《电子文件归档与电子档案管理规范》实施背景下的电子档案保护研究

摘 要：近年来，随着计算机信息技术的应用，以及办公自动化OA系统的普及，电子档案数量和规模都呈现出快速增长之势。为规范电子文件归档和电子档案管理，国家质检总局与国家标准委联合印发《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）》，并于2017年3月1日正式实施。本文以该规范实施为背景，分析了电子档案保护面临着存储内容不稳定、信息载体可分离、数据设备依赖性和信息内容非直读性等安全隐患，进一步从环境、载体、技术和内容四个方面讨论了影响电子档案安全保护的主要因素，并针对这些因素，提出了具体的保护对策，确保规范得到优质高效贯彻落实。

关键词：电子档案；档案保护；电子文件归档

近年来，随着办公自动化、计算机信息技术、互联网技术的应用，电子文件及电子档案数量和规模呈现出快速增长态势。为更好地做好电子文件及电子档案管理工作，切实规范电子文件收集整理归档，以及电子档案保存、备份、利用和保护工作，2016年8月，国家质检总局、国家标准委联合发布《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）》（以下简称《规范》），《规范》于2017年3月1日正式实施。这是做好新时代电子文件与电子档案管理的重要标准[1]。电子档案是指具有保存价值且已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。与传统纸质档案相比，电子档案存在存储内容不稳定、元数据高依赖性、信息与载体分离性等，使得电子档案面临着诸多非传统安全因素威胁，安全事故频发。因此，一直以来人们都高度重视电子档案安全工作，针对电子档案特点采取有针对性的保护措施，兜牢安全底线。

1 电子档案安全隐患

1.1 存储内容不稳定

传统纸质档案，档案信息书写于无酸纸，稳定性强。且纸质档案修改会留下痕迹，易被发现。经声纹鉴定也能够甄别出传统声像档案是否被删改。而电子档案无论是修改还是删除都较为便捷，且不易被察觉，使电子档案的真实性、完整性难以保障。此外，电子档案存储于磁带、磁盘或光盘等特殊载体介质，一旦存储介质受到强磁干扰或者湿度过大、温度过高均会影响载体介质性能，进而会直接影响到档案信息或无法读取或丢失。电子档案还易受到计算机病毒侵扰或者计算机设备故障、电磁脉冲等突发事件，都会影响电子档案存储的稳定性和安全性。

1.2 信息载体可分离

纸质档案直接体现在档案中，令人一目了然。电子档案由电子文件、参数及其他相关数据构成，其中元数据是重要组成部分。元数据是关于数据的数据，电子文件上下文关系及结构等均为元数据。电子档案元数据必须依附于电子文件信息，否则电子文件原貌将无法恢复。此外，纸质档案信息与载体之间，无论是检索、查询、利用均始终表现为“一体化”。而电子档案的保存、利用往往伴随着迁移来实现。即电子档案从一个存储载体转移至另外一个载体，从一代计算机迁移至新一代计算机或从一种存储格式转换至新的存储格式，如从磁盘发展至“云存储”等。电子档案长期保存有赖于信息与载体一次次脱离、重新结合的技术过程[2]，打破了传统信息与载体固定不可分离特性，在此过程中增加了档案失真的风险，复制、伪造电子档案往往充斥其间。

1.3 数据设备依赖性

电子档案存储于光盘、磁盘或云盘，读取或传输需要借助计算机技术、互联网技术。数据信息对设备载体的高度依赖性是电子档案管理所展现出的现实特性。但从一种设备到另外一种设备，无论是电子档案读取、存储还是信息传输都需要二者之间的兼容性。但现实是不同存储介质或设备存储原理、读取技术要求不同，从一种设备可以存储而到另一种设备却无法存储。可以读取某一介质的技术往往无法读取另一种存储介质。另外，一旦设备出现故障或无法读取，就会直接威胁到电子档案安全。

1.4 信息内容非直读

纸质档案、照片档案等传统档案具有直读性。档案内容可以直接凭借人的眼睛看到和辨识，档案是否损毁也可直接看到。电子档案信息记录于特殊载体介质，人的眼睛是无法看到和分别。例如，存储于光盘上的电子档案，其档案信息记录于激光刻写的斑点，即便用高倍显微镜也难以分辨光斑中的信息内容。因此，一旦光盘中的档案信息发生损毁或丢失也不易察觉。此外，为了强化电子档案安全，还常常运用加密、压缩编码等现代处理技术，如缺少解密、解压技术支持，存储于设备上的电子档案内容也无法读取。

2 影響电子档案保护因素

2021年新修订的《档案法》，以及《电子文件归档与电子档案管理规范》实施，赋予电子档案与纸质档案同等法律效力，这就需要切实做好电子档案安全保护工作，首先需要熟悉和掌握影响电子档案安全保护的具体因素。

2.1 环境因素

温度湿度、光线、磁场、空气污染物等环境因素会直接影响电子档案保护的质量和效果。（1）温湿度。如光盘中的塑料、铝及多碳材料会因温度过高或过低而导致光盘聚酯底基膨胀或收缩，出现弯曲变形，直接影响电子档案读取、激光束精准定位。实践表明，电子档案温湿度一般应为16—20℃，35%—45%。（2）灰尘。灰尘中细颗粒会造成电子档案载体物理损伤和化学损伤[3]。就物理损伤而言，灰尘细颗粒物易被硬盘吸引，积累在电路元器件影响散热，诱发芯片过热烧毁，或磨损磁头导致信息丢失。灰尘中含有的化学成分也会腐蚀光盘或磁带，造成记载于其中的电子档案信息丢失。（3）光线及有害气体。SO2、CO2、H2S等有害气体会导致电子档案载体光盘、磁盘变质、老化、磁粉脱落，信息丢失或无法读取，光线使电子档案载体盘基带基老化，影响磁性载体剩磁稳定性。（4）磁场及振动。磁场影响电子档案最大，会加剧磁带或磁盘中磁性涂层出现消磁或磁化，造成电子档案信息无法读取或丢失。机械振动也会电子档案载体中磁分子排列次序，最终会破坏电子档案信息记录。

2.2 载体因素

电子档案既包括已归档的电子文件，还包括支持电子文件记录的载体设备。常见的载体有光盘和磁盘、磁带等磁性物质。（1）光盘。光盘主要是借助激光技术实现电子档案信息存储与读取，由记录介质、保护层和盘基三部分组成，呈圆形。记录介质是电子档案信息存储的载体，由硒、碳铝化合物、碲合金、碲等材料组成，这些材料在激光热效应作用下物化性质极易发生变化。且与碱溶液易发生反应，与空气中的氧接触易发生氧化，这些都影响了光盘载体的实际使用寿命，需要后期定期进行电子档案复制迁移。（2）磁性载体。磁盘或磁带支持体为聚酯底基材质，因静电而吸引粉尘，导致磁性载体卷曲、磁粉脱落，磁粉与底基中间的粘合剂热胀冷缩、霉变等，影响存储于其间电子档案信息读取或再现。

2.3 技术因素

电子档案借助计算机信息技术及相应载体结合起来，无论是计算机信息技术革新，还是存储介质载体迭代都会影响着电子档案安全保护。新的存储或读取技术应用，旧的存储或读取技术就会消失或不再使用，原先使用的仪器设备慢慢就会被更换或淘汰，新旧技术之间若不兼容，使用旧的技术存储或读取的电子档案将无法在新的技术应用下实现存储或读取。与存储介质损坏或环境因素影响不同，技术过时对电子档案危害更甚。欧美等国家为应对因技术革新而影响电子档案安全，会将存储或读取电子档案设备、软件一并保存至技术博物馆；制作拷贝纸质档案、缩微胶片；将电子档案转换为中性格式文档。但这三种解决方案也只是暂时性，随着馆藏电子档案数量的增加、计算机信息技术革新迭代加快，以及电子档案管理规范化、标准化需要，需要加强国际合作，由国际标准化组织牵头，制定电子档案应用系统互连标准，实现不同系统、软件数据互换、兼容。

2.4 内容因素。

电子档案信息与载体具有可分离特性，且非可直读性，使电子档案被篡改、修改、非法访问甚至销毁等安全风险增大。尤其是木马病毒、蠕虫病毒等，会直接修改应用程序，导致电子档案信息泄密或损害。

3 《电子文件归档与电子档案管理规范》实施背景下电子档案保护措施

与传统纸质档案相比，电子档案保护具有许多不同之处[4]。既要针对影响电子档案安全因素处着眼，也要从电子档案归档、保护和利用全链条做好保护，兜牢电子档案安全保护底线。

3.1 思想上深化电子档案保护重要性

电子档案与纸质档案保护要求不同，思想认识上也必然存在一定差异，要确立相对应且正确的保护思想[5]。要在思想上高度重视电子档案保护的重大意义，最大限度地延长电子档案使用寿命，按照“四性”的标准和要求，要把档案保护摆在与电子档案收集、整理、归档和利用同等重要位置。一方面，要充分认识到电子档案与纸质档案保护的差异和不同，尤其是全面了解影响电子档案保护的主要因素及主要环节，为电子档案保护做足思想准备。另一方面，要把电子档案保护落实从思想认识落实到具体行动上，要制定电子档案保护方案，加强日常应急演练，提升应对突发安全事件应对处置的能力和水平。既要注重防，也要重视“治”，为电子档案保护配齐配强专业人才、专业设备。此外，还要树立全过程保护思想，从电子档案收集、整理、归档到利用等，把保护思想和行动落实到全过程各环节。成立电子档案保护工作领导小组，将安全保护要求和具体措施细化到具体业务科室及人员。

3.2 措施上增强电子档案保护针对性

针对影响电子档案安全的环境、载体、技术及内容等因素，要有针对性地采取保护措施。一是环境方面。要把存储电子档案的温湿度控制在适宜温湿度，如相对湿度为40%±5%，湿度为16—20℃。检查电子档案库房光照，检测磁强，保持电子档案读取器表面清洁。存放电子档案磁盘、光盘等载体的场所，要避免受到有害气体及强震动影响，放置专门存储档案柜。光盘存储避免挤压、叠放太多，竖立存放。二是载体方面。选择纯度高、杂质少、薄厚均匀、耐热性好盘基材料的磁盘、光盘，并将其存储于专门场所，避免因发生氧化而影响保存寿命。三是技术方面。积极电子档案软硬件环境的兼容性，对系统数据应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份分开保存[5]。此外，还要安装正版杀毒软件，采取物理隔离措施，重要电子档案严禁与互联网互连。利用区块链、身份认证、密钥、访问权限技术等，加强电子档案安全保护。四是内容方面。按照“四性”的标准和要求，确保电子档案内容的完整性，真实性，要把电子文件及其背景结构一并纳入存档范畴，并定期进行检测。

3.3 方法上注重电子档案保护过程性

3.3.1从电子档案归档、保护和利用全过程、全链条地做好保护。（1）归档。按照电子档案管理做到“来源可靠、程序规范、要素合规”的标准和要求，确保电子档案“真实性、完整性、可用性、安全性”。为此，首先要确保电子文件内容、逻辑结构、形成背景及形成时的原始状况保持一致，采取前端控制机制，将传统档案管理前延至电子文件起草、签发、转办、归档，确保电子文件生成及办理各流程规范。其次要确保电子完整性，应将元数据、背景信息、文本信息等均纳入电子档案归档范畴，建立电子档案归档采集质量监控机制及电子档案元数据管理标准规范，提高电子文件及相关数据自动化归档。通过数据备份、建立访问日志等，做好归档环节电子档案保护。（2）保护。主要是针对已经归档的电子檔案做好保护，重点是做好载体的保护。珍贵电子档案采用光盘、磁盘、磁带等多种方式保存。其中，磁带保护除了要控制合理温湿度外，还要远离强磁场，存放至专门的防磁柜。磁带每隔1-2年倒带一次。硬磁盘要做好防静电，减少震动，控制好温湿度。正确摆放光盘，避免堆叠挤压，可选用竖直存放。此外，光盘每5年要转储一次，磁盘及硬磁盘等磁性载体介质要每4年转储一次。电子档案至少要按照一式双套留存，其中查询利用和封存保管各一份，必要时还要复制、异地保存第三套。（3）利用。利用环节也要做好电子档案保护。随着计算机信息技术、互联网技术应用，电子档案查询、检索、利用越来越便捷化，突破了传统的时间、空间限值，电子档案实现更大范围、更广领域共享，但也面临着诸多的非传统因素威胁。

3.3.2从系统运行环境与电子档案系统本身两个方面切实做好电子档案利用环节保护。（1）系统运行环境保护。防御网络攻击、防御计算机病毒攻击，做好存储电子档案主机安全防护、客户机安全管理，从在线热备份与离线冷备份两种方式进一步完善数据备份。（2）电子档案系统本身保护。采用动态验证码、生物信息识别等加强系统安全控制、功能访问权限控制、电子档案数据访问权限控制、电子档案数据信息传输安全、记录操作日志等技术和方法，确保电子档案系统运行环境及系统本身安全。

参考文献

[1]谭兰芳.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究[J].兰台内外，2022（5）：28-30.

[2]徐建龙.电子档案特点浅谈[J].档案天地，2001（2）：25-26.

[3]樊建平，刘兴汉，吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象，2006（2）：42-43.

[4]董志茜，吕志风，袁雪艳.浅析企业电子档案的保护[J].机电兵船档案，2023（5）：113-116.

[5]温倩倩.纸质档案与电子档案保护的差异及对策研究[J].档案天地，2022（3）：21-23，7.

[6]龚素芹.电子档案保护技术初探[J].办公室业务，2009（2）：54-55.

作者简介：宋平（1982— ），研究生学历，成武县人民医院馆员，主要从事档案管理工作。