浅析当下高校科研经费财务管理与信息化建设

余莎

茅台学院 贵州 遵义 520382

引言

科研兴教，科研有助于高校教学质量的提高，但很多高校科研经费管理制度体系、信息化建设等存在一系列问题，给科研工作带来了严重的阻力，基于该背景，本文通过对科研经费财务管理及信息化建设的现状进行分析，并提出相应的优化途径及道路。

1 高校科研经费财务管理的背景

随着科技兴国发展理念不断地转化为实践，高校这支科技主力军的作用日益凸显，承担的科研项目越来越多，科研经费投入逐年增长，科研经费在高校资金收入中占比越来越大，资金使用要求更加严格、对资金列支范围也做了相关规定，如《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）等一系列优化科研经费管理的政策文件和改革措施，但还存在政策执行不力、经费管理僵化、经费报销困难等问题[1]。

2 高校科研经费财务管理及信息化建设现状

2.1 项目信息断层，管理滞后

当下许多高校科研项目管理由科研部门、财务部门、项目负责人三部分组成，其中科研部门负责项目经费管理、指导编制项目经费预算、核定科研经费的类型、跟踪合同经费情况，办理合同登记和收入的核定；财务部门负责项目经费的管理和会计核算，协同科研部门指导项目负责人编制和审核项目经费预算，审查项目决算数据，指导项目负责人按规定使用经费；项目负责人负责编制项目经费预算和决算，按规定使用经费并对项目经费使用的真实性、合法性承担经济与法律责任。在项目管理方面，科研部门对科研项目的管理使用的是独立科研系统，财务部门使用的专门的经费核算系统，两个系统没有衔接，内容无法共享、同步，形成“数据烟囱”，结果就是科研部门不了解项目资金支付情况，财务部门不清楚项目运行情况，而项目负责人掌控项目整体情况时，则需分别到两个部门获取相应的数据及信息。这种滞后的交叉管理模式导致多项工作重复，效率低下，不利于科研工作的开展。

2.2 预算编制不科学，质量不高

一是重申报轻预算。对于科研人员而言，关注的是项目能否申报下来，实际工作中会花费更多的时间去跑项目，为了获得项目，按部就班地把审核部门各种条条款款的资料准备齐全，把重心放在对项目任务书的撰写上。撰写是根据申报项目要求而编写而不是纯粹从项目本身的基本情况、研究目标及内容、实施方案等相关信息来编制预算支出，根据申报部门的要求，对经费预算各大版块支出明细，按比重来分割，然后填写到相关预算科目下，但是在项目启动后，产生的实际费用却与预算有差异，或有结余或有超支情况。二是预算科目设置不合理，目前大部分的科研项目预算设置3个等级，第一级直接费用和间接费；第二级直接费用下面设备费、业务费、劳务费，间接费用下设绩效支出、管理费；第三级为设备费下设固定资产购置、设备改造与租赁费，从预算科目来看，部分预算科目在实际工作中很少运用到，如业务费下设的燃料动力费，它是指研究期间有关大型仪器设备和专用科学装置运行过程中可单独计量的水、电、气、燃料消耗，而项目研究所需的仪器及装置无法单独计量消耗量，大部分都与学校其他设施设备消耗一起计量，还有一些实际是项目产出的费用，但是却找不到相对应的预算科目，如自然科学类项目在研究过程中所产生的菌种保藏费。

2.3 报销流程烦琐，效率低下

首先报销环节及细节多。一所高校的规章制度及经费报销管理相关的文件多而杂，且适时地还会作相应变动，对于科研人员来说，除了给学生上课，剩余的时间都投入到科研工作中，没有时间去研究学校的制度文件，但是到报销的时候就会因为各种资料的缺失被告知不能报销。如一项科研仪器的购买，涉及资产管理部门、审计部门、财务部门、科研部门等相关部门，从立项、采购、验收、报销整个过程比较复杂，科研人员需要从头跟到尾，这种环境硬是把科研人员逼成“专业会计”[2]。其次，审批流程长。科研人员报销经费首先把纸质资料整理好后到财务部门排长队等待审核，待财务部门审核完又要到科研部门、分管校领导甚至校长处进行资金审批，审批完再把资料送至财务部门安排付款，付款时财务部门由出纳自下而上又走一道流程，整个审批流走完最快也要五天左右，办事效率大打折扣。

2.4 经费管理粗放，核算混乱

财务部门核算系统未对科研项目经费来源渠道进行分门别类的核算，科研人员在使用时混合报销，弄不清楚资金支付到底是使用自筹部分还是外单位拨款部分，资金使用混乱。其次，项目结余资金管理不善，很多项目已结项但是项目资金仍有结余，结余资金或者一直挂账，成为“僵尸”资产，或者被其他在研课题及科研无关活动支出挤占。此外，横向项目支出缺乏明确的管理制度，因合同约定重视成果的输出，对于经费的开支未做明确的要求，报销时，不合理的费用也在其中列支。

2.5 资产监管不足，资源浪费

科研项目所需要的固定资产、试剂耗材、图书等实物资产往往是从项目本身需要做的预算，这些实物资产仅仅为该项目服务，资产也是由项目组人员管理，一般的流程是项目人员按预算自行购买，到货后由项目组直接签收及使用，基本没有入库、出库这个流程，若遇项目组人员离职或者调动，也不按相关流程办理资产交接工作，经历多次变更，最终使得一些资产随人员流动而流失，如一些图书、实验所用的低值易耗品等。此外，科研项目所购设备尤其是大型固定资产，基本属于“定制”版，此类设备价值高但不能共享，造成重复购置设备、资金浪费、利用率低。

3 完善高校科研经费财务管理及信息化建设的建议

3.1 推进集约化信息平台建设，优化服务质量

信息平台建设是高校科研工作发展的重要保障，也是高校财务管理的必然趋势。加强科研管理信息化建设，打破科研项目管理系统及财务核算系统壁垒，不仅能适应财务管理的科学化要求，提高科研经费管理水平和管理效率，把财务人员从繁重的人工账务中解脱出来，还能提高对科研经费的管理和控制能力，有效规范科研经费的使用。科研人员、财务人员等可通过信息平台，实时了解科研项目经费的使用情况，即当前项目经费余额和每一笔明细支出是否超过相应的预算科目。高校信息化平台建设还需将学校的教学、科研、后勤、人事、学工等资源整合起来，形成资源共享，使得部门之间的信息沟通顺畅，为财务部门与其他部门数据交换提供了便利，真正实现信息资源优化融合、数据互认共享、服务便捷高效。

3.2 科学编制预算，优化支出结构

项目预算是确定项目预算期内经费安排的依据，是项目各任务合理分配和使用资源的基础。项目预算按规定程序审核通过后，作为合同和任务书的组成部分,是预算执行、监督检查和财务验收的重要依据。申报项目时，要仔细了解相应的项目管理办法和资金管理办法，不同类型项目对不同类别预算要求不同，要深入了解具体要求，做好相应的预算，支出明细按项目实际情况进行设置预算科目，减少少用及不实用的科目，增设项目相关性的预算支出科目。同时财务部门要积极参与项目预算编制工作，并进行相关业务指导，按照精细化预算要求，部门预算编制要细化到目级科目，每一项预算支出要反映其最终去向和用途，按照现有预算项目与经济科目的对应关系，属于哪一项目的支出就应列支在哪一项目支出下，不同科目支出不能调剂，还要充分利用好财务辅助账，在核算科研项目支出时，设置与预算编制一致的辅助核算科目，一方面既能准确地反应项目预算执行情况，另一方面也能准确无误地完成会计核算工作。

3.3 改善财务报销方式，提升工作效率

一是严格落实《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）文件精神，建立科研助理队伍，为科研项目匹配科研助理，科研助理为科研人员的预算编制、账务报销、结题决算等基础工作提供专业服务，让科研人员从科研报销数据中解放双手[3]。二是推广无纸化线上报销系统。随着电子发票的普及，无纸化票据和电子签名将是未来的发展趋势，无纸化报销就是报销人员将所有的报销资料上传到报销系统，相关部门及人员进行线上审批，在系统内完成整个报销的审批流程，数据跑路代替人工跑腿。无纸化财务报销系统不仅可以查验电子票据的相关信息，辨别真伪，还可以降低人工输入的成本，以原始报销凭证在互联网上的流转取代纸质凭证的线下流通，从而节约审批时间，提高服务效率。

3.4 完善经费管理体系，规范收支核算[4]

一方面，科研经费实行精细化管理，科研项目按资金来源匹配项目预算指标，同一个项目，经费来源分为自筹及外单位拨款，财务核算账套设置资金来源辅助核算，按照项目任务书（合同）设置预算指标的控制规则，将控制规则前置到财务报销系统内，准确地把各项报销支出控制在预算范围内，以避免资金超支及使用混乱。另一方面，规范管理项目结余资金，结题前完成结账工作，对于结余资金，可在一定时间限制内报销与该课题相关的支出，逾期没有完成的，或者原渠道退回，或者学校收回到科研经费专户，用作学校科研相关活动的直接支出。对于横向项目应制定专门的经费管理办法，项目经费有合同、协议约定预算内容及开支范围的按合同、协议约定执行，项目委托方未约定预算内容及开支范围的，由项目主持人根据国家相关法律法规要求合法、合规、合理地进行开支，可尝试经费“包干制”，实行项目负责人承诺制，提高经费使用自主权，赋予科研人员更大资金使用权，让灵活的报销机制助力科研工作。

3.5 强化管理意识，建立实物资产管理体系

提高对科研实物资产的管理意识，将重要性提升到资金管理这个层面，二者同等重要。一是建章立制，规范实物资产管控。从采购、入库、出库等流程均需相关部门介入把控，不能让科研项目人员自行处理，科研项目经费不是个人账户资金，要有制度的约束和监督，在项目人员变动时候要做好资产交接工作，同时有关部门做好固定资产定期清查，保证账实相符。二是资源共享，盘活闲置资产。建立资产调拨平台，对闲置的资产按用途统一管理，统一调度，各部门可以根据教学活动按需申请调拨使用，减少功能相同的资产重复购置，尤其是价值高的资产，充分利用好经费预算，提高资金使用率，节约开支，降低成本。

4 结束语

科技兴则民族兴，科技强则国家强。科技创新活动需要不断加大科技研发经费投入，科技投入成为衡量一个国家科技创新水平、能力的重要指标，科研经费投入的快速增长对科研经费管理提出了更高要求。高校科研经费管理不应该停留在报销费用、记账、财务报表获取等基础财务工作上，要充分利用信息技术，建立联动机制，让科研项目的立项、申报、报销、核算等所有信息实时共享，要更加规范、科学地管理科研经费，提高科研经费使用效率，使科研经费更好地为科研工作服务。