基于RPA的财务共享模式下中小企业成本管理优化研究

邵敏

【摘  要】在大数据、人工智能、移动互联网、云计算不断发展的背景下，成本管理工作愈发成为企业尤其是中小企业管理工作的重点。财务共享理念的出现对中小企业成本管理产生了重要的影响，同时，RPA技术在财务共享服务中心得到了良好的应用。论文通过对中小企业成本管理现状的分析，发现中小企业在成本管理理念、成本管理制度體系、成本管理流程效率、成本管理信息集成化程度等方面的不足，以基于RPA的财务共享理念优化企业成本管理，提出针对性解决措施，不断提升企业成本管控能力。

【关键词】RPA技术;财务共享;成本控制;预算管理

【中图分类号】F270.7;F275.3;F276.3                                         【文献标志码】A                                             【文章编号】1673-1069（2024）01-0103-03

1 引言

在党的二十大报告第四部分中，重点强调我国要建设现代化产业体系，支持专精特新等中小企业发展，并着力推动高端化、智能化和绿色化发展，因此，成本控制与收益提升对于中小企业的发展具有同等重要的作用，要真正做到“两手都要抓、两手都要硬”。随着大数据、云计算、人工智能等技术的高速发展与应用，传统的成本管理模式已无法满足企业快速发展的要求，因此，如何利用现有技术优化成本管理亟待研究。

20世纪80年代，财务共享理念横空出世，自中兴通讯公司首次在国内引入财务共享理念后，随着大数据、云计算的不断发展，财务共享理念在国内企业中不断获得推广，并逐步走向成熟。为进一步规范财务共享模式的构建，财政部出台了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》《企业会计信息化工作规范》等政策文件，鼓励企业通过财务共享的模式推进财务管理和成本管理升级。而后，机器人流程自动化（Robotic Process Automation，以下简称“RPA”）技术的出现，更是为财务共享模式的构建起到了锦上添花的作用，RPA技术能够将重复的有规律的任务转换为自动化任务完成，财务共享服务中心高度的规范性和统一性为RPA技术提供了良好的应用环境。

因此，在基于RPA技术的财务共享模式下，中小企业可以将新技术、新方法与日常经营管理相融合，能够快速补齐企业发展短板，把业务整合到共享平台上进行统一集中处理，优化成本管理，实现集约化发展，推动企业改革升级发展。

2 中小企业成本管理现状

2.1 成本管理理念较为落后

中小企业管理人员的成本管理理念直接影响企业成本的高低，进而决定企业未来的发展。经调研发现，不少企业尤其是中小企业的管理人员缺乏成本战略思想，缺乏对于树立新型成本管理理念重要性的认识。例如，传统成本管理理念局限于降低成本，期望以达成规模效益的方式来降低产品成本，然而中小企业的消费者市场逐渐趋向“小而精”的方向，一味降低生产成本所带来的产品质量下降，很可能会影响企业的整体效益，因此，传统的成本管理理念已不再适应当前市场竞争环境。另外，部分中小企业在对产品成本进行核算时，未选用恰当的成本核算方式和程序，而是采用主观印象进行判断和计算，导致产品成本核算不准确等问题。正是由于企业管理层成本管理理念落后，导致中小企业的成本管理工作仍存在诸多欠缺之处，进而影响了中小企业的经济效益和市场竞争力。

2.2 成本管理制度体系不够完善

企业成本管理中的一个重要内容就是成本管理基础工作，其中，成本管理制度体系又会影响甚至决定企业成本管理基础工作的质量。成本管理制度体系通常包括组织机构、程序、过程和资源4个基本要素，通过4个基本要素的相辅相成，从而实现对成本的指挥和控制。然而，目前大多数中小企业受到资金、资源等多重因素限制，企业内成本管理制度体系不够完善，甚至有的企业并未建立相应的成本管理制度，导致中小企业无法实现企业成本管理的最终目标。缺乏成本管理制度体系，可能会导致企业对生产中的原材料耗费、人工成本、机器设备折旧费以及产成品验收等数据没有准确全面的记录，容易引发财务舞弊风险。部分中小企业虽然制定了成本管理制度，但在执行过程中存在上紧下松的问题，例如，有的中小企业只限于对生产过程进行成本核算，而忽略了市场领域和技术领域，造成成本管理的盲目性，无法起到真正的监督和制约作用，最终都将影响企业经济效益。

2.3 成本管理流程效率较低

经过调研发现，目前较多中小企业普遍存在成本管理链条过于冗长的问题，组织结构趋于垂直化，这就导致在企业经营中的每条信息和数据都需要多重审核后才能汇总上报，极大程度上降低了企业成本信息反馈阶段的效率，企业管理层对产品项目的管控力度弱，无法对所有产品项目做到精准监督和管理。除此之外，成本信息的汇总、核算、分析处理等流程更多地依赖人工处理，导致成本信息处理效率较低，且数据的准确性无法保证，从而影响管理层对产品成本信息的管控能力，进而影响企业的生产效益。

2.4 成本管理信息集成化程度较低

中小企业在企业经营和成本管理过程中，往往会涉及采购系统、资金管理系统、预算管理系统以及主营业务信息系统等多个系统。各个信息系统之间彼此独立存在，信息系统之间结合不够密切，成本数据无法直接计算和分析，资金信息、预算信息、采购信息和主营业务信息等之间不能有效集成，财务管理业务和经营业务不能做到有效对接，信息交流不畅，生产经营数据始终处于低价值层次。这容易导致企业管理层对成本信息掌控不足，极大地降低了工作效率和成本管理质量，影响企业对市场信息的把控，并进而影响企业的战略发展方向。

3 推进基于RPA的财务共享模式的必要性

3.1 有利于企业实现全面成本管理

相较于传统的成本管理方式，基于RPA的财务共享模式下的成本管理，可以在管理范围、深度和对象等多方面实现突破性发展。从管理范围来说，财务共享模式下的成本管理可以更加直接明了地监管企业生产运营过程中的全部支出，可以快速调节控制固定成本和变动成本，从而达到最佳成本管理效果。从管理深度来说，基于RPA的财务共享模式可以使企业关注到产品生命周期的全过程，除去传统成本管理方式下关注的生产过程中发生的成本，还包括产品在生产前、生产后的整个流程中所产生的营业成本。从管理对象来说，该模式能够让全体员工都参与到成本管理当中，极大地提高中小企业员工的工作效率。

3.2 有利于企业实现成本精细化管理

1911年，“科学管理之父”泰勒提出了企业成本精细化管理理论，最初该理论在大型公司中较为盛行，但受到市场竞争日趋激烈、生产工艺日渐复杂和产品更新换代加快等诸多因素影响，中小企业的成本核算管理也逐渐要求实现精细化，基于RPA的财务共享模式能够很好地解决这一问题。财务共享模式下的成本精细化管理可以将业务流程和岗位进行重新划分和分配，细化分工，制定更合理和详细的标准，提高成本管理的准确度，从而能够规避企业经营管理过程中的漏洞，改善成本管理方向，进而降低财务风险。

3.3 有利于企业实现即时化成本管理

传统成本管理模式下，产品数据的采集和分析过程烦琐，且对企业工作人员的能力要求较高，不仅容易造成数据分析不准确，也极易造成数据泄露等问题发生。基于RPA的财务共享模式下，企业能够借助平台实现数据的即时化、可视化管理，企业管理层可以对生产过程中每日所发生的人工费、物料费、间接费用以及项目进度进行实时把控，对关键指标设置预警值，一旦发现异常可以及时进行调节处理。这样的成本管理不仅节省了人力成本，也提高了数据反馈效率，助力企业达成成本管理的目标。

4 基于RPA的财务共享模式下中小企业成本管理的优化路径

提高成本管理质量和成本管理效率是优化企业成本管理所追求的结果，基于RPA的财务共享模式下，对于中小企业进行成本管理优化的路径来说，首先，要增强企业员工的成本核算意识，尤其是管理层的成本核算意识;其次，在此基础上通过优化组织结构、重塑业务流程、加速信息流通、分解细化岗位，达到规避财务风险、提高管理效率、高效推进管理，实现规模经济等目标，最终优化中小企业成本管理。

4.1 增强成本核算意识，更新管理模式

在企业传统的成本管理模式下，由于对经营业务了解不全面、自身专业能力不足等多方面问题，导致企业尤其是中小企业的员工自身成本管理意识不强，对于成本信息所反馈出的企业经营信息不敏感，不能充分认识到成本管理对于企业发展的重要影响。因此，在基于RPA的财务共享模式下开展成本管理优化首先要引导企业职工，尤其是管理层人员树立正确的成本管理意识和核算意识，高度重视财务共享模式下成本管理的重要性;其次，要做好企业员工的培训工作，定期开展信息化培训和专业技能培训等，让员工及时了解所处行业的信息，深入学习基于RPA的财务共享模式的机制特点，将企业的业务流程与财务共享不断融合，提升适配度，提高业务数据的准确性;最后，完善成本控制的相关制度，强化内部管理。

4.2 优化组织结构，规避财务风险

中小企业的组织架构通常属于垂直化管理模式，遇到问题需要逐级上报。而在财务共享模式下，需要按照业务需求制定一套统一执行的规章制度，因此，企业需要进一步优化企业组织结构，通过搭建更加扁平化的组织结构，能够使管理层通过财务共享平台对财务数据做进一步的监督、审核和处理，满足信息上传下达的要求。这能够使管理层保持对企业日常业务的动态管理，及时、快速地对市场信息、企业经营信息和成本信息等进行传递，在掌握精准信息的基础上，对成本进行有效且精细化管理，规避财务风险。同时，扁平化的组织架构可以使企业员工更多地参与到业务活动当中，深入了解企业的业务活动流程，必要时实施轮岗制度，以此最大限度地防范财务风险。

4.3 重塑业务流程，提高管理效率

在标准化的业务流程下，基于RPA的财务共享平台能够储存庞大的数据库，中小企业需要在此基础上，将整体业务流程进行细致分解，让成本管理融入企业的各个业务，从而在企业的资金需求预测、成本管理和核算等环节提高管理效率。基于RPA的财务共享模式能够实现财务工作与主营业务的可视化、智能化、电算化改进，不仅提高了数据分析的准确性，而且节省了人力成本，使企业的运营成本获得良性循环。同时，重塑业务流程能够提升各个业务部门之间的协调配合度，各个岗位职责更加清晰明确，通过财务共享平台缩减处理业务的时间，实现智能化、自动化和无纸化管理，做到产出最大化，提升企业的整体综合竞争力。

4.4 加速信息流通，高效推进管理

信息的时效性越高，其所提供的价值也就越高。在传统的成本管理模式下，成本数据的收集、处理、分析和传达都需要耗费大量的人力和时间，时效性差、准确性低。采用基于RPA的财务共享平台后，共享中心就是企业的数据中心，与成本相关的数据能在第一时间传输至共享平台的数据中心，对收入类、成本类、费用报销类、资金类、资产类、预算类等各类数据进行统一整合后，应用大数据技术进行汇总处理，最大程度上减少了成本信息在各个环节之间传递的时间，能够使中小企业快速根据成本信息对市场变化进行预测，进一步调整成本预算等信息，从而高效率推进成本管理。

4.5 分解细化岗位，实现规模經济

中小企业的生产能力较低、经营规模偏小，导致部分固定成本可分摊的产品数量较少，因此，综合计算后其产品的单位成本就会偏高。企业通过分析产品的单位成本与业务规模之间的变动关系后，能够获得最佳临界值，可以通过扩大规模的方式实现规模经济效益。而规模经济效益的实现要在扩大经营规模的基础上同步减少生产成本，基于RPA的财务共享模式可以满足这一需求。财务共享模式下，将企业的工作岗位尽可能进行细化分解，分门别类进行整理，将重复度高、执行操作单一的工作列为一类，此类工作不需要过于专业化的技能，可以依靠财务共享平台统一完成，通过批量处理实现规模效应。

5 结语

综上所述，在激烈的市场竞争下，通过建立基于RPA的财务共享模式，能够帮助企业建立庞大的成本数据库，准确把握成本数据，提高成本管理的效率和质量，从而优化企业财务工作。中小企业通过财务共享模式实现成本管理的优化，主要从以下5方面入手：一是要增强成本核算意识，更新管理模式;二是要优化组织结构，规避财务风险;三是要重塑业务流程，提高管理效率;四是要加速信息流通，高效推进管理;五是要分解细化岗位，实现规模经济。中小企业需要将成本管理环节放在企业发展的整体价值循环中来考虑，只有从制度、人力資源、业务流程等多方面为财务共享模式提供保障，才能有效管理企业成本，实现中小企业的可持续发展。

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【基金项目】烟台职业学院横向课题研究项目“基于RPA的财务共享模式下中小企业成本管理优化研究”（HX2023009）;烟台职业学院2023年度校本科研项目“‘双碳背景下国有高耗能企业碳审计实施路径研究”（2023XBYB022）。

【作者简介】邵敏（1995-），女，山东烟台人，会计师，注册会计师，研究方向：财务管理理论与实务。