浅谈大数据时代学校人事档案管理信息化建设

文/彭鸿

随着科学技术的不断进步，高校人事档案管理中也逐渐融入了大数据技术。通过分析大数据技术在高校人事档案管理中的优势及其建设现状，可建立完善的高校人事管理体系，提升信息化管理水平，强化数据的安全保密性，不断优化高校人事档案信息化建设，促进高校更好发展。

大数据在人事档案管理中的应用优势

大数据技术的普及与发展提升了高校人事档案管理的质量与效率，既可以提升高校人事档案管理信息化的建设水平，还可以对档案资源进行保护。传统的档案管理方式以人工为主，效率不高。利用大数据技术进行数据挖掘、分析，可以对各种数据进行自动收集、整理、分析，确保高校人事档案管理更加全面、准确。

在高校人事档案管理中应用大数据技术可以帮助档案管理部门实现信息分类和检索的智能化，确保高校人事档案管理工作更加便捷、高效。在高校人事档案管理中应用大数据技术还可以确保信息数据更加保密、安全，档案管理部门通过应用数据加密、备份技术，确保人事档案数据更加完整，保障高校人事档案管理工作顺利、高效进行。

高校人事档案管理的信息化建设现状

大数据时代的来临使高校人事档案管理也迫切需要进行信息化的变革，便于提升管理效率与服务质量。然而目前部分高校的人事档案管理模式仍旧以纸质化档案管理为主，难以进行有效分类、检索，获取信息的速度较慢，需要耗费大量的时间与精力进行维护、管理，不仅增加了高校人事档案管理的成本，还容易出现查找困难等现象。

在传统管理方式下，只有在指定位置才能看到、利用人事档案，不能进行远程存取与分享，不利于学校各个部门的协作与信息的迅速传递。此外，由于纸质档案易受自然灾害、人为破坏等因素的影响，造成了档案资料的损失与泄漏，且纸质材料不易备份与复原，档案一旦受损难以恢复。

高校人事档案管理信息化的实现途径

建立完善的人事档案管理系统。在大数据背景下，数据已经变成了一种非常有价值的资源。因此，在高校人事档案管理工作中，必须充分应用大数据技术，把传统的人员档案管理方式和信息技术有机融合，实现对档案资料的收集、整理、储存、分析与使用。构建人才档案数据库是实施人才信息系统建设的重要前提，要对现行的人才档案实行数字化，需把传统的纸质档案转换成电子档案，并根据特定的数据结构对其进行分化、整理，在此基础上，构建档案资料库查询体系，确保用户能够迅速找到需要的档案资料。为保证档案工作的规范化，必须在档案的归档、查阅、借阅、销毁等方面完善相应制度。由于人事档案关系到个人信息与个人隐私，所以高校必须高度关注网络安全，健全安全保护系统，通过防火墙、数据加密、权限控制等多种方式，增强档案数据的安全性。并制定相应的应急计划，以预防网络攻击、数据泄漏等风险。利用大数据技术可以更深层次地发掘其中的潜在价值，为学校的决策提供依据。通过云计算、人工智能等技术，对教师绩效考核、人才选拔等进行智能化查询与推荐，提升档案的便捷性与高效性。要把人事档案工作纳入高校整体发展计划，增加经费、仪器设备，改善工作的硬件条件，加强与有关部门的协作，实现档案资源的共享，使档案工作的整体水平得到提高。在大数据背景下，高校人事档案管理工作具有系统性和全面性的特点，要加强安全防护，提高档案的利用率，加强顶层设计，持续推动档案工作的信息化，为学校的发展提供强有力的保障。

提高人事档案管理的信息化技术水平。随着大数据时代的到来，高校人事档案管理也需要适应信息化趋势，加强信息化建设。信息化建设是提高人事档案管理效率和质量的关键，为此，高校人事档案管理工作者需要积极探索和尝试各种信息化技术手段，如数字化、网络化、智能化等，提高人事档案管理的信息化技术水平。高校应推进人事档案管理网络化，建立和完善人事档案管理信息系统，实现档案信息的在线管理和利用，提高档案管理效率和质量，减少人工操作失误，同时也可以进行档案信息的共享。高校还要利用人工智能、大数据等技术，对人事档案数据进行深度挖掘和分析，发现隐藏在数据背后的规律和趋势，为人事决策提供依据。智能化技术也可以提高档案管理的自动化和智能化水平，减少人工干预，提高管理效率。高校在进行人事档案管理过程中应用人工智能技术，实现对档案信息的自动化、智能化处理。应用大数据技术对高校人事管理档案进行分析，可以为高校人力资源管理提供借鉴，挖掘出具有价值的信息，并提供科学依据。例如，通过大数据技术分析，可以有效掌握高校的人员流动状况以及人员绩效表现，更加全面地了解员工的职业需求与发展潜力。

加强人事档案数据的安全性和保密性。随着信息技术的发展，大数据的存储和处理能力不断提升，为高校人事档案管理提供了更好的技术支持，高校可以采用云计算等新技术，建立起高效、安全和可靠的人事档案管理系统。云计算技术可以实现人事档案的集中存储和备份，避免因设备故障或人为操作失误导致数据丢失。物联网技术能够实现对档案存储设备的监控和管理，确保档案数据的安全性和完整性。区块链技术具有去中心化、不可篡改和可追溯的特点，可以有效防止人事档案的伪造和篡改，确保人事档案数据的真实性和可信度。另外，高校还应加强对人事档案的访问权限控制，只有经过严格审批和授权的人员才能访问和修改相关档案信息，以保护个人隐私和数据安全。高校应深入分析人事数据，对教职工的专业背景、工作经历、发展潜力等信息进行全面了解，为人才引进提供可靠意见。应用大数据技术还可以为高校发展规划和人事决策提供支持，全面了解高校人事结构和人力资源配置现状。例如，应用大数据技术，高校可以发现教职工的特长与需求，为校园的可持续发展提供个性化的支持与帮助。高校在进行人事档案管理时，利用扫描、文字识别技术等方法，实现对纸质档案的数字化转换。构建统一的电子档案系统既能有效提升档案的保管与查询效率，也能降低空间占用率。作为高校人事档案管理工作的重要环节，建立信息化管理平台可以帮助档案管理部门明确工作职责与流程，制定出详细的制度规范，详细规定信息数据录入、保存、传输、共享等方面内容、流程，在进行高校人事档案管理过程中，高校要确保数据的完整性与安全性。建立完善的数据备份机制与恢复机制，严格管控档案访问权限，谨防信息泄露、滥用，加强网络安全防范措施，对网络安全进行定期检查与风险评估，对于潜在的安全问题要及时处理。高校信息技术部门能够提供技术支持和专业指导，帮助人事部门推进信息化建设，人事部门应加强与信息技术部门的沟通，共同研究和确定适合学校需求的信息化解决方案，确保人事档案管理系统的稳定运行和优化升级。另外，高校要整合电子档案和其他的管理系统，实现资源的分享，如将人事档案与学籍档案、考勤系统相结合，便于全面管理和全面评估。

加强专业人才队伍建设。随着大数据时代的到来，高校人事档案管理工作已朝信息化建设发展。要想应对这种转变，就必须培养一批既具有信息素养，又具有专业技术的档案管理人才，积极引入计算机专业、信息管理专业等具备信息化背景的专业人才，并将其纳入人事档案管理部门。为人事档案管理人员提供培训与学习的机会，通过加强培训，培养出一支高素质的人才队伍，促进高校人事档案工作的信息化进程。

在大数据的背景下，高校人事档案管理信息化是一种必然的发展趋势。高校要加大对档案管理建设信息化的投入，建立健全人事档案管理体系，提高信息化技术水平，增强数据的安全性和保密性。同时还需要对人才进行培训，实现人事档案的数字化、网络化、智能化，提高管理效能，为学校的发展提供强有力的保障。