“互联网+”背景下高校学籍档案管理对策研究

张小双 赵永刚 张亚亚 杨林燕 张晨光

【摘  要】 “互联网+”背景下高校学籍档案管理不断地向信息化、数字化方向发展，高校学籍档案管理体制随之发展变革。文章阐述了高校学籍档案管理的现状，指出了学籍档案管理存在的问题，提出了“互联网+”背景下符合高校学籍信息化管理策略，论述了“互联网+”背景下高校学籍信息化管理的意义，旨在为高校学籍档案在“互联网+”背景下的管理提供有价值、有意义的参考。

【关键词】 “互联网+”;学籍档案管理;信息化

高校学籍管理工作是高校管理工作的重要组成部分，它依据国家教育方针和政策，以及本科教育自身规律、切合学生身心发展特点，综合学生本科阶段进行全过程动态综合管理。

高校学籍档案是高校学生档案记载的重要资料，在工作开展过程中，始终坚持创新、规范的理念，为国家经济发展高素质人才提供支撑。然而部分高校的学籍档案管理工作尚存在欠缺，如管理制度不健全、内容不够完善等问题，严重影响学籍管理工作的顺利开展。

数字化信息管理学籍档案可以增强学籍管理工作的科学化、秩序化和规范化，提高学籍档案管理的水平和效率。同时，信息化档案管理为高校的学生管理工作提供了更加便捷的途径，有利于高校的长远发展，为学生工作开展提供了优势。“互联网+”背景下，为院校完善学籍管理体制提供了方便快捷的路径，学籍档案管理工作信息化成为必然趋势。

一、高校学籍档案管理的現状

（一）高校学籍档案的特点

随着我国教育事业的蓬勃发展，高校学生数量逐年攀升，使得学籍管理工作日益繁琐、复杂，且挑战不断加大。学籍档案记录学生在校期间的学籍详细信息，因此在开展工作时需要保障学籍档案记录的规范性、准确性和及时性。

高校学籍档案贯穿学生的整个大学生涯，有效辅助学生规划学习，制订短期和长期计划，对学生具有一定的指导意义。学籍档案记载了学生的入学情况、在校表现等，同时涵盖学生思想道德素质、学籍异动情况及毕业相关信息。临近毕业的学生通过学籍档案查缺补漏，尽快修补达到毕业要求，从而顺利毕业。已毕业学生的工作单位往往会要求学校提供在校期间学籍档案信息，尤其在近年来的职称评定中，二十年以上的毕业生，母校会为其出具相关在校信息，学籍管理工作人员则依据学籍档案内容开具证明。目前学籍档案管理工作已经成为社会关注的焦点，确保准确、规范且查询便捷至关重要。

（二）高校学籍档案管理的现状分析

鉴于学籍档案之关键性，我国高校皆致力于投入充足的人力与物力，以确保学籍工作的平稳推进。近年来，教育部高度重视学籍管理工作，学籍管理工作更加成为重中之重，但在具体管理中还存在一定问题。学生学籍是一个动态的过程，从学生入学资格审查注册学籍开始，各项学籍信息就会被详细记录。在校期间，学生的学籍会产生异动，例如：休学、复学、退学、转专业、留级、身份信息更改、当兵保留学籍等;毕业季时，学生可能面临正常毕业、延长修业年限、结业等学籍变动，学籍管理工作人员，需要对学生学籍信息进行及时更新和记录。

高校学籍档案管理人员配置通常为一名或者两名，由于学籍信息变更需多个部门协同，且工作内容烦琐、过程冗长，因此工作人员需具备严谨、认真的工作态度。在“互联网+”背景下，加强学籍档案信息化管理水平，克服办事流程的繁琐、效率低等问题刻不容缓。过去，学籍档案信息的记载多采用纸质材料，随着时间的推移，纸质材料存在遗失、损坏的风险。

目前大部分高校采用纸质档案和电子档案并存的建档方式。从学籍发生源头开始建立信息化管理，有助于避免信息错误，降低人工审核成本。因此，学籍信息化管理已成为高校学籍档案管理的发展趋势。

二、高校学籍档案管理存在的问题

（一）缺乏健全的制度

我国尚未确立统一的学籍档案保管标准，因此，各大高校根据自身需求制订相应标准。从学生入学时的学籍档案建立，到学生生涯中学籍的持续补充以及毕业后档案的保管，均存在诸多挑战。这主要源于管理学籍的部门不统一，分散在教务处、学生处、各二级学院及档案馆，很难做到统一管理。学生在填写学籍档案时，因态度不端正而导致档案不规范的现象亦存在。学籍档案保管过程中，由于工作人员缺乏专业的档案管理背景，造成保存的学籍档案编号混乱、顺序混乱。部分学籍负责人未能按照要求加盖相关单位公章，需学生本人签名的地方未作签名、格式填写错误等，皆源于缺乏统一的学籍档案管理制度和流程。此外，学籍工作人员流动性大，学生逐年增加，若没有建立健全的管理制度，势必会出现档案材料缺失的现象。

（二）缺乏档案意识

目前，众多大学生缺乏档案意识，忽视了档案在个人发展中的关键作用。在毕业二十年后的职业生涯中，许多人在面临晋升等个人发展环节时，都会需要查阅自己的档案。部分学生因为对档案不够重视，导致档案丢失或者缺少必要的材料，不得不回到母校补办相关手续，最后只能通过查阅历史档案寻找线索，开具证明。由于部分学生档案意识薄弱，在学籍档案填写过程中，敷衍了事、随意涂改、不认真核对。例如，部分学生在毕业十几年后，才发现在校期间登记用的名字有误，而这样的错误在大学四年竟然没有察觉，直至录用单位审档案时出现问题。更有甚者，竟因认为毕业证照片不佳，将照片撕毁，导致急用时只能申请补办证明书。此外，学籍档案工作人员也需加强学籍档案收集归档意识，理解工作的意义和重要性。

（三）档案利用率低

学籍档案在归档后存储于档案馆，纸质档案的查阅过程显得颇为烦琐。用人单位查阅录取人员的档案信息，往往面临较大困难。通常需要本人接收用人单位提供的资料，并携带身份证前往毕业学校的档案管理部门复印相关证明材料。当前，学籍档案缺乏数字化、信息化形式，无法实现对学籍信息的汇总整理，难以支持学校的发展及教学管理等方面的数据需求。同时，缺乏学籍档案管理平台，无法实现学籍档案管理的远程操作及智能化。

三、“互联网+”背景下高校学籍信息化管理策略

（一）建立健全的高校学籍信息化管理制度和内容

在“互联网+”背景下，高校应结合学校学生自身发展，制订适应学校自身发展的学籍信息化管理的制度和保管方案，严格落实到实际学籍档案整个过程，明确各部门职责。高校可以制订学籍信息化管理的标准、具体办法以及信息化管理人员的职责范围和管理办法，对涉及学籍信息管理的工作部门进行明确分工，防止部门之间相互推诿，提高学籍管理水平和效率。

（二）加强学籍档案重要性宣传

鉴于学籍档案管理工作者及学生本身对学籍档案价值的认识不足，在学籍档案的建立和保管过程中易产生忽视现象。因此加大学籍档案重要性的宣传力度至关重要。例如，学籍管理相关工作人员可在新生入学初期开展专题讲座，提高大家对学籍档案的重视。学校宣传学籍档案，应从新生抓起，在其填写学籍档案的阶段就强调学籍的重要性，并强调学生毕业后，学籍档案仍具有重大意义。认真核对在校的电子档案信息，发现问题及时指出更正，力求确保每位学生的纸质版和电子版学籍档案准确无误。

（三）完善高校学籍信息化管理内容

高校应重视学籍信息化管理内容，确保学籍信息的完整性和真实性。学生的电子档案信息应全面包含个人基本信息，包括姓名、性别、出生年月、民族、身份证号、图像采集、家庭详细地址、联系方式等，在校期间的学生成绩、参加竞赛获得的奖励、惩罚处分等都应该体现在学生的电子信息档案中。学生在校期间的异动情况都应记录在册，并需要标注异動原因，以便日后查阅档案。学生毕业后的去向也需专门的人员跟踪，并登记在册，对学校自身的发展考量也可提供一定的数据支撑评估。完善的学籍信息管理内容，可以大幅地提高学籍档案的利用率，更好地为学生、学校以及相关人员提高便捷高效的服务。

（四）加强学籍档案管理人员的业务培训

当前，部分高校的学籍管理人员在档案管理方面缺乏必要的知识储备，且未经专业培训，导致在学籍档案管理过程中，难以高效履行职责，不利于学籍档案信息化管理的推进。学校可以安排学籍管理人员外出学习参观优秀学籍管理案例，多参加学籍档案管理相关会议，了解其他高校学籍档案管理现状以及方案，不断提高本校学籍档案管理人员的专业水平和业务素质，从而提高高校学籍管理信息化管理水平。除了专业知识方面的培训，高校应开展学籍管理人员计算机水平的培训，务必掌握信息化管理应具备的计算机技能。

（五）加大学籍管理信息化设备投入

“互联网+”背景下的高校实现学籍管理信息化，必须加大信息化设备的投入，匹配相应的硬件设施，例如计算机、服务器、存储器等，并且配备相应的专业技术人员。建立适合高校发展的学籍档案信息化管理系统，可以及时、高效、规范地汇总整理学生的学生学籍信息，实现在校生、毕业生、学校之间信息共享。高校学籍信息富含学生的基本信息，所以信息的安全性十分重要，必须增强学籍档案管理人员的安全和保密意识，严格操作的流程，切实保障学生学籍档案的安全。

四、“互联网+”背景下高校学籍信息化管理意义

（一）“互联网+”背景下高校学籍信息化管理重要性

高校学籍档案涵盖了新生入学至毕业生全过程的信息，对学校、学生及用人单位而言，通过查询与验证学籍档案，可确认学生身份及学习经历，其重要性不言而喻。此外，学籍档案还可作为原始材料，为法律诉讼及用人单位选拔人才等提供依据。高校学籍档案的管理，不仅体现了高校的管理水平，更体现了教育质量。为实现高效便捷的管理，高校需投入大量人力、物力和财力建设学籍信息化管理系统。

学籍档案信息化管理是学校信息化建设的主要内容，是利用现代互联网的高速云运算、通讯设备技术、计算机网络等，采用规范、精准、快速的方法，能大幅度提高学籍档案的管理水平，实现高效率管理，是现代学籍档案管理的最有效措施。教育部强调，应快速适应信息化发展，构建学生学籍档案信息一体化管理，规范档案管理的过程，建立健全完整的体系，实现学生学籍内容的全方位信息化管理。

由此可以看出，需要高度重视“互联网+”背景下高校学籍信息化管理，并且需要各大高校投入大量精力，尽可能地发挥学籍档案的经济性和社会性。

（二）“互联网+”背景下高校学籍信息化管理的意义

高校学籍信息化管理对学籍档案的日常维护和管理人员的查询审阅提供了便捷高效的方法，在信息技术的基础上，收集学生档案信息并且整合关联相关信息。信息化档案管理大幅降低了原始纸质档案的翻阅次数，减少了多次查阅产生的磨损。信息化管理可以规避由于环境、人为等因素导致的原始材料丢失损坏等风险，并且在人力、物力方面节约管理成本。

传统档案管理，由于采用人员录入的方式，处理过程中会出现失误，进而导致信息出现错误，繁琐的学籍档案管理流程，也会出现遗漏。互联网下的信息化关联服务，可以有效发现数据错误，及时更正，并且学生可以通过校园指定的教务系统，查询核查个人信息，发现有误的地方，及时上报纠正。传统信息管理下，高校对学籍档案的利用相对较低，只有到关键时期才会调取大量的纸质档案去核查，也不会人为地核对纠正错误，信息化管理完全可以解决这个问题。

在“互联网+”背景下，利用现代化信息技术，实现学籍管理档案的信息化和数字化，提高学籍管理效率。由于前期需要投入设备和软件开发，需要花费一定的成本，但是从长远考虑，不但减少了人员手动保存的费用，还节约了大量管理档案存放的空间，减少纸张的浪费，节约了人力成本。

五、结语

随着我国社会经济的快速发展，信息科学技术的不断进步，“互联网+”背景下的高校实现学籍管理信息化是必然选择。

不断提高高校的学籍档案信息化管理水平，充分发挥学籍档案的重要性和利用率，是现代高校学籍管理的重要工作之一。

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