基于智慧校园的全生命周期资产管理体系建设

左玉生 李欣怡 熊宏齐 杨立国

摘要：目前，单一的信息化管理系统已不能满足高校的日常管理需求，依托智慧校园和电子签章构建高校全生命周期资产管理体系成为资产管理发展的必然趋势。顺应此趋势，文章首先分析了高校国有资产管理的现状和需求。之后，文章以智慧校园的总体架构为支撑，创新引入电子签章技术，设计了基于智慧校园的全生命周期资产管理体系。最后，文章以东南大学为例，阐释了此体系的应用成效。基于智慧校园的全生命周期资产管理体系的建设，可有机衔接物理空间和信息空间，促进相关部门联动、协同；可加强资产管理内控建设，提升资产管理效率效能，优化资产管理资源配置，强化资产管理数据治理；可打破单一信息系统的孤岛效应，使采购流程更阳光、建账流程更简洁、报销流程更高效、处置流程更规范。

关键词：智慧校园；资产管理；电子签章；数据治理

【中图分类号】G40-057 【文献标识码】A 【论文编号】1009—8097（2024）05—0134—09 【DOI】10.3969/j.issn.1009-8097.2024.05.014

高校国有资产主要涉及房屋构筑物、设备、文物陈列品、图书档案、家具用具、无形资产等。近年来，各高校资产迅速增长，财政部、教育部多次发文，要求高校统筹设计、整体规划，加强信息化建设，实现数据互通共享，构建全生命周期资产管理体系。资产的全生命周期源于企业产品质量的全生命周期，强调产品的质量^[1]。对于高校全生命周期资产管理（Life Cycle Asset Management，LCAM）而言，其产品就是管理，产品的质量就是管理的效能，故其实质就是如何统一管理与服务的关系问题，具体包括将预算管理、招标采购、网上竞价、合同签订、项目验收、资产建账、财务报销、大仪共享、资产处置、报表上报等环节全部纳入信息化系统，并通过接口或数据中台，将各信息系统进行有机融合，形成从“入口”到“出口”的全流程信息化管理机制。

一 现状分析

從高校的国有资产总量角度分析，2022年仅教学科研仪器的资产总值便已达6187.27亿元，平均每年增加660.29亿元，如表1所示。在资产体量如此巨大的情况下，依赖传统的招标采购和限额下的询价采购已无法满足当前的采购需求。依托智慧校园总体框架，将“互联网+”与传统线下询价采购进行有机结合^[2]，打造一个基于用户需求的网上竞价系统，有机衔接物理空间和信息空间，可以有效解决小额零星采购过程中“急、难、愁、盼”的问题。

截止到2023年底，非招标零星设备采购使用网上竞价的高校已达370所，参与竞价的企业超过13万家，竞价总额超15亿元。若设当年增量为C，竞价总额为J，年数为N，则竞价采购占比P的计算如公式（1）所示。考虑到教育部暂未公布2023年的数据，本研究将N取6，计算得到P=2.70%，说明网上竞价采购已初具规模效应。根据巴莱特定律，虽然网上竞价采购的总金额占比不大，但采购总单数占固定资产建账总工作量的80%^[3]，这是仪器设备全生命周期资产管理体系建设的数据源头。

表1  2017～2023年网上竞价与教学科研仪器相关数据统计表

注：网上竞价数据来源于“竞采星”平台（网址：www.easyjcx.com），教学科研仪器数据来源于教育部官网“文献”部分（网址：http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl）。

公式（1）

从高校的办学模式角度分析，由于国家对高校的支持力度不断加大，高校的办学规模不断扩大，多校区的办学模式已成为众多高校的最优选择。本研究通过调研，发现77%的高校建有分校区，给仪器设备采购和资产日常管理工作带来了一定的影响。采购流程结束后的合同签订环节必然涉及用印需求，一般来说分为两种管理模式：一是在各办学点设置一个办公室，处理一些简单的日常事务，但对于用印这样的业务，只能集中后统一用印；二是印章分校区使用，如一三五由机要人员将印章带至A校区，而二四带至B校区。无论哪种管理模式，都无法满足日益增长的资产管理业务需求。因此，单一的信息化管理系统已不能满足高校的日常管理需求，依托智慧校园和电子签章构建高校全生命周期资产管理体系成为资产管理发展的必然趋势。

二 需求分析

上述关于高校国有资产管理的现状分析表明：打造一个融合采购预算、竞价采购、电子签章、资产建账、预约报销、大仪共享、数据上报等多个业务功能的管理体系迫在眉睫，此体系应是一个具有简洁性、安全性、包容性、智慧性的全生命周期资产管理体系。

1 简洁性

全生命周期资产管理体系建设对高校资产管理的最大影响，是推动固定资产登记由传统的“登记制”向“确认制”转变，并由传统的PC端应用扩展为“PC+移动端”应用，这要求资产管理系统的固定资产登记界面简洁易用。在“确认”过程中，除用户补充录入必要的使用人一卡通（数字化校园账号）信息外，其余信息（如供应商信息、合同信息、设备名称、规格型号、单价、数量、存放地点等）从前端采购系统中同步获取，经办人信息在登录系统时获取，发票信息在报销完成后由财务系统回推，而无须在资产登记时录入。2022年，财政部对《政府采购品目分类目录》进行修订，修订后的采购编码与《高等学校固定资产分类与代码》一致，故固定资产的分类工作可以与采购同步进行。在整个资产建账过程中，用户只需电子签名确认即可。

2 安全性

全生命周期资产管理体系是多个信息系统的融合，这为高校网络信息安全的防护带来了严峻挑战。信息系统所有的请求信息要全部采用加密的方式进行传输，配置SSL安全证书，为数据传输保驾护航，并保护系统免遭恶意程序和病毒的侵入，其Web应用要配置防火墙以保障用户应用与业务的持续、稳定运行，做到：①事前主动防御，通过漏洞扫描、智能分析应用缺陷、屏蔽恶意请求、防范网页篡改、阻断应用攻击等措施，主动识别和防御安全威胁。例如，定期进行漏洞扫描，检测系统中的漏洞并及时修补，以防止黑客利用这些漏洞进行攻击。②事中智能响应，通过快速P2DR建模、模糊归纳和定位攻击，阻止风险扩散，及时响应安全事件。例如，当系统检测到异常流量或可疑行为时，立即启动自动化响应机制，暂时隔离受影响的系统或服务，防止攻击进一步蔓延。③事后行为审计，通过深度挖掘访问行为、分析攻击数据、提升应用价值，为评估安全状况提供详尽报表。例如，记录和分析用户的访问日志，以便发现异常行为并及时采取相应的措施，并根据数据审计结果提升系统的安全性，提高整体的安全水平^[4]。对于用户上传的图片和文件要全部进行文件安全类型、真实性检测且重新命名，以避免遭受恶意软件篡改操作；对于数据库关键信息要进行MD5加密存储，并自动启用会话超时机制。

3 包容性

全生命周期资产管理体系建设过程中涉及的信息化系统比较多，数据交互比较频繁，业务流程较为复杂。以东南大学的网上竞价采购为例，全生命周期资产管理体系的业务流程如图1所示。其中，竞价采购流程分为J1～J7共七个环节；合同签署流程分为C1～C7共七个环节，涉及电子签章和签名，需调用签章系统；资产建账及报销流程分为A1～A2、B1～B7共九个环节，其A1、A2、B2、B6四个环节也涉及电子签章和签名。因此，在整个信息化系统的建设过程中，要求各信息系统具有很好的包容性——除了系统自身能够纵向兼容，还要横向兼容其他信息系统，如此方能实现资产管理的全流程线上管理，从“人来做”转为“系统来做”，真正实现“数据多跑路，用戶少跑腿”，实现物理空间与信息空间的有机融合，使师生随时随地都能获得所需的资源和服务。

4 智慧性

智慧性是全生命周期资产管理体系建设的核心需求。随着智慧校园的建设和云技术的飞速发展，东南大学以事项为驱动，将单一的资产管理系统与其上下游业务管理系统进行深度融合，实现了资产管理的智慧管理。具体来说，全生命周期资产管理的智慧性体现为借助智慧校园的先进技术，设计一个全生命周期资产管理线上业务系统的标准化接口，构建全面、准确、细化、动态的从“入口”到“出口”的全生命周期资产管理体系，同时制定涵盖预算管理、采购管理、合同管理、使用管理、共享管理、绩效管理、处置管理等的一系列标准化流程和接口标准，以使各资产相关的信息化系统通过数据中台进行交互，并使物理空间和信息空间有机衔接，让数据自行跑路，从而为师生提供一个不出门就能办理所有资产管理相关业务的智慧平台。这一基于智慧校园的全生命周期资产管理体系，不仅可以提高管理效率，而且可以极大地提升用户体验，充分体现了智慧校园的优越性。

三 体系建设

基于智慧校园的全生命周期资产管理体系建设主要包含规章制度的制定、修订，各相关职能部门的联动、协同，各信息系统互通、支撑，是一项极其复杂的工程，但建设意义重大。

1 规章制度的制定、修订

规章制度的制定、修订是体系建设的首要任务，为体系建设提供重要保障。规章制度的制定、修订需依法依规进行，故法律法规是制度建设的基础。2022年10月，依据《中华人民共和国电子签名法》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》等相关文件，东南大学修订了《东南大学印章管理规定》，将电子印章的使用写入学校的管理办法中，使加盖电子印章的电子公文与加盖实体印章的纸质公文具有同等法律效力，这也是图1中A1、A2、B2、B6实施的制度保障。同年12月，根据国务院《行政事业性国有资产管理条例》和各部委资产管理的相关规定，东南大学修订了《东南大学国有资产管理办法》，将全生命周期的资产管理理念写入学校的管理办法中。制度建设是一个不断完善的过程，高校需根据自己的实际情况和发展需求及时修订相关制度，确保其与时俱进，并通过健全制度来提高全生命周期的资产管理效能和发展水平。

2 职能部门的联动、协同

职能部门的联动、协同是体系建设的内在动力，包括制定资产管理策略、明确资产管理的目标与原则、确定资产管理的组织结构和职责分工。例如，东南大学的仪器设备资产管理由财务处、资产管理处、实验室与设备管理处、采购中心、网络中心五个部门共同负责：财务处与资产管理处负责资产的预算部分，这是全生命周期资产管理的源头；资产管理处负责各类数据上报、预算的统筹管理等；实验室与设备管理处负责设备资产立项的前期规划论证、使用管理、处置管理等，并联合采购中心负责资产的需求分析、设备采购、合同签订，重大项目的规划论证还需联合发展规划处、财务处、法制办公室等；网络中心则负责各业务信息系统的正常运转并提供技术支撑。可见，全生命周期资产管理体系建设需要各部门相互配合、协同，在多方面进行规范和管理，形成联动机制。

3 信息系统的互通、支撑

信息系统的互通、支撑是体系建设的重点环节，是指依托智慧校园建设框架，运用信息技术和管理方法，打造一个涵盖预算管理、网上竞价、合同签署、资产登记、预约报销、资产入账、大仪共享、资产处置、数据上报等多个环节的管理系统。高校的全生命周期资产管理系统是由多个信息系统组合而成的复合管理系统，各信息系统的数据需通过接口或数据中台进行交互，这就需要进行顶层设计，以确保数据一致性、流程协同性和信息安全性。该复合管理系统所涉的业务分属不同职能部门管辖，所以需要各职能部门的联动、协同。

基于上述分析，本研究以智慧校园的总体架构为支撑，创新引入电子签章技术，设计了基于智慧校园的全生命周期资产管理体系，如图2所示。此体系的建设能有效解决纸质文件签字签章的真伪问题，提高一校多区模式下的办事效率，减少多系统、多部门的信息重复录入，体现了“为师生办实事”的服务理念。

四 应用成效

通过全生命周期资产管理体系的建设，东南大学的资产管理在内控建设、效率效能、资源配置、数据治理等方面取得了较好的应用成效。

1 加强了资产管理的内控建设

资产的“出生”环节是全生命周期资产管理体系建设的第一步，而这一步恰恰是审计和监察部门重点关注的环节。按照受约束的不同，这一环节实现的渠道常分为政府采购和非政府采购两种：①政府采购受《中华人民共和国政府采购法》的约束。②非政府采购分为招标采购和非招标采购两类^[5]，其中招标采购受《中华人民共和国招标投标法》的约束；而非招标采购不受约束，是风险的高发区，也是各高校内控建设需要加强的区域。政府采购和非政府采购中的招标采购较易内控，容易失控的是非政府采购中非招标采购的零散设备。这些零散设备的采购具有随机性、数量大、频率高的特点，但在高校的教学、科研活动中不可或缺。因人力有限，高校采购人员多将主要精力放在大额招标和政府采购方面，而无暇顾及零散设备的采购管理，故其内控存有一定的风险。

2010年，教育部明确要求将“建立高校网上竞价采购制度”作为“进一步加强惩治和预防腐败体系建设的意见”^[6]。中共中央办公厅、国务院办公厅、财政部也多次发文强调：中央高校、科研院所可自行采购科研仪器设备，但必须加强对科研仪器设备采购的内部控制管理^[7]，并主动公开政府采购的相关信息，做到科研仪器设备采购全程公开、透明、可追溯。对此，高校可以通过智慧校园的建设，将网上竞价作为全生命周期资产管理体系建设的前置环节，在规定时间内接受供应商在线报价，排除人为干扰因素；采购人代表只能选择满足采购需求的最低报价供应商，并通过一审、二审两个审核环节规范采购行为，完善小额零星采购的流程。

本研究对2017～2022年部分高校的网上竞价平均年资金節约率进行了统计，结果如表2所示。表2显示，通过网上竞价采购，各高校的平均年资金节约率为9.70%，说明网上竞价采购可以有效节约高校的采购资金，有助于加强全生命周期资产管理体系的内控建设。此外，所有采购信息全程留痕、透明公开、节点可控，采购合同在线生成、网上审批、电子签章，实现了“网上全公开，网下无交易”。

2 提升了资产管理的效率效能

基于智慧校园的全生命周期资产管理体系整合了财务系统、采购系统、设备系统、资产系统、签章系统、竞价系统等多个信息系统，打破了信息孤岛，实现了信息共享。采购流程结束后，进入经济合同签署环节，采购管理系统会自动将电子版的采购合同推送至中标的供应商端口，等待供应商完成电子签名和电子签章，之后进入校内签署环节。系统会自动将供应商签署好的电子合同推送到校内用户的待办事项中，经确认后，便可将合同发送至项目负责人电子签名，签名后，流转到采购管理部门进行审核、用印，完成合同的签署。整个合同签署过程中，经办人无须多校区、跨部门办理签字审核手续，这极大地缩短了办理时间，提高了签署效率。

合同签署完成后，便进入固定资产登记环节。传统的设备资产登记流程是经办人首先携带相关采购合同、发票、经费预算表等相关材料，到设备资产管理部门进行登记；然后，设备资产管理人员手工录入若干相关信息，打印“进账单”；最后，由经办人确认签字。这种方式不仅效率低，而且容易出错。基于智慧校园的全生命周期资产管理体系进行实践应用后，可直接将采购信息、电子合同等同步至设备资产管理系统，系统直接提取设备名称、品牌、型号规格、单价、数量、存放地点、经费负责人、供应商名称、使用单位等信息，经办人只需在系统平台或手机终端对资产登记信息进行核查，确保信息无误后发给经办人进行最终确认。最终确认无须经办人到现场办理，在系统平台或手机终端进行数字签名即可完成，这既保障了数据的准确性，又提高了固定资产登记的效率。

固定资产建账登记后，系统会自动将建账信息推送至财务预约报销系统，用户直接根据固定资产的建账单据号即可直接提取资产信息，如设备名称、金额、使用单位等，而无须手动填写，保障了数据的准确性、真实性，做到了固定资产建账与财务报销一一对应、不重不漏。财务入账后，将实际报销金额、经费信息、财务审核人、入账日期、会计凭证号等相关财务信息回推至资产管理信息系统，由系统自动对账，确保账卡一致，提高了报销及对账的工作效率。

3 优化了资产管理的资源配置

优化资源配置、提升使用效率，是实现高校内涵式发展的重要保障^[8]。目前，高校资金主要来源于中央财政拨款，在分配机制方面带有一定的行政色彩，绩效意识比较淡薄，导致高校对内部资源配置效率关注较少，对产出价值也关注不够，导致出现了资产重复购置、闲置等现象，亟待对资源的配置进行优化。

资源的优化配置涉及多个方面。其中，集中资金建设公共教学科研平台体现了经费资源的优化和人力资源的优化。在国家倡导厉行节约、降本增效的背景下，高校亟待打破传统的管理模式，坚持深化体制改革，强化购置论证，对优质资源进行全局把控^[9]。通过基于智慧校园的全生命周期资产管理体系建设，资产管理部门可以有效分析出哪类设备采购较多；而通过资产清查^[10]，资产管理部门可以有效分析出哪类设备处于闲置状态。这些数据被反馈给规划部门之后将进行归一化处理，实现数据的增值，形成参考性建议，以减少闲置类设备的采购^[11]，将节约出来的经费投入公共基础平台的建设，实现经费资源的优化配置。需注意的是，人力资源比经费资源更为宝贵。网上竞价系统使用分布式架构，采用前后端分离模式，运用Spring-Cloud、Solr、ActiveMQ、Flowable、Vue、Element-UI、Webpack等主流技术实现跨平台使用，并配置移动客户端、微信小程序、短信接口调用平台全面支持移动办公，能够很好地将有限的人力资源从机械、纷繁的操作中解放出来，实现了人力资源的优化配置。如此，各高校便可将主要精力放在“双一流”的建设上，围绕一流目标、瞄准科技前沿、推进学科融合，着力打造高水平科技创新格局，以更好地服务国家重大发展战略，为我国高等教育事业做出卓越贡献。

4 强化了资产管理的数据治理

在基于智慧校园的全生命周期资产管理体系中，信息系统收集并整合资产各个环节的数据，推送至数据中台，并在数据中台的支持下进行数据管理和数据运维。全生命周期资产管理的数据治理结构如图3所示，其中的数据管理主要包括数据标准、资产数据、数据可视化、数据安全、数据质量等方面的管理。具体来说，各信息系统需对各自的数据进行标准化处理，确保数据在各个环节的格式、内容和存储方式一致，以便于进行数据分析和决策。同时，通过实施数据质量检查、数据清洗和数据校验等手段，确保数据的准确性、完整性、及时性，以提高数据的可信度，降低因数据质量问题导致的决策风险^[12]。各信息系统之间提供API接口、WebService、共享视图中间库、文件传输等多种对接方式，以满足日常数据交换的对接需求；同时支持定时推送、一次性交换、主动拉取、订阅等多种数据交换策略，以满足实时数据与离线数据的交换需求。交换数据既可选择落地存储传输，也可选择不落地传输交换，支持数据加密、脱敏传输，以确保数据传输更安全。信息系统将相关数据以图表、报表等形式进行可视化展示，方便管理者快速了解资产状况、发现潜在问题，从而有针对性地制定决策，以提高数据的可理解性和可应用性，提升管理效率。通过对资产数据的深度分析，生成预测结果，形成有针对性的决策建议，以提高决策的准确性和有效性，优化数据质量管理，进而提升数据治理成效。

五 结语

基于智慧校园的全生命周期资产管理体系建设是一项复杂的系统工程，涉及的管理链条很长，涉及的点、线、面也较多，需要相关职能部门的联动、协同，对各类资产相关规章制度进行制定、修订。在智慧校园背景下，将各相关业务信息系统打通、互联，可破除传统的单系统管理模式弊端，实现上下贯通、左右协同的管理与服务，从而使采购流程更阳光、建账流程更简洁、报销流程更高效、处置流程更规范，既解决了纸质文档签字、签章难辨真伪的问题，也解决了一校多区模式下办事效率低的问题，还解决了多系统、多部门信息重复录入的问题。全生命周期资产管理体系的建设以信息化培育新动能、以新动能推动新发展、以新发展创造新辉煌，正是推进我国高校治理能力现代化的重要体现，可成为双一流建设的重要基石。

参考文献

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Construction of the Whole Life Cycle Asset Management System Based on Smart Campus

——Taking Southeast University for Example

ZUO Yu-Sheng¹LI Xin-Yi¹XIONG Hong-Qi¹YANG Li-Guo²

（1. Office of Laboratory and Facility Management， Southeast University， Nanjing， Jiangsu， China 210096;

2. College of Information Science and Technology， Beijing University of Chemical Technology， Beijing， China 100029）

Abstract： At present， a single information management system can no longer meet the daily management needs of universities. Building a unviversity whole life cycle asset management system relying on smart campus and electronic signature has become an inevitable trend in the development of asset management. Following this trend， the paper firstly analyzed the current situation and needs of state-owned asset management in universities. Afterwards， this paper took the overall architecture of the smart campus as the support， innovatively introduced electronic signature technology， and designed the whole life cycle asset management system based on smart campus. Finally， this paper explained the application effect of this system by taking Southeast University for example. The construction of the whole life cycle asset management system based on smart campus can organically connect physical space and information space， promote the linkage and collaboration among relevant departments， strengthen the internal control construction of asset management， improve the efficiency and efficiency of asset management， optimize the allocation of asset management resources， and strengthen the governance of asset management data. Meanwhile， it can break the island effect of a single information system， and make the procurement process more sunny， the accounting process more concise， the reimbursement process more efficient， and the disposal process more standardized.

Keywords： smart campus; asset management; electronic signature; data governance

*基金項目：本文为中国高等教育学会2022年度高等教育科学研究规划课题“基于电子签章的仪器设备全生命周期管理理论与实践研究”（项目编号：22SY0203）、中国教育会计学会高校政府采购分会课题“全生命周期视角下小额零星采购模式创新与风险管理研究”（项目编号：2024B002）的阶段性研究成果。

作者简介：左玉生，科长，助理研究员，硕士，研究方向为网上竞价及国有资产建设管理，邮箱为zuoyusen626@seu.edu.cn。

收稿日期：2023年9月25日

编辑：小米