提高基层档案管理水平的措施探讨

摘 要：科学技术的快速发展，现代化技术在档案管理工作中的有效应用，为基层档案管理工作带来较大便利条件，有效缓解了工作人员的压力。为进一步推进档案管理水平的提高，相关人员应积极转变传统观念，了解当前档案管理存在的问题，以增强档案管理的安全性和稳定性。本文主要阐述强化档案管理工作的意义，并提出当前档案管理阶段存在的问题，同时提出针对性管理措施，以供相关人员参考。

关键词：基层工作；现代技术；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

网络技术的迅速发展，为各行业发展带来较大机遇和挑战。基层档案管理部门工作主要包含档案收集、整理、保管和利用等内容，日常工作依靠人工，工作量极大。同时，由于档案管理和提取复杂，档案资料的利用率不高，且极易受到外界环境的影响，导致纸质档案损坏。对此，为增强档案管理水平，应积极引进现代化技术，将网络技术融入档案管理的各个层面，为国家和社会提供良好的档案服务。

一、增强基层档案管理意义

在当前时代背景下，社会环境的不断变化，为档案管理工作带来较大冲击。为了适应当前发展趋势，基层档案部门应积极转变自身的工作模式，引进先进信息技术，使其融入档案管理的各工作环节，以促使档案管理效率全面提升。增强基层档案管理的意义主要包含以下几方面。

第一，推进档案事业发展。档案管理工作对社会发展具有重要意义，完整真实的档案资料能够为各级政府以及相关部门领导者的决策提供参考依据，保障各项决策的科学性和合理性。第二，强化信息化建设。在基层档案管理工作中，强化信息化建设，能够推进档案管理水平的進一步发展，增强档案的服务价值，以促使档案信息的整体功能以及作用得到全面发挥。第三，节省管理成本。增强管理水平不仅能够提高基层档案管理效率，还能节省工作成本。通过完善信息化建设，引进现代化设备，实现管理工作的智能化，减少人力成本的投入，以实现对成本的有效节约。

二、基层档案管理现存问题

1.思想认知不准确

在基层档案管理工作中，档案管理方式逐渐向着数字化方向发展，有效缓解人员工作压力，实现档案资料共享。但是，在实际工作中，基层管理人员档案管理意识不充足，领导部门对该项工作的重视程度较低，导致部分档案管理工作存在形式化严重问题。同时，部分工作人员缺乏档案管理的专业知识，对于上级下达的文件理解不到位，造成档案资料混淆问题，档案管理工作水平难以有效进步。

2.档案队伍不专业

现阶段，虽然档案管理工作实现数字化，但是在人才队伍建设方面，内部缺乏数字化专业人员。一方面，内部管理人员不能熟练掌握现代档案管理方式，在实际工作中人员无法熟练操作现代化设备。部分县档案馆虽然开展了技术培训活动，但是培训内容的针对性较差，导致参与人员难以掌握正确的管理方式，业务水平无法进一步提高。另一方面，档案管理部分专业管理人员少，管理人员流动性较大，无法对内部管理工作展开有效梳理，在面对复杂档案管理工作时自身能力无法满足工作需求。此外，缺乏对档案管理人员的考评机制，对人员的业绩考核不到位，工作指标设置不明确，无法充分激发人员工作热情，致使档案管理工作的改革升级面临较大困难。

3.信息建设不完善

档案管理水平的提高需要完善的硬件设备设施以及信息化设备。部分县级档案管理部门，由于资金条件限制，内部信息化建设不完善，硬件设施配备不充足，给档案管理工作带来较大影响。首先，档案储存环境差。部分基层部门缺乏专门的档案管理场所，档案保管场所难以达到工作需求，致使档案面临较大安全风险。其次，现代化设备较为落后，部分单位在档案管理方面使用的计算机、扫描仪等设备较为老旧，现代化设备配备不完善，大数据、云储存等信息管理系统缺乏，导致管理水平无法得到全面发展。最后，档案部门对信息化建设缺乏完善的工作计划，设备更新和采购方面缺乏规划。在日常工作中缺乏对设备设施的更新维护，致使设备设施使用寿命降低。

4.监督管理不到位

档案安全是档案管理工作中的重要任务。部分档案管理部门缺乏完善的监督机制，难以及时发现档案管理阶段存在的问题以及风险因素，致使档案面临较大的丢失和损坏风险，无法保证档案的真实性和完整性，档案利用价值难以充分发挥。同时，内部没有设立独立的监管部门，致使日常监管工作不到位，无法保证监督的客观性和公正性，使其管理效果未能达到理想目标。

三、提高基层档案管理措施

1.提高思想认知

现阶段，县级档案管理部门应加大对档案管理数字化工作的重视，改善传统思想。

第一，转变陈旧观念。基层档案管理人员应正确认识档案数字化对社会发展的重要意义，跟随时代发展步伐，将档案管理工作融入日常工作环节中，营造浓厚的档案工作氛围，以增强内部人员的档案管理意识。第二，档案管理人员应主动学习档案相关的法律规定，了解相关政策文件内容，以对档案工作具备全面、系统的认识，从法律层面增强对档案管理的认识，加大对该项工作的重视程度。第三，树立创新意识。县级档案管理部门应积极创新思想观念，营造良好的档案服务环境。简化档案查阅工作流程，为群众提供便捷高效的档案服务。拓宽档案服务范围，加深群众对档案工作的认识，以便人员可针对自身需要查阅档案，充分发挥档案的服务价值，也能加深群众的档案管理意识。

2.加强技能培训

为增强人员的数字化专业水平，应积极建设档案管理人员队伍，定期组织技能培训活动。强化技能培训可从以下几方面开展。

在基层人员培训方面，随着互联网技术的快速发展，档案管理工作逐渐转移到线上。因此，在人员培训阶段，应帮助管理人员认识电子档案管理的作用和优势条件，明确电子档案数字化管理工作的要点。首先，应对档案信息录入、扫描方式展开详细讲解，随后明确档案的分类标准和储存方式。在数据录入工作中，应注重核查信息的准确性，强化人员的责任意识，以增强人员对档案管理流程的全面了解。基础知识讲解结束后，可带领人员开展实际操作培训，以帮助人员掌握熟练的操作方式，增强档案管理意识，在后续工作中能够始终以认真负责的态度完成档案管理和保存工作。

在提升管理人员业务水平方面，基层档案管理人员的主要任务是展开档案归档管理，确保档案的安全性和完整性。但是，部分单位档案管理人员专业水平较低，致使管理工作的实施效果难以达到理想目标。对此，单位应积极开展技能培训工作，扩宽人才培养途径，开展多样化培训活动，以强化人员的专业水平。同时，积极引进复合型人才，不仅要求人才具备充足的档案管理知识，还应具备一定的计算机操作技巧以及现代化设备应用能力，提高数字化技术应用水平，以保证内部人员队伍的专业化水平。此外，培养人员的责任意识，强化主动学习意识，在日常工作中不断强化自身业务水平，以为档案管理工作贡献力量。

3.完善信息化建设

在信息化建设方面，当地相关部门应不断增加资金投入力度，将档案管理工作纳入年度预算，并设置专项资金，严格按照档案管理要求配备智能化设备，保障县级档案管理部门配备合格的档案储存场所。同时，部门针对自身工作需要，适当购买计算机、扫描仪等工作设备，并引进先进管理系统，以推进档案管理工作向着智能化、现代化的方向发展。

为提高档案管理工作的时效性水平，在档案管理方面应推进信息化建设。一方面，上级部门应对该项工作给予大力支持，提供充足的政策、人力、物力保障，完善内部办公设施，促使内部达到信息化办公水平。另一方面，在档案管理系统建立方面，应注重增强自身风险管控意识，定期排查内部潜在的风险隐患，并开展针对性的防范工作。在管理系统中应配备完善的杀毒和防御软件，避免系统遭遇外来人员侵略，保障档案资料的储存安全。同时，定期安排人员更新和维护系统，保障各项设备的良好运行性能，以提高档案管理系统的运行效率。

4.强化监督管理

为保障档案资料的安全，应建立完善的档案监督管理机制。首先，县级档案馆应设立独立的监督部门，避免出现由其他部门人员兼任的情况，以此保障监督工作的客观性和公正性。其次，实现档案管理工作的全过程监督，建立全程监督流程，以确保各项工作开展的规范性。最后，为增强监督工作开展效果，应增加内部人员的参与水平，实现全员参与，建立多部门联动的监督体系，确保档案管理工作的高效、規范开展。此外，再监督管理工作中，应定期开展对口检查工作。档案管理工作应设置明确的管理权限，合理划分人员工作职责，并定期安排一线管理部门检查基层档案管理工作，及时发现工作中存在的问题，并第一时间改进调整。同时，可设置人员交流平台，通过各部门人员之间的交流讨论，以吸收更多的先进经验，促使档案管理工作水平不断提升。

四、其他措施

1.完善管理制度

科学完善的管理制度是开展各项管理工作的参考依据。在管理制度建立方面，应注重细化管理内容，对档案收集、分类。整理、储存等环节设置规范化流程，确保各环节工作的标准性，以此保障档案工作的质量。在档案收集阶段，工作人员应保持认真负责的态度，确保档案收集的完整性，以全局角度出发，严格按照档案管理相关规定，及时全面地收集档案资料。对于国家规定不得归档的资料，应避免擅自归档。在档案整理过程中，应按照档案类别分类储存，并系统组合、编号，以为后续档案查阅提供便利条件。档案保存方面，应分析各档案之间的联系，并制定保管期限，以发挥档案的使用价值。

2.规范归档流程

在档案归档管理方面，应合理划分人员工作职责，严格遵循整理和归档人员一致原则。为避免人员流动频繁而影响档案归档工作。在实际工作前期，应将档案管理工作要求在合同中明确说明，详细说明档案移交阶段，纸质文件和电子文件移交要求，制定规范的归档流程，确保各项工作严格按照流程要求展开。同时，将档案质量作为归还施工单位保证金的必要条件，档案管理部门应对归还档案质量实行严格审核，对于不符合归档要求的文件应拒绝接受，以此保障档案文件的整体质量，确保档案的完整性和准确性。

档案管理方面，档案资料数量多，内容复杂。在归档工作中，应使用现代化设备，针对档案类别统筹规划、合理划分。针对当前档案管理部门的场地和设备条件，优先将涉及范围广、利用价值高且保存期长的档案归档，并实行数字化处理。其次，对档案库存情况展开核查，优先将档案页面平整、薄厚适中且能够正常翻阅的档案逐步归档。最后，相关建设部门应对已竣工的工程档案的电子版资料提供给档案管理部门，以保证档案的数字化效率。

3.实现资源共享

随着网络技术的迅速发展，各部门的数字化水平进一步提高。但是，在档案管理方面，依旧没有形成集成系统，各类文件格式不统一，导致信息资源共享效果较差。在实际工作中，档案管理人员应充分利用数字化优势条件，建立资源共享平台，在单位内部形成网络化、标准化的信息系统，将大量分散的档案资料开展整合，以实现档案资源共享，提高档案的利用效率。为落实线上档案管理工作，基层部门应针对实际情况建立单位内部局域网，以此保障档案数据的安全性。为保障工作开展效果，应积极引进计算机专业人才，以建立单位内部网站并定期维护网站，保障网站的安全性能。局域网建立结束后，可实现资源共享平台，各单位可通过网络对档案资料实时调取，也可实时监督档案管理工作的开展效果，从而全面提高档案的利用效率。

该项工作的顺利开展，对人员专业能力提出更高标准要求，为保障工作执行效果，档案管理人员应不断加强自身的计算机技能，了解管理系统的操作流程，熟练完成各项操作任务，以确保档案管理工作的顺利开展。

4.健全配套设施

为提高档案工作数字化管理水平，应健全配套设施，档案管理部门应配备专门的档案储存场地，实现档案储存、查阅、办公室分离，并在档案储存场所设置专门的档案架，配备空调和除湿机等设备。档案储存仓库则应做好防火、防盗、防水措施，具备良好的防控条件，以防止外界因素对档案造成不良影响。档案内部具备大量数据资料，且包含人员的隐私信息，在档案管理阶段，应加强对档案的安全防护工作，避免档案整理储存阶段出现档案丢失和被泄露的问题。在安全管理方面，应在档案管理系统内部安装防火墙和杀毒软件，以避免非法分子侵入系统，造成档案信息被泄露。同时，做好重要档案的备份工作，防止档案丢失对单位造成严重损失。为保障档案安全，还应配备完善设施，合理设置人员访问权限，档案传输阶段应经过相关人员审核通过后展开传输，以避免人员的不规范操作对档案管理造成不利影响。

总结

综上所述，在当前时代背景下，群众对档案管理工作的要求逐渐提高，群众对档案管理的专注度日益增强。针对该种社会状况，基层档案管理人员应主动转变自身传统工作观念，顺应时代的发展需求，积极引进现代化设备，完善相关配套设施，以为档案管理工作营造良好环境。同时，为了保障档案储存的安全性和完整性，应建立完善的监督管理部门，实现对档案管理的全过程监督，并在档案管理系统中设立防火墙和杀毒软件，划分人员访问权限，对重要档案实行备份处理，以防止档案丢失和被泄露风险。此外，建立共享机制，发挥档案的服务价值，满足群众对档案的利用需求，从而增强档案的社会影响力。

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作者单位：山东省微山县档案馆

作者简介：於欣颖（1976—），女，汉族，山东济宁人，本科，馆员，研究方向：县级档案馆数字化档案馆建设、数字化库房管理、库房安全管理。