，通常情况下，会计人员在订正纸质财务档案时，需要将纸质业务凭证递交给前端业务部门及财务共享服务中心，并留存备案。如果在事后财务信息账目审查过程中，要调取业务凭证、查找与财务共享服务中心、业务部门对接的凭证，进行人工翻阅和校对，会经历翻阅、传递、复印及审校等环节，如果全程采用纸质业务凭证，会影响历史业务凭据的查询效率，提升历史业务凭据查阅的复杂程度。

二、业务凭据电子化运用的主要做法

为确保业务凭据向财务共享服务中心各部门递交的效率，相关人员要推动业务数据电子化，完成对电子化业务凭据的有效运用，提高业务凭据电子化转型的效率。

（一）电子信息化建设

在业务凭据电子化建设过程中，需要梳理业务流程，通过开展业务凭据电子化业务，完成业务凭据的线上审批、自动化处理和审核，为报销付款提供纸质凭据和凭证。相关部门要以业务凭据电子化为核心，建立审批系统，提高报销、付款效率，通过对业务凭据各个类型的结构化转化，完成对业务凭据的扫描、采集和处理，通过系统上接口及时上传业务凭据，以实现对业务凭据的采集，完成业务凭据基础处理工作[ 3 ]。

（二）业务凭据影像采集

将纸质业务凭据转变为电子业务凭据，需要依托于凭据影像的获取。利用OCR技术将非结构化数据转变为结构化数据，获取和录入数据信息图像，借助系统中业务凭据数据的影像管理功能，完成影像信息采集、识别和储存，将业务凭据与业务项目一一对应，确保电子化业务凭据构建的完整性。

采集影像信息后，要实现业务凭据影像信息的流转，借助于系统模块打通财务、业务及会计等系统，传递电子业务凭据，确保业务凭据与业务项目同步进行，利用电子业务凭据跟踪、审核和审批所有业务项目，确保业务凭据影像获取的精准性。

（三）系统集成匹配

电子业务凭据处理系统的兼容性较强，系统在处理时可根据业务部门的实际需要，调取业务凭据电子影像，为合同、业务项目提供凭证。系统附带的影像管理模块，还能在影像信息传递时附加数据传输、影像数据定期备份功能，可在调取业务数据影像的过程中，保证业务数据传递安全。通过系统数据源系统，可以自动获取业务凭据信息，扫描管理业务凭据的二维码，完成业务与业务凭据之间的关联，向相关部门提交查询、储存请求，待系统对发票进行扫描和识别后，就可完成业务凭据的检验和转发。

（四）业务凭据实现

每个项目的电子业务凭据都建立唯一的识别码和标识码，当系统接收到调取业务凭据指令时，可发送指令与项目业务凭据相关联，比对业务凭据与项目每笔业务付款账目。待接收付款时，账目会自动回复至业务凭据影像管理模块，完成数据的回单匹配。回单匹配会实现业务单据、原始附件、会计凭证三单匹配，可通过权限管理实时调用，为银行查询信息提供凭证。

借助于系统影像功能，财务共享服务中心系统能够完成对高端业务凭据的影像采集，直接将业务凭据影像嵌入业务项目，在调用时，只需经过用户和影像系统同意就可提升用户对前端业务的满意度，推进业务项目顺利进行。

三、基于业务凭据电子化的财务共享服务

基于业务凭据电子化的财务共享服务需要完善对财务项目、财务架构的处理，定期修订电子业务凭据，确保电子业务凭据审批和修订的准确性，辅助电子业务凭据与业务项目精准对接。

（一）处理财务项目

在贯彻落实资金省级集中管控目标的基础上，优化集团账户管理体系，持续提升资金集中度，深化资金共享任务池派单及绩效考核体系应用，持续提升收款侧业务数据质量；打通资金收款结算池、资金付款结算池与实体资金池，实现“三池贯通”打造西藏公司资金“一个池”运营体系。以收付款省级集中为基础，优化省级收支账户体系，统一设立省级支付账户，撤销分公司支出账户，实现对公司账务省级集中管理，降低账户数量，提高资金归集及运行效率。

优化资金结算管理体系，通过深化付款订单、收付款结算池，建设封闭结算链条，以付款订单作为资金结算的核心枢纽，所有付款订单均由前端业务部门发起，审批后集成至财务系统，明确业财职责，强化业财深度融合。

（二）调整财务架构

财务共享服务中心要在业务凭据电子化背景下，对财务组织架构进行细微调整，适应业务凭据工作获取的转变。财务组织可以细分为基层管理部门、中层管理部门、高层管理部门三个等级，每一层级都具有不同的权限，直接将财务共享业务纳入系统管理，财务服务共享中心可不再单独设置财务部门。

其中，基层管理部门负责处理业务凭据上传影像，管理业务数据上传凭证，联系相关部门，装订、维护业务原始凭据；中层管理部门负责审核业务凭据上传的所有文件，审核项目范围内的财务数据，确保业务凭据管理和应用的合规性；高层管理部门负责所有业务凭据的审核、核算及支付结余，审核完结项目的业务凭据情况以及资金支付情况。

（三）审批修订

按照电子化业务的报账需要，在财务服务共享中心审批业务时，调用业务审批模块，设计业务凭据相关审核流程，在审核电子业务凭据的过程中，在遵守相应规范的基础上，达成业务凭据的报账请求。

鉴于电子业务凭证与纸质凭证管理的差异性，财务共享服务中心要完成对业务凭据保证规定的相关修订，修改财务服务共享中心相关业务，对业务凭证进行分账管理，确保整体业务凭证操作的规范性。

另外，在审批修订过程中，要明确各个单位的审批修订权限，完成项目业务凭证档案的建立，在规定时间内完成业务项目审核。

（四）共享业务对接

财务共享服务系统与业务系统对接，实现业务凭证数据的实时传递。财务共享服务系统与经法系统、资产管理系统、营销系统相连接，可基本实现业务凭证数据的全面覆盖，完成业务项目中业务凭证的获取[ 4 ]。通过业务系统与财务服务共享系统的互联互通，可为业务办理提供信息化支持，全面推进电子业务凭证在业务中的应用，为后续业务办理奠定基础。

四、基于业务凭据电子化的财务共享服务成效

（一）转变财务职能

电子化业务凭据彻底打破了时间和空间的限制，充分发挥电子业务凭据在财务管理中的作用，各单位财务人员无须再重复核对和校对纸质业务凭据，仅需利用系统完成对业务凭据进行基本核算就可完成相应任务。财务人员将有更多精力和时间开展管理会计工作，形成系统化、规模化及标准化的财务处理模式[ 5 ]。财务人员的工作重心发生了相应转移，其在开展工作的过程中，能够花费更多时间进行财务分析、预算管控及财务项目管理，推动财务工作转型，甚至可以开展深入的业财融合，承担更多交易处理职责，具有更大的管理决策权限。

（二）把控经营风险

内控措施是企业经营稳定的前提，财务共享服务与内控措施的充分结合，能够确保财务共享服务中心实现对业务的全面覆盖。当业务项目需要相关备案资料时，能够通过财务共享服务实现对单位的全面管控，降低单位经营发展风险，为后续单位开展多项业务提供辅助。

例如，某些基层单位未按照要求处理业务项目单据回执，事后审核或稽查未达到财务管控要求，财务共享服务中心有权实现对后续业务项目的实际管控，通过事后在线稽核手段完成对业务项目账目的审核，管控基层单位不合规范的财务行为，降低企业整体运营风险。

（三）提高工作效率

电子业务凭证手段的应用大幅提升了基层单位的工作效率。一方面，电子化业务凭据推动了传统审计方式的转型。在传统审计工作中，需要利用纸质业务凭据完成对账目的审查，且是异地事后审查，但是电子化凭据的应用可使财务人员利用系统完成在线审查任务，利用系统核对业务项目账目情况，有效控制业务风险，如果发现业务凭据不符合项目建设要求，就能在第一时间纠正，能够大幅缩短业务项目审核的时间。另一方面，在业务项目审核过程中，电子化业务凭据的应用能够在同一系统上完成业务人员报账、领导人员审账及财务审核等工作，基层财务人员、领导层财务人员可同时完成对业务的处理，处理报销、资金支付等业务，提高业务项目的处理效率。

（四）整合业务流程

电子化业务凭据的应用，能够助力企业将各项制度规范嵌入财务系统，实现业务与财务的融合，立足于财务角度完成对业务流程的全方位把控，提升业务项目处理效率，规范业务财务流转，降低财务管控风险。同时，随着业务账目和财务账目的不断深化，电子化业务凭据达成了业财融合要求，能够在保证财务账目合规性的同时，为各个预设业务账目提供判断依据，完成财务服务转移，提升业财融合的合规性，完成财务管控的要求，从源头上降低财务管控出现的风险，确保财务管控发挥实效性，提高了规范化水平与财务管控能力，全方位覆盖企业各项事务。

五、结语

在业务凭据电子化发展背景下，财务共享服务中心应转变工作模式及工作重点，利用电子化业务凭证充分提高规模化运营效率，完成对财务处理的风险防控，推动财务处理制度优化，使企业可按照规范化流程及规定完成财务决策，提升财务信息的处理能力。此外，财务共享服务中心要紧密结合企业发展战略与发展规划，转变财务工作思路和工作模式，妥善处理好业务凭据电子化对财务工作的影响，为企业经营发展提供强有力的支持，提高财务信息质量，提升财务决策支持能力，实现对企业经营的风险管控，推动企业可持续发展。

参考文献：

[1]马越，赵力.基于财务共享服务模式的企业管理水平提升研究[J].财务管理研究，2024（03）：173-178.

[2]樊骁翔.区块链智能合约与财务共享服务的整合[J].中国集体经济，2024（07）：145-148.

[3]冯灵芝.财务共享服务模式下企业资金管理探究[J].财会学习，2024（07）：13-15.

[4]杨晓静.多元化集团财务共享服务中心的建设策略探析[J].活力，2024（04）：97-99.

[5]巫美玲.信息化时代国有企业如何构建财务共享服务中心[J].中国乡镇企业会计，2024（02）：92-94.