融媒体时代档案管理智能化探究

2024-04-25覃家峰

兰台内外 2024年10期

摘要：融媒体时代背景下，档案管理也要顺应时代发展，逐步完成传统人工向网络化、智能化管理的转变。文章在阐述档案管理智能化基本内涵以及智能化管理重要性的基础上，对融媒体时代档案管理智能化应用展开分析，并提出融媒体时代智能化档案管理的相关策略。

关键词：融媒体时代；档案管理；智能化

中图分类号：G271 文献标识码：A

通过信息推广而完成主旋律的宣传，并结合不同群体的个性化差异，对社会正能量实行有效传播是传统媒体的主要特征，也是传统媒体权威性的重要体现。随着信息技术的不断发展，仅凭一种媒体早已无法满足现代社会的信息需求，因此，在结合媒介载体共性的基础上，有效融合广播、网络、电视等多种媒体，利用不同媒体的互补性，实现信息共享已成为必然的发展趋势。融媒体时代，档案管理同样需要数字化转型，并采取智能化管理。融媒体技术不仅促进了档案信息化建设，还让智能化成为档案现代化管理的重要手段。不断推进融媒体技术与档案信息化建设是提升档案管理工作质量与工作效率的首要前提，更是推动档案智能化管理的重要助力。

一、档案管理智能化的基本内涵

档案管理智能化指的是在档案管理工作中以数字化技术为依托，充分利用不断更新的信息技术，包括大数据、人工智能等，通过数据存储、通信网络、终端载体等步骤，推进档案管理向数字化、网络化、规范化发展，最终实现档案的科学化与安全化管理。档案管理智能化的基本内涵主要通过以下几个方面充分体现：一是数字化。档案管理数字化指的是通过数字技术对纸质档案的合理加工，使其以图片、视频、音频等形式出现，更便于存储和传递；二是规范化。无论时代如何变迁，档案管理工作都要严格执行国家及行业的相关规范制度，包括《党政机关电子公文归档规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等；三是网络化。档案管理的网络化，除了能够弥补传统管理的局限性之外，还能通过信息共享，提升工作效率和整体管理质量；四是安全化。档案智能化管理是在确保传统管理可靠、准确、保密的基础上完成的；五是价值化。智能化管理档案不仅有助于入库、归档、编辑等基础操作，还能帮助用户查找档案内容。

二、融媒体时代档案智能化管理的重要性

1.确保档案信息的完整性

在信息技术不断进步的前提下，互联网和大数据技术的应用范围也在不断扩增，几乎与人们生活和工作息息相关的行业均能涉及，其中就包含档案管理。档案管理智能化主要应用上述技术通过对信息开展采集、存储、管理，利用计算机与大数据技术的优势，有效管理繁杂、抽象的数据信息，通过对其类别划分后存储到相应的数据库中，为档案信息的浏览、查找和应用提供重要保障。融媒体时代的档案智能化管理，也使得信息技术的应用范围越来越广，档案管理不只应用于企业财务、销售等相关数据的记录，还能够记录某一时期的焦点事件，并利用智能技术对焦点事件发生的具体时间、主要诱因、事件过程以及后续影响实时查询。以政府的档案管理为例，智能化数据管理是政府制定相关决策的重要参考依据，有助于民众事务快速而恰当的处理。同时，还能利用大数据技术的自动备份功能，将一些重要的数据信息存储起来，便于日后查找，维护了档案的安全管理。不仅如此，智能化档案管理还能解决传统纸质档案人工管理的弊端，将数据信息损毁的可能性降到最低，并避免人为造成的信息误差，使得档案数据信息存储更加安全、准确。

2.促进档案管理工作改革

智能化档案管理需要工作人员及时转变传统的管理理念，与时俱进，在熟知大数据、云计算等相关技术的基础上，合理利用不同技术的优势，规范化管理各类档案，并能够意识到在融媒体时代应充分利用传统媒体与新媒体共存的发展优势。在管理过程中，应不断对当前的信息管理体系加以完善和改进，确保档案管理工作能够稳步开展。相关单位在运营过程中，也要适时构建档案智能化管理机制，从相关管理规范、制度和流程入手，推进档案管理工作向智能化及数字化开展。智能化档案管理能够帮助查阅人员快速、准确地查到需要的数据信息，有效弥补了传统档案信息查询耗时费力的弊端，在减轻档案管理人员工作压力的同时，提高了管理效率。

3.实现档案信息的整合利用

档案信息能否在充分整合的基础上尽快实现合理利用，是以拓展信息资源渠道以及改进传统档案信息存储方式为基础。融媒体时代的智能化档案管理是以有效融合新媒体与传统媒体为基准，通过提升企事业单位的综合实力，对不同类型档案信息严格划分及规范管理后存储，为制定科学、有效的档案存储和分析模式创造便利条件。计算机技术利用自身海量的存储空间，改进了传统档案信息存储模式，通过智能化技术实现纸质档案信息向数字化信息的转变，确保海量信息数据资源配置的科学性。现阶段，档案管理数字化转型发展正处于关键阶段，数字化管理除了能够弥补传统纸质档案管理在存储、查找等方面的不足之处，还能通过信息技术完成海量信息數据的查询和共享，促进档案管理人员及查询人员之间的互动，促使档案管理智能化稳步发展。

在档案智能化管理过程中，信息采集与应用效率的提升均需要新媒体与传统媒体有效融合，并创新传统纸质档案管理模式，通过利用大数据技术的优势实现信息的存储、传输与共享，尽快实现由纸质档案管理转化为数字化管理，促使档案管理效率与质量同步提升。传统档案管理是以管理主动权的有效执行为前提，档案管理人员不仅要参与档案信息的数据分析，还要亲自完成档案信息的查找、调取，在此过程中，耗费了大量的时间与精力。因此，推进智能化档案管理非常必要。从构建一体化档案服务机制入手，对海量的数据资源合理配置，根据查询者的具体要求，为其查找准确的档案信息，并制定智能化信息查询服务体系，以用户的信息需求为依据，构建差异化的服务指标，早日实现海量档案信息的多向传播。

三、融媒体时代档案管理智能化应用

1.数据库技术在档案管理智能化中的应用

在档案管理智能化中，数据库技术的应用往往包含三个方面：其一，在档案管理系统的创建中，需要利用数据库技术以确保档案信息的有效管理与查询。档案管理系统创建后，通过对档案信息的分类、索引及标注，能够快速完成对相关档案信息的查找与检索，有效提升了工作质量与工作效率；其二，数字化档案库也是利用数据库技术建立完成，档案库能够在存储管理档案信息的基础上，完成纸质档案向数字化档案的转换，确保档案信息能够经久保存，便于管理。此外，还能提高档案信息存储的安全性与利用效率；其三，数据库技术有助于档案信息数据的深入发掘与系统化分析，在对相关档案信息挖掘、分析的同时，还能够及时发现其存在的价值与意义，并为与之相关的社会活动开展提供重要的信息参考。

2.声音与图像技术在档案管理智能化中的应用

声音与图像技术也是智能化档案管理中的重要应用技术，主要通过以下三个方面应用：其一，在纸质档案向音视频档案转化中，可以利用声音与图像技术。融媒体时代，对纸质档案与音视频数字化档案的管理中，可以通过将上述档案向数字化转化的形式，完成对档案信息的有效管理与安全保护，从而提升档案信息的准确性与可靠性；其二，档案信息的数字化展示、共享也可通过声音与图像技术实现。在此过程中，可以利用数字化档案库与档案共享平台对档案信息采用数字化存储和管理，在完成档案信息共享的同时，促使利用范围和利用率不断提升，从而增强档案信息的社会影响力和应用价值；其三，档案智能化管理也可以通过声音与图像技术实现。利用语音及图像识别技术对档案信息全面分析，不仅能确保纸质档案与音视频档案的自动化管理，还能加快识别、分类及归档速度，通过对音视频档案与纸质档案信息的优化管理，为档案管理工作的高效及高质量完成奠定基础。

3.文字技术在档案智能化管理中的应用

在档案智能化管理中，文字识别技术同样发挥着重要作用。其一，在档案信息数字化转换中，可以利用文字识别技术实现由纸质档案向电子档案的转换，更便于档案信息的存储和管理。利用计算机技术能够在短时间内完成档案信息的查找、分类和检索，使档案管理工作效率及安全性有效提升；其二，在档案信息的查询过程中，利用文字搜索技术可以缩短查询时间。档案管理人员可以利用关键词检索对需要的信息数据展开查询，省略了手工翻阅步骤。此外，针对涉密档案的存储，需要以权限设置的形式对其开展保护工作，确保此类信息的安全性；其三，在档案信息的整理与编辑过程中，可以利用文字处理技术，如利用文字编辑技术能够实现档案信息的分类、标注等相关处理，确保档案信息管理的科学性。

四、融媒体时代智能化档案管理策略

1.提高档案管理智能化的认知

随着社会的不断发展，新媒体与传统媒体的融合已成为必然趋势。在此背景下，档案管理工作也要与时俱进，利用智能化技术，根据融媒体发展的规律性，采取档案智能化管理模式。档案管理人员及使用人员均要提升对智能化管理的认知，早日完成档案信息管理方法的创新。融媒体时代，在大数据等信息技术的支持下，智能化管理已成为档案信息传递与管理的重要手段，通过合理利用现代新媒体平台所具备的涉及范围广、信息传播快等优势，加快档案管理智能化发展的脚步。随着新媒体与传统媒体的有效融合，大数据技术应用范围的不断扩展，应及时创建科学的档案信息管理系统，利用大数据等智能化技术特有的识别、查找、分析等相关功能，實现海量信息类别的准确划分以及关键词快速筛选，高效完成档案信息采集、查找、分析及管理等各环节。融媒体时代，电子设备独有的数据存储空间在不断上涨，信息存储容量也在不断增加，可以利用电子设备的应用优势将碎片化的信息及时存储。一方面，相比于传统的纸质档案管理，大数据等信息技术的合理利用能够将碎片化的信息全面整合、存储；另一方面，还能有效提升新媒体平台独有的大数据处理能力。

2.增加档案智能化管理的经费投入

融媒体时代，相比传统人工纸质管理方式，智能化管理更能满足现代社会的整体需求。如果想尽快实现档案管理智能化，充足的经费投入则是必不可少的条件，也是提高档案管理综合水平的重要基石。因此，相关单位领导应根据本单位实际情况增加对档案管理方面的资金投入力度，构建合理的档案管理资金保障体系。此外，为了确保专款专用以及经费应用的有效性，还要制定相应的资金管理制度，以免发生不必要的浪费，为档案管理向智能化转型提供重要保障。在档案信息采集、存储及管理等各个环节，均要加大管理力度，并创建良好的环境，不断完善档案信息化系统的软硬件设备设施建设，确保技术研发工作能够顺利开展，早日实现智能化档案管理的目标。

3.完善智能化档案管理监督机制

融媒体时代，为了保证档案智能化管理的有效性，需要全面了解档案管理工作的特征，严格执行管理规范与制度，制定科学、合理的管理机制，并对整个档案智能化管理过程实施监督管理。相比于传统的纸质档案管理，融媒体时代的智能化档案管理过程具有一定的复杂性，因此，需要创建科学的监督管理体系，对档案管理工作存在的问题及时发现并解决，以达到提升档案管理工作质量的目标。

4.打造智能化档案管理团队

融媒体时代，新媒体与传统媒体的优势有效融合，档案智能化管理工作效率也会随之提高，离不开综合素质较高的专业人才。所以，应重视对高素质技能型人才的培养，提高档案管理工作人员的认知与责任意识，打造一支顺应时代发展的专业人才管理团队非常必要。同时，还应开展专业化技能培训，提高档案管理人员的业务能力，通过开展线上线下指导活动，向管理团队传达先进的思想与经验，增强档案管理团队工作的积极性。

五、结语

融媒体时代，不断推进档案智能化管理是顺应时代发展的重要表现，有助于更好地为人民群众提供服务。在档案管理工作中，除了要顺应时代发展，充分利用人工智能技术之外，还要在信息技术不断发展的过程中，将其有效融入档案管理工作中，并通过对专业思维、技术模式等方面的深入探究，加强在制度建设、网络设备设施和人力资源方面的投入，打造具有中国特色的智能化档案管理模式。

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