机关事业单位人事档案管理的信息化路径

于 蓝／文

为了适应新的社会发展趋势，机关事业单位对档案的管理需要投入更多的精力，尤其是在人事档案方面。同时，机关事业单位应在信息化管理的基础上不断发挥互联网等技术的优势，将传统和现代两种管理方式不断融合，加以改进，让机关事业单位的人事档案管理方式变得多元化和现代化，提升管理质量和效率，最终让信息化建设服务于人事档案管理体系，让其发挥相应的价值。

机关事业单位要想对工作中产生的各种文书进行整理，为今后的发展提供相关的理论基础和依据，需要结合相关的技术来进行分类存放和管理。机关事业单位的档案具有一定的复杂性，为了使档案得到妥善保存，相关人员需要与时俱进，这给相关人员带来了巨大的挑战，部分档案甚至因为存放太久而出现破损和丢失等情况，影响了档案的完整性。在具体工作实施的过程中，要充分应用现行的信息技术，让机关事业单位的档案管理工作更上一层楼，这样才能充分体现新时期人事档案管理工作的先进行和时代性，同时让档案管理工作成为单位的代表性工作，也能更真实地记录机关事业单位工作人员的工作事迹，为机关事业单位的人才建设提供可靠的保障，对相关单位今后的发展也具备重要价值。

机关事业单位人事档案管理的特点和必要性

机关事业单位人事档案管理的特点

机关事业单位作为国家重要组成部分之一，相较于企业而言，具有公益性、非盈利性的特征，这也导致其人事档案信息具有一定的复杂性，相应地，档案管理要求也更加严格和规范。机关事业单位人事档案管理涉及人事变动、工作纪要等，相关人员在管理时要做到严谨规范，否则将对机关事业单位的人事管理造成不利影响。随着信息化进程的不断加速，纸质文档管理的模式已经不能满足机关事业单位发展的需求，推进档案信息化管理无疑是节约人力物力的重要方式。同时，随着无纸化办公时代的到来，相关工作在各个方面均会发生变化，对此，机关事业单位的档案管理制度需要除旧纳新，管理类型也要作出相应调整，这对单位未来的发展有积极作用。

机关事业单位人事档案管理的必要性

一是让人事档案管理更加安全。传统档案管理工作大部分采用纸质管理，随着时间的推移，档案难免会因保存不当而出现纸张破损、信息丢失的情况。一旦信息丢失，对单位的档案管理工作就会造成严重影响，进而导致正常工作受到阻碍。在这些工作中引入现代信息技术，能一改以往纸质档案管理的繁杂、冗长，将文档变成电子形式，结合数字化无纸办公技术，不只储存规模变得更大，也使档案更不容易丢失，对于长期管理而言，这种方式的安全性更高。此外，在不同的机关事业单位中，人事档案的机密性不同，面对需要严格保密的文件，信息化管理则能对文档进行加密，实现更加稳妥的储存，并确保严格保密。

二是让管理工作更加高效。在相关的管理工作中，材料数量巨大，工作人员每天要面临各种不同类型的文件。在传统纸质档案管理模式下，想要实现对某种档案的快速查找，十分费力且耗时巨大。同时，这类单位涉及的工作内容十分复杂，其中包含大量的文献资料，这给相关人员的工作造成了更多挑战。为了减轻相关人员的工作压力，可对海量文献资料进行数据化处理，不断压缩文档，为管理人员节约时间和精力。

三是减轻档案管理人员的工作压力。机关事业单位档案管理人员日常需要将复杂的档案进行分类整理和存放，这类工作通常需要消耗大量精力和时间，工作人员自身压力也很大。通过信息化建设，工作人员在整理的过程中会更加方便迅速，也更加方便各个部门查阅，其工作压力也会随之降低。

信息化技术在机关事业单位人事档案管理中的应用优势

提高档案信息的传递速度并保障其安全性

相关工作要想稳步开展，对财力、物力及人力的消耗较大，档案在传递过程中也会面临一定损耗，这对人事档案管理工作造成了一定阻碍。将纸质文档转化成电子文档进行传输，不光传输速度能得到提升，档案被盗取的可能性也会降低，还能最大限度节约传输成本，防止文档丢失。

让管理更加高效

结合现行相关人事档案管理工作的变化，需要结合其变化趋势对管理工作进行调整。这种调整及维护利用本身就是一项巨大而艰难的工作，管理工作更是十分复杂，这是导致管理效率低下的原因之一。由此可见，将信息技术引入机关事业单位中十分有必要。有了信息技术的加持，能迅速解决机关事业单位的档案管理难题，并建立起人事档案管理的专业信息平台，提升相关工作的时效性，不光能简化工作，更加能让档案管理质量迈上新台阶，工作人员也能变得更加轻松。

提高档案保存的稳定性

传统纸质档案由于长期存放，难免出现纸张缺失，甚至档案丢失事件。要想这些档案得到更加长久的存放，应充分利用信息技术对档案进行备份和储存，使文档变得更加安全可靠，也为机关事业单位的相关工作添砖加瓦。

机关事业单位人事档案管理信息化的影响因素专业的管理人才的影响

结合现行的管理状态，部分机关事业单位的人事档案管理工作仍然延用传统纸质管理的方式，很多档案管理人员是临近退休的老人，他们对于信息化管理技术的接受能力有限，同时在这方面的专业人才比较匮乏，这在一定程度上对单位的人事档案管理造成了制约。为了提升相关工作的效能，促使管理工作不断优化，管理人员需要具备极高的专业技能，需要不断深造学习，同时大量引进先进的技术人才，提升人事档案管理工作效率。

本文提出了基于磁开关的近方波脉冲Marx发生器技术路线，摒弃了传统发生器中的气体开关与触发系统，利用磁开关磁场的同步控制，保证各级开关同步导通。同时，基于多倍频电压脉冲的叠加原理，使得发生器具备输出方波脉冲的能力。

档案信息化数据库完善程度的影响

随着信息技术的普及，人们对其的接受程度也在不断提升，并且组建了相应的信息资源库，但是在设备方面仍需加强，这样最终才能实现数字化管理，实现档案资源的二次利用。同时，完善人事档案信息库，更能促进相关档案的有效使用和流通。

领导层档案管理信息化意识的影响

随着智能化办公模式的推广，大部分人员均在逐渐接受这种新的工作方式，但仍然存在部分领导对于信息化的理解不够透彻，简单理解为只要将相关人事档案录入电脑就能形成信息化管理，对信息化的接受程度存在偏差，这种偏差会导致认知的局限性，在一定程度上对人事档案管理有所阻碍。这就需要领导层在日常的工作中不断强化自身意识，让人事档案管理工作受到应有的重视，逐渐融入信息化管理技术，最终让该项工作的效益得到质的提升。

档案管理信息化工作经费影响

人事档案管理要想实现信息化管理，就需要建设相关系统，但由于单位领导缺乏对该项工作的重视，没有给予足够的资金支持，所以档案管理设备设施比较匮乏，这也对机关事业单位的人事档案管理工作造成了一定阻碍。只有积极关注，投入更多经费，方能促进人事档案的信息化建设水平得到提升。

机关事业单位档案管理信息化的办法和建设路径

机关事业单位档案管理信息化的办法

1.提升信息技术人员的综合素质

机关事业单位的人事信息化管理是一项需要高端技术支撑的工作，这就需要引进更多先进人才，提升相关人员的专业素质，不断加强科技人才管理。一是要对机关事业单位的相关人员进行技术培训。二是加大技术人才引进力度，并在机关事业单位内部培养更多懂得管理和信息化技术的复合型人才，打造高质量人事档案管理系统，提高人事档案信息化管理程度。

2.强化档案管理人员的基本技能

要想从根源上提升机关事业单位的人事档案管理效率，首先要从管理层入手，提升其专业认知，进而降低其工作难度，这就要求相关人员应与时俱进，不断推动人事档案管理工作的发展。基于以上背景，相关机关事业单位要加强管理人员的业务技能训练，比如促使相关人员学习计算机操作技能，使其掌握一定的计算机知识及技能，为档案管理信息化建设提供关键人才。

3.加大人事档案管理信息化资金投入

建设相关系统离不开充足的资金，需要加大资金投入力度，购买先进的设备和设施，从各个方面加以强化，为档案信息化管理打下坚实的基础。同时，要充分发挥相关社会资源的效用，不断加强相关利益的联系。

4.加大人事档案信息化建设力度

机关事业单位要想迅速实现人事档案信息化建设，需要罗列重点，分清主次，并对相关工作加以引导。首先，要逐渐将纸质文件转化为电子文件，对现有文件进行升级处理，并根据文档类型进行分类，采用专业表格来进行管理，提升文件检索效率。其次，提升相关人员的网络素养，让档案管理更加安全。最后，建立健全信息化系统，对所有信息进行统一规划，让信息利用变得更加高效。

5.提升机关事业单位领导的信息化意识

目前，机关事业单位领导要不断提升信息化意识，不断推动人事档案管理工作向信息化领域发展，并倡导单位人员对信息化建设给予足够支持。同时，要在全单位开展信息化建设工作，部门之间应该协同合作，及时沟通和交流，真正保证信息化建设稳步推进。必要的情况下，可在单位实施奖惩制度，不断激励员工积极上进，主动参与到信息化建设工作中，促使机关事业单的信息化建设水平不断提升。

机关事业单位人事档案管理信息化的建设路径

1.与信息技术研发公司协作，研发机关事业单位适用的管理

软件

目前，国家的信息化进程不断加速，机关事业单位的人事档案管理信息化建设将面临更多挑战。不同单位在信息档案方面的差异十分明显，因此各个单位需要选择适合各自单位情况的档案管理软件。部分机关事业单位在建立人事档案系统时，需要对单位人事档案体系进行详细拆解，不断完善相关问题。可以依靠去中心化技术将纸质文档转变成为电子文档，同时建立起专业的文档机制，或者另外聘请专业的技术人员，建立一套相应的档案识别系统；还可结合物联网技术、数据采集技术等，实现档案的智能化和电子化管理。

2.提高档案信息化水平，加快搭建规模较大的档案管理信息化系统

良好的软件和硬件系统是机关事业单位人事档案系统升级的重要条件，就当下的管理条件而言，软硬件的升级是十分有必要的。相关单位要重点将资金集中在这一方面，对人事档案管理工作给予充分支持。为了防止文档遗失和损害，需要提高电子文档的安全性能，同时要对已经储存的信息进行深加工，实现对档案的有效保管和利用。比如，在相关区域进行文档的备份和升级、对相关资料进行加密处理，同时对需要储存的文件进行科学审核，不断扩充信息库，形成规模较大的人事档案管理信息化系统。

3.强化档案管理信息化理念，组建专业的档案管理信息化人才队伍

第一，加大档案管理部门的人力、物力和资金投入，提高人员的综合素质。在机关事业单位的人事档案管理工作中，应当加强对人事档案管理人员的专业培训，鼓励工作人员主动学习相关知识，提高自身的人事档案管理信息化能力，并尽快实现从传统的人事档案管理人员向信息化管理人才转型，将档案管理信息化工作提高到一个新的水平。在机关事业单位的信息化建设过程中，管理人员的信息化观念尤为重要，是实现管理信息化的重要保证。同时，机关事业单位要制订相应的短期、中期和中长期计划，确保档案管理信息系统建设具有规划性，还要对专门的档案工作人员进行全面的监督和指导，不断提高机关事业单位人事档案管理工作的有效性。