论档案管理的现代化建设

摘 要：长期以来，事业单位对档案管理工作一直比较重视，但档案管理的实际作用却未能得到充分发挥，无法为事业单位开展各项活动提供支持，特别是在大数据时代背景下，事业单位档案信息量激增，不仅为档案管理带来了更加严峻的挑战，还导致档案的使用效率降低。因此，事业单位急需开展档案管理现代化建设。文章分析了档案管理现代化建设的必要性以及事业单位开展档案管理现代化建设存在的问题，通过制定档案管理现代化建设的措施，为事业单位开展档案管理现代化建设提供支持。

关键词：档案管理；现代化建设；事业单位

中图分类号：G271 文献标识码：A

在事业单位持续改革发展过程中，档案管理改革一直是一项重要的任务，尤其是在大数据时代，档案管理现代化建设更加需要提到日程上，开展档案管理现代化建设已经成为事业单位现代化发展的重要一环。当前，一些事业单位不够重视档案管理信息化建设，导致档案管理现代化建设面临较大的阻碍，特別是在事业单位档案管理的基础设施建设、档案管理运转体系构建以及第三方支持等方面明显不足。档案管理现代化能够为事业单位带来较大的效益，对事业单位的发展发挥重要的作用。档案管理现代化能够通过检索技术快速帮助事业单位各部门找到所需档案资料，实现了档案的无纸化管理，还可以借助智能技术实现档案收集、整理和保管的自动化，实现档案线上传输共享，从而提升事业单位各部门的办事效率。由此可见，事业单位开展档案管理现代化建设是极为必要的，事业单位应正视档案管理现代化建设面临的阻碍和问题，从档案管理工作今后的发展趋势出发，全面把握其现代化建设的关键节点，从而推动我国事业单位的深化改革与持续发展。

一、事业单位档案管理开展现代化建设的必要性分析

1.事业单位发展及时代发展的要求

随着大数据时代的到来，事业单位开展各项业务的数据量持续增加，采取传统的档案管理模式已经无法满足事业单位档案管理的需求，传统档案管理模式无法快速地收集、整理、归档以及保管大量的数据信息，当事业单位急需档案资料时，无法及时提供，必然会限制各部门开展业务活动，从而影响事业单位发展。档案管理现代化建设能够构建先进的档案管理模式，将大数据、云计算等先进技术应用于档案管理中，便于档案的整体管理，并能够通过检索技术及时为各部门提供档案资料，为开展各项业务活动提供支持，满足事业单位发展的要求。在大数据时代背景下，事业单位已经意识到档案管理现代化建设的重要性，开展档案管理现代化建设已经是大势所趋，事业单位若要实现持续发展和深化改革，必然要遵从时代发展规律。因此，事业单位开展现代化建设无论是基于事业单位发展的要求，还是时代发展的要求，均具有突出的必要性。

2.事业单位档案管理模式转变的要求

传统档案管理模式是事业单位档案管理部门围绕纸质档案开展的一系列管理活动，虽然此项工作看似难度较低，但其工作量非常大，需要耗费大量的时间，在完成档案整理工作后，档案的实际使用率却不高，导致事业单位档案管理存在严重的“重管轻用”问题，从而使档案的效用未能得到切实发挥。随着档案信息价值的不断提升，事业单位的改革发展也需要真实的档案数据信息予以支持，使得事业单位档案管理模式急需由传统化转变为现代化，即由网络信息技术和计算机技术取代手工或是单纯的电子技术，由智能平台管理取代手工管理。因此，事业单位开展档案管理现代化建设具有必要性。

3.档案利用方式优化的要求

伴随现代网络信息技术的应用和发展，传统档案查阅方式出现了变化，档案管理信息开发利用的主动性特征日益突显，档案管理人员的工作核心发生了转移，已不再将档案整理、校对作为核心，而是需要参与档案编研，利用信息技术对各类档案展开深度挖掘，并以各部门需求为中心开展个性化档案管理和服务，实现档案流转率的提升。在为各部门提供档案原件的同时，还要辅助其开展档案解析工作，根据各部门需求尽快为其提供关联性档案，从而使事业单位业务活动的本质得以还原，并为决策层提供信息支持，辅助事业单位开展公共服务。因此，要求事业单位档案管理必须通过现代化建设来优化档案的利用方式，扩增档案管理服务的内容，从而满足相应的要求。

二、事业单位开展档案管理现代化建设存在的问题

事业单位开展档案管理现代化建设具有一定的必要性，但当前事业单位若要有效开展档案管理现代化建设，不仅需要具备先进的档案管理理念和完善的基础设施，还要建立完善的档案运转体系，并获得必要的外部支持。而从现阶段事业单位档案管理现代化建设的实况来看，还存在一些问题。

1.档案管理理念落后

当前，事业单位在开展档案管理工作时，存在较为严重的“重管轻用”问题，对档案管理工作比较重视，但对档案管理模式的更新发展以及档案的实际利用却不够重视，档案管理模式仍比较传统，主要表现为档案管理未能将先进的现代化技术和管理模式应用其中、档案管理工作方式陈旧以及档案管理机制落后等。同时，相应的管理思想也未及时改进，墨守成规，对国家的档案信息化政策了解不够，对档案管理工作的有效性和档案信息化建设造成了严重的阻碍。

2.档案管理现代化建设的基础设施薄弱

目前，我国事业单位档案管理开展现代化建设仍处于初期探索阶段，在探索的过程中会持续出现一些新型的档案管理技术、设备设施和方法，并会随着时间的推移而更新换代。例如，事业单位最初是采取全人工的方式管理档案资料，随着计算机技术的推广应用，使档案管理开始形成电子化的趋势，而在大数据时代背景下，档案管理已不再是纸质与电子档案双轨制管理，而是将档案存储于数据库或是直接形成云档案，说明档案管理的技术和设备设施更新换代速度非常快。同时，伴随事业单位对档案使用需求量的不断增长，要求事业单位必须加大投入力度，重视档案管理技术和设备设施的更新升级。但实际上，很多事业单位在开展档案管理建设中，存在较多的历史欠账，且所配备的信息技术以及设备设施比较有限，对单位档案室的建设也不够重视，导致档案管理工作比较落后。此外，还有些事业单位的管理人员受传统意识影响比较严重，未能树立正确的档案管理观，导致档案管理缺乏主动性和积极性，对事业单位档案管理现代化基础设备设施建设不够积极，造成事业单位档案管理现代化建设受阻。

3.档案管理运转体系不够科学

档案管理若要实现现代化建设，需要升级档案技术和设备设施，更新档案管理使用的软件，构建相应的分工体系。但受当前事业单位档案运转模式所影响，大多数事业单位在开展档案管理工作时，其分工以及具体的责任划分并不明确，在各项工作的配合方面也不到位，导致档案信息传递的效率受到影响。一方面，事业单位档案管理部门开展工作时的经验分享不够及时，且缺乏统一的工作标准，档案管理规制也有缺陷或是不科学、不完整，导致事业单位档案管理的整体水平偏低，严重影响档案信息的日常传递和使用；另一方面，有些事业单位的上级机关单位对其开展的档案管理工作不够重视，缺乏有力的监管和指导，监控体系也不够完善，对事业单位档案管理现代化建设极为不利。

4.缺乏第三方的有力支持

多数事业单位在开展档案管理工作时缺乏适当的公开度，主要是因事业单位的档案资料一般具有较强的保密性，在事业单位内部实施的一些规制中不难发现，多数档案只可在单位内部传递流转，对避免档案外泄的风险管理比较严格。因此，多数事业单位在开展档案管理现代化建设时，比较重视档案信息收集和存储模块的建设，而对档案共享模块的建设不够积极。同时，档案管理缺乏技术型专业人才的支持，档案管理工作量较大，但岗位编制数量比较少，无法有效满足档案管理现代化建设的需求。如果事业单位在这些方面能力有限，可以引进第三方，通过第三方提供技术、设备设施和人才，达到档案管理现代化建设的目标。但是，多数事业单位受体制、经费以及档案管理理念等因素影响，未能找到适合的第三方，导致事业单位档案管理现代化建设的进程受到一定程度的影响。

三、事业单位开展档案管理现代化建设的措施

1.积极转变档案管理理念

事业单位若要提升自身的档案管理水平，加快档案管理现代化建设进程，必须转变自身传统的档案管理理念，创新档案管理模式，将现代化信息技术作为事业单位档案管理的技术支撑。首先，事业单位应该积极宣传和推广档案管理现代化信息技术，汲取同行业其他单位档案管理改革成功的经验，并结合本单位的实际情况，升级档案管理技术和设备设施；其次，制定统一的档案管理标准，制定可行性强、完整度高的档案管理规章制度，将档案管理技术和设备设施升级作为中心点，制定档案管理的详细流程，不断分析档案管理出现或可能產生的漏洞，采取针对性措施修复漏洞，使档案管理的整体工作效率得到提高；最后，应该加强事业单位档案管理的统一性，不仅要保证标准统一，还要保证技术规程统一，建立统一的档案管理体系，确保各部门之间的档案管理一致性。通过协调各方面的资源，包括人力、技术和标准，事业单位能够实现档案管理现代化建设的全面推进，从而更好地适应信息化时代的要求，一系列措施将有助于事业单位提高档案管理水平，开展更高效、规范和现代化的档案管理工作。

2.加强档案管理现代化基础设施建设

为了使事业单位档案管理现代化建设的实际需求得到满足，必须重视档案管理技术和设备设施的更新换代，尤其是档案管理的基础设备设施、软硬件等，应尽量保持其先进性。事业单位必须从自身实际出发，结合当前的档案管理工作需求、财务要求、技术和设备设施要求，提升档案管理技术和设备设施更新的合理性。在这一过程中，对于前沿技术的掌握显得尤为重要。大数据、云计算和人工智能等信息技术的应用，能够极大地提升档案管理的效能。事业单位应该重视这些技术的应用，通过开发成熟的档案管理信息系统平台，实现档案管理的现代化建设。例如，可以着重构建档案管理系统平台和局域网，使其具备虚拟化和智能化的特征，以提供高效的检索功能，为档案管理工作提供更便捷、准确的支持。此外，事业单位还可以借助先进技术推动档案管理的创新。通过引入先进的检索软件，实现虚拟档案管理，能够更好地满足信息化时代的档案管理需求。智能化的检索软件不仅能够提高检索的速度和准确性，还可以通过学习算法逐渐适应用户的需求，为事业单位提供更为个性化的档案管理服务。

3.构建科学的档案管理运转体系

事业单位若要构建科学的档案管理运转体系必须从以下两个层面着手：第一，事业单位必须明确档案管理的内部职责和分工，实施责任制，将具体职责和分工成文发布，并严格执行。同时，还需要将档案管理工作全部门化，即所有部门均应该积极配合档案管理工作，保证各部门之间相互协调，提升档案管理现代化建设的效率和质量；第二，上级机关单位必须重视事业单位的档案管理现代化建设，对建设的整体过程实施监管，一旦发现存在不合理之处，必须予以纠正，避免事业单位档案管理现代化建设“走弯路”。通过上级机关单位的监管，可以有效引导事业单位档案管理现代化建设的方向，确保其顺利开展。监管机制的建立有助于及时发现和解决问题，提高档案管理工作的科学性和可持续性。

4.发挥第三方在现代化建设方面的积极作用

事业单位开展的档案管理工作对其本身而言属于弱项，主要是因其在技术、设备设施以及人才等方面均存在薄弱之处，但事业单位档案管理现代化建设又是适应时代发展的大趋势。因此，需要借助第三方的力量，积极发挥第三方技术、人才和设备设施等多方面支持。首先，事业单位需要与档案管理部门保持密切联系，获取所在地档案馆、档案局的大力支持，从而获得专业机构给予的技术指导；其次，应该重视与档案技术相关的企事业单位合作，借助此类企事业单位的支持和帮助，推动事业单位档案管理现代化建设；最后，可以委托第三方代管，但需要签署档案保密合同以及委托书，明确各自法律责任与义务。

四、结束语

综上所述，事业单位的档案管理工作是支撑其开展各项业务活动的基础，伴随信息化时代的发展，事业单位开展档案管理现代化建设越来越重要，应该明确档案管理现代化建设的必要性，结合自身实际情况，了解档案管理信息化建设方面存在的问题，并积极采取合理措施解决问题，补充自身短板，不断完善档案管理现代化基础设施，从而提高事业单位档案管理的整体水平。

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作者单位：山东省滨州市财政保障中心

作者简介：韩炜（1985—），女，汉族，山东滨州人，本科，馆员，研究方向：人事档案和文书档案。