图档管理系统在船厂的应用

黄永忠 邓卫国 王祥 赵克敏 邓东杰

摘    要：目前在船舶设计领域，采用三维人机交互设计已经非常普及，各种档案资料、电子技术文件日益庞大，如何有效实现设计成果的有效组织、科学管理、高效利用、提高工作效率、降低成本、创造新的价值成为船厂所面临的新的课题。本文简要介绍图档管理系统在某船舶企业中建立及其应用效果，为推广船厂建立与应用资料管理系统提供参考。

关键词：图档；管理；船厂应用

中图分类号：U662.2                                文献标识码：A

Application of Drawings and Files Management System in Shipyard

Huang Yongzhong1，  Deng Weiguo1，  Wang Xiang 1，  ZHAO Kemin2，  DENG Dongjie1

（ 1. CSSC Gui Jiang Shipbuilding Co.， Ltd.，  Wuzhou 543004;  2. Kunming Shipborne Equipment Research and Test Center，  Kunming 650051 ）

Abstract： At present， the use of three-dimensional human-computer interaction design has been very popular in the field of ship design. A variety of archives data and electronic technical documents are increasingly large. How to effectively achieve the effective organisation of the design results， scientific management， efficient use of the design results， efficiency improvement & costs reduction， as well as how to create new value would become a new task for shipyard to deal with. This article analyzes and discusses the application of drawing file management systems in a shipyard， provides reference for promoting the establishment and application of data management system in shipyards.

Key words： drawing files;  administration;  shipyard application

1     前言

目前在船舶设计领域，普遍采用三维人机交互设计模式。各种档案资料、电子技术文件日益庞大，对电子化的技术文件管理工作提出了新的要求。强调产品全寿命周期管理的背景下，实现设计成果的有效组织、科学管理、高效利用、提高工作效率、降低成本、创造新的价值成为船厂所面临的新的课题。船舶建造企业应用图档管理系统，可以有效的提高企业对技术文件、设计流程的管理能力，实现图样技术文件全过程管理。

图档管理系统将对企业有效掌握和共享设计信息资源，管理图纸文件资料，促进设计管理的信息化、规范化和集成化，实现项目设计全过程的智能化，提高工作效率和经济效益起到积极作用，促进企业生产流程的改变与优化。本文简要介绍图档管理系统在某船舶企业中的应用及其效果。

2    图档管理系统的要点

图档管理系统是基于面向企业技术文件管理的通用化系统软件，与我们常用的office、CAD等软件不同，在引进图档管理系统时应根据每个企业自身企业文化、工艺流程、工艺习惯、质量体系要求、企业规模、产品特性等的差异化，制定出图档管理系统在本企业的个性化的需求，可规范项目操作的各类程序文件，使项目执行的整个过程具有可控性、连续性和可追溯性。

船舶建造的技术文件图文档管理系统，包括船舶建造项目技术管理、審批、归档全过程流程闭环管理、图样技术文件信息管理，如：设计计划管理、设计过程管理、设计更改管理、图纸档案管理、图纸打印管理等。从技术管理的源头开始，实现设计、校对、审核、归档、打印、发放、回收全过程管理。

3    前期调研及技术准备

在建立图档管理系统前期，须对其对象实际情况进行调研，并作出相对应的技术准备。

3.1   企业现状调查

3.1.1企业内部需求调查

企业内部需指定某一部门牵头组织对图档管理系统的需求进行策划及组织实施，通常由企业技术部门为责任单位。调研内容主要包括：企业质量体系中对文件管理的要求； 技术文件送审、退审流程需求；技术文件的审签流程与管理要求；企业工艺流程；企业工艺习惯；企业技术文件发放、使用、回收相关管理要求；企业技术文件版本管理要求； 企业产品特点；保密要求；企业技术文件电子化管理要求；企业档案管理要求。

需要关注企业质量管理体系与实行技术文件电子化管理之间的关系与管理流程是否相适应。如果企业原制定的质量管理体系是基于纸质文件进行管理的，则要考虑实行技术文件电子化后，原审签流程、版本控制、修改控制、技术文件发放及回收等管理是否适应网上电子化的管理，此时应合理修订企业质量管理体系中相关要求。

3.1.2 企业现状调查

以某企业为例，在实施图档管理系统前，其图样技术文件是由设计院的PDF和纸质蓝图为主，采用的是纸质输出为透明描图纸后晒图的模式，由技术部门资料室对图样技术文件以人工方式进行管理，纸介质图样技术文件与电子版图样技术文件并存，而电子版图样技术文件又零散地存于各自的绘制者所在的计算机上，未集中的分层次、分类型进行结构化管理。图样技术文件的分类管理也只是用普通的目录文件夹形式，未采用专业的图纸管理系统，图样技术文件版本混乱，图样技术文件出处不一致，图样技术文件在企业内无法实现有效的共享及知识积累。经常性出现纸介质图样技术文件与电子版图样技术文件修改后相互不一致的情况，给产品完工归档、后续产品建造增加了极大的困难。这种管理模式最终导致技术文件难于修改、复制成本高、存储成本高、图样技术文件版本难于统一、搜索、査阅等。

图样技术文件输出劳动力成本高、工作量大、管理难度高。造船企业的图样技术文件的图幅多，往往一份图样技术文件中会出现多个图幅，要先分类进行晒图、复印、打印，然后在如此浩瀚图样技术文件中再重新分类整理成一份份图样技术文件。工作繁杂、重复，且极易出错。

3.2   实施前的技术准备

在项目实施前，应根据调研情况结合企业特点做相应的技术准备。其主要内容包括：修改完善基于技术文件电子化流程管理的图样技术文件各种图幅的标准图框、模板；明确设计审签环节人员的分级、权限；明确设计审签环节的流程设置、顺序、人员组成；明确图样技术文件打印、发放、修改、回收的流程管理；图样技术文件审签各环节人员的电子签名制作；服务器硬件配置（含专用工程打印机）；图样技术文件电子化管理要求、保密要求的制定；数据安全及保密管理要求。

在此阶段，主要是制订统一标准格式固定的各类图样技术文件的图框、内页格式。杜绝随意修改格式，利于后续工作的电子审签、存档、集中打印；明确在图档管理系统中的管理层级、管理权限，即要避免出现流程臃肿、管理效率低下的情况，避免出现管理失控，权责不明的现象；结合企业质量管理体系进行合理制订。

4    应用与实施

4.1  图档管理系统

本图档管理系统是采用目前流行的.NET开发技术为基础开发的一款C/S架构设计管理系统，系统架构简图如下。

图档管理系统的要点是实现船舶建造项目技术管理、审批、归档、回收全过程流程闭环管理及技术文件全生命周期信息管理，如设计计划管理、设计过程管理、设计更改管理、图纸档案管理、图纸打印管理等，从技术管理的源头开始，实现设计、校对、审核、归档、打印、发放全过程管理。其核心是通过档案模块管理图纸目录，实现图纸的扁平化管理，同时加入档案树权限，使用户查询技术文件权限可以细分管理到目录，实现系统数据权限的可控管理。档案模块分配设计任务给设计师，设计师可通过任务看板方便的查看自己的设计任务。设计师收到设计任务后可通过系统的流程引擎实现图纸设计任务的三审一签管理，完成流程后的图纸任务自动归档至档案模块，归档完成的图纸可进行送审、退审，邮件发送，图纸打印，技术文件共享查阅等使用。除此以外，系统还可以管理修改单和设备等技术资料。

4.2   实施

项目实施采用分阶段有序推进，在一定时间内线上线下并存的方式，在不同产品上逐步扩大应用范围，在实施过程中不断解决问题。

4.2.1系统内各模块上线流转阶段

此阶段主要是进行系统演示、部署、培训，周期约为3个月。由软件供应商对相关人员进行系统的服务端、客户端部署，对系统各项功能进行现场调试。同时将企业即时通讯软件嵌入系统，定制修改单号规则，定义工作流程。在此阶段将系统内的档案模块、设计模块上线流转，让系统使用人员尽快熟悉系统内的各项流程，同时测试系统的流程的正确性、符合性。选取典型船型资料进行了试运转，上传、审签、归档、打印技术文件。

4.2.2二次需求定制化开发阶段

在上述阶段运转3个月后，针对企业特点对图档管理系统进行二次需求的定制开发，主要对更改模块、打印模块、送审、退审模块进行了专项定制开发，同时对档案模块增加了查询等功能需求。产品应用范围逐步扩展，将新建产品纳入到此图档管理系统。

4.2.3全面应用阶段

如前述两阶段所出现的问题得以解决即可全面應用。将打印设备集中配置，通过系统指派将技术文件输出到指定的不同打印设备中。

图档管理系统的计划管理、过程管理、更改管理、档案管理、打印管理、安全管理等六大模块均可全部上线运行，客户端也全面向各部门开放使用，将图样技术文件按分级、权限共享至一个系统平台上，为生产制造提供了图样和数据，为企业内生产管理部门、生产车间、质量管理部门及物资采购部门提供实时检索、查阅等功能。

4.3   实施后的改进

在项目实施后，做了如下重要改进：

1）在技术文件输出时由系统自行将各部门的条形码打印在技术文件封面或左上角，通过条形扫码可清楚显示技术文件所属部门、数量、版本信息等；

2）增设开放修改单、联系单下载权限；

3）增加技术文件所属附件上传的格式，允许上传包括PDF、CAD、WORD、EXCEL等多种格式，特别是允许上传如CAD、WORD、EXCEL的格式；

4）增加图样技术文件回收扫码功能。

5    应用后评价

自图档管理系统上线试运行以来，共涉及船舶建造、送审等项目90余个，实施率达到100%，累计上传、审签、归档、打印技术文件32 151份，已实现对产品建造技术文件管理的全覆盖。系统正常运行的模块为：计划、设计、更改、送退审、档案、打印、交接、传真等，涵盖企业技术管理全过程，达到如下效果：

1）實施后图样技术文件的归档率达到了100%，使企业技术数据能够有效集中管理；

2）支持图样技术文件的浏览、查看、下载等操作，可通过系统的权限管理模块做到精确有序管理，并通过内存看图等功能进一步加强系统的安全性，保证企业数据安全；

3）实现图样技术文件从计划、设计、归档、档案管理、修改、打印输出、发放利用、回收的全程智能化管理；

4）引入的条码管理使图样技术文件的各项查询快速、准确，产品版本管理有序、可控；

5）对产品图纸的技术状态进行精确管理，建立完善的更改管理体系和版本控制体系；

6）有效对图样技术文件计划进行动态管理，实时掌握计划实施完成情况；

7）实现全数字化归档，取消底图，提高图样技术文件存储的时效性；

8）用先进的打印管理模式取代原始的手工晒图模式，提高工作效率，减轻人员劳动强度，减轻了工作负担和压力，有效降低成本；

9）有效提升公司知识产权管理。在系统内按权限进行查阅相关资料，严格控制技术文件的输入、输出与打印，有利于企业加强知识产权的管理与应用工作；

10）提高工作效率和质量。采用集中打印管理代替传统的晒图方式，将图样技术文件发放、回收全过程智能化管理，提高了图样技术文件的发放速度和质量。

6    结束语

随着图档管理信息化建设的不断发展，电子化技术文件越来越受到企业的青睐。企业技术文件资料是系统传递信息和知识的手段，是船舶设计管理、生产管理、信息化管理的依据和重要工具，利于企业有效掌握和共享设计信息资源，实现项目设计全过程的智能化管理，提高工作效率和经济效益。

作者简介：黄永忠（1972- ），男，工程师。从事技术管理工作。

邓卫国（1970- ），男，高级工程师。从事技术管理工作。

收稿日期：2023-01-16