财务报销“云服务”的研究与应用

卫诗白?曹珊

近年来信息技术已然成为促进经济发展和社会进步的主导力量。信息技术提供的巨大能量推动了财务事业的快速发展，高校财务领域在网络环境下发生了深刻的变革，研究网络环境下的高校财务信息化具有较强的现实意义。目前，高校财务管理存在资源配置效率不高、信息不对称等较明显的短板，导致财务管理在学校综合治理中未能发挥积极的作用。特别是各类报销业务量飞速增长与传统财务处理方式之间的矛盾日益突出，先后试图通过延长工时、预约叫号、分类别差异化报销等手段解决矛盾，但效果很不理想。为此，S高校通过走访调查并深入探究，决定以解决“报销难”为切入口，从解决师生报销难出发，全面梳理、简化办事流程，构建财务报销“云服务”场景。

一、背景描述

（一）改革背景

S高校设有25个部门，15个二级学院。现有全日制在校学生1.6万余人，教职工1900余人。随着学校经费收支总量日益增长，排队报账人数剧增，传统的财务处理方式已无法满足师生的需求。通过全面梳理、简化办事流程，S高校进一步提升财务服务水平、优化服务措施，提升服务效率，落实“最多跑一次”，借助推进数字化改革的契机，以“数字赋能、服务提升”为理念，建设新一代财务信息化系统，启动了财务报销“云服务”。

（二）需求分析

1.信息化系統互通性不足。随着部门预算、国库集中支付、政府采购、预算外资金收支两条线管理等财政体制改革的先后推行，再加上近几年会计制度的接连变革，虽然财务部门每年都对软件进行升级，也开发了若干独立的应用系统，但是“信息孤岛”仍然存在，技术壁垒无法彻底打破，系统之间没有预留接口，互联互通性不足。

2.信息化服务能力不强。近年来，财务报销均通过线下操作，较多地依赖人工审核，流程相对冗长。同时，预算控制以纸质经费本管理为主，预算控制精细化程度相对较低，无法对现有数据做更深层次的剖析。大多数财务人员具备扎实的财务工作能力，但信息化知识和相关技能培养欠缺，在系统开发及使用、维护过程中容易出现偏差，降低了信息化系统应用的准确性。

3.财务部门亟需优化报销流程。根据学校经费使用特点，下半年进入经费报销高峰期，师生在报销过程中经常会遇到“排队长”“等候久”“签字烦”等问题，亟需财务部门优化报销流程，推行信息化改革，提高办事效率。

二、总体设计

（一）总体思路——财务信息化建设总体目标

1.积极响应学校“最多跑一次”改革的实施。通过进一步推进财务信息化建设，解决师生在财务报销过程中普遍反映的多次跑、等候时间长等问题。

2.努力满足师生对提升财务服务能力和水平的需求。深入谋划财务管理信息化应用的优化，再造信息化背景下的报销流程；主动运用信息技术促进高校财务管理标准化、规范化，减少因不同服务人员对政策把握、报销口径不统一导致的混乱。

3.充分利用互联网平台的优势。加大学校各部门的业务数据之间、业务数据与财务数据之间的关联度，提高数据流应用的深度和广度；充分利用财务信息化、数智化建设，提高为学院（部处）服务广大师生的能力和效率。

综上所述，建成具有网上自助报账、自助投递机、网上经费查询、“一门式”服务平台等功能较为完整的财务管理信息化系统迫在眉睫。

（二）财务信息系统的应用

S高校财务信息系统的总体建设目标是搭建一个完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的财务管理集成平台系统。通过建立财务信息系统加强与学校其他业务系统的互联互通与信息共享，提高资源合理配置与优化，提升财务管理的效率和决策水平，更好地为广大师生员工服务。

1.信息流的规范与集中

随着信息技术在学校内部使用的日益深化，信息在学校管理决策中发挥着越来越重要的作用。建立管理信息系统首先需要定义学校基础信息的标准，以支持各业务部门实现信息共享，为领导决策提供支持。

2.支持管理变革

日新月异的管理思潮、激烈的高校竞争导致学校管理理念和管理模式不断变化和创新，所以对系统必须有柔性的设置与刚性的控制。也就是在学校管理模式变化时能以较低的成本快速转变，一旦确定了管理方式就能保证坚决地执行。

3.满足新的需求

在信息技术和管理模式的快速变革中，信息化在学校日常管理运作中体现的作用也在不断深化。软件升级迭代，对财务管理提出了新的需求：（1）加快前台报账速度、提升准确率；（2）项目严格按下达的预算（使用预算模板）执行；（3）按照财政部门的要求执行国库集中支付，做到学校项目与国库项目的关联；（4）实现无现金报账，减少现金流量；（5）实现财务系统与其他系统的无缝连接等。

4.技术平台先进性

每一次高校改革必然对学校管理模式产生巨大的影响。信息化的高速发展促进了管理模式的变革，新的管理模式也需要信息技术的支持，两者相辅相成，密不可分。为此，学校应当考虑如何充分运用最新的信息技术，搭建发展前景良好的技术支撑平台。

三、应用过程

（一）开展调研，明确需求

在网报系统实施前期，学校领导带队分批次考察调研了兄弟高校，汲取财务信息化建设经验；针对师生报销体验感差的问题，协同相关职能部门共同研究财务信息化系统的可行方案；多次召开财务部门专题会议，研究讨论财务信息化工作；与财政相关部门沟通讨论系统对接，聚焦重点难点问题，靶向发力，集中精力抓应用场景工作进度。

（二）重塑流程，推进实施

1.整合财务系统，简化报销流程。将薪酬管理、银行对账等系统与网上预约报账系统整合，避免报销人员登录多个系统操作；完成日常报销、差旅费报销、借款等模块系统标准设置，以更清晰、直观的文字呈现需要报销的内容，避免非财务人员对报销项目产生理解偏差，提高报销速度。

2.梳理审批程序，设计线上审核流程。对各部门审批额度内的经费采取线上审批程序。对于超额度部分的经费实行财务一支笔（线下线上双签）和分管校领导网上审批。同时，完善手机端网上查询与审批流程。

3.打造“云服务”平台，上线网上报销系统。面向全校师生推出财务报销“云服务”。该应用已实现网上报销、审批、投递、实时物流监控等全流程网上报销，有效地解决了“排队长”“等候久”“签字烦”等问题。

（三）加强培训，指导服务

1.开展系列培训。完成了对财务人员的网报平台使用培训、各功能模块使用培训及信息管理员培训。由财务人员分批次对各学院开展财务信息化的专题宣讲培训，并为各学院提供点对点的指导服务，尽量减少退单的情况，改善财务网报体验感。

2.搭建知识库，精准解决问题。编写网上预约报销流程图、网上预约报销程序、登录系统操作指南。对网上预约报销中常见的系统登录、电子发票认证、校外人员酬金信息维护、查询等问题以及常用的表单，如银行联行号等公共信息分类归集后发布在网报系统、部门网站、公众号等平台，并及时对其中的内容作更新补充，为师生解决问题提供更为高效便捷的方法。

（四）不断提高财务管理水平

1.报销无等候。经办人员可通过校园网数据服务大厅或者财务处网页登陆网上预约系统，根据报销内容选择业务大类，按规范要求分别填写预约单。审批流程完成后，打印预约单。上线电子发票认证功能，与税务系统联网即可实时验证发票真伪，同时避免重复报账，以最简化的方式解决电子发票报销管理难题。

2.审批无纸化。各级审批负责人通过审批系统可实现随时随地审批，从而解决了“签字烦”的问题。审批负责人收到财务综合系统发送的“待审批”消息提示后，审阅经办人提交的单据，查看完整的报销材料，包括基本信息、电子发票认证、附件明细等内容，点击同意审核完成。经办人员可通过电脑端点击“审批日志”，实时查看“审批进度”。

3.投递无聚集。S高校设置了多个投递点，实现7×24小时接单。报销人员将报销单整理好后装入对应投递袋，扫描预约单上方的条形码，扫码完成后，将投递袋投入自助柜，整个投递流程就完成了。财务处工作人员通过物流系统即时掌握投单情况，即时取单。经过扫码、核对后，再将预约单分配到各财务人员。

4.查询实时化。查询流程实现了经费查询实时化、预算控制精细化的目标。财务管理系统要依托互联网在保证安全的前提下运行，实现各校区师生均能在移动互联网上开展财务报销、申报酬金和项目管理、数据查询等功能。使用移动客户端（如：手机、平板电脑等移动设备），更加实时高效、方便快捷。

5.管理精细化。结合学校工作实际，在软件功能上逐步实现精细化管理，即“一套管理系统，分户核算管理”。强化决策分析功能，加强资金统筹使用管理，建立年度经费核对确认工作机制，不断提高财务管理水平。

四、取得的成效

上线网上审批功能后减少了反复跑腿的现象，缩短了审批时间，提高了报销效率。S高校在此过程中解析重构原有报销业务流程，并结合网上报销系统重新规划权限分配，制定不同类别的审批流程，各项单据的填写和审批流转都能够在网上完成操作。

（一）高效服务

网上审批最显著的优点就是高效。特别是对于高校而言，审批层级多，常常需要经手多个部门，因此审批时间较久。特别是在审批人出差时，审批事项就会被拖延。线上审批可以实现随时随地审批，同时通知多级审批人和报销人，大大缩短了审批时间，充分发挥了网上报销系统的价值。

（二）安全機制

每名报销人员或签批人员都需经过学校的统一身份认证进入系统。每个审批步骤只能由具有相应角色权限的用户处理。监督人员在监督项目范围内具有浏览权限，把制度与制衡的因素嵌入到流程中，在一定程度上规避了经费被冒签带来的风险，为审批工作提供了安全保障。

五、经验总结

经过实施财务信息化建设，学校财务管理信息化系统实现了网上自助报账、自助投递、网上经费查询、一站式服务等功能。网上预约报账模式优势明显，可以有效缓解当前高校报销压力大、报销流程复杂、报销周期长的问题。但是受各种主客观因素的影响，同时随着国家会计档案电子化政策的出台及各类财务数据统计的需求日益增多，目前财务管理还有以下问题需要进一步解决：

一是升级财务系统，实现财务报销智能化。智能财务报账系统以业务为驱动，教职工可在手机或PC端随时随地提交和审核业务申请，快速创建准确、合规的预约单。通过手机扫描票据，自动识别票据信息，智能填写报销内容。在业务申请过程中可进行智能提醒提示教职工需要提供的附件资料，避免事后退回补充，最终实现一次投递或零投递。填报的信息提交前经过内控检查，符合内控管理要求。智能审核，审核重点突出，提升会计核算工作的质量，提高财务报销的工作效率。

二是通过模块优化实现会计档案管理电子化。结合凭证档案工作电子化的要求及学校实际业务需要，财务报销面临亟需解决的电子发票（票据）报销问题，优化电子发票（票据）报销、入账、归档全过程报销体验，支持采集电子发票PDF版式文件电子原件直接进行报销、入账、归档，无需打印。电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据。能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务。能够按照国家档案行政管理部门规定的格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账。电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）等要求。实现会计档案管理全面电子化是财务管理的主要趋势。

结语：

高校要充分认识到互联网带来的便利和挑战，利用信息化使财务工作获得更大的便利与进步。“云服务”的全面应用能够显著改善财务管理体系的运作效果，有着较大的应用潜力。通过以上举措能够让更多高校在相对短的时间内实现财务信息化场景建设，为各部门之间财务信息的畅通共享提供有力保障。