制造企业应收账款管理的难点及对策

张胜楠/文

制造企业是我国实体经济发展的根本,坚持推进新型工业化,推进制造企业经营方式转变,统筹推动制造业高质量发展,是我国加快建设制造强国的必然趋势。制造企业应当抓住发展机遇,不仅应当将发展重心投入产品质量与市场销售等方面,还应当重点关注制造企业内部控制建设。例如,制造企业在开展销售活动时往往为了抢占市场、维系更多的客户就采取赊销的方式进行销售,部分采购方并不能在合同约定的付款期限内完成支付,而且制造企业也疏于对应收账款的管理,无法及时收回账款,产生较多的坏账和死账,进一步对企业现金流正常运转产生一定的影响。因此,制造企业应当加强内部控制建设,在应收账款管理工作中贯彻落实精细化管理理念,对业务活动进行全过程监督与管理,并结合制造企业的实际情况制订有效的催收方案且加以实施,确保制造企业应收账款可以及时回款,进一步保证企业现金流稳定运行。

应收账款管理关系到制造企业能否正常运营,为制造企业降低运营风险,提高抗风险能力具有重大意义。制造企业不仅应当重视产品的质量与创新,更应加强应收账款管理,构建科学的绩效管理体系,提高全体人员对应收账款管理的认识,并主动分析制造企业运营过程中的各种风险,结合有效的催收方式,及时收回应收账款,并将其投入制造企业的生产经营活动中,推动制造企业长远发展。本文围绕制造企业的生产经营特点,对应收账款管理的重点和难点进行深入分析,并围绕制造企业的实际业务活动制订了相应的管理对策。制造企业应当将应收账款作为经营管理的一项重要内容,深入贯彻执行应收账款管理的理念与制度,降低企业的财务风险。

应收账款概述

应收账款是指企业在完成产品销售或者提供劳务之后,应得到的经济报酬,是一项债权,包括应收票据、应收账款、预付款项、应收利息、股利和其他内容。应收账款在流动资产中具有举足轻重的地位,如果能够及时收回应收账款,企业的资金使用效率便能大幅提升。应收账款的形成不是自然形成的,这和制造企业的营销策略有关,因此,制造企业在制订营销策略时就应当充分考虑应收账款,以此确定合理的销售模式。

应收账款管理是指在赊销业务中,销售方向购买方提供销售服务之后,销售方采取一定的账款催要手段和方式对应收账款回收全过程采取的一系列管理措施与手段。

应收账款管理的作用和意义分析

应收账款管理工作关乎制造企业的生死存亡,制造企业采用赊销方式进行销售之后,财务应当根据真实的业务数据对销售交易数据进行系统化记录。制造企业可以通过数据的记录与分析监控现金流的流转状况,同时针对到期账款与预期账款制订并实施有效的催收计划与方案,责任部门应当根据制造企业制订的催收政策催要。在此过程中,制造企业向购买方核发对账函,定期核对应收账款的数额,确保制造企业账实一致,还可以对应收账款进行及时催要,最大限度地减少坏账,避免经济损失。制造企业在加强应收账款管理时应构建应收账款管理体系与流程,用以规范制造企业应收账款管理工作的各项行为,各部门人员也应当严格按照相应的管理流程开展工作,强化制造企业内部控制,控制经营风险,推动制造企业长远发展。

制造企业应收账款管理的难点

客户资信调查不深入,客户信息管理不到位

制造企业加强事前环节的管控,加强客户资信调查与信息管理,可以针对信誉等级不同的客户制订不同的销售策略,确保制造企业在增加销售量的同时减少坏账产生。但是目前,大多制造企业在营销过程中并没有对客户的资信与经营情况进行调查,很多销售人员也只是追求销售额的完成及销售业绩提成等,并不关注客户资信调查。同时,销售人员也没有针对一些大单客户实地考察,制造企业在未做好背景调查的情况下采用赊销政策就会导致信誉度较差的客户到期无法偿还货款,资金就会被长期占用,影响制造企业运营。而且,制造企业也没有对销售人员进行培训,销售人员一直秉持着完成销售业绩就好,有些销售人员在明知客户信誉度有问题的情况下仍然选择赊销。部分制造企业虽然构建了客户信息数据库,并且对客户的经营信息与实际发展情况等进行了调查与登记,但是并没有定期跟踪客户经营情况变化,更未对客户数据库中的信息资料进行更新与完善,也没有对客户的信息资料进行妥善保管,制造企业所掌握的客户基本信息就会失去参考价值,严重影响制造企业的决策判断。

应收账款管理机制不健全

制造企业开展应收账款管理工作需要科学、规范的应收账款管理机制,用以规范与约束制造企业的管理行为,提升应收账款管理水平。但是,制造企业却没有建立健全应收账款管理制度,对应收账款管理工作也未加以重视,应收账款的确认和对账制度不完善;制造企业也没有定期向客户核发对账函,没有对应收账款的金额进行确认,因此,制造企业就无法及时发现应收账款的问题,长时间会出现账实不符的状况,也会导致制造企业债权难以实现。同时,制造企业也没有建立催账制度,客户企业在完成货物验收之后没有按照销售合同的约定时间和方式支付价款,制造企业在客户逾期之后并没有第一时间催要,也不能依照科学的催要机制与方式开展催款工作,造成很多坏账。此外,制造企业缺乏应收账款的交接制度,在销售人员与项目会计等离职之后,只是简单地将手头上的工作进行交接,交接时并不注重应收账款工作的交接,导致接手的人员并不清楚相应账款的具体情况,可能就会导致推诿现象发生。更重要的是,绩效管理体系的不健全成为影响应收账款工作开展的重要因素。制造企业的绩效考核一般只重视销售量与销售业绩的考核,并没有将应收账款纳入绩效考核管理,也没有设置相应的绩效考核指标,如应收账款回款率等指标,更未将制造企业的绩效管理考核体系与销售人员应收账款的回款率进行挂钩,无法运用绩效考核与激励机制,对销售人员进行考核,因此,就难以调动销售人员的积极性。

合同评审出现漏洞,增加了企业经营风险

合同签订也是制造企业降低经营风险的重要环节。制造企业应当加强合同的评审工作,对合同中的账款支付时间和方式及违约责任等内容进行审核,分析合同中的各项风险,从而有效控制制造企业的风险。但是,制造企业在合同评审中并没有关注应收账款的风险审核与控制,各部门只是对合同中的业务条款,如销售数额及双方的责任等方面进行了综合的审核,并没有对合同中的回款期限方式及违约责任等条款进行审核。然而,实践中针对一些比较着急的业务合同,一般都是经过领导的同意盖完章之后才发起了合同审批流程,各部门在进行合同审核时,针对合同的风险条款提出改进意见之后,无法及时对合同的内容进行修改与调整。有些制造企业往往为了销售业绩的提高,在客户口头下单之后就开展生产制造,而在制造中与客户发生纠纷之后,无法保障制造企业的合法权益。

制造企业应收账款管理的对策

深入调查客户资信资料,加强客户信息管理

制造企业只有强化客户信息调查,掌握更多的客户信息,才能够深入了解客户的经营情况与信用状况,进而采取合理的销售政策,减少制造企业的坏账风险。制造企业构建客户资信资料调查机制,需对即将合作的采购方的经营规模、信用状况及资金运转情况进行调查。对一些金额较大的销售业务,销售人员还应当对合作方的经营状况进行实地考察和调查,可以根据客户的基本信息,对客户进行不同级别的分类,例如,A类客户规模大、信誉高、资金雄厚;B类客户规模中等、信誉较好;C类客户信用状况一般的中小客户;D类客户一般的中小客户、新客户和信誉不太好的客户等。销售人员在销售谈判过程中应当按照不同的客户登记给予不同的销售政策,例如,针对A类信用较好的客户,可以有一定的赊销额度和回款期限,但是赊销额度以不超过一次进货为限,回款以不超过一个进货周期为限;针对B类客户,一般要求现款现货,可以设定一个额度,再根据信用状况逐渐放宽;针对C类客户,要求现款现货,并且应当仔细审查,对符合制造企业信用政策的给予少量的信用额度;而针对D类客户,不给予任何信用交易,坚决要求现款现货或先款后货。另外,制造企业还应当加强客户信息管理,成立专门的客户信息库,销售人员应当根据客户的实际情况定期对客户资料进行更新,为制造企业制订销售政策提供准确的依据。

健全应收账款管理机制

完善应收账款管理机制,是制造企业有效组织应收账款管理工作的基本和保障。制造企业应当加强对账机制的完善,统一企业内部对账流程,销售人员应与财务人员定期对应收账款数据信息进行讨论与对账,确保制造企业账面信息与实际业务信息的应收账款数额一致。销售部门应向相应的客户核发对账函,并保留相应的证据。例如,制造企业采取EMS方式进行邮寄时,应当保留账函的原始资料与客户的快递签收资料等,确保证据链完整。同时,制造企业还应当完善逾期催收制度,成立专门的应收账款催收小组,包括企业的领导、销售人员、财务人员和法务,在制造企业产生应收账款之后,先由销售人员定期和客户进行沟通,定期跟踪应收账款的汇款情况。如果客户出现逾期付款的情形,制造企业应当及时组织召开应收账款分析会议,应对具体项目的情况进行分析,由项目人员对应收账款的具体情况进行阐述,小组内部进行充分的讨论,根据客户的经营账款,分析客户逾期付款的原因,并且根据不同账龄的应收账款制定不同的催收政策与方式,包括电话催收、信函催收、律师函催收与诉讼催收等。例如,制造企业针对逾期超过三个月的应收账款,就应当采取法律诉讼的方式进行催要,通过法律手段维护制造企业的合法权益。制造企业还应当加强与客户的沟通与联系,与客户方的财务建立良好的沟通关系,一方面,有利于账款的催收,另一方面,对业务也能起到更好的管控作用。此外,制造企业还应当完善应收账款交接机制,在销售人员离职、转岗时,应当将客户信息进行交接,还要对应收账款管理的相关资料与信息进行交接,只有完成应收账款信息交接之后,才可以办理离职与转岗手续。制造企业还需要加强应收账款绩效管理机制的建立与完善,不仅应当设置销售业绩考核机制,还应当将每个项目的应收账款回款率作为绩效管理考核的重要内容,设置相应的考核指标,如应收账款的周转天数等。销售人员未及时追回应收账款的情况下,制造企业可以扣除部分绩效奖金,在该项目应收账款全部收回之后全额发放项目奖金。制造企业还应当明确各部门的工作职责,落实责任,使其可以充分履行自身的工作职责。

加强合同评审

合同是制造企业应收账款最有法律效力的依据。制造企业应当制定并完善合同管理制度,明确合同管理机构的职责,并且建立合同台账制度,注意收集、记录与整理各类凭证,尤其是合同变更与解除的书面凭证,做好法律防范的基础工作。制造企业还应当加强合同评审工作,不仅应当对制造企业的业务条款进行审核,还应当对合同中关于应收账款的条款进行审核,包括账款的支付时间与条件、货物的验收标准与质量、违约责任等内容进行评审。制造企业需要建立完善的合同评审制度,在业务合同完成最终的审批流程并且通过之后才可以加盖公章。制造企业的合同审核流程应当将其各个部门的负责人都纳入合同评审流程,各部门站在各自专业的角度,对该合同的相应条款进行审核与评定,针对合同中的风险条款,各部门应当进行分析,并提出改进意见。制造企业在合同的评审过程中,应当加强信息化建设,引进先进的ERP信息化管理系统,设置合同审核模块。销售人员可以通过业务端口提交合同与项目的相关资料,在上传合同资料时,还可以上传客户的工商登记信息资料等,在销售人员完成上传之后,由法务人员对该合同的法律条款进行审核,分析该合同中的法律风险,并且提出相应修改意见。由法务人员完成合同评审流程之后,交由财务人员对合同中的数额、支付方式、发票开具的方式等条款进行审核,最终交由制造企业的领导对合同条款进行整体性的审核,从而完成合同的审核工作。同时,制造企业还应当加强合同的管理与保管,完善合同管理制度,在完成纸质合同的签订之后,合同管理部门应当将纸质合同通过扫描的现代科学技术将其归纳到企业的信息化管理系统中,便于制造企业对相关的合同内容进行查看,同时也为企业后续通过诉讼方式催要应收账款提供了证据资料,确保企业可以及时收回应收账款,减少企业的经济损失。

应收账款管理工作对企业业务开展与稳定运行都有重要的影响,制造企业只有重视并加强应收账款管理工作,强化应收账款管理体系的制度与执行,加强应收账款事前、事中与事后全过程的管理,才可以及时回收账款,有效降低经营风险。制造企业应当将应收账款管理工作作为经营管理的重点内容,深入研究不同的应收账款催收方式的优势,结合企业的实际情况,采取有效的催收,并定期做好对账和债权确认工作,帮助制造企业提升整体的发展实力。