事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理

王艺

摘要：数字化转型是新时期事业单位人力资源部门的一项重要任务。本文阐述数字化转型与人事档案管理的必要性，以A事业单位为例，分析其人力资源部门的数字化转型与人事档案管理面临的问题，探讨事业单位人事档案管理数字化转型闭环方案设计的要点，提出事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理的优化策略，希望可以为事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理工作提供一定参考。

关键词：事业单位；人力資源；数字化转型；人事档案管理

传统的人事档案管理模式已经无法满足事业单位人力资源管理工作的需求。在新时期，随着社会经济的快速发展，事业单位人力资源部门也要积极进行数字化转型，将数字化技术与人事档案管理工作进行融合，提升事业单位人才管理水平。

一、事业单位人力资源部门的数字化转型的必要性

（一）有利于事业单位内部人才管理

事业单位是国家发展的重要组成部分，需要根据时代发展，完善人才管理机制，充分利用数字化技术，对人事档案进行全面的管理和更新。通过人事档案管理可以有效了解职工的个人信息，这也是对职工能力的最好评估途径。[1]人才档案是事业单位在招聘和人才选拔过程中最重要的参考资料，只有准确掌握职工的个人信息才能有效地对职工进行考核和评估，以确保所选人才符合单位发展需求。但是，在实际操作过程中，事业单位存在对人事档案管理不够重视、管理制度不够完善等问题，导致人事档案管理无法实现数字化转型。在新时期，需要充分利用数字化技术，提升人事档案管理的效率和质量，提高人事档案管理水平，为事业单位内部人才管理提供更好的支持。

（二）有利于事业单位人事档案的安全性

从当前的实际情况来看，事业单位的人事档案管理工作存在一定的安全隐患。事业单位人事档案主要是纸质档案，这就意味着其在收集、整理、保存等方面存在一定的困难。由于事业单位存在人员变动较大等问题，导致人事档案在归档过程中出现混乱的情况。事业单位的人事档案在归档过程中缺乏严格的审核机制，存在一定的安全隐患。为了进一步提升事业单位人事档案的安全性，就需要积极推进数字化转型工作。[2]数字化技术的应用不仅可以有效提高人事档案管理的效率和质量，还可以保证人事档案数据的安全，进而保障事业单位人事档案管理工作的顺利开展。

（三）有利于促进人力资源配置效率

当前，事业单位对于高素质人才的需求也在不断增加。但是，目前事业单位存在不能将人力资源有效转化为人才资源的现象，要求事业单位通过数字化转型实现人才的优化配置。数字化转型可以为事业单位带来全新的管理方式，为单位领导提供科学决策依据，从而帮助事业单位的决策更加科学，避免出现决策失误。在数字化转型过程中，事业单位领导可以通过数字化管理方式，了解单位内部的人员情况，从而制订更加合理的人力资源计划，促进人才流动。数字化转型可以减少人力资源管理成本，提高人力资源配置效率，从而促进人才的合理流动，避免人才的浪费。[3]

二、A事业单位人事档案管理面临的问题

（一）数字化转型滞后

A事业单位数字化转型的基础设施不健全，在人事档案管理方面，存在档案数字化程度较低、管理制度不完善等问题，例如，在信息收集、整理和分类方面，对电子档案的利用率较低。而且人事档案的管理工作没有与时俱进，存在档案数字化管理滞后以及档案开发利用落后的现象，并未充分利用数字化手段进行存储与管理，导致电子档案的利用率较低。同时，A事业单位人力资源部门存在复合型人才不足的问题，档案数字化转型工作开展困难。此外，由于人事档案管理制度的不完善，导致人事档案管理数字化转型工作的开展受到阻碍，严重影响人事档案管理工作的效率和质量，并且由于A事业单位没有建立统一的人事档案管理系统，导致人事档案在不同部门之间出现重复整理的情况，影响人事档案管理工作的质量。[4]

（二）缺乏高效的信息共享平台

人事档案管理作为A事业单位人力资源部门的一项基础工作，需要进行数字化转型和创新。在A事业单位中，虽然建立了人事档案管理平台，但是其仅支持单一的人事信息查询，而无法实现人事信息的整合，也无法为人力资源部门的数字化转型提供有效的数据支撑。与此同时，人事档案管理平台的信息资源无法得到合理利用，导致人事档案信息资源浪费严重。此外，由于人事档案管理平台的功能较少，无法有效地收集和整理人事档案信息，导致人事档案管理工作存在一定的风险，而且不利于A事业单位人力资源部门数字化转型工作的顺利开展。

（三）人员数字化专业知识匮乏

人事档案管理人员工作态度、业务水平直接影响档案信息的真实性和有效性。然而，在A事业单位中，大部分人事档案管理人员对数字化的重要性认识不足，不能认识到人事档案信息化建设对于人力资源部门数字化转型的重要意义，导致人事档案管理工作质量得不到保证。在A事业单位中，虽然很多人具有一定的计算机应用能力和基本操作技能，但是对数字化技术以及电子文档处理等内容不了解，且缺乏对数字化知识的学习和掌握。[5]开展培训次数较少，员工对知识掌握不够深入，导致人事档案管理人员对数字化转型工作的重要性认识不足，并且缺乏对数字化转型的积极性和主动性，阻碍人事档案管理部门数字化转型工作的开展。

三、A事业单位人事档案管理数字化转型闭环方案设计

（一）制订人事档案管理数字化转型计划

为了更好地进行人事档案管理数字化转型，A事业单位需要科学合理地制订档案管理数字化转型整体规划，明确档案管理数字化转型目标、路径及时间表，从人员、组织、技术等方面制订计划，确保人事档案管理数字化转型工作有序开展。与此同时，建立数字化档案管理人才队伍，首先，招聘专业人才，引入计算机、网络技术、信息安全等专业人才，提升人事档案管理人员的业务能力和素质；其次，开展培训，将数字化技术引入人事档案管理工作，提升人事档案管理人员的操作技能和专业素养；最后，进一步优化人事档案管理工作流程，完善工作制度，为开展人事档案管理数字化转型奠定基础。除此之外，在A事业单位中，还需要不断完善数字化档案管理系统，并搭建信息共享平台，提高人事档案管理工作的效率和质量，并且通过数字化技术的应用，提高人事档案管理工作的安全性和保密性。

（二）实施人事档案管理数字化转型执行方案

通过人力资源部门对人员进行数字化能力培训，包括数字化理念、数字化技术应用和数字化意识的培训，提升人事档案管理人员的数字化思维和能力。人事档案管理人员利用档案管理系统，基于管理人员授权的方式实现远程查询，并且需要利用人力资源部门开发的人事档案管理系统，实现人事档案的数据管理和自动化流程，提高工作效率，降低人工成本。在人事档案管理系统中开发通用的档案信息模板，统一各项数据标准，实现对不同类型档案信息的统一管理。此外，人事档案管理系统中的 “智能分类”功能，可以根据人员信息、档案内容等要素进行智能分类，节省工作人员的时间和精力，提高人事档案管理工作的效率和质量；人事档案管理系统中的 “智能检索”功能可以实现对人事档案信息的快速检索和分类。同时，还可以利用人事档案管理系统，实现对人事档案信息的自动化管理，例如，通过人事档案管理系统的 “档案信息查询”功能，可以实现对人事档案信息的自动化查询，提高人事档案管理工作的效率和质量，而且可以促进人事档案信息共享，方便工作人员的查询和利用。

（三）实现人事档案管理数字化转型过程管理

利用PDCA管理方法，使人事档案数字化转型过程中的各环节都有明确的目标、具体的措施和规定的时间节点，实现人事档案管理数字化转型过程管理。首先，利用PDCA管理方法，使各环节都有明确的责任部门和责任人，对各个环节中存在的问题进行分析、诊断，并采取有针对性的改进措施；其次，利用PDCA管理方法，对人事档案数字化转型过程进行跟踪、检查、分析、总结和评价，确保人事档案数字化转型过程管理处于可控状态；最后，利用PDCA管理方法，使人事档案数字化转型过程中出现的问题得到及时解决，从而避免问题和隐患再次出现。

四、A事业单位人力资源部门的数字化转型与人事档案管理优化策略

（一）建立资源整合机制

对于A单位来说，在数字化转型过程中，要先对原有的纸质人事档案进行数字化处理。与此同时，人事档案管理工作人员还需要及时更新人事档案信息，并按照数字化转型要求对人事档案进行科学分类，以方便日常管理工作的开展，同时，在人事档案管理系统中，还可以随时提供相应的查询和下载服务，以满足单位和个人的需求。除此之外，A单位还需要构建完善的数字化人事档案管理平台，实现档案信息和相关业务系统的整合。同时，A事业单位还需要建立一支高素质的人事档案管理队伍，引入专业人才，通过提高人事档案管理人员的业务能力和素质，促进人事档案管理工作的顺利开展，提高人事档案管理的效率和质量，从而使A事业单位人力资源部门能够更好地发挥自身作用。

（二）健全数字平台

A事业单位应依据数字化转型的相关要求，将人事档案管理纳入数字平台，以实现信息共享、资源整合的目的。在具体操作过程中，A事业单位需基于数字化转型的要求，建立数据库，将档案管理人员及档案信息进行集中管理。同时，A事业单位需完善档案系统，设立远程查阅端口，档案查询人员通过平台即可获取档案。在人事档案管理中，A事业单位可根据实际需求进行模块设置，如智能检索、数据分析等。A事业单位通过人事档案管理数字化转型，能够提高人事档案管理工作效率，为单位和个人提供便捷服务，还能够提高档案的利用率，降低人力成本。与此同时，人事档案管理数字化转型还能够实现档案资源的开发利用，为职称评审、人员晋升等提供参考。此外，人事档案数字化转型还能够保证数据安全，避免数据丢失，促进A事业单位人事档案管理工作的开展。

（三）优化人才培养体系

第一，明确培训需求。在开展培训活动时，要充分结合人员的岗位需求，了解其在实际工作中所遇到的问题以及自身能力提升的方向，以此确定培训内容，进而促进其工作能力提升。例如，A事业单位在进行档案管理人员专业知识培训时，可以通过数字化转型的案例，引导其学习数字化管理软件在人事档案管理工作中的应用技巧。第二，安排专门人员对员工进行技术培训，针对当前新形势下人事档案管理工作对人才的需求，设置专业的培训课程。例如，邀请有经验的档案管理人员为员工授课。第三，要充分调动员工在日常工作中学习数字化技术的积极性，加强员工在数字化转型和人事档案管理工作中的运用技能。第四，通过信息化管理软件，提高人事档案管理数字化转型的效率和质量。另外，A事業单位还应建立科学合理的人才培养机制，培养高素质、高能力的人事档案管理工作人员。与此同时，A事业单位还应采取各种措施，促进管理人员的数字化思维，从而提高人事档案管理数字化转型的效率。

五、结束语

数字化时代给人事档案管理工作带来机遇和挑战。事业单位需要加强对数字化转型与人事档案管理的重视程度，制订科学合理的人事档案管理数字化转型方案，有效推进人事档案管理数字化转型工作。在数字化转型与人事档案管理过程中，还需要强化单位数字化理念，从而推动单位人力资源部门的数字化转型和人事档案管理数字化建设。目前，事业单位人力资源部门在人事档案管理中存在问题和不足，直接影响人事档案管理数字化转型的效果。需要加强对数字化技术的认识和理解，并积极探索数字化技术在人事档案管理中的应用模式，推动单位人事档案管理工作的高效开展。

参考文献：

[1] 孔庆功，赵毅，闵令鑫.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机研究[J].兰台内外，2023，（26）：28-30.

[2] 万方.事业单位改革后，干部人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].兰台内外，2023，（13）：64-66.

[3] 梁汉冬.关于加强干部人事档案数字化管理的几点思索[J].黑龙江档案，2023，（02）：68-70.

[4] 徐玉燕.公共服务视角下干部人事档案管理策略研究[J].办公室业务，2022，（21）：157-159.

[5] 付伟.机关事业单位干部人事档案管理数字化转型关键思路分析[J].文化产业，2022，（21）：13-15.