探析新形势下的企业办公室管理效能

2024-04-26国网江苏省电力有限公司苏州供电分公司王晓梅郭敏

办公室业务 2024年5期

文/国网江苏省电力有限公司苏州供电分公司王晓梅郭敏

企业办公室是处理企业日常综合性事务的重要场所，也是部门与企业整体事务信息的“汇集地”，提高办公室管理工作效果，有利于企业高效地处理日常事务，对企业的正常、平稳运转发挥着不可替代的重要作用。随着市场经济的发展、行业转型、国资国企改革进程的深入，企业发展面临的挑战加剧，要在复杂的环境中寻求发展之路，就要重视内部改革。企业办公室的管理效能有综合性特点，其职责范围丰富，关系到企业的整体发展水平与竞争能力，因此，企业管理人员应高度重视。

一、企业办公室管理概述

（一）内容。办公室工作内容涉及企业的业务活动、经营活动等多个方面，工作内容纷繁复杂，办公室工作人员更是肩负着重要职责。办公室管理工作按照内容，可分为以下四个层面：1.日常管理。企业办公室常规工作就是日常管理，如档案管理、公文写作与处理、会议工作、图书管理等。这些内容较为烦琐，办公室工作人员要能够清晰梳理各项工作内容，在保障工作流程规范性的同时，有效处理各种日常事务管理。2.协调管理。办公室管理工作主要是协调各部门之间的关系，让部门间通力合作，在结合企业发展导向的基础上，促进部门之间的良性沟通、有效运转。在此过程中，不同部门的工作人员应统一认知，主动交流，协同合作，顺利完成各项任务。3.辅助决策。办公室有“承上启下”的作用，不仅要重视部门之间协调效能的发挥，还要为领导、管理人员的决策提供辅助。办公室需要收集、整合相关信息，结合领导的要求，按照企业实际情况提出多种备用方案，让领导能够结合方案并参考各项数据做出正确决策。办公室工作人员要做好相关决策的记录，切实发挥辅助作用。4.处理临时任务。办公室职能与其他部门和机构相比，灵活性更强，办公室工作人员要有能力解决和处理突发性事件，尤其是突发的特殊情况[1]。

（二）特点。企业办公室管理工作具有复杂、涉及范围广等特征，是企业重要的管理服务部门，从企业的角度出发，办公室管理具备以下特点：1.全局性。企业办公室是日常运营工作的中转枢纽，能够发挥统筹协调的作用。办公室工作涉及企业内部的各个部门和组织，承担着制定企业发展决策、监管决策实施情况的职责，因此，企业办公室是企业内部不可或缺的重要部分，直接关系到企业的运转与发展。2.协调性。企业办公室需要连接上下级，保障企业各项重大计划、方案、制度的实施，还要协同处理企业内外矛盾，是企业连接上下级、内外部的重要路径，可以帮助企业构建积极、优质的工作环境。3.服务性。企业办公室管理不仅可以协助部门开展工作，还具有服务属性，可以帮助企业在开展规划指导的同时，为领导决策和企业发展提供服务。

二、办公室在企业管理中发挥的作用

（一）参谋辅助作用，提高工作热情。充分发挥企业办公室的参谋辅助作用，能够促进企业内部建立和谐、民主的工作环境，便于提高企业员工的工作热情与动力。首先，办公室能够为各级部门提供及时、有效的信息，帮助部门落实各项工作；其次，围绕企业工作重心进行研究调查，保障信息的准确与合理；再次，依据企业领导的思想和意图进行文稿撰写、文件编辑、数据分析等；最后，针对企业的重大决策提出有价值的建议和信息。办公室职员充分发挥参谋作用，不仅可以为领导提供必要的信息和数据支持，还能激发员工的工作动力。

（二）督促检查作用，提升工作实效。企业办公室监管工作覆盖范围较广，大到企业的重大决策，小到基层员工的工作执行情况，都是办公室督促检查的内容。由于这些任务繁杂，要有效提高办公室管理工作效果，就要有目的地突出重心，将更多的精力放到重大决策以及领导批示工作的落实上，善于发现矛盾与不足，积极尝试从根源上解决问题，保障问题及时解决，助推决策的落实与执行。督查工作要体现实效性，这就要求办公室工作人员建立求真、务实的思想认知，具备严谨、扎实的工作态度，主动探寻行之有效的工作方式。在新形势下，办公室工作人员应紧跟时代发展步伐，充分发挥督促检查职能，做到及时发现问题、及时解决，促进办公室管理工作的高效落实。

（三）协调综合作用，掌控发展大局。协调综合是企业办公室的基础职能，也是保障企业长效发展的关键，需要办公室管理工作切实发挥应有的作用。首先，要发挥带头作用，工作人员要敢于承担责任，兼顾企业内部各方面的关系，为企业构建良好的发展格局；其次，发挥统筹作用，尤其是在重大会议或是组织活动期间，办公室工作人员应在秉持前瞻性原则的同时，做好预案分析，精密部署活动，精心组织，明确职责范围，保障会议、活动的充分落实；最后，切实发挥枢纽作用。企业办公室不仅要承担“承上启下”的职责，还要积极执行“协同左右”“沟通内外”等工作。“协同左右”是指围绕领导的决策部署，协调多个部门资源，建立平级单位和部门之间的合作与良性竞争关系；“沟通内外”是指建立有效的沟通机制，借助信息网络平台，促进信息的传递，让企业及时获取企业内部、行业领域的环境变化及最新消息，帮助企业领导及时调整并优化经营决策[2]。

三、办公室管理工作现存的问题

（一）管理体系有待完善。随着时代的发展，以往的企业办公室管理机制已经难以满足当前企业发展的需求，因此，无论是办公室管理方法还是机制、体系，都应进一步优化和完善。当前，部分企业办公室缺乏完善的管理体系，尤其是管理制度，缺少对当前工作的精细化指导，导致企业办公室发挥的效能难以达到预期，不仅管理成本较高，工作规范性也难以得到保障。

（二）队伍建设有待加强。新形势下，工作理念、工作模式的改革意味着队伍建设也要随之改革和优化，新时代的企业办公室管理对工作人员提出了更高的要求。但部分办公室工作人员存在工作懈怠、缺乏责任感、缺少创新意识等情况，难以适应当前工作环境的变化。还有部分企业办公室存在队伍结构不合理的情况，工作内容重复性较强，工作人员自身能力水平不高。此外，由于办公室工作内容繁杂，工作人员在工作期间有极大的心理压力，长此以往，会失去工作热情，难以创新工作，更没有精力去学习和掌握先进工作理念与技术。

四、企业办公室管理工作的优化思路

（一）创新工作理念。在市场经济发展的大环境下，为促进企业更好地朝着现代化方向发展，要将先进的管理理念、管理思维、管理方式逐步融入企业创新发展过程，这为办公室管理工作的创新发展提供了思路和明确的要求。要切实提高办公室管理工作效果与质量，应积极融合先进的管理理念，在考虑企业实际情况的基础上，保障管理工作的预见性，逐步完善管理机制，继而保障企业在激烈的市场竞争中获得更多的发展机遇[3]。

企业管理人员应鼓励办公室工作人员积极创新工作思路，优化管理方式，主动挖掘岗位的价值，借助激励等手段，激发员工工作动力，再结合管理制度约束员工行为，保障管理工作的有效落实。企业管理人员要充分意识到，只有强化办公室管理工作效果与质量，规范工作模式与机制，才能为企业发展提供源源不断的活力。

（二）完善管理制度。为进一步强化办公室管理工作效果与质量，企业要重视并建立长效管理机制，借助规范化的管理方案，约束职工行为，提升管理效能。借助健全的办公室管理制度，可以实现管理工作的规范化发展，激发员工动力，为企业的后续长远平稳发展提供助益。除完善办公室管理制度之外，还需从领导的职能定位出发，制定顶层管理性文件，明确各级管理人员的职能和工作方式，一方面，明确企业治理主体的责任权限和职能范围，另一方面，促进企业管理工作机制的优化与完善。

（三）改善管理作风。优良的工作作风可以强化团队的凝聚力，因此，作为新时代背景下的企业办公室工作人员，应不断加强学习，提升协调办事能力、综合分析能力等能力，切实保障办公室效能的充分发挥。此外，应加强岗位工作研究，结合创新精神与能力，在实际工作中积极扩展企业办公室管理局面，建立标准规范、优质高效的管理机制，在强化办公室管理效能的同时，助推企业文化建设与优良风气的传播。

（四）提高管理水平。办公室管理工作涉及企业资源配置与各种活动的开展，具有复杂性和系统性，因此，应大力提高办公室管理水平。管理人员应正确处理管理决策、明确管理机制约束的对象，了解先进管理理念的内涵，切实提高信息与数据的处理能力。以企业实际发展导向和运转情况为依据，充分发掘办公室工作人员的潜能，使其积极参与办公室日常管理工作中来，强化管理任务，有效提高办公室管理效能[4]。

五、充分发挥办公室管理效能的具体策略

（一）提高企业办公室工作人员的综合素养。企业办公室工作人员的综合素养是办公室效能充分发挥的基础，能更好地实施相关管理、决策工作。强化办公室人员素养，有助于推动办公室效能的充分提升。对此，企业可借助多样化的职工培训岗位培训等方法，引导办公室工作人员结合岗位工作内容，依据自身的职业发展规划，制定个人发展计划，实现企业价值与员工自身价值的统一，让员工与企业发展相辅相成。企业可以从加强党建工作、组织经验交流活动等活动入手，从思维、素养、能力等层面实现对办公室职员的培养，使其正确认识到岗位的重要性和现实意义，懂得主动创新的必要性，进而结合实际情况，实现自身的长远发展，为企业发展提供助力。

（二）企业业务活动与办公室管理工作相结合。企业在发展过程中要充分发挥办公室管理效能，就要将其与企业业务活动相结合，以企业战略发展目标为依据，以实现企业效益最大化为导向，积极促进业务活动与管理活动的协同发展。这要求企业管理人员规范企业内部管理工作，依据行业法律法规，分析市场经济发展态势以及行业发展动向，深入探究办公室管理模式的创新路径，提高企业办公室工作人员的业务技能。一方面，促进企业业务的长效发展，另一方面，促进办公室管理制度的优化与完善，为企业的可持续发展提供助益。

（三）建立学习型、创新型企业办公室。让企业办公室呈现出学习型、创新型特点，是新时代社会环境和行业发展环境对企业提出的要求，也是企业实现现代化发展的重要路径，更是有效提高办公室管理效能的关键手段。以当前企业办公室实际情况为依据，结合办公室管理岗位职责，采取定期组织学习等方式，引导企业工作人员转变价值观念、规范岗位行为、主动参与管理创新工作，具有重要的现实意义。在建立学习型办公室的过程中，办公室工作人员要通过自主学习实现信息的交流与共享，为个人的发展提供保障。经过有效的学习，企业可采用适当的考核方式，以考核成绩为标准，制定相应的奖惩机制，有效提高员工学习、工作动力，构建良性竞争环境[5]。

（四）强化企业办公室的监管监督职能。办公室管理工作的高效开展，需做到以下几点：首先，要优先建立规范化的工作秩序，让指挥、决策等工作得到顺利实施；其次，企业办公室承担着督促检查的重要职责，要落实部门的督察职责，因此，强化办公室的监管监督职能，可以保障部门工作的高效落实，便于企业发展战略目标的逐步实现。在此前提下，将企业发展战略视为核心，建立高效的办公室监督管理机制，强化监管监督职能，具有重要的现实意义。