信息技术在疾控中心文书档案管理中的应用分析

郎需玲

辽宁省疾病预防控制中心 辽宁 沈阳 110172

引言

随着信息技术的飞速发展，各行各业都在积极探索将信息技术应用于各项业务工作中，以提高工作效率和质量。疾控中心作为负责疾病防控工作的重要机构，其文书档案管理工作同样需要与时俱进，适应信息化时代的发展需求。本文旨在分析信息技术在疾控中心文书档案管理中的应用，探讨其优势、挑战及未来发展方向，以期为疾控中心文书档案管理的现代化、高效化提供理论支持和实践指导。

1 应用于疾控中心档案管理的信息技术

1.1 信息存储技术

在现代信息技术中，信息储存技术是最基础的。该技术将有助于疾控中心创建一套以计算机磁盘存储为主的大型档案管理系统和信息资料库。云存储是互联网技术发展的必然结果。它既保留了磁盘技术的快速读取和方便检索的优势，又能将档案存储到云中，防止因磁盘破坏而导致的档案丢失，是一种较传统磁盘技术更为安全的存储方式。它能通过互联网直接传送档案。此外，该系统还充分发挥了其近乎无穷无尽的存储能力，实现了海量疾控档案的高效存储。

1.2 多媒体技术

多媒体技术拥有丰富的图像、文字、音频、视频等多种功能，能够将疾控中心的纸质档案转化成数字多媒体信息，大大丰富了信息内容。同时，也方便了档案内容的获取，方便了档案管理员对档案的管理。另外，对于疾控中心的其他工作人员来说，查找资料也会变得更加容易，因为这样才能最大限度地发挥这些资料的价值。

2 应用信息技术于疾控档案管理工作的意义

2.1 提升文书档案管理质量和效率

在传统理念中，档案与档案的管理以手工为主，工作人员必须按照特定的管理要求与档案的存放要求，对档案与档案进行收集、整理、分类与保存。这样的管理方式无疑是耗费时间、人力、物力，不仅工作量巨大，而且加大了对复合型人才的需求。利用信息化技术对疾控中心档案进行管理，使档案资料转变成电子化，更便于档案的搜集、整理、分类、存档等环节[1]。这将对文书档案的管理进行全面的优化与更新，减轻了管理员的工作负担，并全面提升文书档案的管理效率。同时，档案资源的利用率也得到了显著的提高。

2.2 便于查找和搜索资料

办公管理软件是最简单的信息技术应用，通过简单的计算机软件技术和网络技术来实现。在具体的应用过程中，由于岗位的责任和工作的性质不同，对软件的功能也有不同的要求。鉴于疾控中心工作的特殊性与重要性，应充分关注疾控中心的档案管理行为。疾控中心应采用功能齐全、功能强大的信息化管理软件对疾控中心的档案进行管理。它既能为档案资料的保存提供便利，又能增强档案保存的保密性。另外，利用信息化管理软件，可以使疾控档案管理员对档案资料进行更为全面和系统的检索，随着档案由传统的纸质档案向电子档案的过渡，文书档案的信息可以由信息管理系统自动识别，并保存到后台的数据库中。

2.3 便于更新疾控中心健康信息

运用多种信息化技术对疾控中心的档案进行管理，能有效地加快档案的整理与搜集，并能对有关疾病与健康的信息进行及时更新。对疾控中心的科研人员而言，科研工作要求有更多的专业信息与资料[2]。信息化的普及，将大大提升科研工作的效率与水平。同时，在公共健康方面的教育者，也能更好地运用档案资料信息，更好地进行有关教育，使学员能及时掌握有关社会健康议题的信息，进而提升公共健康方面的教育。

3 疾病控制机构文书档案分类中存在的问题

3.1 档案管理制度存在疏漏

目前，我国大多数疾控中心对疾控档案管理不够重视，没有建立完善的疾控档案管理制度。尽管有一些条款已经建立，但是还没有相应的指南或者评价，而且管理的工作范围和责任并不清楚。在日常工作中，对一些高发病种的病历，往往忽视了一些较为特殊、频率较低的病历，从而导致病历遗失。目前，我国疾控工作中存在着许多问题，如疾控档案管理体制不完善、疾控档案管理观念落后、疾控档案管理方法不够科学等。

3.2 档案收集与分类交叉问题严重

在疾控中心的档案管理工作中，文书档案的管理与专业档案的管理有着本质上的不同，但是在实践中，它们之间也有一些交叉、重复。比如，在专科档案管理方面，涉及疾病专科内容的规划、指示、规范等，都属于专科档案范畴；按相同的分类方式，将归入行政管理范围内的病历档案归入病历档案归类。另外，也有部分科研档案，如科研方案、科研论文等，虽属专业性档案，但对科研工作者而言，却是个人工作档案。同时，对那些在工作中表现优异的疾控技术人员，其所获得的奖励通知与资料，也是与其自身的专业技术、业务有关的，属于职业档案。但由于认定决定和通知等行为，都是归档管理的一部分，其具体内容也将体现在归档中。

3.3 工作人员的专业能力不强

疾控中心档案工作的好坏，在很大程度上取决于疾控中心工作人员自身的素质与能力。但当前我国疾控中心的档案管理员大多是没有档案工作经验的非专业人士，其业务水平和工作责任心都不强，致使其工作效率低下，严重影响了其工作的开展。同时，用人单位也缺少对档案管理人员的培训，很多档案管理人员在运用信息化技术的过程中，没有意识，没有技巧。这就造成了疾控档案管理工作的低效和存在的问题。

3.4 基础设施不健全

当前，我国疾控中心的档案信息化建设尚未全面落实，有关信息化建设的规划也仅停留在纸面上，很难得到有效的落实。在这样的条件下，有些软硬件很难得到充分的利用，而且相应的配套设施也不完善，使得档案员的工作效率很低。另外，个别疾控中心对信息化手段的运用并未给予足够的重视，致使某些防护措施无法落实。在这样的条件下，无法使资源分配达到最优。同时，疾控中心没有对档案的扫描和有关资料的记录进行科学、有效的控制，造成了电子档案的不能得到充分的使用，这极大地影响了信息技术在档案管理中的普及与应用，造成了信息化建设的严重滞后。

4 信息技术在疾控中心档案管理中的应用

档案管理信息化是档案部门工作的一项基本任务，也是档案部门工作实现信息化的必然途径。同时，也是评价档案管理的一个重要指标，即档案管理的信息化，既要实现设备的信息化，又要实现档案管理的规范化[3]。在此过程中， 信息技术和管理思维信息化疾控中心加大了档案基础设施的投入，扩大了档案室的面积，并按需要对其进行了改建。在资金紧缺的情况下为公司配备相关的电脑等设备，并购置文件箱等必需的设备。

传统的纸本文件主要是以手写或打印的方式进行记录，它把不同的语言、文字、符号等信息，以一种直观、简洁的方式记录下来；在数字化建设中，以磁性介质为载体的电子文件，往往要经过电脑处理，才能转化成直观的可视信息，或者印刷到纸面上。在分析了电子文件产生的基本原理后发现，电子文件具有方便修改、复制、检索、分类、编目、编辑、移动、粘贴、新编辑组合等优点。

5 信息技术在疾控中心档案管理中的应用配套措施

5.1 加强疾控中心档案管理的建设

组建由兼职档案人员、专职档案人员和各部门负责领导组成的档案管理队伍，构成了以各部门为主体、档案室为中心、档案人员为辐条的档案工作格局。并且以国家相关的档案法律法规为依据，并与单位的工作实际相结合，对档案管理的规章制度进行调整，对各项管理制度进行完善，并明确责任[4]。要想增加信息化的投资，就必须加强硬件的购置，软件的引进，以及对档案工作人员的调整与培训。只有加大对管理人员的培训与学习力度，使各个部门与档案管理人员的责任明晰化，利用好与信息技术有关的设备与软件，才能制订出一个信息技术建设的长远发展计划。同时，对疾控中心档案管理员的工作进行了严格的考核，并对其进行了有效的奖励和惩罚。

5.2 强化疾控中心档案管理理念

以往档案在耗费了大量的行政费用之后，就很少再被利用。这样的管理方法对促进企业的信息化管理是不利的。要使档案信息化得到大范围的普及，就必须转变传统的管理方式，采取适应时代发展的新型管理方式。疾控中心所搜集的资料足以为疾病的社会预防工作提供足够的资料。新型的信息管理方式能为我国疾病防治工作提供有力的保障。疾控中心的档案管理实践表明，要想在档案管理中更好地运用信息科技，就必须更新档案管理观念，意识到信息科技在档案管理中的重要作用，重视档案管理，运用信息科技来提升档案管理的信息化程度。同时，档案工作人员及相关领导也应不断更新档案工作观念，以先进的管理观念来开展档案工作，加大对档案工作的信息化力度，加大对档案工作的投入。

5.3 提升疾控档案管理人员综合能力

信息化建设是疾控中心档案工作发展的必然途径，也是疾控档案工作发展的根本方向。没有人的参与，信息化建设就是一场空。所以，在没有对管理人员进行职业技能训练的情况下，疾控中心的档案管理小组是非常关键的。对于有计算机操作能力的档案员，疾控中心应向档案员讲授，或举办学术讨论会、研讨会及其他学习活动，以协助档案员累积更多的资料。

在培训完毕后，企业会对参与训练的管理人员，适时地进行信息科技与信息技巧的考核，并会将考核结果纳入管理人员的日常工作表现中，给予适当的奖励与惩罚。可以组织正式的档案管理人员到示范性的机构进行学习和考察，互相学习，从而提升自己的专业水平。在招录过程中，要从培训阶段着手，加大对未入职员工的筛选力度，并适当提高入职门槛；对管理人员在信息管理方面有较高的要求。

5.4 加强基础设施建设力度

档案管理的信息化，离不开软件和硬件的支持。但是，从现状来看，很多地区的疾控中心虽然加大了对仪器的投资，但是对病历的基础设施建设却不够重视，对软件和硬件的投资也不够多[5]。比如，很多疾控中心没有安装专用的除湿器，空调，以及其他一些设备，这就造成了档案的受潮，霉变和档案的破坏。与此同时，由于缺少与之相适应的数据输入与存储的软件与设备，使得档案信息管理很难顺畅地进行，无法有效地提升档案管理的效率。面对这样的现状，疾控中心要对各类资源进行合理配置，并在档案管理中投资购置必要的各类软、硬件设备，以进一步强化疾控中心的防范工作，保证档案管理信息化工作的顺利进行。

6 结束语

在疾控中心的工作实践中，要使各方面的工作相互衔接，使每一方面的工作都发挥出最大的价值与功能，才能使其更好地发展。文书档案管理作为整个档案管理工作的重要组成部分，对疾控中心业务的发展起着重要的推动作用。身为档案管理人员，他们要加强自己的管理技能，不断地更新自己的管理观念，并在实践中将现代化的管理手段充分地运用到自己的工作中，使档案管理的信息化程度得到明显的提升，保证档案管理工作的开展能够满足现实的需求，为档案资源的完美应用提供有力的支撑和保证。