论新时期科研事业单位如何提升内部控制有效性

2024-03-28张家玥

市场周刊 2024年6期

张家玥

(北京市科学技术研究院，北京 100089)

0 引言

作为单位内部管理的核心，科研事业单位通过开展内部控制，能够为实现长期稳定发展提供稳固的基础。同时，还能够帮助单位及时发现自身发展环节存在的各类问题，最大限度地规避风险，以便于在所处的市场竞争环境中占据更为稳固的地位，维持自身发展。但目前，仍然存在部分地区的科研事业单位在内部控制建设方面有待完善，存在较为严重的滞后性弊端，对科研工作的开展产生了阻碍，需要引起相关人员的重视。

1 科研事业单位加强内部控制建设的重要性

1.1 有利于提高单位的内部控制工作效率

随着社会经济不断发展，科研事业单位在不断拓宽自身的工作职能，这就要求其应当不断优化和升级自身现有的内部控制工作制度，积极引进先进的信息化建设，利用信息技术高效的数据收集、分析和处理能力，减轻内部控制人员的工作压力，减少简单重复的工作量，以便于将更多的精力放在信息数据分析方面，为管理人员提供充足的决策依据，提高整体的内部控制工作效率。

1.2 实现内部控制数据信息的高效共享

在内部控制工作实际开展过程中，科研事业单位应当确保各部门共同参与，并在各部门间建立良好的信息沟通机制，以便于各项数据信息在单位内部高效共享，避免“信息孤岛”现象发生。同时，通过开展内部控制工作，事业单位还能够及时获取各项外部信息，提高与外部各机构间的信息沟通效率，提高数据信息共享效率[1]。

1.3 提升单位的内部控制风险防范水平

内部控制工作能够帮助科研事业单位高效地分析和管理其内部各项经营活动的实际运营状况，精准地找出其中的风险点，并根据风险等级制订合理的防范措施，最大限度地降低风险发生概率，提升科研事业单位整体内部控制风险防范水平。

2 科研事业单位内部控制建设应当遵循的原则

科学技术研究是科研事业单位日常工作的主要目标，因此其在开展内部控制工作时，应当以此为目标，以期为科研工作提供优质的服务。科研工作在实际开展过程中需要不断创新，党的十九大报告也重点强调了创新是我国社会经济发展的第一生产力，能够为推动社会经济发展提供有力的支撑这一理念指出了科研事业单位在发展过程中需要承担的社会使命。通过加强内部控制工作建设，能够不断提高单位的创新能力，加大对关键环节的风险控制力度，以便于更好地履行自身的社会使命。在内部控制制度建设过程中，科研事业单位需要遵循的原则主要包含全面性原则、制衡性原则、重要性原则、成本效益原则以及适应性原则等五项基本原则。

第一，全面性原则是指内部控制活动开展应当覆盖单位各项决策、监督和执行的全过程，包含全部工作事项，并能够加大对员工的控制力度，确保员工行使权力时都在内部控制范围内进行。在建设内部控制系统时，科研事业单位应当站在业务活动的层面，识别其中存在的风险，优化各项业务流程，与各部门建立良好的沟通关系，积极推动业财融合，坚持不相容岗位相分离的原则，提升科研事业单位的整体管理水平。

第二，制衡性原则是指科研事业单位应当针对部分重要岗位以及权力集中的领域，设置完善的制衡机制，明确制度制订、执行和监督各环节的工作职责，形成相互制约、相互分离的关系。针对单位内部的各关键岗位，事业单位应当保证管采、管办、管审工作相互分离，健全各岗位的工作职责。同时，还可以根据权责对等、权力制衡和提高效率的原则明确划分各部门权责，实现单位内部的分级管理、决策和审批。

第三，重要性原则是指内部控制工作开展应当加强对各项关键业务、事项中存在的风险的关注。不同领域的科研事业单位，业务内容也会存在极大的差别，因此各单位应当综合考量自身的实际状况以及发展需求，对关键环节存在的风险加强管控，制订适当的风险防范措施。同时，还可以坚持“三重一大”的原则，制订科学的内部控制制度规范，避免科研腐败以及权力过于集中[2]。

第四，成本效益原则是指科研事业单位在开展内部控制建设工作时应当严格遵循成本效益原则，在综合考量成本效益因素的前提下制订合理的内部控制制度。但在实际使用过程中，效益在科研事业单位中具有更为广泛的定义，能够有效提升事业单位的科研创新能力以及社会价值。

第五，适应性原则是指科研事业单位在设计内部控制制度时应当确保其与自身的规模、业务范围等内容相适应，并根据外部市场环境变动需求，及时优化和调整，使内部控制制度能够充分适应科研事业单位的发展需求。

3 科研事业单位当前在内部控制工作中仍然存在的问题

3.1 缺乏内部控制意识

现阶段，部分科研事业单位内部管理人员逐步认识到了内部控制工作的重要作用，但在实际实施过程中仍然未能形成正确的内部控制意识。部分单位的管理层人员笼统地将内部控制管理工作定义为财务部门的一项工作内容，未委派专门的人员负责管理和实施。但财务人员受自身专业能力等方面因素限制，无法支撑内部控制建设工作正常开展。内部控制的目标无法顺利实现，在内部控制工作开展过程中仍然存在诸多漏洞。这些问题若不能得到根本解决，极有可能会在一定程度上阻碍科研事业单位内部控制工作开展[3]。

3.2 内部控制专业人才缺失

人员的专业水平以及综合素质都会影响内部控制工作的实际开展效果，因此，单位应当确保其内部控制以及风险评估方面的人才储备充足。但现阶段受人员编制方面的限制，绝大多数科研事业单位现有的内部控制人员较少，专业性不足，大多是从其他岗位调任或兼任。由于其未能系统地学习内部控制方面的知识，对内部控制工作的要点缺乏详细的了解，无法推动单位内部控制工作开展。这主要表现在以下两个方面:一方面，部分单位现有的内部控制人员都是直接由财务部门调任，其虽然具备财务管理方面的专业水平，但对内部控制知识缺乏了解，在工作开展过程中不具备前瞻性，导致内部控制工作无法发挥出应有的作用。另一方面，现有的内部控制人员受自身知识结构限制，对近年来飞速发展的大数据以及信息技术方面的知识缺乏了解，不能全面掌握信息系统的操作方法，导致其内部控制工作开展效果不佳，且单位内部有关信息技术方面的人才较为欠缺，工作人员的整体综合实力仍然有待进一步提升。

3.3 内部控制评价体系尚不健全，缺乏追责机制

现阶段，科研事业单位已经逐步建成了一定的内部控制评价体系，并需要每年将基础性内部控制评价报告报送至有关部门。首先，单位评价报告的编制工作主要由相关管理人员负责，但部分单位管理人员由于对内部控制报告的编制工作不够重视，且未能及时将报告的内容全面披露，仅根据既定的程序上报，报告内容并未全面反映单位现阶段实际的内部控制状况，未深度剖析内部控制工作中存在的问题，内部控制评价工作流于形式。其次，未能根据内部控制报告中的数据分析自身现阶段内部控制存在的问题，无法充分发挥报告的价值作用。最后，部分科研事业单位目前在开展内部控制报告评价时，过多地将关注点放在了内部的自评方面，受各类因素影响，很难站在客观的角度得出评价结果，而外部第三方审计机构开展的审计工作由于受时间和人员等方面限制，更多是仅对各类科研经费的使用以及预算执行情况等内容进行审计，缺乏对单位内部控制工作开展效果的关注[4]。

3.4 内部控制信息化水平偏低

部分事业单位受传统思维观念影响，对内部控制信息化建设工作缺乏重视，所投入的经费和资源无法满足单位内部控制工作的需求，虽然在各部门建立了一定的信息系统，但由于未能加强各系统间的整合，缺乏统一的数据口径，单位发展环节产生的数据信息碎片化问题较为严重，各部门在传递信息时仍然需要工作人员人工操作，存在较为严重的“信息孤岛”现象，不利于提高内部控制工作效率。部分单位未能站在长期发展的角度设计信息系统，导致系统缺乏一定的后续可延展性，无法满足单位不断扩大的业务需求。

4 科研事业单位提升内部控制有效性的具体措施

4.1 增强内部控制意识，建立大数据信息化理念

一方面，科研事业单位管理人员应当树立良好的内部控制以及风险防范意识，全面了解大数据信息化方面的知识，树立先进的内部控制理念，为内部控制质量的提升奠定基础。另一方面，管理人员要在各部门重点宣传内部控制的重要性，帮助各部门人员形成良好的内部控制意识，并积极提出对内部控制管理工作优化的建议，推动自身内部控制工作优化和完善，提升风险防范水平，推动科研事业单位稳定发展。

4.2 加强对内部控制人员的培养和引进工作

首先，科研事业单位在组建内部控制管理团队时应当确保其具备较高的专业水平和职业道德，并通过定期开展内外部培训的方式，进一步提升内部控制人员的专业水平和职业道德，确保其能够全面掌握各项政策方针。其次，应当建立一定的考核和激励政策，督促相关人员积极参与内部控制管理，更为高效地完成其内部控制方面的目标，确保内部控制工作的质量。最后，应当积极培养现有内部控制人员对先进的信息系统的掌握程度，熟练使用并掌握内部控制系统中的功能以及操作流程，保障内部控制质量，以便于推动事业单位的健康发展[5]。

4.3 完善内部控制评价体系，制订评价标准

内部控制评价工作主要包含外部评价和内部评价两方面内容。外部评价是指有权对单位实际的内部控制运行情况开展监督的部门，其能够及时发现事业单位目前在内部控制方面存在的问题，分析内部控制的效果，并给出合理的优化和改进建议；内部监督则更多是单位内部的自我监督和评价工作。这两种评价方式都能够对科研事业单位内部控制工作开展起到一定的监督作用，且二者相互促进，相互影响。

通常情况下，内部控制评价标准主要分为一般标准和具体标准两种。一般标准更多的是在对科研事业单位内部控制活动全过程评价工作中使用的评价标准，其评价标准应与单位的内部控制评价目标相吻合，并全面落实。具体标准主要是针对内部控制工作中某一具体环节评价时所制订的标准，其又分为业务标准以及内部控制要素标准。业务标准是通过分析科研事业单位业务活动开展过程中存在的各项风险点，对所采取的风险防范措施的有效性开展全面的评价，并审查其业务活动是否合规的一项标准。内部控制要素标准则是通过分析内部控制五要素，评价内部控制工作开展中其环境目标的设定是否合理；内部控制活动是否合理运行；是否及时评估和识别其中存在的重大风险；是否建立了高效的信息互通和共享机制，以便于日常工作中高效的信息互通；是否具备高效独立的内部控制监督机制等内容。在内部控制工作中，具体标准的执行应当以一般标准为基础，而一般标准通常又会在具体标准中得到全面的体现。各项内部控制评价标准的制订，其最终目的是及时发现内部控制工作中存在的问题，并采取有效的措施，尽快改善。

4.4 构建内部控制信息化系统

信息技术的不断发展以及在各行业内的普及促使科研事业单位也不断加强了对内部控制信息化建设工作的重视。单位通过建立完善的内部控制信息系统，能够实现各部门应用软件的高度集成，为内部控制人员工作的开展提供全面的数据支撑。同时，还应当在各部门间建立统一的数据接口，打破部门间的信息壁垒，提高数据共享效率，实现各项业务流程的高效衔接，内部管理的协同。在构建内部控制信息系统时，单位应当积极学习我国政府部门颁布的最新的事业单位内部控制工作建设方面的最新要求和标准，综合考虑自身的实际需求，确保内部控制信息系统的构建符合各项规范，规避人为操作风险。随着单位不断发展，其内部存在新增业务或原有业务发生变动时，内部控制信息系统也应当及时改善，使之与业务的实际开展吻合，对各项业务活动起到良好的监管作用。此外，在建设信息系统时还应当积极开发其兼容性、功能性以及拓展性功能，确保系统能够及时升级和扩充，降低科研事业单位的沉没成本[6]。