煤矿企业档案管理信息化建设对策分析

文/陕西彬长胡家河矿业有限公司 周睿豪

在信息化社会，网络信息技术在各行各业扮演着至关重要的角色，越来越多的企业开始推进信息化改革，煤矿企业也不例外。因信息化建设经验不足，煤矿企业档案管理信息化改革成效不显著，还无法适应时代发展的需要。因此，分析煤矿企业档案管理信息化建设具有非常突出的现实意义。

一、煤矿企业档案管理信息化建设的意义

（一）促进信息交互。煤矿企业档案管理信息化建设可使以数字资料存储为主的模式代替以纸质档案保管为主的模式，畅通档案信息互联渠道，便于相关人员在权力范围内调取、查阅档案，降低档案信息的利用难度。同时激活煤矿企业闲置的档案信息，为档案资源的开发利用夯实数据基础。

（二）降低管理成本。传统煤矿企业档案管理主要依靠人力，因档案管理工作内容繁杂，管理人员需要耗费大量的时间、精力，管理成本较高。而推进煤矿企业档案管理信息化，可以利用自动化系统代替大部分人力，为各部门基础档案的整合提供载体，实现基础文件、档案的一体化管理，降低人力、物力资源损耗，减低煤矿企业管理成本。

（三）实现自动管理。在现代煤矿企业管理体系中，档案管理信息化关乎内部管理自动化。推进煤矿档案管理信息化建设，可以档案管理信息系统为核心，自动记录、上传日常工作内容，自动统计档案查阅记录、销毁记录、更新记录，将工作人员从烦琐、重复的工作中解脱出来，提高管理效率。

二、煤矿企业档案管理信息化建设现状

（一）建设制度不完善。当前，我国大多数煤矿企业在档案管理方面仍然延续着传统制度，在档案标准化、规范化开展方面存在极大的缺陷，管理水平无法适应管理信息化建设的需求。加之市场经济纵深发展过程中煤矿行业内部竞争的加剧，不完善的档案管理制度不利于档案信息的利用，无法充分发挥档案的指导决策作用，影响煤矿企业内部管理实力的增强。

（二）信息化系统缺失。在煤矿企业档案资源管理现实需求日益增长的背景下，信息化系统的缺失已成为煤矿企业档案工作的现实情况。煤矿企业档案类型目前仅有文书类档案，单一的档案类型导致档案信息化长期依赖已有的办公自动化系统，档案资料整理、归档效率不高。加之已有的办公自动化系统仅服务于煤矿政务管理，不具备海量数据的结构化利用、科学化编研、安全化存储能力。

（三）信息化内容不全。科学而规范地记录煤矿企业档案信息，对煤矿企业快速发展具有非常重要的意义。但是当前煤矿企业档案信息化管理内容不健全，特别是安全档案。同时员工健康档案信息化缺失，未完整记录员工的健康状况，或仅针对特定员工的健康状况进行信息化建档，未全面落实员工健康档案信息化要求，影响了健康档案预防、预测、保健功能，导致大量档案资源的浪费。

三、煤矿企业档案管理信息化建设对策

（一）建立健全档案信息化制度。1.档案转换制度。面对档案信息化建设制度缺失的现状，煤矿企业应以信息技术为支撑，落实电子档案单套制管理，全方位推进档案资源的数字化存量、电子化增量、网络化利用。在全方位推进档案资源网络化的过程中，煤矿企业应进行档案转换制度的细化和完善，为基于计算机的历史档案电子存储、检索和使用提供指导，进而根据档案信息化、规范化、标准化检索的要求，将档案管理制度程序化、量化处理，形成贯穿档案管理信息化建设全过程的参照。煤矿企业档案转换技术需涵盖数字档案资源转换的目的、介质、转换方式、周期、范围等内容。煤矿企业数字档案转换目的是保护档案资源，避免数据丢失或遭受病毒攻击，确保档案资源管理的可靠和稳定；煤矿企业数字化档案转换介质为光盘、硬盘、云端等，各介质需要存入防磁柜，避免灰尘、有害气体或电磁辐射的干扰；煤矿企业数字化档案转换方式为扫描上传、代理软件自动调取上传；煤矿企业数字化档案转换周期为一个月；煤矿企业数字化档案转换范围涵盖企业重要活动事项（经济、文化等）、具有重要保存价值的文件、反映企业管理活动的内容、与职工或重要设备有关的具有现实意义的数字档案等。将纸质档案转换为电子档案后，因为电子档案有易复制、易更改、难保存的特点，极易遭受自然环境、突发事件或人为不当操作的威胁，加之电子文件存储工具寿命有限、电子档案读取设备不断更新，有时会出现新的档案读取设备无法读取旧工具内电子文档的情况，影响后续工作的开展。因此，档案管理人员应注重电子档案的异地异质备份，优选用于煤矿开采问题的电子档案，突出重点，将登记备份与煤矿开采档案数据库建设有机整合，积极完善虚拟档案系统并在线备份。煤矿在线档案备份期间，各岗位职工需要先填写登记备份表格、数据移交－接收档案，再加密纳入登记备份范围档案生成备份加载包，在线（周期备份）或离线（脱机备份）转移。2.档案信息化责任制度。在建立健全档案转换制度的基础上，煤矿企业应注重优化现有档案人员责任制度。在明确档案管理人员懂技术、会管理、热心服务的基础上，从电子化移交文件范围、时限以及记录内容、保存形式、档案资源与其他业务资源对接着手，逐一完善，便于增强档案管理者的责任意识，使档案管理者更好地为企业内其他部门服务。档案管理人员需要对档案信息化的形成、完善、归档保存、备份等整个过程负责，矿资料涵盖采矿全程形成的与矿有关的文件。同时档案管理人员每月应当借助计算机或其他数码设备规范收集、整理、归档、查找、利用，作为定稿、草稿、记录最终修改结果的凭证信息，如借助扫描仪或照相机获得的静态图像文件、采矿期间形成的修改稿以及定稿文件、计算机软件设计绘制的图形文件、多媒体制作的多媒体文件、数据库系统制作的数据文件、网络接收传播的文件、自主产权或使用权的程序类文件、音频设备获得的声音文件、视频设备获得的影像文件等。除此之外，档案管理人员应当根据煤矿档案文件的分类方案、整理方法，按照顺序优先选择档案保存形式，包括只读光盘、一次性写入光盘、磁带、可擦写光盘、硬盘等，避免选择软盘、移动硬盘、U盘作为电子文档的长期保存载体；在档案资源与其他业务资源对接时，档案管理人员应认真检测电子文件，确认档案载体无划痕污渍、电子档案无病毒且文件真实完整、特殊格式版本与操作手册完整后，填写对接表格，一式两份，一份随档案移交，另一份由档案管理部门整理。

（二）建立档案信息化管理系统。信息化管理系统是煤矿企业档案管理信息化建设的核心，也是档案管理由封闭化迈向开放的支撑。因此，煤矿企业应以档案实体和电子文档信息科学化管理、档案信息综合化利用为导向，引入基于信息安全技术、图像处理技术、数据压缩技术、信息存储技术开发的JAVA Collaboration6软件，以J2EE框架为基础，打造企业级数字档案管理平台，实现对企业档案管理全过程的自动化管理，对上移交汇总、对下监督指导。同时选择无侵入式IOC/AOP模式编程，衔接档案管理资料内容（矿生产服务数据、档案数据库、档案的信息移动客户端），满足基于H5移动端办公与煤业档案的协同要求。在此基础上，依据不同档案资源的特性，扫描档案目录入库，将档案内容精准存储于相应位置，并衔接存储位置、系统平台档案管理模块索引数据库，经阶梯式目录索引，实现对不同类型档案信息资源（文件、音像、图纸、报表等）的全流程监督，为加快推进档案资源数字化、档案服务网络化提供充足的支持。

根据煤矿档案信息化管理的需求，在档案管理系统平台技术支持下的档案管理应具备安全性、前瞻性、先进性。同时煤矿企业档案管理系统需要涵盖个人借阅档案、档案信息查询、档案利用记录、个人档案查询、档案信息维护几个模块。其中个人借阅档案主要基于用户档案查询、信用共享服务，以用户数据集成为重点，设置系统端档案借阅审批权限，由煤矿企业档案分管领导审批借阅申请单，通过借阅申请单，由系统端调取借阅档案内容并提供给借阅者，全程允许煤矿企业档案管理人员阅读、保存、打印；档案信息查询主要是在系统端开放关键词查询页面，允许档案管理人员或者其他部门具有档案查询权限的人员设置检索范围，分层检索；档案利用记录主要是在系统端设置档案借阅归还日期提醒、档案浏览统计功能，自动向到了归还期限但未归还档案的人员、档案管理人员发送提醒，便于档案管理人员及时催交，快速提高档案利用效率；个人档案查询允许煤矿企业个人进入档案管理账户终端查阅个人信息，并根据收档要求进行数据的修改、添加或删除。

档案信息维护需要档案员借助扫描仪，将科技档案、文书档案、音像档案、会议档案、照片档案等不同类别介质档案转换为电子档案信息，并对档案信息进行分类别编目。编目后的档案总目录、卷内目录、案卷目录可顺次嵌入JC6档案管理模块，并在服务器内存储数据，对接档案数据、网络系统。在此基础上，针对不同操作者可设计不同种类文档的访问权限，加密处理重要文档，并加强防火墙技术，规避非法访问、病毒入侵。常用的煤矿企业档案加密技术为Windows资源管理器，单击开启程序并选择附件，选中待加密档案文件（或文件夹）并单击文件属性。在文件属性栏常规选项卡中选择“高级”，并选中“加密内容以便保护数据”框，完成NTFS（New Technology File System）分区卷上档案文件（或文件夹）加密。在加密文件夹时，管理人员应根据需要选择是否同时加密档案子文件夹，便于全部文件、子文件夹在添加进文件夹时自动加密。

（三）丰富档案信息化内容。1.员工健康档案。员工健康档案信息化是煤矿企业档案管理信息化建设的必然趋势，也是全面掌握员工身体状况并为其提供高质量服务的关键。因此，煤矿企业应注重从企业管理层面入手，树立正确的信息化意识，强化员工健康档案信息采集措施，及时调查员工健康状况，完整记录各岗位员工健康信息，记录各种健康因素，如是否有职业病、何时何地采取过何种治疗手段、治疗后的康复情况等，并对员工健康档案中的个人隐私信息进行保密。同时建立动态档案资料更新机制，借助信息化技术随访记录特殊岗位员工的真实健康状况，缩短档案更新时间，提高档案信息管理的时效性，杜绝健康信息盲区，为员工健康档案应用价值的提高提供依据。在这个基础上，根据现代煤矿开采模式下的员工架构，将专业知识与思想理论相结合，熟练利用计算机技术与数字化管理方法，在多岗位多部门进修学习，了解一线员工的真实工作情况，关联分析员工工作内容与健康状况，为员工健康档案预测、指导功能的发挥提供依据。2.安全培训档案。安全培训是煤矿企业内部管理的重要内容，安全培训档案是煤矿企业档案管理信息化推进的关键。完善的安全培训档案可以发现煤矿企业安全培训管理漏洞并提供改善方案，预先规避培训工作中存在的多种事故，保障煤矿开采过程安全。从安全培训档案信息化的构成来看，可以贯彻权限管理灵活性原则，将档案管理划分为员工信息、安全奖惩、隐患信息、工伤事故几个小模块。员工信息以树形结构反映各部门员工之间的关系以及组织变换，并划分为人事管理、角色管理、用户管理几个部分，分别负责煤矿企业全部员工个人信息的查询与更改、赋予不同用户权利并变更其行为权利、设定或更改操作系统全部用户信息等；安全奖惩主要是定期统计煤矿管理期间违规行为、创新行为，为绩效奖惩制度的制定提供依据；隐患信息包括潜在的安全隐患、直观安全隐患等，在登记安全隐患信息的基础上，统计公示存在隐患的部门、导致隐患的原因、隐患处理措施，为安全培训方案的制定提供依据；工伤事故主要是记录培训前后煤矿工伤事故的发生率、处理情况，并记录月度煤矿工伤事故的发生比例、伤亡人数、事故发生原因，将数据提交至管理方，为煤矿安全培训分析安全质量问题的解决方案提供依据。

四、总结

综上所述，档案是煤矿企业历史发展状况和经营数据的记录，有助于煤矿企业管理人员了解过去、掌握现在和预测将来。煤矿企业档案信息化建设可以畅通信息交互渠道，减少管理成本，促进档案管理的自动化进程。因此，面对当前档案管理信息化建设存在的问题，煤矿企业档案管理者应持续完善档案管理信息化制度，升级档案管理信息化工具，丰富档案管理信息化内容，为档案管理信息化的推进提供充足的动力。