医院OA系统的设计与应用

陈建华?周文娟?陈家旺?王珊

摘要：本文以某院上线的OA系统为例，概述了该系统的建设背景及建设必要性，介绍了OA系统的架构设计、部署方式及主要功能模块，探讨了结合医院实际业务开展的应用实例，并通过该系统与医院信息集成平台的对接，实现信息全面共享，有效提升了医院管理水平，同时助力智慧医院的建设。

关键词：医院信息化；OA系统；流程管理；公文流转

一、引言

《“十四五”全民健康信息化规划》强调了统筹推动全民健康信息化建设，进一步推进新一代信息技术与卫生健康行业深度融合，将数字技术与系统思维贯穿到健康中国、数字中国建设的全过程，充分发挥信息化在卫生健康工作中的支撑引领作用[1]。在医院业务系统全面信息化的同时，办公自动化（OA）系统是必不可少的，以支持医院日益增长的行政业务需求，使各部门之间的协同办公更加规范高效。办公自动化也是医疗信息化发展的一个重要方向[2]。办公自动化（OA）系统是在计算机和通信技术的基础上，专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统[3]。OA系统的自动化与信息化为医院实现现代化管理提供支持和帮助，在转变管理模式的过程中，提高了医院整体工作效率，有效避免了医院内部人力资源的消耗[4]。

二、医院OA系统建设的必要性分析

医院OA系统的建设正日益成为医院信息化测评的重要项目之一。在国家卫生健康委员会医管局主导的医院智慧管理分级评估项目中，协同办公管理作为一个测评项，要求医院建设信息系统，以实现院内公文流转、行政审批、会议安排、通知公告信息发布及协同办公事务信息查阅提醒等功能。同时，在国家医疗健康信息医院信息互联互通标准化成熟度测评中，OA系统也是运营管理系统的指标之一。因此，在智慧医院建设的整体信息化水平评价中，OA系统已成为不可或缺的一项。

医院目前在用的OA系统只能在内网环境下运行，功能有限，仅限于发布院内新闻、通知公告、职工邮件收发和质控消息推送。系统缺乏用户权限分级控制功能，只能被医院管理层人员使用，无法覆盖到全院所有职工，且功能单一，无法满足医院日益增长的行政运营管理业务量的需要。内网电脑不允许接入移动存储介质，导致OA系统上发布文件的流转受到限制。因此急需建设一套立体全面、高效通畅的多元化办公系统来满足医院日常行政管理和职工业务信息共享的需求。

医院公文和行政事务的审批目前仍然采用纸质审批方式，缺乏统一规范的处理流程，导致了大量的人力资源消耗。同时，由于决策领导外出参会等原因，多项申请事宜经常推迟处理，严重影响了医院的运行效率。因此，有必要上线一套以流程管理为基础、职能条线明晰的管理执行系统，使流程的参与者都能及时了解实际工作进度，从而更加便捷高效地推进医院各项工作。

三、OA系统架构设计与部署

（一）应用架构

OA系统的应用架构包括前端应用和后端应用。前端应用提供系统用户统一门户登录、身份认证、流程处理、公文流转、会议申请、文档处理、通讯录查询等协同应用的界面操作。后端应用为系统管理员提供系统维护、配置管理、门户配置中心、流程管理、文档管理、移动应用管理、表单建模等核心组件，以及接口配置管理、权限设置中心、日志中心等基本应用设置。

（二）技术架构

OA系统在医院外网上采用B/S架构、J2EE三层结构设计，包括表示层、业务逻辑层和数据访问层。

表示层：由PC客户端和移动客户端组成，为系统用户的使用终端，主要用来接收用户的数据和指令输入，并将其提交至业务逻辑层处理，同时负责将处理结果反馈给用户。表示层服务由Web服务器提供，终端使用Web浏览器。

业务逻辑层：实现OA系统的核心业务处理，负责接收表示层的请求指令和表单数据，进行业务逻辑分析、数据验证、权限检查后，将操作发送至数据访问层处理，并将结果返回至表示层。该层主要使用JNDI、EJB、Servlets等技术，并利用JNDI和BEAN接口进行模块之间的访问。

数据访问层：主要完成对数据库的查询、增加、删除、更新等实际操作，并使用数据库缓存技术以提高数据访问效率。OA系统采用Oracle 作为核心数据库。

（三）系统部署

OA系统采用本地化部署，使用了一台数据库服务器和两台应用服务器。其中，应用服务器分别提供PC端和移动端应用服务，并通过网闸与医院内网进行互通访問，以实现与HIS（医院管理信息系统）、数据集成平台等内网系统的对接建设。

四、医院OA系统主要功能模块

（一） 统一门户集成管理

OA系统采用门户集成功能，通过规范统一的接口集成了医院门户网站、互联网医院医生端、职工餐厅、医院商城等员工常用互联网应用系统，为医院员工提供了一体化登录门户和统一信息服务功能入口。在OA办公门户中的各功能模块通过角色权限进行管理，不同的模块可以灵活定义使用权限，并对功能菜单或文档进行细节性的权限控制。员工可以根据实际工作需要定义角色，赋予新建、修改、查询等权限。员工通过用户名/密码方式登录OA办公系统后，系统会自动识别当前用户的权限等级，并根据相应系统权限显示门户内容。此外，个人门户平台会将员工的日常工作内容推送给他们，包括每日工作计划、日程安排、待处理流程、邮件、最新通知公告、会议安排信息等。员工所参与流程的进度提醒、公文流转提醒、沟通信息等也会以消息框的形式弹出。另外，OA办公门户还为员工提供了灵活、个性化的综合信息服务，员工可以根据自己的需求进行个性化门户定义，只显示自己需要的信息和业务处理窗口。

（二）流程管理

对现有审批流程进行规范优化，包括收集、归类和细化流程细节，并确定主流程图、前端显示表单样式、各分支路径判断条件和各节点审批操作人等方面。随后，在流程管理模块中进行流程设置，包括创建流程、建立数据表、定义字段、绘制流程表单、添加节点操作者等步骤。完成设置后，进行流程测试并交付给各部门使用。

考虑到医院业务种类繁多、审批工作量大，将审批流程数字化并集成到OA系统中有助于明确各部门的业务范围与工作职责，规范医院的工作流程，并推动无纸化办公进程，从而降低医院的运营成本。

（三）公文流转

公文流转是办公自动化的重要组成部分，包括职能部门收发文、文件起草、审批、传递等环节。使用OA系统，可以根据不同的公文格式进行表头、正文、附件和审批表单的设计，并根据拟稿、核稿、初审、会签、签发等操作顺序定义流程。在数字化管理中，OA系统的表单设计功能可以根据不同类型的公文格式进行灵活设计，拟稿人可以调用本地办公软件撰写公文，附件也可以是常用办公软件格式或OA系统里已有的公文。拟稿人将新公文撰写完成后点击提交，将新公文发送至后续节点处理人。审批人可采用手写签批或电子印章签名方式进行文件审批，也可以授权指定的流程代理人处理其负责的公文，可根据具体公文类型进行授权，同时设定代理的起止时间，超过授权时间系统将自动取消代理功能。

公文流转结束后将自动归档至OA档案系统，系统会记录并保留正文和附件的修改痕迹、公文审批表单里的签名批示意见及审批时间等详细信息，以供后期查阅。同时，系统提供多维度统计查询功能，可以按照标题、部门、拟稿人、发起时间等多种条件对公文总数、已办公文、在办公文、未办公文、办结率等数据进行统计查询。

（四）信息发布与知识共享

医院OA办公门户的信息发布模块设置了国家政策、院内新闻、医院宣传资料、院周会纪要、最新通知公告等多个版块，可以有效传播医院文化并发布院内信息。此外，根据各部门的业务性质和工作需要，还可以定制部门信息发布平台，有助于打破组织架构内部信息壁垒，增强各部门之间的信息互通和了解。

共享知识中心集中共享临床资料、案例经验、工作指南、规章制度、培训手册等内容，同时提供便捷检索窗口和在线下载功能，可进行收藏和订阅，为员工提供有效的自我提升途径。这样的模块和中心将促进员工学习和知识分享，提高医院整体水平和服务质量，为医院的发展和员工自我提升提供了有力支持。

（五）移动端OA功能

移动端OA通过移动设备端广泛应用的方式，突破了传统电脑办公的空间限制。它不仅提高了医院运行效率和员工个体工作效率，还增加了日常办公的便捷性和灵活性[5]，使异地办公成为可能。医院移动端OA实现了传统PC办公系统功能的移动终端迁移，支持各种移动设备常用操作系统。它能够实现文稿和流程的手写及语音签批处理、通知公告查阅、日程安排、会议管理、邮件处理、外出申请、费用报销、工资查询、消息推送等功能，并提供了类似微信的交流平台，使得员工间的工作交流和业务协作更加便捷，提升了组织沟通效率。

五、医院OA系统应用实例

（一）员工信息系统权限审批

在新型冠状病毒疫情下，医院面临着设置大量发热门诊、过渡病区及隔离病区等紧急举措，由于新增科室多、员工基数大以及授权变更频繁等挑战[6]，医院为了解决这些问题，对现有信息系统权限审批流程进行了梳理整合，并依托OA系统创建了电子化审批流程。具体操作流程是，申请员工需要准确填写申请表单后提交，然后由相应负责人逐级审批，审批完成后流程到达信息系统维护工程师节点，工程师在接收到流程提醒后及时进行权限维护。员工信息系统权限审批流程图如图1所示。每个节点操作者均可使用移动端OA完成操作，从而实现授权及时响应，有效节省时间，并提高审批效率。

（二）医院物资申领

医院物资种类繁多，各科室使用量大，物资申领频繁，且不同品类物资由不同归口部门管理，各归口部门工作方式各异，导致物资申领人持各类申请表和单据穿梭于各部门之间等候审批。因此，在这种情况下，为了提高效率并减轻员工的工作量，医院依托OA系统构建了一套完整规范的电子申领流程。这一流程从申请、审批、选型确定，到领导审核、部门负责人审核、库管发放确认及经办人领用确认，都实现了电子化处理，并提供相应汇总报表便于月结对账。这一举措有效减轻了员工的工作量，同时保证了业务流程的闭环。

（三）医院运营数据展示

医院管理决策者在非内网环境下无法及时获取基于HIS等内部系统提取的医院运营数据报表，从而影响了运营管理决策的快速、准确和实时性[7]。为解决这一问题，医院通过OA系统与医院信息集成平台的对接，实现了对医疗收入状况、每日门诊就诊量及变化趋势、入出院人数及病种分布、各类病种平均住院日等运营数据的实时获取，并为管理层提供了运营数据驾驶舱。此外，还对现有人力资源数据进行了有效分析，结合图表展示了全院职工的组织架构分布、职称结构、年龄构成、学历分布、离职情况等，为医院决策提供了支持数据。

六、结束语

医院OA系统的上线使用为员工提供了一体化集成的办公门户，提高了医院各部门之间协同工作的效率，规范了各项业务流程。由于系统自动记录每个工作节点的操作信息，使各岗位人员权责明晰，有效避免了推诿塞责現象的产生。同时，移动端OA的推广使用打破了传统办公模式下时间和地点的限制，减少了非必要的人员流动，提升了员工的工作效率[8]。同时，OA系统还自动抽取展示各功能模块及医院其他信息系统的数据，形成一个采编排发一体化的信息展示平台，助力管理层实时追踪医院运营数据，实现高效决策。随着医院的快速发展，OA办公系统将不断改进和优化，深度融合医院实际业务，为医院信息化建设及各项工作的推进提供有力的技术保障。

参考文献

[1] 规划发展与信息化司.《“十四五”全民健康信息化规划》解读[EB/OL]. （2022-11-09）[2023-01-09].

[2] 刘国源，郑诗庭.大型医院OA系统的设计与应用[J].电脑知识与技术，2019，15（12）：64-66.

[3] 杨霜英，袁波，张曙光.大型医院协同办公管理平台的设计和开发[J].医疗卫生装备，2010，31（9）：79-80.

[4] 倪凌.医院OA办公系统的应用实践研究[J].电脑知识与技术，2022，18（25）：83-85.

[5] 林婷.探讨医院移动OA系统的应用及设计方式[J].信息技术与信息化，2018（11）：48-49.

[6] 田丽丽，朱旭玮，卢樱.医院信息系统授权策略[J].解放军医院管理杂志，2021，28（2）：139-140.

[7] 于杰，贾烨，李涛，等.基于移动OA的医院运营数据查询系统设计与实现[J].中国数字医学，2021，16（5）：78-80.

[8] 陈飚.OA系统在医院管理中的应用[J].中国管理信息化，2022，25（19）：140-143.