财务RPA 技术在水利企业运营管理中的应用分析

2024-06-11张松

治淮 2024年4期

张松

（上海勘测设计研究院有限公司，上海 200434）

RPA（RoboticProcessAutomation，机器人流程自动化）技术，主要用于企业后台办公流程自动化，是企业追求高效运作、降本增效的一种重要工具，发展初期主要是在跨国业务外包领域应用。2017 年前后，随着四大会计事务所（普华永道、德勤、安永、毕马威）在中国区相继推出基于RPA 实用化财务机器人，财务RPA 应运而生。到2020 年，在相关政策的引导下，随着企业财务数字化转型逐步深入，一些大型企业开始尝试引入财务RPA。

上海勘测设计研究院有限公司（以下简称上海院）具有70 年的历史，2014 年经改制重组成为全球水电开发运营领军企业和我国领先的清洁能源集团——三峡集团的控股子公司。近年来，上海院在水利、水电、新能源等方面业务日益拓展，规模与人员急剧增长，给公司管理和发展带来了极大的挑战，即时化、精细化的财务管理支撑不可或缺。2022 年在上海院管理层支持下，结合财政部《会计信息化发展规划（2021—2025）》要求，率先在院内规划和实施了财务RPA，使用“数字员工”来解决员工重复、机械劳动，提高工作效率，提升管理水平，加速财务数字化转型进程。

1 财务RPA 应用场景

利用财务RPA 可以搭建在多系统中的便利条件，在保证信息安全的前提下自动化处理，通过预设的标准化业务规则，统一数据格式和流程标准，实现财务管理流程的标准化和规范化，从而建立起高效、规范、透明的财务管理体系。财务RPA 应用遍布报销流程审核、会计凭证编制、银行资金对账、账表核对等诸多环节，典型的创新应用场景如下。

1.1 链接商旅平台，实现及时审核

企业成本费用发生频率最高的是围绕项目开展的差旅费、会议费等，为使员工能够及时、便捷填报，同时兼顾合规与内控管理要求，利用RPA 实现商旅平台与网络报销的无缝衔接，按照预算规则比对报销过程与出差申请是否存在差异，审核差旅费用是否在标准范围内等等。RPA的应用缩短了填报时间，减少了人为差错，从而提高流程的运转效率。同时还可实现报销审批单自动打印，会计凭证自动推送等功能，解决了报销人需单独提交纸质审签流程的困扰。

1.2 预设智能费控，实现合规管理

“数字员工”在网上费用报销系统中通过预设流程实现自动数据抓取，包括发票影像、电子文件等，并进行初步的数据整理和清洗；实施发票验证与合规检查，利用OCR 技术和规则引擎，财务RPA 能够自动识别发票信息，检查发票是否真实有效、是否重复提交等；自动审计与合理性审查，根据预先设定的逻辑和算法，财务RPA 自动执行审计程序，如异常交易监测、重复支付检测等，及时发现潜在的违规行为或不合理的费用支出。财务RPA的应用凸显流程自动化，RPA 能够模拟人工操作，自动完成费用审批流程中的步骤，如提交审核、流转至下一环节、向各级审批人发送提醒邮件或通知等，并根据审批结果推进或停止后续流程，大大缩短审核周期。

1.3 自动编制分录，实现高效处理

随着业务发展，部门与项目日益增加，在财务核算工作中诸如职工薪酬凭证、按项目或部门的费用分摊凭证将消耗财务人员大量工作时间，这些规则性强且会计分录数量巨大的会计凭证编制完全可以通过财务RPA 实现。财务RPA 可以自动登录到不同系统（ERP、CRM 系统等）实现系统对接与集成，获取所需数据，并将数据准确无误地写入会计核算系统，自动选择正确的会计科目和借贷方向，确保每一条凭证的编制符合财务规范，实现规则驱动的自动化；同时实施凭证校验与复核，自动进行一致性、完整性及合规性的校验，例如检查借贷平衡关系、总额是否相符等，降低错误率。利用RPA 批量数据录入，录入效率为约18 秒/条，可在无人值守的状态内自动运行。财务RPA 极大地提升了会计凭证编制的效率和准确性，减轻了财务人员的日常工作负担。

1.4 自动开具发票，实现全程监管

随着税务体系电子发票的上线应用，为电子发票的自动开具提供了可能。财务RPA 可以集成财务与生产系统中的开票信息，如合同、提交工作成果等业务内容，比对客户、商品明细、金额等，准确无误地填写到电子发票系统中。RPA 可以自动进行数据校验，包括但不限于税号有效性检查、金额合计正确性检查、税率适用性检查等，避免因人为错误导致的发票开具不规范问题。同时财务RPA 可以直接与税务局的电子发票服务平台进行对接，自动上传开具好的电子发票，完成发票的开具、存储、交付和报税等全流程自动化。并可以跟踪已开具电子发票的状态，如是否成功发送、接收方是否签收、是否被认证抵扣等，减轻人工追踪管理的工作负担。通过RPA 技术在电子发票开具环节的应用，可以大幅提升发票处理速度，降低错误率，从而促进财务与税务管理全方位优化。

1.5 快捷生成账表，实现专业看板

财务RPA 自动登录不同银行的网银系统并下载银行流水，同时也能从财务核算系统中获取相应的财务数据，无需人工手动操作即可通过数据整合与匹配，确保两者间的数据一一对应，快速找出差异项，并且可以自动创建差异报告或推送至财务人员进行进一步核实与调整；标准化流程执行不受人为因素影响，避免人为差错；通过财务RPA的自动化处理，大幅度缩短银企对账所需的时间，原本需要数十小时的人工工作量，利用RPA 可在几小时内完成，显著提高工作效率并降低了人力资源成本。

通过财务RPA 在财务系统中抓取到的数据进行清洗、转换和验证，根据预设的格式标准化模板和逻辑，RPA 能够自动填充和计算报表的各项指标，如资产负债表、利润表、现金流量表等，并且能够在规定的时间节点（如月末、季末、年末）自动触发报表生成流程；同时针对目前高质量发展的需求，对财务数据开展多维度、多层次的分析，财务RPA可配合BI 工具，灵活抽取和组合数据，动态生成管理所需要的各类经营分析报表或驾驶舱。

财务RPA 在财务报表生成环节极大程度上提升了数据处理的精准度、效率和可靠性，实现财务流程的自动化和智能化，更好地满足财务管理需求。

2 财务RPA 应用优势

2.1 快速提升财务管理水平，扩容增效

财务RPA的应用解决了传统财务领域效率低下以及人为干预等问题，为财务管理创新提供了更高效、更准确、更安全的优化方案，在财务管理流程再造、智能决策支持、降本增效等方面成效显著，也使财务人员更专注于策略制定和高附加值工作。

2.2 无缝兼容已有数字资产，降本升级

财务RPA 在技术领域内采用非侵入性部署方式，无需改变企业现有的信息系统架构，减少了开发接口的复杂性和开发成本，同时提高了系统的稳定性和安全性，实现7×24 小时工作，不间断稳定运行。RPA 财务机器人通过灵活的扩展和定制来适应不同的应用环境和需求变化，从而提供更智能、更便捷、更创新的财务管理模式，这种灵活的扩展性又促使财务RPA 能够适应财务管理不同发展阶段和需求变化，提高其可用性和可持续性。

财务RPA的“润滑剂”作用又可以实现财务系统和不同平台之间的无缝连接，为数据共享和协同作业提供了可行性。

2.3 加速融合人工智能技术，提质挖潜

RPA 与AIGC（Artificial Intelligence Generated Conte nt，生成式人工智能）在技术上和应用中都具有高度互补性和协同性。随着算法不断迭代创新、预训练模型引发智能技术质变、多模态推动内容生成广泛化，AIGC 会具有更通用和更强的基础能力，相信在不远的将来，RPA 与AIGC的融合应用将使企业管理在自动化进程中迈入更为智能和灵活的全新阶段，能够生成基于现有财务数据的未来趋势预测、更加合理的预算建议和更加清晰的风险预警报告。

3 RPA的推广应用

RPA 技术除了在财务领域的使用，同样适用于其他流程固定、规则明确、重复性高的工作内容，随着RPA+AIGC 技术的融合与发展，在各行业和领域都会有更加深入的应用。

3.1 企业管理应用

在企业的人力资源部门，简历筛选录入机器人就是利用RPA 机器人代替人事招聘经理，以实现网站搜索、筛选和解析应聘者简历流程的自动化。学历验证机器人是以RPA 技术为核心的自动机器人，它可以模拟人工打开学信网，自动获取并输入在线验证码，智能校验信息并判断是否通过验证，再以邮件的形式自动反馈给HR，实现整个流程的自动化。

RPA 技术还可以用于业务部门的合同管理，合同管理机器人可以自动核对信息、自动录入数据并自动发送邮件，利用OCR 技术智能识别，实现合同关键要素处理的自动化。