制药企业内部控制优化

陈玲华/文

随着社会经济的发展,制药企业之间的竞争变得更激烈,加上制药企业的产品比较特殊,会受到相关法律的限制,也导致制药企业在生产经营活动中面临更大的风险。这也就要求制药企业做好内部控制工作,在保证各项工作顺利开展的同时,也能进一步提升管理和控制水平,确保制药企业生产经营中的风险保持在可控范围内,避免遭受重大损失。结合现实情况来看,虽然很多制药企业已经认识到内部控制的重要性,也采取了一定的措施,但是仍然存在一些问题。如制药企业内部控制体制、制度不够健全,企业及有关的管理人员参与并执行内部控制的意识较为薄弱,这些都会影响制药企业内部控制的有效性。基于此,本文首先分析了制药企业内部控制优化的重要性,并且通过阐述制药企业内部控制中存在的问题,提出了一些优化措施。

制药企业的运营及工作和人们的生命健康安全有直接关系,是我国民生的重要组成部分,想要确保制药企业可持续发展,就需要对制药企业内部进行有效控制,进而确保制药企业的各项制度可以落实,为制药企业实现经济效益最大化奠定基础,以此为制药企业的平稳运行提供有效保障。

制药企业内部控制优化的重要性

有助于科学分配管理责权

当前,我国国民经济的不断发展和人们生活水平的提升使制药行业市场竞争也变得越发激烈,制药企业想要在这种市场环境中占据优势地位,促进自身经济效益的提升,就需要确保自身企业的管理机制足够健全。现代化制药企业的管理机制核心就是要建立完善的企业决策、管理及运行执行的体制,并在运营过程中对制药企业内部进行有效的监督及管理。而制药企业进行有效的内部控制,可以进一步促进制药企业自身各项体制的健全和落实,并对制药企业内部的员工进行规范化管理,以及对制药企业自身运营过程中的各项财务信息进行细化分析,进而确保制药企业的各项管理责权可以得到科学的分配。

有助于提升制药企业整体效益

在制药企业开展内部控制,可以确保制药企业在生产及运营过程中,各岗位的工作人员对自身的工作职责有明确的认识,工作人员的责任意识也可以得到有效的提升。在这种情况下,制药企业自身的生产及工作效率都可以得到极大的提升。制药企业内部控制的优化和完善,可以对制药企业整个生产及运营过程进行监管,并及时发现在管理及运营生产中存在的各种问题,进而给出有针对性的解决方案,降低由企业自身原因导致的经营风险。

有助于保证财务数据安全

实际上在制药企业内部建立并开展内部控制体系的目的之一就是确保企业自身财务数据的真实性及安全性。制药企业的各项财务数据统计和分析为内部控制及管理提供了重要的支持,企业内部控制可以根据各部门及经营的各项数据,对各部门的管理及费用进行有效的控制。同时,这些制药企业的财务数据的安全性也受到内部控制及管理的影响,制药企业通过对自身内部控制体系进行优化,可以有效对经营过程中的各项财务数据进行监控,及时发现费用不合理及财务数据虚假的情况,确保制药企业可以在管理及决策过程中得到准确、可靠的财务数据。

制药企业内部控制中存在的问题

内部控制体制不够健全

制药企业在对自身的内部控制体系进行落实的过程中,无法离开健全的内部控制体系,这是确保制药企业可以正常运行的重要基础。但是受传统管理体系的影响,当前还有一部分制药企业内部控制体制不够健全,并且缺少完善的内部控制机制,导致在企业开展各项内控工作时缺乏有效的支撑。由于制药企业在经营过程中产品是其实现经济利益提升、占据市场优势地位的重要基础,因此大多制药企业在经营及管理过程中会将产品的品质、成品及生产效率放在重要位置上,而忽视企业内部控制体制的建立。这就会导致制药企业各部门之间无法实现相互监督和协作,也无法对这些部门的各项工作进行有效的安排和管理,甚至制药企业的一些职位之间还存在较大的联系,没有根据岗位的实际情况对其进行优化和分离,导致制药一些工作人员在处理事项的过程中出现跨职权办事的情况,不仅会导致制药企业自身的运营风险,还会导致制药企业内部控制体系被严重损坏。

企业内部控制制度不够完善

制度是各项工作开展的重要依据,制药企业在进行内部控制时,也需要完善的内部控制制度,才可以确保员工按照制度要求开展各项工作,进而确保制药企业内部各部门及员工之间可以顺利地进行沟通。但是,在对制药企业进行了解时可以发现,虽然当前还有需要的制药企业已经开始在生产及运营的过程对自身进行内部控制,但是制药企业还没有建立完善的内部控制制度,还有一些制药企业虽然建立内部控制制度,但是没有充分落实控制制度,以致出现控制制度内容不规范、不标准、责权不明确的现象。这种情况下就导致各项内部控制工作缺乏可操作性,即使生产经营过程中对员工及各事项进行监控和管理,但是整体的执行力度也普遍较低,不仅无法减少员工违规操作的发生,各部门和各环节的管理不能达到统一,出现了不衔接和跨级沟通的现象。并且在管理过程中出现漏洞时也无法及时发现,而是采用事后补救的方式,不仅会影响制药企业的正常生产,还在一定程度上导致制药企业的运营成本无法得到有效控制。而制药企业内部控制管理失控及经营风险的出现,都和制药企业内部制度的不完善、不落实有直接关系。

控制意识较为薄弱

虽然吃钙片比较简单方便，但是不建议用这种方式来取代喝奶。首先，钙片只是含钙，而牛奶不但含钙，还含有多种维生素、蛋白质、脂肪及一些小分子的免疫物质和活性物质，这是人工合成的钙片所无法做到的。其实，我们喝奶不单单是为了补钙，更重要的是它还含有很多对人体非常有益的营养物质，例如500毫升牛奶中蛋白质的含量可能就达到15克左右。另外，单独补充钙片容易导致便秘，而且它的吸收率也是一个问题，钙片的吸收率可能并不像厂家宣传的那样可以达到80%甚至更高。

当前,我国制药企业的治理结构还不完善,制药企业的大多数管理人员内部控制的意识较为薄弱,管理者没有意识到财务内部控制的重要性,导致制药企业内的工作人员也对内控工作认识不清晰。在这种背景下,就会导致制药企业的员工参与及配合制药企业开展内部控制工作的积极性降低,进而影响内部控制建设的开展和执行。另外,一些制药企业在开展内部控制建设及推行工作的过程中,没有意识到专业内部控制管理人才的重要性,主要是制药企业对药物生产的过程和效益更重视,在进行人才引进及培养时精力也都集中在技术型人才上,而对高素质具有综合能力的财务管理人员不够重视,导致制药企业自身的内部控制人才出现缺失。同时,企业财务部门的分工还不够明确,存在“一人多用,一岗多职”的情况,而这些财务人员自身精力有限,在实际开展工作时更多只能完成自身的基础工作,无法有效配合并优化内部控制工作。并且,现在制药企业的一些财务管理人员自身能力及管理理念还较为滞后,制药企业也没有对这些人员进行培训,导致制药企业财务管理队伍的素质及能力较低,无法实现内部控制的建设优化。

企业内部绩效考核存在问题

在制药企业落实内部控制的过程中,需要全体工作人员参与其中,以此确保执行的动力和力度。而制药企业的内部绩效考核则是提升员工积极性的重要手段之一。现如今,我国制药企业内部绩效考核还存在一些问题,如绩效考核制度、考核标准及审计标准不合理,在对工作人员进行考核的过程中更多地是根据最终生产及销售药品的盈利情况,去对工作人员的绩效进行确认,而不是根据制药企业日常的管理及员工表现情况制订详细科学的绩效考核标准,这就导致员工在日常工作中积极性降低,而是更关注最终的结果,这样会造成制药企业运营过程失控,一些工作人员也会为了确保自身的绩效,采取一些不正当的手段对各项数据进行造假,进而导致制药企业的各项管理及决策失去支撑,使制药企业的管理失控,出现经营风险。另外,制药企业的管理人员及员工还受传统理念的影响,对内部审计的认知存在偏差,不仅造成制药企业的内部审计形同虚设,还有一些工作人员对开展内部审计存在抵触情绪。

制药企业内部控制优化的措施

健全完善内部控制体系,为内部控制提供保证

在当前社会经济飞速发展的条件下,制药企业想在市场中占据优势,就需要进行有效的内部控制管理,通过优化并执行内部控制的方式对其经营过程中的资金及各项活动进行管控和监督,为制药企业提升经营管理成效。因此,制药企业需要建立科学的内部控制体系,并对其进行不断的完善和更新。并且制药企业内部控制体系不仅要对企业的业务层面进行控制和监督,还要从制药企业层面进行管控,反馈企业在运营过程中的真实情况,加大内部控制的执行力度,形成科学的制度管控体系,促进制药企业的可持续发展。建立内部控制体系,首先需要制药企业对运营过程中各岗位的职权进行梳理和明确,要确保不同岗位的职责要分离,并且由专业人员负责具体的职权,对岗位及职权的有效分配,可以避免一些部门及工作人员在工作过程中职责过多或出现越权现象。其次,制药企业在开展业务过程中通常需要多个部门和工作人员共同参与其中,这就需要各部门之间要形成互相监督的模式。这样可以有效避免越权现象的出现,同时在互相合作和监督的过程中工作效率也可以得到显著提升,在制药企业运营降低了风险的同时,也为制药企业实现经济效益的提升奠定了基础。

制药企业与其他的生产企业相比较为特殊,制药企业的产品质量和人们的生命健康有直接关系,因此,制药企业的生产及检测会更严格,原料配比及制药步骤都不能有任何差错,这就需要制药企业对整个企业的生产运营过程进行精细化管理,而制度是保障各项工作顺利完成的重要基础,也是各项工作规范开展的重要保障。因此,制药企业要建立并完善内部控制制度,进而确保管理及生产过程可以严格按照规范开展,确保内部控制充分落到各项工作中。首先,需要建立和企业相适应的岗位责任制,对工作人员的职责进行细化,确保工作人员切实参与内控管理的过程。其次,要对制药企业生产过程中的内部控制进行监督检查,当发现问题时要责任到人,并及时解决。而财务内部控制制度需要根据制药企业的实际战略发展需求,以及工作人员的情况去制定全面、系统的财务内控管理制度,进而对生产及运营过程中的各项资金进行监管和审查,促进内部控制的有效推进和质量优化,确保制药企业整体工作的规范性。

强化完善内部控制意识,建设高质量管理队伍

长期以来,受传统管理理念及发展理念的限制,制药企业在经营管理过程中将注意力大多放在药品上,而对内部控制不够重视,导致制药企业整体的管理较为粗放。而在当前的市场环境下,制药企业想要实现发展,首先就需要充分重视内部控制,完善制药企业内部的治理结构,创建规范、公开、公正、透明的管理结构,使制药企业内部人员明确自身职责,并积极参与财务内部控制管理和监督。其次,要为内部控制工作的开展创建良好的环境。制药企业要对企业内部的人员进行宣传和提升,确保内控工作责任到人,加强制药企业内部管理及工作人员内部控制的意识,树立开展内部控制的观念。同时,制药企业管理者要起到带头作用,进而影响员工,以此提升制药企业内部员工参与内部控制的自觉性。最后,制药企业要引进专业内部控制人员,并对当前在职的财务人员进行专业的培训,确保其专业知识能力及内部控制能力,并可以对自身及各部门进行监控和管理,还可以协同制药企业的各部门开展内部控制工作,进而确保内部控制管理落实到整个制药企业的运营过程中,为制药企业降低成本、提升经济效益打好基础。

完善绩效考核评价体系,做好严格的内部审计

制药企业内部控制的优化需要企业落实并完善内部审计,并建立科学性、合理性的绩效考核评价体系,以此对内部控制的执行奠定基础。我国一些制药企业自身的绩效考核评价体系还不完善,甚至部分企业的绩效考核评价体系对企业除生产方面的过程控制认知存在偏差,导致工作人员对结果的重视程度过高,严重影响制药企业内部控制在工作运营全过程的顺利开展。在这种情况下,就需要制药企业对绩效考核评价体系进行完善,优化传统的结果考核手段,将过程与结果绩效考核融在一起,确保内部工作人员在管理及日常生产的过程中严格按照制药企业的各项规章制度开展工作。同时,绩效考核评价体系的建立和落实要确保和制药企业各岗位的职责相符,在对员工的绩效进行审核和判定时也要有明确的标准,确保整个过程的公平、公正和透明化,避免由于主观人为因素导致员工受到不公平的待遇,影响部门工作的氛围及员工的积极性。除此之外,制药企业的管理人员及有关员工要意识到审计的作用,要配合内部审计工作,进而实现对管理人员及工作人员的监督,促进内部控制理念的全面落实。

制药行业的市场环境在不断变化,为制药企业提供更多发展方向的同时,也给制药企业带来挑战。而制药企业想要提升自身的竞争力,为自身的发展奠定基础,就要意识到内部控制管理工作的重要性,健全内部控制体系和制度,完善绩效考核评价体系,以此促进制药企业内部控制的优化,为企业的安全运营提供保障。