信息化背景下事业单位提升内部控制有效性的探讨

刘 颖

（保山市住房公积金管理中心，保山 678000）

引 言

事业单位开展内部控制工作，可促进国家治理体系与治理能力的现代化发展，有效控制单位的成本支出与财务风险，提高事业单位的经济效益和社会效益。在信息化背景下，各行业不断加强信息化建设，其中也包括事业单位内部控制工作。信息化运用可进一步提升事业单位的工作效率，优化内控环境，提高内部控制有效性。但当前事业单位在内控实施过程中也面临着诸多挑战，如何提高内部控制的有效性，成为事业单位开展内部控制工作的重要议题。

一、信息化对事业单位内部控制有效性的影响

（一）提升工作效率

在信息化背景下，信息技术在各行业的应用促使事业单位内部控制工作发生了较大的变化。在传统的内部控制管理中，单位的财务及业务数据主要由工作人员进行统计与整理。由于各部门的协作性较差，数据统计耗时较长，以及人为过多参与，使得数据计算的真实性与准确性较低，无法为单位领导层决策提供真实的数据支撑。而内部控制信息化后，事业单位借助计算机储存相关数据，并实现信息共享，能在一定程度上提高单位职工的工作效率，提升相关数据的精准性，保证单位会计工作的严谨性。同时，精准及时的财务数据也确保了单位领导层决策的科学性，最终推动事业单位的健康发展。

（二）优化内控环境

事业单位加强内部控制信息化建设，在一定程度上也改变了内部控制工作环境和职工工作模式。在内部控制工作中，职工利用信息系统开展数据汇总计算工作，加强了各部门之间的信息传递与沟通，提升了部门协作能力，进一步营造良好的工作氛围。同时，各部门利用计算机平台访问数据库，可及时发现单位组织架构的不合理之处，通过增设会计信息系统管理部门及职位，进一步优化单位会计管控部门的组织结构，最终推动单位内部控制的高效实施。

（三）提升内控审计质量

在信息化背景下，事业单位的内控审计也发生了一系列变化。在传统的内部审计环节中，单位的数据分析及处理主要是通过人力开展的，工作人员的工作量较大，而且无法对相关数据的真实性与准确性进行审核与监督。随着信息技术在事业单位的应用，事业单位审计工作在计算机的帮助下，通过简单的操作便可对数据进行审计和分析，在一定程度上提升了审计工作的效率。同时，事业单位对职工的计算机应用能力提出了新要求，在一定程度上加强了部门间的交流与协作，进一步提升了内控审计的质量。

二、事业单位内部控制有效性的制约因素分析

（一）管控制度信息化环境基础薄弱

事业单位在内部控制管理中积极运用信息技术对财务活动进行监督与控制，可帮助财务人员及时发现财务活动中的差错，并在第一时间制定调整方案，最终保证单位的财务工作质量。虽然当前我国多数事业单位在内部管理中引入了信息技术，通过对业务工作的监督提高了业务活动的开展质量，但是在实际运行中，部分事业单位的信息技术应用不到位，管控制度信息化环境基础薄弱，在一定程度上降低了内部控制的有效性。

（二）内部控制信息化建设进程缓慢

事业单位内部控制信息化水平主要由系统板块互通性、地区内控建设环境等因素决定。现阶段，多数事业单位虽然实施了内部控制管理，但其内部控制信息化建设进程缓慢，无法满足内部控制管理的需求。例如，某事业单位虽建立了资产管理系统、国库业务系统、部门预算、财务软件、债务监测平台等信息系统，但各系统相对独立，系统间的衔接不足，数据无法实现实时传递与共享。同时，单位未对信息系统进行定期的维护和升级，内控系统仍采用传统软件，运用手工表单等传统形式进行内部流程记录。单位内部控制信息化建设中还存在信息系统未依据单位实际情况进行本地化应用设置，这在一定程度上降低了单位内控的实施质量[1]。

（三）缺乏有效的会计操作控制

在信息化背景下，事业单位要想高效开展内部控制工作，相关人员就必须具备一定的信息技术应用能力。例如，在会计信息处理中，会计人员要借助计算机录入会计数据，并保证数据的真实性。但部分事业单位的会计操作控制管理不到位，数据录入中存在反复修改的情况，一旦数据出现错误，就会影响内部控制的后续工作质量。为确保会计数据的完整性与准确性，事业单位需要加强会计操作控制，重新设置财务软件模式，避免数据录入后出现频繁更改的情况。

（四）缺乏强有力的监督

现阶段，虽然大多数事业单位依据相关政策指导制定了内部控制体系，并在工作中强调内部控制工作的开展，但是部分事业单位未将监督机构与内控管理机构进行有效分离，致使内控监督的独立性不足，无法对单位的内部控制工作进行强有力的监督，降低了事业单位内部控制的有效性。例如，某事业单位现行内控管理方法与单位实际不符，且内部控制行为存在不规范操作，而单位专项监督的权威性与独立性较弱，无法及时发现内控管理中的不足，致使内部控制实施效果不佳[2]。

三、信息化背景下事业单位提升内部控制有效性的措施

（一）树立正确的内控认知，推动内控机制健全完善

良好的内部控制环境可提升内部控制的实施质量。在信息化时代，事业单位要想提升内部控制的有效性，营造良好的内控氛围，单位领导层需要从以下几点着手。第一，树立正确的内控认知，在单位内部加强思想宣传，并定期组织复盘会议，要求各部门定期对自身的不足进行分析和总结，及时制定优化对策，为后续内部控制工作的顺利开展奠定基础。第二，完善内部控制机制，科学设置工作岗位，明确划定各部门及岗位的内控职责。通过制度的规范与指导，提高事业单位内部控制的开展质量。第三，完善内部控制监督机制，实施强有力的监督管理，保证各项制度的高效落实，最终提升事业单位内部控制的有效性。

（二）注重单位层面强化内部控制有效性

在信息化时代，事业单位要想提高内部控制的有效性，首先需要提升单位对内控管理的重视度，通过培训、会议等方式促使全员更全面地了解内部控制。在此基础上，科学设置内部控制管理机构。例如，在单位内部委派专人负责内控审查与稽核工作，按业务种类将人员进行分类，并定期进行专业培训。对于关键岗位人员，在加强专业培训的同时，需组织其进行内控业务学习，并将干部培训计划纳入年度工作计划中，以提升职工内控管理的专业性。同时，事业单位应依据自身业务活动与现实情况，编制精细、全面、执行度高的内控管理落实方案与内控制度。在内控制度建设中，领导层需明确部门及岗位人员职责，确定内控管理目标，并及时依据经济活动变动及业务需求等来调整内控制度内容，以保证内控制度的落地实施。另外，为避免决策失误，提高决策的科学性与可操作性，事业单位需要建立决策问责机制，在绩效考核、职位晋升等环节添加决策效率指标，保证决策的公正性。在集体决策中，可设置第三方纪律监察人员，由专人负责会议纪要的记录，要求全体参会人员在会议结束后签字确认，之后归档保存，以便于在出现工作失误时追究相关人员的责任，提高决策的科学性。此外，事业单位还需不断优化信息化系统，保证系统功能涵盖单位业务活动流程，降低人为因素对信息准确性的影响，加强内部信息共享平台建设，促进内部信息的实时共享，提高事业单位信息化办公水平[3]。

（三）注重业务层内部控制有效性

事业单位要想提升内部控制的有效性，还需加强预算业务、收支业务、资产控制等业务层面的内部控制有效性。

1.提升预算业务内部控制有效性

全面预算管理的有效实施是提升事业单位内部控制有效性的重要途径之一。在内控管理中，事业单位可从以下几点开展预算业务：第一，组织全体职工学习预算管理的概念与知识，提升单位整体的预算控制意识，促使职工积极参与预算控制工作，营造良好的预算控制氛围。第二，在预算决策中强调财务部门与业务部门的沟通与协作，确保预算管理的科学性。第三，合理开展预算编制，依据新政府会计制度，新增预算会计科目，落实收付实现制，防止预算收支虚假问题的发生。在具体预算编制中需结合单位业务实际状况，确保预算编制的精准性。第四，提高预算执行效率，为保证预算管理开展质量，事业单位需加强对预算执行的监督，通过健全预算执行监督制度，实现对预算执行状况的实时监督，并借助针对性较强的考核指标以确保预算执行效率。预算考核结束后，事业单位可通过相关平台公示考核结果，在社会及监察部门的监督下提升财政资金的利用率[4]。

2.注重收支业务内部控制有效性

在收支业务中，事业单位需要强化业务收支审核管控，进一步健全收支管理机制，包括规范各业务经费的收支审核流程及额度审批权限，对于重大投资项目的决策要健全决策制度，针对大额支出管理需通过集体决策，确定专项资金使用范畴，要求单项资金独立核算；强化票据单据管理，要求经办人在确定收支单据真实、合规后签字，明确财务部门对票据单据的审核职责，对于不合规、虚假的单据要追究相关人员的责任，保证票据管理的规范化；落实轮岗机制，要求收支管理人员在工作中落实轮岗制度，以提升财务人员的综合业务水平。

3.注重资产有效性控制

在资产有效性控制中，事业单位要委派专人管理资产采购档案，建档内容包含采购经过、业务等资料，并依据时间顺序保存，确保资产采购数据的完整性。同时，建立资产清查小组，要求清查人员定期依据采购记录盘点资产，以全面掌握资产变动、调整及报废的情况，之后再依据流程规范处理。对于亏空情况要及时分析原因，并生成资产清查报告。此外，加强资产使用登记档案的构建，在资产使用部门内设置资产管理岗位，由专人负责本部门的资产管理，包括登记资产使用情况并及时上报相关部门。规范资产处置检查流程，明确规定各类资产的处理条件。对于报废资产，则需依照流程递交报废申请，审批通过后由单位统一处理[5]。

（四）以信息技术为依托，夯实内控保障基础

1.做好系统操作控制

在信息化时代，事业单位要想提升内部控制的有效性，还需优化会计信息系统服务器，提高会计人员电脑终端操作的便利性。在具体实施中，事业单位应依据各岗位系统工作内容设置操作权限，明确录入与授权过程，加强输入环节控制，确保会计信息录入的精准性。同时，对分析结果进行输出，注意对数值及代码等的检查，及时发现并处理系统中的潜在错误，保证输出数据的准确性。另外，利用计算机程序实现数据的自动生成，避免出现数据信息修改等问题。

2.加快推动系统安全建设

信息技术的应用，在一定程度上提高了事业单位的工作效率，但也增加了信息安全风险。为保证单位信息与数据的安全性，事业单位要推动系统安全建设，定期对各部门软件系统进行维护，保证信息系统的平稳运行。同时，升级计算机软硬件，对财务信息及数据进行加密处理，购买并应用正版杀毒软件，提高对网络病毒的预防能力，保证会计信息系统的安全运行。

（五）注重持续推动内部控制信息化建设

为实现各部门信息的实时传递，加强部门沟通，事业单位还需要强化内部控制信息化建设，加强单位内部各信息系统的连接性，打造内部控制信息化平台，在预算经费范围内提高软硬件设施的性能，实现部门间的高效互动。同时，整合大数据信息管理系统与内部控制信息化平台，增加分析模块，实现对国家政策及法律的精准分析，在此基础上优化内部控制工作。另外，事业单位应加强信息技术团队建设，聘请专业技术人员定期维护内控信息系统，并对业务人员开展信息技术培训，提高职工的计算机操作能力。

（六）加强监督和考评内控

监督与考评工作的优化可以使事业单位及时了解内控管理的不足，并制定优化方案。为提升内部控制的有效性，事业单位还需加强监督与考评机制的建设。在具体建设中，事业单位要健全内控监督与考评制度，由内控管理小组组织内控考评工作，包括定期审查各部门的内控制度落实情况，指出存在的问题，督促其进行调整。同时，强化对财务部门的管控，结合业务状况及单位现状，调整财务管理机制，制定自查制度，要求关键岗位人员定期开展自查工作并编订自查报告[6]。

结 语

综上所述，信息化时代的到来为事业单位内控管理提供了优化机遇，但同时也存在着一些问题，如管控制度信息化环境基础薄弱等，制约了单位内部控制管理的有效性。在新时代，事业单位要积极转变内控认知，健全内控机制，从单位层面、业务层面出发，提升内部控制的有效性，加强内部控制信息化建设，并通过监督与考评确保内控管理质量。