内部控制视角下行政事业单位固定资产管理策略

2024-05-08梁东琳

经营者 2024年4期

梁东琳／文

固定资产是行政事业单位资产中的重要组成部分，也是国有资产的重要部分。固定资产管理效果对行政事业单位的管理水平有至关重要的影响，行政事业单位在发展过程中要全方位分析如何用好固定资产，发挥固定资产的作用。但是当前很多单位在固定资产管理方面管理体系相对较为滞后，无法形成对固定资产的规范管理措施，严重阻碍了行政事业单位工作流程的优化。文章从内部控制视角对行政事业单位固定资产管理工作进行分析，有助于单位固定资产管理流程更加规范，为单位的有序发展奠定基础。

行政事业单位是依靠国有资产设立的组织，主要负责提供社会公共服务和维护社会秩序等方面的工作，具非营利性的特点。行政事业单位在管理的过程中要高度重视固定资产管理的工作要求，通过科学的管理措施，规避资产管理流程中的风险。文章通过对行政事业单位固定资产管理工作进行分析，论述管理工作中存在的不足和问题，对行政事业单位建立科学的管理措施，提高管理工作规范性具有一定作用。

行政事业单位固定资产管理存在的不足

内部控制环境不完善

行政事业单位开展固定资产管理，应该明确内部控制工作要求，让全员主动参与管理活动。但是当前很多行政事业单位在开展固定资产管理流程中的问题是人员不了解管理工作的要求，单位未构建良好的固定资产管理文化，从管理层到基层全员未配合固定资产管理流程。由于管理环节中的关键事项控制不到位，风险点管理要求无法得到严格执行，很容易发生风险而影响行政事业单位固定资产工作的正常运行。

固定资产管理的风险控制不到位

行政事业单位开展固定资产管理的风险控制，要分析可能产生风险的环节，并根据风险情况形成控制措施。但是当前部分行政事业单位在开展固定资产管理的风险控制流程中，未根据行政事业单位的实际情况形成对各类固定资产风险的处理及应对，没有根据行政事业单位可能发生的风险对管理的不足制订恰当的解决方案，当风险发生时可能严重影响单位的运营。

固定资产内部控制流程存在缺陷

行政事业单位开展固定资产的内部控制流程，应该建立恰当的控制措施，规范工作流程的活动安排。但是当前部分行政事业单位在实施固定资产的管理活动中，问题在于未形成恰当的控制流程，例如，针对预算环节未根据单位实际资产采购需求编制合理的预算方案；在资产的采购环节，未根据资产价值明确采购方式及具体跟踪机制；在资产的日常管理环节，未形成恰当的内部控制分工及维修管理措施；在资产的盘点环节，未显示恰当的盘点方案。

固定资产信息系统建设滞后

很多行政事业单位不重视信息系统建设，在固定资产管理环节中未根据信息技术发展要求动态更新固定资产信息，容易产生信息传递滞后的问题，给行政事业单位带来风险。

固定资产管理监督流程不合理

行政事业单位开展固定资产管理工作，要针对固定资产管理环节形成恰当的改进措施。但是部分行政事业单位固定资产管理流程中风险控制不力、监督力度不足，很容易在发生问题之后无法得到及时处理。

行政事业单位固定资产管理的策略

改善固定资产内部控制环境

1.完善固定资产组织架构

行政事业单位开展固定资产管理，要明确影响固定资产管理工作的原因，规范管理流程，以确保管理目标的实现。在此过程中，行政事业单位为了确保固定资产的组织架构科学合理，要明确固定资产管理工作分工。行政事业单位可以成立固定资产管理小组，行政事业单位负责人与单位各层级骨干参与其中，全方位管理单位的固定资产。

2.提高人员的工作能力

首先，提高固定资产管理小组的人员素养。行政事业单位在组建固定资产管理小组后，为确保管理要求得到有序实施，要充分提高人员的专业素养。固定资产管理小组人员的专业素养，在很大程度上决定了单位能否具备良好的管理体系。在选择固定资产管理小组的人员环节，行政事业单位要选择责任感强、工作谨慎的人员，确保相关人员掌握固定资产管理的工作要求，并且能够主动参与管理流程，积极与各部门进行沟通，形成规范的管理意识与科学的工作方法。其次，提高固定资产管理小组人员对各部门的监督力度。行政事业单位在开展固定资产管理过程中，各层级人员都要认识到自身在固定资产管理中的要求。同时单位要让固定资产管理小组对各部门人员进行监督，分析各项工作开展的情况。最后，重视人员培训。在固定资产管理的过程中，要通过培训等方式，让相关人员掌握固定资产管理工作的具体要求，以确保固定资产管理得到各部门的配合，切实提高固定资产管理的规范性。

3.构建良好的固定资产管理文化

行政事业单位的管理文化作为管理工作基础，单位要在内部开展管理文化建设，将固定在管理的要求融入单位内部各环节。通过形成全员共同配合及齐心协力的控制机制，落实固定资产管理工作流程要求。在此过程中让人员在工作中养成良好的使命感与积极的工作态度，确保管理流程的要求得到严格落实。

防范固定资产管理风险

1.全方位识别与分析各类风险

行政事业单位在开展固定资产管理环节中，要全方位识别和管理各类风险，分析各类风险的影响。通过全面分析各风险的节点，对风险予以有效识别。单位要对自身工作流程进行全方位分析，判断各环节中的不足以及可能存在的风险，按照因地制宜的原则确保风险管理流程规范化、风险最小化，以确保单位能够实现对风险的有力控制。

2.对各类风险形成恰当的应对措施

行政事业单位在对各类风险的可能性和影响程度进行分析之后，能够将各类风险进行排序，并采取恰当的风险应对措施。风险应对措施包括规避、承受、降低和分担等。不同的风险应对措施适应的风险类别不同，单位要根据各类风险的情况以及单位的规章制度，制订恰当的措施应对风险，确保单位各类风险能够得到妥善处理。

优化固定资产内部控制流程

1.合理编制固定资产的采购预算

行政事业单位的各项资金主要是依靠财政拨款获取，为确保行政事业单位的固定资产采购流程更合理，要对预算进行科学安排，结合预算要求体现资金使用的效益，以此开展固定资产的预算编制。行政事业单位在开展固定资产预算编制的环节，要按照上下级的原则，由基层部门对各项资产使用需求进行分析之后，确实符合使用要求的才能立项，避免资产采购后限制的风险。通过形成科学的预算编制方案，合理确定行政事业单位的资金使用需求，并在后续环节实现对固定资产的控制。在预算编制的过程中，要求资产管理小组掌握单位各部门的资产状态，按照轻重缓急的原则合理配置固定资产预算。同时在确定预算的具体环节时，要根据固定资产的实际需求明确预算标准，确保固定资产管理工作流程更合理。

2.优化固定资产的采购流程

在行政事业单位固定资产采购的过程中，往往容易发生腐败问题。采购人员若和供应商之间存在利益链条，且没有得到严格监督，那么很可能导致财政资金浪费，乃至采购到不符合单位实际需求的固定资产，严重影响行政事业单位资金使用的效益。为此，行政事业单位在固定资产采购流程中，要结合不同类别采购实施控制。大型固定资产采购主要依靠政府采购开展的，政府采购能够形成良好的监督机制及控制措施。但是不具规模的采购，往往是容易被忽视的领域。因此，对相关采购要形成全方位监督机制，由行政事业单位的固定资产管理小组参与到其中，对固定资产管理的采购流程进行监督与记录，避免采购工作中发生风险。另外，在采购的固定资产到达行政事业单位之后，要形成完善的验收流程。通过规范验收的规章程序及验收制度体系，确保所有采购的固定资产都通过科学的验收程序得到验收。通常行政事业单位要先检查固定资产的相关材料，包括合同和合格证等方面信息，相关材料符合单位的要求之后，对固定资产实物状态进行进一步检查，判断固定资产的型号等信息是否符合要求。各方面的信息都相符的固定资产，要开展试运行，通过试运行之后方可通过验收，确保固定资产符合单位的使用实际要求。

3.确保固定资产的各类信息真实、准确

首先，全面记录固定资产信息。行政事业单位开展固定资产管理环节，为确保单位固定资产信息能够得到全方位记录及管理，确保固定资产从采购、领用和维修等各环节信息得到及时更新且可追溯。其次，合理计提固定资产折旧。在我国新政府会计制度实施背景下，行政事业单位的固定资产折旧成为单位固定资产管理工作中的重要一环。科学的折旧机制能够准确反映固定资产价值变化，确保固定资产管理工作按照要求得到管理，准确体现出固定资产价值。行政事业单位选择固定资产，要合理确定折旧率及折旧方法、折旧年限，通过分析上级主管部门的要求及参考同类行政事业单位固定资产的折旧方式，在进行多方面论证的基础上确保折旧方式科学合理。

4.对固定资产的日常管理流程形成控制措施

一是落实授权审批要求。为规避行政事业单位在日常管理环节中出现违规风险，行政事业单位的日常管理工作中对维修和调拨等环节要形成合理的授权审批控制机制，通过授权审批控制的方式明确固定资产管理环节中具体的审批人员和审批流程要求，并有效监控各类固定资产的信息是否准确、材料是否真实，确保各类信息真实完整。二是对管理关键岗位执行定期轮岗。行政事业单位在固定资产管理环节，要对关键岗位进行定期轮岗。这一方式能够让关键岗位得到相互监督，提高关键岗位的独立性。关键岗位包括固定资产采购、验收和日常检修等岗位，相关人员要严格落实岗位责任制，形成岗位之间的相互监督及相互约束的机制。

5.重视固定资产的保管与维护

行政事业单位固定资产管理的环节中，要明确具体的管理流程要求，形成完善的保管与维护机制，确保固定资产按照预期的要求得到规范使用。行政事业单位的固定资产通常存在多元化、分散化的特点，单位在日常保管与维护环节中，要将具体的管理责任落实到具体的使用者。对于小额的零星固定资产，可以由固定资产管理小组进行统一管理。对于其他的固定资产，要明确具体的管理责任人，确保所有固定资产都能得到规范管理。同时，行政事业单位要求各使用主体对固定资产管理工作中资产的使用效率和管理状态等方面的信息及时向固定资产管理小组进行汇报。同时固定资产管理小组要根据单位的固定资产管理情况，将相关信息及时反馈给单位各层级人员，让人员了解固定资产管理的工作要求，确保管理工作的机制更规范。另外，行政事业单位要形成科学的维修机制，避免出现无人管理或擅自处理问题的情况。对于频繁出现问题的固定资产，还应该予以特别关注，追踪出现问题的具体原因，并详细记录出现故障的零部件，对反复出现的问题分析原因。例如，当某部分的零部件频繁出现问题时，要分析是由于维修不当还是零部件采购不当造成的。

6.形成严肃的固定资产清查盘点措施

通过合理的盘点机制能够确保单位的固定资产账实相符，并避免资产闲置等问题。行政事业单位在固定资产盘点环节，要形成对单位内部固定资产的全方位检查，形成周密的分析机制。首先，行政事业单位要由固定资产管理小组带头，在明确具体清查步骤及计划的基础上，明确盘点的时间安排，然后在信息系统中导出固定资产的状态开展盘点。其次，行政事业单位在固定资产盘点环节，不仅要对固定资产本身信息进行盘点，还要详细检查固定资产是否闲置、低效，对闲置、低效的问题要形成解决措施。最后，单位在盘点之后，要形成盘点分析报告，针对盘盈盘亏的问题明确成因并落实责任。

7.落实绩效考核机制

在实施单位固定资产管理的环节，为全方位提高管理工作的规范性，要认识到行政事业单位固定资产考核的具体要求。为提高人员的工作积极性，单位要形成科学的绩效考核机制，充分关注固定资产是否保值增值，并关注单位社会效益的实现情况。首先，关注固定资产的安全性。单位在开展固定资产管理时，管理的基础是确保固定资产安全、完整。通过规范资产管理流程，避免资产流失等问题。其次，分析资产管理的质量。行政事业单位要对资产进行高效管理，要关注资产管理的质量，包括资产是否得到高效使用、资产管理工作流程是否规范等。再次，分析资产管理的效率，包括关注资产配置是否合理、管理流程是否科学，分析资产是否实现保值增值。最后，关注资产是否为单位管理做出了价值和贡献，关注资产是否发挥应有的价值及资产使用过程中带来的效益。通过实施资产的绩效考核机制，能够对资产管理情况进行分析，并以此来关注不同层级人员对资产使用的情况，合理评价人员的工作情况，达到提高资产管理工作规范性的目标。同时通过合理的评价分析机制，能够帮助单位找到管理的不足并及时予以改进。

改进固定资产信息管理

1.改进固定资产的信息化管理平台

行政事业单位在固定资产管理的流程中，为确保固定资产管理能够得到实时控制与有效监督，单位要形成完善的信息控制机制，明确固定资产在管理环节中的具体要求。在信息技术高速发展的背景下，行政事业单位要通过完善信息系统对各类固定资产进行规范管理。在当前时代下，行政事业单位面临的数据较多，若仅依靠账簿对固定资产进行管理，无法适应时代发展的要求。为此，行政事业单位要重视预算管理一体化系统建设，积极利用系统中资产管理平台的资产增加、资产变更、资产处置和查询统计等功能完善管理流程。同时为改进固定资产的信息化管理平台，实现对固定资产管理全流程控制，改进固定资产预算、采购和维护等环节的管理机制。通过信息系统，对行政事业单位各类固定资产进行全方位检查，分析固定资产的安全性、完整性，并有效检查各类固定资产使用的情况。借助信息系统能够对固定资产的状态进行及时掌控，全方位分析管理工作情况及管理流程中存在的不足，为优化管理流程提供支持。

2.健全信息沟通机制

行政事业单位在构建信息系统的基础上，要让内部的各类信息得到及时沟通，针对内部相关信息，要求各层级人员进行及时交流，确保管理流程中的各类问题能够得到及时解决。

重视对固定资产的监督

行政事业单位在固定资产管理环节中，为确保管理流程公正、公开、透明，应该建立专门的内部监督机制，对固定资产管理流程的全过程进行监督。行政事业单位可以组建固定资产内部监督小组，对单位的固定资产管理全过程进行监督。在监督环节，要监督固定资产管理的要求是否得到有效落实。同时行政事业单位还要主动接受外部相关主管部门的监督，包括主动接受财政和审计等各部门的监督。通过将内部监督和外部监督相结合的方式，形成更规范的固定资产监督体系，确保行政事业单位固定资产管理中的各类问题得到及时解决。

行政事业单位作为公益性组织，固定资产作为行政事业单位开展各项社会服务的基础，固定资产管理水平对单位管理有重要影响。文章针对行政事业单位固定资产存在的问题及具体改进方案进行分析，对行政事业单位具有一定价值。同时行政事业单位在未来发展过程中，要进一步认识到固定资产管理工作的价值，进一步建立健全管理体系，确保单位实现有序发展的目标。