钢铁企业采购内部控制优化策略

2024-05-10张红海

冶金经济与管理 2024年1期

□ 张红海

采购是钢铁企业日常经营管理的重要环节，尤其是所采购的铁矿石、燃料等大宗物资数量多、质量要求高。采购既是钢铁企业“实物流”的起点，又与“资金流”紧密相关，关系到钢铁企业生产成本的控制。当前，钢铁企业为应对严峻的市场形势，进一步加强采购风险防控，从“源头”开展降本增效工作，不断强化采购管理的内部控制。钢铁企业通过内控、审计等部门开展采购管理方面的检查，揭示采购管理中存在的问题和风险点，进一步健全企业采购内部控制体系，推动采购成本降低，提升企业经济效益。

一、钢铁企业采购内部控制的重要性

1.防控采购风险

钢铁企业在经营管理活动中要面对复杂多变的市场环境，采购管理涉及采购计划、供应商选择、审核、执行等环节，采购过程中的潜在风险必须通过内部控制体系对每一个环节的制衡和监督最大程度地得到防范和控制。

2.提高采购效率

钢铁企业属于传统制造业，采购成本一般占企业总运营成本的50%以上。采购物资价格是影响采购成本的主要因素，当然采购成本还包括仓储、物流等阶段产生的费用。比较完善的采购内部控制体系将有助于企业降低采购支出、提升采购效率。

3.防控采购管理中的廉洁风险

钢铁企业采购活动涉及铁矿石、燃料等大宗物资，需占用企业大量的资金。为了强化内部管理，采购是钢铁企业经营管理工作中廉洁作风建设的重点领域。因此，采购管理一直是企业纪检监察部门重点关注的环节。在实际操作过程中，部分采购人员受到外界诱惑后违规操作，存在应招未招、招标“走过场”等情况，导致企业利益受损。因此，需要通过加强采购内部控制规范各个采购环节的审批工作，使采购活动合法合规、公开公正，最大限度地防止采购领域发生廉洁问题，严格落实采购廉洁风险防控。

二、钢铁企业采购管理存在的问题

1.采购计划合理性欠缺

大部分钢铁企业由各单位制定采购计划，采购管理部门负责实施。但在实际工作中，经常存在采购计划不合理、随意性较大的情况。钢铁企业下属单位存在不熟悉采购目录的现象，把一些不该列入采购计划的项目列入了计划，而应该列入采购计划的项目却没有列入计划。采购计划合理性欠缺导致采购成本增加，采购效率不高。

2.对供应商审核把关不严，缺乏准确评估

在当前激烈的市场竞争中，钢铁企业对采购质量、交货期都有较高要求。有的钢铁企业对供应商入库条件相对宽松，审核把关不严，对采购工作缺乏过程质量管控，缺少对供应商所提供产品和服务的评价标准，等级划分不准确，未对重点供应商进行现场审核评价，对供应商的管控力度不够。

3.内控制度不完善

有的钢铁企业内控制度建设基础薄弱，存在制度修订不及时、不能反映新时期内部控制对采购管理要求的问题。有的钢铁企业缺少健全的监督制衡机制，尤其是原料、燃料等重要采购岗位员工未形成正常的轮岗机制，让采购人员有“漏洞”可利用，不利于采购风险防控。

4.采购人员能力欠缺

钢铁企业物资采购量大、品种多，采购人员能力水平的高低对采购管理产生重要影响。在实际工作中，有的采购人员不能按最新要求及时学习采购相关的制度与政策，甚至不了解采购招投标的有关规定，对采购流程和方式掌握得不够熟练，导致采购工作效率较低。为提高采购管理效率、规范采购流程，钢铁企业纷纷建立采购管理系统，更需要采购人员适应信息化系统的需要，及时跟进学习。

三、钢铁企业采购内控提升策略

1.以采购目录为基础合理制定采购计划

为规范下属单位的采购工作，钢铁企业应在收集各单位采购物资品类的基础上，分类整理，明确分散采购和集中采购的范围和方式，统一编制采购目录，明确采购内容、采购方式，确保采购目录符合实际情况，并将采购目录作为编制采购计划和采购预算的依据，强化采购规范化管理。

钢铁企业以采购目录为基础，加强宣传贯彻，提高采购透明度，将预算和计划相结合，做到“无计划、不采购”，促进采购预算更合理、更科学、更具可操作性。

2.加强供应商管理评价

供应商管理是采购管理的重要环节。钢铁企业应强化供应商管理，按规定加强对供应商的管理和评价，公开供应商的准入和退出“门槛”。组建专家库，随机抽取人员组成供应商评价小组，从履约情况、产品和服务质量等方面进行评分，根据分数高低评定供应商等级。对于不合格供应商在企业内部公示，避免其继续与相关单位合作，损害企业利益。此外，除一些有特殊需求的采购按规定可定向采购外，常规采购必须有3家以上的供应商参与，在采购平台报价比选；符合招标额度的按招标程序履行采购流程，推动供应商之间形成合理竞争。钢铁企业通过完善供应商管理和评价机制，优化与供应商的合作，加强信息交流，与之建立良性竞争的合作关系，最终实现共赢。

3.强化采购内控工作机制建设

钢铁企业应成立专门的采购部门，加强采购的集中管理，强化制度执行。加强采购内部控制，由企业分管领导牵头，协同审计、纪检、内控风控等部门，建立采购内控工作机制，形成合力，进一步加大力度对采购过程开展监督与约束。为加强对采购人员的管理，根据内控要求不仅要求采购人员定期轮岗，还通过采购流程优化，明确岗位的职责权限，形成相互制约的机制，保证采购工作规范有序。笔者所在的企业就建立了规范的采购绩效考核机制，根据任务目标和实际情况，选择合理的考核指标，从采购计划制定、招标和竞价比选工作、供应商评价等方面，对采购人员开展绩效评价，做好绩效沟通，分析问题、改进不足，促进采购人员按规履职。

4.引入采购信息系统加强管控

为提高采购效率、强化过程管控，很多钢铁企业引入了采购信息系统。通过采购管理系统，实时监控采购订单的整个流程，包括需求发布、报价比较、合同签订、发货跟踪等，使采购流程更加透明，减少信息不对称的风险。利用信息化平台，建立供应商数据库，收集和管理供应商信息，包括评估供应商的信用、绩效、质量等指标，提供定期报表和统计分析，从而帮助企业更好地选择和管理供应商。信息化管理系统能及时收集采购数据，通过数据分析工具进行数据挖掘和统计分析，帮助企业发现采购成本、供应商绩效等方面的优化空间，有效推动采购降本工作。

钢铁企业通过采购信息系统实现自动化采购流程，包括在线采购申请、自动化报价比较、电子合同签订等环节，减少人工操作，提高了采购效率，内控机构还利用全过程信息流对采购工作的合规性、合理性进行监督。

5.加强培训，增强风险防控意识

为进一步提高采购管理的规范性，钢铁企业应加强采购人员培训，分别组织不同管理层级的员工学习与采购相关的法律法规和政策，增强其合规合法意识。开展企业采购管理制度宣贯工作，在制度修订后及时组织学习培训，统一标准，统一规则，使员工熟悉采购管理流程，保障制度执行。此外，还邀请内控专家开展采购风险防控培训，增强员工的风险防范意识，依法维护企业权益。