基于价值创造的差旅平台系统建设研究——以A 公司为例

●曹 干

一、实施背景

（一）基于业务活动的重要性水平

近年来A 公司所处的数据通信市场中，全球云计算市场处于快速发展阶段，大型数据中心无论是从投资计划还是从总资本支出来看，数据中心建设整体上仍处于快速发展期。 客户业务不断增长，对数据中心的投资已经变得越来越迫切。 而从研发活动和市场开发层面来看，业务的交流和客户的拓展所带来的差旅活动势必呈现上涨的趋势，员工线下发生的差旅费用所带来的大额垫资成本令员工的资金需求变得紧张，为了保障业务人员更好地发挥专业特点，提升业务的增值活动，减缓员工的资金及报销流程问题，差旅平台的建设刻不容缓了。

（二）基于业务流程和税务稽查层面

出差活动是员工线下完成的，业务活动在发生之时对应的管理者无法得知，这就出现了员工在事中有预算外的事项或者费用发生而管理者无法立即得到信息并及时反馈的现象。 这种现象的发生会让管理者管理的难度加大，也会因决策的不及时带来一定的经济损失，增加额外的成本费用。

再者，金税四期的启用，各地税务部门的联系和沟通变得愈发紧密，税务部门通过监控金税系统中开具的票据与其流向情况， 来判断不合规的票据对应的收票单位是否存在违规操作等行为， 由此加大对企业的税务监察力度。 因此，A 公司就需要通过采用差旅平台这类信息化手段来规范流程，以达到规避税务稽查风险、 提高社会影响力的目的。

二、 差旅平台建设情况及运营模式

（一）差旅平台的调研阶段

A 公司财务管理部于2021 年3月份成立差旅平台项目专项小组，主要负责差旅平台的搭建工作。 根据工作目标， 由组长递交项目年度工作计划和具体方案， 并且对每一个阶段的完成情况定期进行汇报， 由财务管理部负责人针对工作开展及期间遇到的问题提出评价意见和具体解决措施。根据总体安排， 差旅平台搭建的主要工作分四个阶段，即：项目调研、项目立项和流程搭建、 项目试运行与正式运行、项目后续跟踪及反馈。项目调研阶段的主要任务是对当前市场中现有的商旅服务平台进行调研， 了解现有商旅服务平台对应各家公司的产品及服务情况。项目组组长通过联系市场中这种大型的软件服务公司，请对应公司的专业团队来公司进行业务宣讲、了解各家公司的基本情况，产品的流程结构、商业模式、后续服务与收费情况。

（二）项目立项和流程搭建

对若干家商旅服务公司业务了解到各家公司产品特点和服务方式，最终通过招标流程选定B 公司承接A 公司差旅平台的搭建工作。

首先，A 公司差旅项目组和B 公司通过业务探讨、流程设计和场景重现，定义了差旅平台的服务范围和业务模式，即差旅平台是公司差旅申请、预定、报销的全流程业务平台。包含员工出差前申请，出差中机票、酒店、出租车和火车等资源预定，出差后的确认及报销全线上业务服务。 根据该定义，项目组和B 公司最终敲定了差旅服务的流程模型，差旅平台通过对员工事前申请、事中业务发生和调节、 事后费用的归集和结算，实现出差活动全流程服务和管控，贯穿了出差活动的始终，体现了资源共享和技术的创新。

流程设定完毕之后，B 公司针对流程结构和A 公司业务特点，设计差旅平台的应用架构。 B 公司在差旅平台中嵌入了自己公司的资源平台，将商务酒店、火车飞机预定、交通用车等现有的资源融入到该系统中，并且通过电脑端与手机APP 实时对接，让员工不仅能通过电脑端完成出差活动， 也能通过APP 程序完成业务活动。而且差旅活动的结算模式也进一步得到创新和优化，将传统意义上的员工事后报销模式转变成了公司与差旅平台集中结算的模式，简化了员工的事后操作，也一定程度上减轻了财务部门员工费用审核的工作强度。

（三）项目试运行与正式运行

差旅平台的流程设计和应用架构完成之后，A 公司于2022 年7 月份进入到系统试运行阶段，针对业务部门出差特点以及出差期间可能遇到的各类情形逐一进行测试，将测试过程中出现的系统问题集中进行收集、登记，根据问题的集中程度请B 公司和流程信息部组成的专业团队进行系统的优化和升级，尽最大可能做到反馈的问题能够得到解决。

试运行期间业务部门员工反馈的问题基本得到落实之后，A 公司于2022 年9—12月份进入到项目的正式运行阶段。 差旅平台的上线活动并不是一步到位，而是选择业务部门、业务发生情况逐步开展，优先选择出差活动频繁的业务部门进行差旅平台的上线工作。 等到该业务部门上线运行一段时间，系统稳定且运转正常，上线后存在的问题进一步得到解决之后，再对下一个业务部门进行项目的推广，做到差旅平台上线活动循序渐进，有条不紊。

（四）项目后续跟踪及反馈

差旅平台在正式运行之后， 由于员工出差过程中出现的问题具有很大的不确定性和盲目性， 且存在着员工针对该平台的运行特点和操作方式不熟悉的情况。 针对这一现象， 项目组首先对各个业务部门的广大员工进行系统介绍和集中培训， 做到让员工能够快速地运用该平台实现出差活动。 不仅如此，项目组也是成立了专门的系统答疑平台， 针对员工在使用差旅平台过程中反馈的各类问题，及时收集和反馈，并给出专业的解决措施和意见， 使员工的体验感进一步加强， 尽最大可能保证系统运行稳定和高效。

三、差旅平台运营效果

（一）加强业务管控，完善业务流程

差旅平台搭建之前，A 公司员工出差需要事前提交出差申请，出差申请包含出差起始地、出差时间、出差目的和费用预算。 当出差申请得到上级领导审批之后方可进行相应的业务活动。 但是在出差过程中所发生的各类费用，都是员工线下进行的，这就使得出差申请和实际情况隔离开来，无法跟踪业务活动的进展情况。事前申请这一步骤不能有效地跟进事中和事后的活动，员工在出差过程中经常因特殊业务的发生而出现与事前申请不相符的情形，业务人员只能通过业务说明和领导审批来弥补事前申请不足，进而完成费用报销。 这样一来，不仅给员工带来麻烦，也给对应财务人员带来工作上的难度。

差旅平台搭建以后，平台和公司的金蝶系统进行人力资源的对接，把公司办公平台有效地实现了整合，使得员工能够在办公平台、订票系统、报销平台等多系统及时进行业务操作和切换。员工不仅在事前能够进行出差申请，而且随着业务的开展和行程的变化， 能够实时的提交变更申请和业务说明，实现了差旅服务的事中管控。 不仅如此，差旅平台中嵌入了公司的差旅费制度，无论是高铁或者机票的预定， 还是酒店的住宿，差旅平台都是优先按照差标范围内进行考量和呈现的， 有效地避免了超标预定的现象，减少了后期的审批成本。即便员工因某些原因发生的费用超过了标准，平台也能够智能地根据超标范围选择后期报销方式是全额报销还是部分报销。对于员工通过差旅平台发生的各类标准内的费用，平台也是统一和公司进行结算， 不仅规范了票据的合规性，还省去了员工单独报销这一活动，提高了事后报销的处理效率。 这样一来，差旅平台通过流程梳理和系统融合，加强了出差全环节的业务管控。

（二）实现降本增效，提高员工满意度

在差旅平台建设之前，员工出差过程中酒店订房和飞机订票都是事先在手机APP中下订单或者直接前往酒店、 机场前台进行，按照商家约定的价格执行，议价能力受限。尤其是酒店价格或者机票价格会受到多重因素的影响而起伏不定的城市，员工会遇到酒店住宿价格超过公司差旅费标准的情况，公司也会面临高额的出差成本。

由于差旅平台中各类费用的结算是平台所在的公司集中与不同类型的供应商（航空公司、酒店、出租车平台、铁路公司）进行结算，因此，平台本身具有一个强大的营销网络和供应商群体，这种资源的聚集会使得供应商之间在这个平台中形成一种竞争关系，迫使不同的供应商之间为了获得优势而展开价格战，不仅能够优于市场价格提供优质的服务，且集中结算的模式使员工摆脱了原有差旅模式下金额高、 时间长的垫资问题，这样一来，公司通过差旅平台，不仅实现了降本增效， 而且提高了员工的满意度，实现了业务的双赢。

（三）合理降低企业税负，规避稽查风险

在差旅平台建设之前， 公司员工出差过程中取得的各类票据在成本性质及合规性上一直存在一定的损失和隐患。 损失表现在，企业无法真正享受税收优惠政策，原本可以让对方单位开具增值税专用发票的却开具了普通发票或者定额发票， 导致一部分原本可以抵扣的税额因业务人员专业知识的缺失而丧失了抵扣的权利； 业务存在隐患主要体现在员工取得的发票为不法经营单位虚开的发票由此引发的税务稽查风险。

差旅平台建设之后，这种风险明显得到改善和控制，员工发生的费用由平台与供应商进行对接，供应商承担的成本最终与企业进行结算，这种模式将传统形式上员工与众多不同地区、不同类型的供应商结算，转换成了企业只与差旅平台进行结算，公司只需要关注差旅平台这家公司的经营机制和资信状况。

四、差旅平台实施对财务管理的意义

（一）贯彻公司增量绩效管理的可持续发展战略

增量绩效管理原意是指通过一种系统的方法将企业长远的战略规划和战略目标融入到企业现有的商业模式中，使预算与核算、经营预警和业务分析、企业整体绩效和个人增量绩效能够有效衔接。而差旅平台的建设和推广，、正是将该发展战略进行了进一步的贯彻和实施，因为“增量绩效管理”中的增量不仅代表着降低成本， 还要从业务中体现增量效应，为企业创造更多更大的价值，从而实现企业全体员工进行“增效”的目的。 差旅平台就是通过资源整合， 将出差过程中的上游供应商（酒店、出租车平台）汇集到一个平台中， 通过价格对比和服务的介绍给了消费者一定选择空间， 在众多的优质供应商中选择出性价比最高的商品和服务， 不仅使出差的成本低于规定的要求， 而且使员工的体验感有所提升， 这不单单是差旅平台带来的无需垫资成本这一显著优势， 更是一种信息化创新和资源的聚集令员工的满意度得到进一步上升的体验， 体现了差旅平台的增量效应与价值创造。

（二）推动了管理会计的发展，加大业财融合的力度

传统的财务会计对于出差费用的定位主要是审核出差过程中费用的合理性、 票据合规性和业务规范性。 对于传统的财务工作者来说， 耗费大量的精力去审核差旅费用已然不符合当代经济社会以及财务的发展规律，当代财务工作者需要从传统的核算中走出来，运用智能化工具，结合自身的专业特点，进行业务财务的融合， 成为业务的分析者和决策者，从而真正做到转型。差旅平台的出现是非常好的转型契机， 这主要体现在差旅平台通过流程优化和票据集中管理实现了“出差过程线上操作，费用报销线上完成”这一理念和目标。即，业务人员所发生的各类出差业务都是通过差旅系统实现， 所有的财务报账流程都是通过平台和系统完成， 实现业务与系统对接，财务与平台对接的新型管理模式。差旅平台这种业务模式， 无疑是以信息化手段为支撑，实现会计与业务活动的有机融合，在这样的变革下， 现有的财务人员就从繁琐的费用报销工作中解脱出来， 可以利用自身的专业优势，进入管理会计的活动中去，为企业的经营活动奉献出另外一种价值。

不仅如此， 差旅平台的建设具有相当程度的复杂性， 需要财务人员根据业务部门的出差特点设想不同的业务场景， 并且在业务活动的灵活性、 合理性和财务制度的多重制约下做出有利于公司、 有利于员工的各项决策。 因此，差旅平台的搭建工作，不仅让财务和业务信息互通和共享， 还让业务人员和财务人员能够快速并同步了解彼此的情况，缓解了信息孤岛现象，加强了双方的沟通，提升了财务的主动服务意识， 真正实现了业务财务有机的融合。

（三）扩大了数字化技术的应用领域

A 公司所在的产业属于高速发展的数据、通信类行业，整个行业的产品特征主要体现在个性化、智能化、连接性和生态化这四个方面。 而当今社会中数字化技术对产品和服务的主要影响也体现在这四个方面，因此，在这样一个大的环境中， 数字化技术的运用就显得尤为关键。 而差旅平台的建设也正是朝着这样一个大的方向迈进。平台中，各类出差服务的需求，也朝着个性化的方向进行发展。员工利用平台的资源优势， 由传统差旅活动中价格、 服务质量等功能性诉求转向体验性诉求。不仅如此，差旅平台这个强大的数据处理中心可以将零散的信息进行收集、加工、处理，为企业提供高效且准确的数据资源，这些数据资源能够为企业的费用管控提供很大的帮助。

差旅平台通过流程再造将业务流程进行重新设计和创新， 将传统差旅服务中非增值活动进行优化和重组， 大大提高了业务流程的效率。使现有的流程更快、更好。不仅如此，传统费用报销型工作方式也被打破， 建立全新的工作方式， 实现了数字化技术对业务流程的有利影响。

五、差旅平台运行过程中遇到的问题及成因分析

（一）业务场景的多样化致使差旅平台无法涵盖所有的业务类型

现有的差旅平台只能按照公司既定模式下的情形进行业务的开展和办理， 对于业务办理过程中出现的特殊场景和现象， 差旅平台暂时无法满足要求。 这也就意味着差旅平台无法涵盖所有的业务活动， 因此对于一些平台中涉及不到的活动和流程， 员工只能按照以前的处理方式通过线下来完成， 在后续的费用报销环节中单独提交业务申请来实现费用的补偿。

这样的情况对于差率平台建设的初期阶段可能涉及的会比较多， 主要还是属于系统固有的局限性，不能满足多样化的业务需要。这样情况的发生对于差旅平台的建设来说既是一种不利的影响因素， 也是一种技术上突破的动力。 不利的影响因素主要体现在不能真正意义上实现出差全环节系统化操作；而又是一种技术突破的动力主要是体现在差旅平台的搭建工作是一个持续性的、不断提升、不断完善的工作。 这就要求差旅平台在技术上不断突破和改进。

（二）票据管理的复杂性致使相关管理活动受限

票据管理的复杂性主要体现在企业月度进行对账和结算的时候， 差旅平台会把所有员工结算期间涉及的费用对应的票据集中进行邮寄，然后再进行结算。但是票据数量的密集性、 票据之间相关性和完整性大大增加了财务工作的难度。 这种难度给财务人员带来的困扰主要表现在：

一个是平台每月会根据员工出差情况把票据一次性邮寄到财务部门， 票据种类主要是机票、 高铁票、 住宿费发票和其他交通发票，但是票据是集中有邮寄的，虽然伴随着结算清单一起递交到财务部门， 但是票据数量和种类之多会使得财务人员在核查票据和清单关联的时候工作量繁重。 庞大的数据信息和堆积的票据会使得财务人员花费很多时间进行低价值活动， 从而不仅有悖于差旅平台建立初衷， 也会让财务部门因为结算方式的改变承担起更多的压力和责任。

二是票据的档案管理情况也会因为结算方式的改变而带来一定的阻碍， 这主要是由于传统模式下员工每一份报销单都对应该行程的票据，是票据与行程、凭证与业务的一对一的关系， 这样的档案管理一直固化在财务人员的工作习惯和思维模式中。 那么在差旅平台这种新型的财务管理模式下， 现有的结算模式是集中进行的， 票据与凭证可能存在一对多，甚至多对多的情况。 这样一来，传统的档案管理必然会因为业务需求的变更而产生变化， 如何解决现有的档案管理问题也是需要深入思考的。

六、解决建议

第一， 规划项目二期， 成立运营反馈小组。首先，差旅平台项目由于其自身建设的复杂程度和业务场景的多样化， 单单凭借前期的功能难以满足差旅活动的所有需要， 因此公司需要计划对该项目进行二期的规划和投入。只有在这样的前提条件下，平台的完善和系统运维的稳定财有了坚实的后盾。 系统建设的难度和资源的稀缺是建设过程的一大阻碍，当这类问题能够得到完善和解决之后，建设工作才会有继续的动力。

其次， 项目团队还应该成立运营反馈小组， 小组主要监控平台上线之后出现的各类问题、 系统运营稳定情况和员工对于该平台的业务诉求情况。 小组成员接收前端业务人员反馈的问题，先是进行分类，分析是属于系统问题、流程问题、制度问题还是业务场景问题。分类完成之后，根据问题出现频率和可行性操作， 继而集中探讨这类问题如何在现有的条件中予以实现和满足。 尽最大程度做到能在一期完成的事项在当期解决。 如果确实存在现有阶段和当前规模仍旧无法进行改善和解决的问题，可以先把问题集中进行归集，将该问题放在二期的规划中进行研究和讨论。

第二，改变传统思维模式，加强风险管理策略的运用。一是业务外包，企业通过业务外包将票据收集、 粘贴以及业务对账工作转移给第三方机构。即，公司和第三方服务公司签订服务协议， 双方约定按照既定的标准在指定的时间之内将月度票据进行收集、核对、粘贴和统计， 并将票据收集和粘贴过程中出现的问题集中进行反馈， 让平台所在公司在规定的时间内进行整改， 保证该环节能够顺利进行。

该方案的提出主要基于该业务活动的工作量情况和工作频率综合考量的， 由于对账活动发生在每月25 号之后，在对账期间该工作的强度高且该活动又属于低价值活动，如果将该工作转移给第三方外包公司， 将平台对账规则、 票据核对和整理标准告知第三方公司， 让第三方公司按照既定的要求完成以上的工作， 那么这样就可以有效减缓了财务人员的工作压力， 而且票据也可以按照财务规章制度的要求进行管理。

二是转变固有思维方式，强化事后稽核的内控模式。传统意义上的档案管理更多的是在财务工作的事前进行，主要是在财务活动发生之时就将业务活动进行合理性、规范性的审查， 待到完成账务处理之后， 按照SAP 系统（System Applications and Products，SAP 公司的产品——企业管理解决方案的软件）既定的编号规则进行装订成册。 那么在新型财务管理模式下，这种方式就要发生变化。 首先，业务活动的真实性和合规性都是由差旅平台的流程管控来保证的，票据的真实性和完整性是由结算公司和第三方外包公司来满足的，最后资金的支付活动都是集中进行，这样一来，事前的审查活动在各方主体工作下都能得到合理保证。这就使得相关财务工作者需要将目标转向事后稽核，即通过制定相应的差旅业务凭证装订规则来进行档案管理， 从而达到事后稽核的目的。

这种规则首先可以选择按照公司组织架构来框定管理范围，即选定职能平台、公共研发中心、各大业务部、营销平台、供应链平台和采购中心作为差旅凭证大类。 各个业务部门不同成本中心所发生的费用按照对应的一级部门或者平台进行集中归集和装订。 公司整体的结算清单按照一级部门或者平台进行拆分，并且匹配到具体人员。 这样，差旅平台首先通过人力资源系统将人员匹配到具体成本中心，以一级部门或者平台为大类，将其下面的子成本中心进行归集并且集中结算，最后将对应人员产生的各类票据按照一级部门或者平台分开邮寄， 达到一级部门或者平台的票据归集到一起的目的。 再者，票据的装订方式按照票据的种类来区分， 即将清单中发生的各类费用按照票据的种类集中归集然后合并装订，例如，高铁票或者飞机票按照结算清单的顺序依次进行集中粘贴， 把清单上发生的各类票据集中归集之后再合并装订。 采用这样的凭证装订模式之后， 后续的稽核工作和凭证管理工作才能够有效地开展。

七、结语

随着现代化技术的普及和推广，越来越多的智能化技术已经在各行各业中得以实施，科学的进步和技术的创新所带来的便利已经深入人心， 差旅平台的建设和推广不仅打破了原先在企业内部的管理和流程界限， 更是重塑了业务的各类场景， 通过平台资源的共享，增强了企业对员工的服务意识，加强了业务、财务人员的工作效率，提升了企业整体的价值。