新时期农业科研单位办公室文秘工作思考

文/辽宁省农业科学院党政群工作部 陶祉凝 崔莹

文秘工作是一项综合性较强、难度较大的工作。科研单位办公室文秘工作主要包括文件撰写、传阅、收发、整理、归档、印制等一系列工作，这要求文秘人员要把国家、省里下发的各种文件精神和农业科研规划等文件精神以及国际、国内最新科研动态在第一时间进行掌握并传达，让科研人员及时领会上级文件精神，掌握最新的科研动态，确保各项工作的顺利开展[1]。农业科研单位办公室文秘人员同时还肩负着及时传达领导的决策意见，收集汇总各科研机构的意见建议，完成领导及上级部门交办的其他临时性工作的责任。在具体工作中还要充分平衡各单位、各部门的工作需求，真正起到桥梁与纽带的作用。

一、农业科研单位办公室文秘工作的特点

（一） 业务领域广，专业性强。农业科研单位主要从事农业相关专业的科学研究，农业科研单位办公室文秘工作具有涉及领域广的特点，这要求农业科研单位的文秘人员具有较强的专业知识和文字功底。农业科研单位多以学术型领导为主，其文字综合材料、办公会议、议事决策等都具有很强的专业性，因此，对农业科研单位办公室文秘人员在专业知识方面提出了更高的要求。

（二）保密性强。农业科研单位办公室文秘工作具有保密性强的特点。农业科研单位存在大量涉密的核心技术，相关数据、图片、报告都有不同级别的保密要求，办公室文秘人员要有较高的政治觉悟和保密意识，在工作中严格按照保密规定执行，时刻严守保密红线，确保涉密内容不外泄。

二、农业科研单位办公室文秘工作的作用

（一）桥梁纽带作用。办公室是一个单位的“心脏”和“窗口”，是沟通上下的“咽喉”，是联系左右的“纽带”，是单位运转的“枢纽”，要承上启下，协调左右，对外加强沟通，做好外协，对内做好服务，加强管理。农业科研单位办公室文秘人员是上下沟通的桥梁和纽带，他们既需要与上级有关部门进行沟通，了解实时动态，并将信息整理后向领导汇报；还需要将领导的意见建议传达给下属各部门单位。高效的纽带可以帮助员工更好地实现目标，建立良好的工作环境。和谐的工作环境可以更好地促进员工之间的合作，提高团队凝聚力。农业科研单位办公室文秘工作发挥着上传下达、以文辅政和桥梁纽带的重要作用。

（二）参谋作用。农业科研单位办公室一般具有综合服务、信息输送、靠近领导的优势，领导每天需要在各种繁杂的事务中做各种决定，办公室文秘人员要起到参谋的作用，辅助领导完成一些事务性工作。当领导需要对一些重要的指示或批示作出回复时，文秘人员需要提前准备好以往的回复以及一些辅助性的材料以备领导参考。因此，农业科研单位文秘人员需要不断地强化参谋意识，提高谋略水平，真正从实际出发，辅助领导完成相关事务，充分发挥参谋作用。

（三）协调作用。随着时代的改革，领导要处理的事务越来越复杂，办公室工作人员需要帮助领导梳理解决问题，但是农业科研单位和政府机关的工作性质上存在一些差别，领导不仅是单位的管理者，也是农业相关领域的专家，政务工作和科研工作在时间上有时会有冲突，农业科研单位文秘人员需要帮助领导协调处理好相关问题。首先，要顾全大局，分清事情的轻重缓急；其次，要征求领导意见，做到原则性和灵活性的统一，处理好冲突或问题，这样不仅可以提高工作效率，而且更能体现一名文秘人员的素养。

三、农业科研单位办公室文秘工作存在的不足

（一） 人员交流培训少。农业科研单位办公室文秘人员配备比较少，工作任务相对繁重，而文秘工作的性质需要文秘人员时刻在岗以应对各类突发问题，在这种情况下，即便有针对文秘人员的会议和培训，农业科研单位办公室文秘人员也很少有机会参加，这不仅不利于文秘人员业务水平的提升，更有悖于农业科研单位文秘工作长期健康发展的要求。

（二） 对文秘工作重视程度不够。农业科研单位主要以科研业务为主，大部分工作人员为科研人员，办公室文秘工作是行政辅助工作，在科研单位中较少有人愿意从事文秘工作。除了机关办公室有专职人员从事文秘工作以外，其他科研院所大部分办公室工作人员都由科研人员兼职，这就产生了工作任务多与人员配备少的矛盾，农业科研单位文秘人员经常需要通过加班来完成工作。如遇临时性紧急工作，往往没有时间认真地完成，造成文秘工作质量下降，降低了文秘工作水平。

（三）工作量大，人员紧缺。首先，科研单位主要以科研业务为主，办公室文秘工作不属于科研单位的主流业务工作，承担相应工作的人员数量少，但是工作量却呈现上升趋势，文秘人员要身兼数职，同时兼顾多项工作，且文秘工作事务繁杂，领导要求较高，这导致农业科研单位办公室文秘人员加班成为常态，疲惫导致工作质量大打折扣。其次，农业科研单位一般设有机关部门及下属研究机构，院机关一般设有秘书科，但是下属研究机构一般没有专职人员从事文秘工作，多由科研人员兼职，科研人员不但需要掌握一定的农业专业知识，全身心地投入科学研究，还需要具有一般文秘人员的素养，更好地完成农业科研单位的文秘工作，这造成农业科研单位办公室文秘人员出现常常疲于应对的局面。

四、农业科研单位办公室文秘工作建议及改进方向

（一）不断提高自身修养。农业科研单位办公室文秘人员要有强烈的政治觉悟，不断增强自身政治洞察力和政治敏锐性[2]。首先，要提高政治站位，不断提升政治理论素养，加强政治理论学习，时刻保持正确的政治方向。其次，注重日常的点滴积累，一个优秀的文秘工作者绝非一朝一夕就可以练就的，需要经过漫长的工作洗礼，同时更要善于对日常繁杂的工作进行不断地总结与归纳，善于总结，不断提升，方可在面对复杂局面时游刃有余，从容应对。再次，要做好领导的辅助工作。日常工作中，要在提高思想站位的同时，向领导看齐，尤其对领导修改后的草拟稿要进行总结归纳，与领导的工作思路保持一致，协助领导完成相关工作。最后，要保持良好的心态。作为一名文秘工作者，要认清工作定位，明确自身优势。在工作中，要调整好心态，耐得住寂寞，守得住清贫，用“功成不必在我，成功必定有我”的态度积极面对本职工作。

（二）提高业务水平。农业科研单位办公室文秘工作人员需要帮助领导完成起草文件、下发通知、草拟总结报告等事务性工作。这些工作看似普通，但绝不简单，代表着农业科研单位领导的思想，具有很强的政策性和导向性。因此，农业科研单位文秘人员不仅要掌握最新的科研知识，还要积极学习上级文件，及时了解上级指示精神，能够站在领导的角度去思考问题。文秘人员还应该经常进行实践调研，在调研中发现自身的不足，做到不断创新，取长补短。与此同时，农业科研单位办公室文秘人员要注重提升自己的专业能力，如沟通能力、组织能力等。工作中有时需要传达上级的文件指示精神，农业科研单位办公室文秘人员要站位准确，理解清晰，善于运用沟通技巧，针对不同的人采取不同的沟通方式，进行有效沟通。

（三）改进工作方法。首先，农业科研办公室文秘人员可以通过建立台账使工作一目了然。文秘的日常事务性工作比较烦琐、零碎，因此，建立台账可以更好地让文秘人员理清工作思路，明确工作时间节点，使工作有序地开展。办公室文秘人员可以利用现代手段建立电子台账，这样可以随时有调整，随时能更新，对工作了如指掌，提升工作效率。其次，农业科研单位文秘人员在工作中会遇到一些突发事情或紧急情况，要做到特殊事情特殊处理。例如：领导临时交代的一些工作，对于该项工作的来龙去脉不是很清晰，又不方便向领导询问的时候，文秘人员要有追根溯源的本领，降低工作的难度。再次，农业科研单位办公室文秘人员应该熟练地处理各类事务，把工作分条缕析，提高工作效率。文秘人员在处理每项工作时应该根据工作的轻重缓急提前做出预判，时间紧的工作应抓紧完成。如果领导需要一份紧急但是不重要的文件，也应该以领导为主，放下手头上的工作，先处理好领导交代的工作[3]。

（四）提升创新意识。农业科研单位办公室文秘人员要坚持与时俱进的发展理念，创新是发展的第一源动力，农业科研单位更要注重创新的工作方式方法。文秘工作的创新是在以往工作的基础上继承好的经验做法，并且不断向更好、更完善、更高效的方向发展。农业科研单位办公室文秘人员要敢于解放思想，勇于寻找新的工作方式方法，推陈出新，善于运用现代化办公软件，适应新时代的发展。

（五）进一步改善工作环境。一是加强文秘人员的交流培训，拓宽业务能力水平，及时了解掌握党和国家最新的方针政策。通过有计划的制定学习交流培训，提高农业科研单位办公室文秘人员的业务能力水平，在交流中找出工作中的不足。二是加强对文秘工作的重视，农业科研单位主要以科研为主，办公室文秘工作多为服务辅助型工作，各单位各部门应高度重视文秘工作，适当增加文秘人员，减轻文秘人员的压力，这样才能更好更高效地完成工作。三是注重文秘人员的培养，努力改善农业科研单位办公室文秘人员的发展环境。毛泽东同志十分重视文秘工作，他要求“既严格要求秘书认真工作，又注意培养秘书人员成才”[4]。农业科研单位主要以科学研究为主，办公室文秘工作起辅助作用，是科研工作中的重要一环。因此，要不断完善职称晋升、干部提拔制度，来增加农业科研单位办公室文秘人员的职业荣誉感、认同感、自豪感，提升文秘人员的归属感，增强凝聚力，提升战斗力。

五、结语

通过对农业科研单位文秘工作的现状、特点和存在的不足进行讨论，本文提出应该提高农业科研单位文秘人员的自身修养、业务能力和水平、改进工作方法、提升创新意识、改善工作环境，使农业科研单位办公室文秘人员更好地完成本职工作。文秘工作非常零碎，但非常重要，文秘人员必须有事业心和责任心，热爱农业科研单位文秘工作，发扬“甘为科研事业发展当人梯”的精神，主动服务[5]。只有不断地学习，提高个人专业能力，才能提高工作效率，更好地完成领导交办的各项工作，更好地完成文秘工作。