人力资源管理视角下人事档案管理模式探究

王枫叶

（山西农业大学谷子研究所，山西 长治 046000）

1 引言

人力资源管理是组织通过各种政策、制度和管理实践，以吸引、保留、激励和开发员工，调动员工工作积极性，充分发挥员工潜能，进而促进组织目标实现的管理活动[1]。人力资源管理过程中，人才的招聘、职称晋升、岗位变动、职位晋级等都需要调阅人事档案，依据人事档案材料对管理对象的过去和现在进行系统的了解、判断、甄别。实际中，人事档案材料是人力资源管理过程的必然产物，承载了人力资源管理的全部环节和整体过程，因此，对于管理者来说，人事档案信息资源的开发利用，在组织招聘、提拔、甄选人才及考核的过程中起着识别人才、选拔人才、使用人才的信息价值作用和判别依据作用。

组织管理者、管理对象对人事档案材料的需求利用贯穿于人力资源管理所有环节和个人职业生涯全程，甚至离职或退休后，人事档案材料仍然发挥着极其重要的证据作用，为每个人的工作、法律纠纷、政治审查等提供信息保障。

当下，在大数据时代之中，人事档案管理还处于信息化、数字化起步阶段，大部分人事档案还处于传统的人工管理模式下，重管理、轻服务，工作效率低下，利用程序烦琐、不便，与人力资源的现代化发展进程不匹配，不能为人力资源管理提供及时、便捷的服务，严重制约和影响了人力资源管理的发展。

2 人事档案管理在人力资源管理中的重要价值

人事档案管理在人力资源管理中扮演着至关重要的角色，具有多方面的重要价值。人事档案作为员工信息的全面记录，为人力资源管理提供了精准的数据支持。这些档案详细记载了员工的基本信息、教育背景、工作历程和专业技能，为企业在选拔、任用和考核人才时提供了有力的依据。

首先，通过查阅和分析这些档案，人力资源管理者能够更加准确地评估员工的能力和潜力，为制定人力资源计划和策略提供科学的决策基础。

其次，高效的人事档案管理有助于提升人力资源管理的效率和效果。通过建立健全的人事档案管理系统，企业即可实现员工信息的快速检索、查询和更新，极大地简化了管理流程，提高了工作效率。同时，准确的档案信息还能够为人力资源管理者提供及时且全面的员工动态，有助于其更好地进行人才配置和调度，实现人力资源的优化利用。

再次，人事档案管理在维护员工关系和谐稳定方面发挥着重要作用。通过了解员工的个人经历、职业期望和性格特点，企业可更加关注员工的需求和感受，制定更符合员工利益的管理策略。同时，人事档案中的记录还可以作为处理员工纠纷和争议的依据，确保企业管理的公正性和公平性，维护员工关系的和谐稳定。

最后，人事档案管理对于企业的长远发展具有深远影响。通过对员工人事档案的长期跟踪和记录，企业即可深入了解员工的成长历程和发展轨迹，为制定更为科学、合理的人力资源战略规划提供有力支持。

3 人事档案管理制约人力资源发展表现

3.1 人事档案传统的封闭化管理模式制约并影响人力资源发展

在当下人员流动频繁、跨区域流动、远距离流动是一种常态，在人才招聘、考核、职称晋升、职位晋级等人事工作中，需要对个人情况进行全面了解，而人事档案管理正好记录了个人学习、工作、家庭关系的所有事实信息，记载了人力资源管理过程中所需要的信息。但人事档案的传统纸质化、封闭化管理模式，却无法提供快捷真实的信息，查阅、调阅、借阅人事档案需要跨区域、跨部门、远距离工作，履行查阅手续烦琐，耗时耗力，成本高、效率低，这在很大程度上影响了人力资源管理的效率，甚至成为人力资源管理的一大障碍。人事档案是跟随人才的就业单位而进行管理的，人才流动快，人事档案传统固定的流动方式使得人事档案无法及时而灵活的变动。

3.2 传统人事档案管理的保密性不适应现代人力资源发展需求

人事档案材料形成于人力资源管理过程中，档案信息是对个人信息的确认，是人力资源管理各个环节的根本依据，由于传统的纸质管理模式下，为防止档案信息被篡改或人为破坏等现象的发生，严禁档案人本人查阅或携带个人档案，长期的保密性导致档案人本人对档案无从了解，利用更加困难，这对个人的发展是非常不利的，也难以发挥人事档案对档案人的督促和激励作用，使得人事档案材料很难从死材料转化为活信息。人事档案管理成为了重管理轻服务的工作，而失去服务性，管理便会失去目的和意义。

3.3 传统的人事档案管理观念制约着人事档案管理模式的转变

传统意义上的人事档案管理注重人事档案材料的收集、整理、保管、保密等基础工作，重视人事档案的凭证价值作用，而忽视了人事档案材料的信息挖掘利用。单位领导对人事档案信息化管理缺乏重视，单位年度发展规划和考核总结缺乏对人事档案管理的布局与评价，档案管理人员对信息化程度的技术水平和技能操作掌握程度不够深入，对人事档案信息资源的开发利用程度欠缺，对档案的重要性和有用性宣传力度不大，这种纸质化管理模式下的传统观念成为人事档案信息化、数字化模式转变的一大障碍，也使得当前的人事档案管理模式严重落后于人力资源发展需求。

4 着力人事档案管理服务模式转变，提高人力资源管理效率

档案信息的系统、深度、及时的开发利用，是档案存在的基本价值，是档案管理的根本性目的。人事档案管理的成效和价值直接体现在其利用服务的程度上，为人力资源管理提供真实而丰富的支撑信息是人事档案管理工作发展的动力和源泉。在日常管理工作中，档案管理意识薄弱，档案管理人员参差不齐，服务意识不强，人事档案自身的保密性特点、传统封闭式管理模式等限制了人事档案的利用发展，从而严重影响了它在人力资源管理中作用的发挥。为改善现状，促进人事档案事业和人力资源管理工作协同发展，实现人事档案与人事管理相统一，可从以下方面着手进行改进。

4.1 树立档案法律意识，做到依法管档、依法用档

加强人事档案管理相关法律法规、规章制度的宣传，以制度学习、专家讲座、网络宣传、案例解析等形式向公众及管理者普及档案法律常识，深入学习新《档案法》，依法、依规管理人事档案，合法、合理利用人事档案，树立档案管理人员依法管档、依法用档的法律意识，唤起公众依法查档、用档的法律认知。

组织机构内部完善的管理制度、健全的工作机制、规范的操作流程、先进的管理理念是确保人事档案管理、服务及利用实现合法、合理、现代化的基本保障，确保档案信息资源在利用过程中既能充分发挥作用，为人力资源管理提供完整、真实的有用信息，同时确保人事档案在利用过程中的保密性。

4.2 培养综合性的人事档案管理工作者，适应信息技术管理模式

档案管理人员的业务水平、管理能力、服务意识是档案管理水平的关键影响因素，直接影响着人事档案价值的实现程度。人力资源管理对人事档案高标准的利用需求，必然要求档案管理人员不仅要有专业的档案管理知识背景，优良的素质、过硬的作风，还要具备综合管理能力，掌握基本的人力资源管理知识，有一定的人力资源管理经验。人事档案管理和人力资源管理融为一体，才能在人力资源管理过程中不断地、有针对性地丰富人事档案材料。

在大数据时代，人事档案管理也面临着数字化、信息化、网络化的模式转变，这就要求档案管理者要建立人事档案信息化管理理念，同时具备一定的信息化技术水平，能够适应大数据时代的档案管理模式，能够有较强的学习新知识、新技术的能力，以信息化思维认识现代档案管理，用现代信息技术武装头脑，培养信息化档案管理新技能[2]。同时具备档案管理专业素养和人力资源管理专业知识及现代化的大数据管理技术，才能够将档案材料进行系统的综合性管理，进行深入的档案材料数据挖掘，挖掘档案显性及隐形价值[3]，为档案利用者提供便捷、高效、有用的信息服务。

4.3 丰富人事档案内容，为人力资源管理提供更加详细的数据信息

人事档案是具有动态性的，档案材料信息随着人的社会活动的增加而不断的丰富，一份完整完善的人事档案，能从横向和纵向两个维度全方位反映出一个人的全面成长与发展经历，具有对人的一生活的动态记录和监督作用。加强人事档案管理，丰富人事档案材料内容，与时俱进，实事求是，根据人力资源管理各项功能需求和特征，针对性地拓展人事档案材料信息获取渠道及内容，提高人事档案材料的完整性、真实性、条理性，本着精炼、实用的要求，通过人事档案管理各个环节的严格工作，保证“档如其人”，提高人事档案的“有用性”。

增加档案中定性材料的收集，定性材料实际从第三方对档案人进行了客观公正的评价，更具有参考意义。实际工作中、学习中形成的各种定性材料包括：在校期间的学期鉴定表、实习鉴定表等，工作中的年度考核表、绩效考核表、聘期考核材料、见习期满考核表等等。如实反映职工个人学习、工作、培训表现、成就、荣誉等的定性材料、评价性材料应统一严格装入人事档案，组织在招聘人员或职工个人在进行工作转换、职位重新选择的时候，用人单位对档案的提前查阅、审核，将成为筛选人员的初步选择，这会大大降低选人、育人成本，提高人力资源管理效率。

4.4 加快人事档案数字化、信息化程度的步伐，与人力资源管理的现代化模式同步并行

人事档案管理要适应信息化时代的发展要求，适应现代人力资源管理需求，按照档案管理的相关技术标准，采用现代化的信息技术手段和方法，将传统的纸质化人事档案转化为数字化信息进行存储和管理，纳入信息化、网络化管理系统，建立人事档案电子管理服务平台，并与人力资源管理系统、OA 办公系统等管理系统贯穿使用，运用信息化手段，能最大限度地发挥档案价值作用。赋予不同组织管理者不同的查阅权限，方便管理者及时查阅掌握所需信息，让每一位组织成员在权限范围内可以看到个人的档案信息内容。这对个体会起到激励与警示及导向作用。

人事档案管理模式由实体档案向数字档案方向转变是大势所趋，数字化档案大大提高人事档案的使用效率和服务效率，同时也利于纸质档案的保存和保护。网络化的人事档案数字信息，能够实现快速、大规模的远程数据采集和分析，集中管理及跨区域信息的及时响应，方便了档案的查询利用，使跨地区档案查询方便快捷，提高人事档案利用效率，适应当下高效的人力资源管理发展模式，降低人力资源管理成本，促进人力资源管理效率的提高。

4.5 做好人事档案统计分析工作，挖掘档案材料信息，为人力资源管理提供发展性的支撑信息

人事档案统计就是运用一系列专门的统计方法和技术，对人事档案工作领域中的诸种现象、状态和趋势等进行量的描述与分析[4]。重视人事档案统计工作，利用信息化管理手段，合理利用统计数据及统计分析结果，可以及时掌握组织人力资源状况及变化情况，并据此做出合理的人员调整及未来发展规划，提高人力资源管理效率，合理布局组织人员状态。

加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事档案信息化管理体系，通过功能强大的人事档案管理系统对档案材料进行数字化管理。人事档案管理系统在设计时，应充分考虑统计工作的内容和目的，也应充分考虑人力资源管理的需求性，以档案资源为组织决策工作提供坚实可靠的数据支持为目的，进行基本数据统计、深度开发档案资源信息、系统利用人事档案信息，为单位领导和相关部门单位提供全方位的人员信息，为综合研究分析本单位人力资源信息、选拔人才开展高层次的档案信息服务，为组织的人事管理工作分析、提取有用信息，提高人事档案管理和利用效率及为人力资源管理提供服务的能力。

5 结语

人事档案的各项管理工作都是以档案资源的利用为目的，档案资源的科学合理利用，将为组织和个人的有效发展提供强有力的支撑作用。在大数据时代，将网络化、信息化管理方式方法融入人事档案管理，加强人事档案信息开发，充分发挥档案利用作用，主动用档，科学用档，有效用档，以档为据，为人力资源管理提供真实、丰富的数字资源信息，为组织管理者决策提供科学依据，为个人发展做出分析预判，是人事档案发展的长远和根本目标。