煤矿企业的内部控制实施现状及改进建议

2024-03-20李晶晶

市场周刊 2024年3期

李晶晶

(大同煤矿集团轩岗煤电有限责任公司梨园河煤矿，山西忻州 036700)

0 引言

内部控制是煤矿企业为实现企业发展目标而采取的一系列管理控制措施。煤矿企业加强内部控制管理，可以规范企业各项生产经营活动，提高工作效率，确保各项管理制度的有效落实，从而促进企业发展目标的实现。同时，通过内部控制管理，可以提高企业财务信息质量，帮助企业管理者更加全面地了解企业的实际经营情况，从而为企业的重要决策提供参考。由此可见，煤矿企业实施内部控制对企业的发展具有积极的作用。

1 煤矿企业内部控制作用

第一，保证企业的经营管理活动的合法性和合规性。内部控制可以明确煤矿企业的生产和管理工作的具体流程、标准和要求，为员工的工作提供指导，规范煤矿企业经营管理行为，保证企业经营的合法性。第二，保证资产安全和完整。内部控制管理可以规范煤炭生产经营活动，降低生产经营成本，提升资产运作效益。同时通过预算管理手段，可以实现煤炭、资金等资源的合理配置，提高资产利用效率，最终实现资产增值保值的目标。第三，提升财务报告和信息质量。通过内部控制管理，对煤矿企业关键岗位实行不相同岗位分离制度，从而规范财务数据整理、原始凭证填报、账簿登记等工作，避免发生财务数据造假、成本分摊混乱、逃税漏税等问题，提高财务数据的可靠性和真实性。第四，提高管理效率。煤矿企业实施内部控制管理，可以明确各岗位职责分工，优化工作流程，确保各项工作的有序开展，提高管理效率。同时还能规范员工的工作行为，提高员工工作效率，促进企业整体管理效率的提升[1]。

2 煤矿企业内部控制实施现状

2.1 对内部控制重视不足

当前，部分煤矿企业对内部控制的认识和重视程度不足，导致企业内部控制管理制度建设有待完善，内部控制执行力度相对较弱。例如，受传统管理理念的影响，部分煤矿企业中的管理者无法及时转变思维，再加上实施内部控制管理需要投入大量的时间、精力和资金，因此没有及时完善内部控制机制，优化企业治理结构，影响内部控制效率。同时，部分企业虽然建立了内部控制机制，但是由于员工的内部控制意识不足，甚至部分老员工对内部控制管理存在错误理解，认为其增加了自身工作量和工作流程，在实际执行过程中进行简化，以至于内部控制效果不佳。

2.2 内部控制活动有待加强

2.2.1 不相容岗位分离制度执行不到位

虽然部分煤矿企业实行了不相容岗位分离制度，但是部分部门仍然存在管理漏洞，导致部分岗位没有彻底分离，可能由此给企业带来一定的风险。例如，部分煤炭企业没有将现金流和物流进行充分分离，造成煤炭的采购权、定价权以及结算权控制都在销售部门手中，部分销售人员发生向客户收取货款、挪用货款等问题，给企业带来较大风险。

2.2.2 授权审批控制不到位

部分煤矿企业的生产管理模式为国有企业管理模式，管理层级多、审批流程复杂，虽然在一定程度上能够规避风险，但是也存在多头控制的问题，各层级管理人员出于自身职责，会有不同的建议，需要不断协调，影响整体工作效率。例如，部分煤矿企业设立了安检部和评估队，两者对矿区生产安全都有监督责任，但没有明确划分两者的管理职责，导致管理混乱。

2.2.3 财产管理不到位

部分煤矿企业存在资产管理责任没有落实到个人，资产管理监督缺位的问题，例如，在煤炭出产和入库环节，缺乏有效监管，可能导致内部员工私自挪用煤炭资产的问题。同时，部分企业在库存资产管理方面，没有建立盘点清查制度，导致部分资产处置不当，给企业带来严重的经济损失。

2.2.4 预算管理不合理

部分煤矿企业的预算管理意识不足，认为预算管理是财务部门的工作，因此其他部门对预算管理工作的参与度不高。在预算编制过程中，没有提前对市场行情和企业内部情况进行调研分析，导致预算基础数据不科学。同时，部分企业在预算编制过程中采用的编制方法不合理，没有结合预算项目特点采用不同的编制方法，导致编制的预算计划与实际存在一定偏差。

2.3 信息沟通机制不完善

部分企业的信息沟通渠道相对单一，主要依靠微信工作群或者办公系统等，但是这些沟通方式具有一定的限制性，无法实现信息的实时共享和传递，影响内部控制信息反馈[2]。部分企业的信息只能横向传递，从上而下或者从下而上的纵向信息传递不畅通，导致企业的重要决策和指令无法及时传递给基层员工，影响决策和制度的执行。管理者也无法了解员工的想法和建议，可能导致员工对企业的认同感和归属感降低，由此影响工作的开展。

2.4 内部控制监督不到位

内部控制监督一定程度上可以提升内部控制的实施效果。如果企业的内部控制监督机制不健全，内部控制监督不到位，煤矿企业就无法了解内部控制执行过程中存在的问题，也无法有针对性地调整管理策略，可能导致内部控制失控的问题。

3 煤矿企业内部控制改进建议

3.1 增强内部控制意识，高度重视内部控制管理

内部控制的有效实施，煤矿企业需先从思想认知入手。首先，管理层做好示范和倡导工作。煤矿企业需建立内部控制文化，管理层应明确内部控制的重要性，将其视为企业成功的关键因素，并树立内部控制的榜样。同时，管理层应强调合规和道德的重要性，鼓励员工坚守职业道德和内部控制规定，确保公司的活动合法合规。其次，为全员提供内部控制培训，包括培训课程、研讨会和内部控制手册，以提高各部门员工对内部控制的理解和应用能力。实操中，还可以定期分享内部控制成功案例和失败案例，让员工了解内部控制的价值和风险。最后，煤矿企业还需制订清晰的内部控制制度和程序，确保各部门了解内部控制的要求，并将其纳入日常工作流程。另外，企业也需定期审查和更新内部控制制度，以适应变化的风险和业务需求。

3.2 加强内部控制活动，规范内部经营管理

3.2.1 加强不相容岗位分离制度落实

对不相容岗位，要严格落实两个以上人员参与，同时要明确每个人的具体职责，对关键岗位，要进行监管，避免风险发生。例如，在资金管理方面，资金的支出和记账应由不同的员工负责，合理规避资金管理风险。在销售方面，销售部门负责和客户商谈价格，签订购销合同，客户自行到财务部门交款开票，销售部门根据缴费单和发票等资料，签订协议，并交由库管部门进行查验和发货，煤炭的计量和发货，由销售部门、装运人员以及库管人员共同负责。在物资采购方面，设立经营部门、采购部门以及物管部门三部门联合的管理模式，各部门将列好的物资需求计划提交经营部门审核，经营部门与相关部门根据物资库存量和实际需求编制物资采购计划，并组织招投标，招投标由纪委、财务、审计等部门参与。采购部门根据招投标中标的采购计划和单位进行物资采购。

3.2.2 加强授权审批管理

加强授权审批管理，明确授权权限，并形成相互制约的关系，这样可以有效规避权力风险，提高工作效率。同时重要事项要实行集体决策制度。对此，煤矿企业应明确各层级、部门的具体职责，编制岗位说明书，让每个人都明确自身工作职责、审批权限和流程，避免出现权责不清、审批混乱的情况。煤矿企业也可以引入数字化审批系统，采用数字化审批系统记录审批流程的每一步，确保审批人员的身份和权限，并生成审批日志，以供后续审计和监督。同时，根据不同的决策类型和金额，设定不同层级的审批要求。另外，企业还需建立违反授权审批规定的严格执法和惩罚机制，以威慑不当行为，并对违规行为进行严肃处理。

3.2.3 加强资产管理

煤矿企业应优化资产管理机制，健全资产管理制度，明确相关人员职责，建立资产管理台账、清点及处置机制，从而提高资产管理效率。

第一，明确资产管理责任。为提升资产管理水平，煤矿企业可以建立行政部门和使用部门双线管理的资产管理机制。行政部门负责日常资产管理工作，包括定期的盘点、与财务部门进行资产核对和核销、监督资产使用部门的资产使用情况，定期对资产的使用状态进行检查，对存在问题的部门和责任人按照规定进行处罚等；业务部门负责人则对本部门内的人、财、物进行负责。

第二，建立资产管理台账。煤矿企业在资产采购完成后，财务人员和资产管理人员应完善资产台账，对资产的详细信息进行记录，包括名称、型号参数、数量、价格、生产厂家、采购方式、启用时间、使用部门、存放点等，并对所有资产进行编码，贴条形码。财务人员应按照财务相关规定，在财务管理系统中的固定资产管理模块细化资产的折旧年限、折旧方式、残值率等信息，这些信息将作为资产核算的主要依据，通过资产台账，可以有效提高资产管理效率。同时，行政部门和财务部门的资产管理信息应保持一致，保证账实相符。

第三，资产的清点和处置。在资产清点方面，煤矿企业应建立资产清点制度，优化资产清点流程。资产清点工作应由资产管理部门牵头，组织财务部门、库管部门以及使用部门共同参与，根据资产台账和库存登记信息，将实物资产和账面信息进行核对。对闲置资产、报废资产要如实记录。资产清点完成后，要编制资产清点报告上交给企业管理者，报告中应详细说明盘亏、盘盈的原因，并提出闲置资产和报废资产的处理方式；在资产处置方面，煤矿企业应明确各种报废资产的标准以及处置流程。资产使用部门提出报废申请后，资产管理部门应组织相关专家对资产情况进行评估鉴定，并出具评估报告。如果符合处置条件，经相关负责人审批后，资产管理部门和财务部门共同处置，财务部门及时更新资产信息。

3.2.4 加强预算管理

预算管理是企业内部控制管理的重要手段，可以保证企业的各项经济活动在可控范围内，合理配置企业资金和资源，规避经营风险，提升企业掌控能力。第一，设立预算管理部门，并配备专业的预算管理人员。预算管理部门的主要职责是优化预算管理流程；指导和监督各部门预算编制和预算执行工作；对各部门的预算执行情况进行分析，并编制分析报告；对各部门的预算管理工作进行考评等。第二，完善预算管理制度和预算管理流程，为预算管理提供依据，确保预算管理工作的有效落实。第三，加强预算编制。为保证预算编制质量，煤矿企业可以应用上下结合的编制方法。董事会根据企业的战略目标明确年度预算管理目标以及预算编制要求。预算管理部门根据董事会要求制订预算编制文件，并下发给各部门，各部门根据预算指标和相关要求编制初步预算提交给预算管理部门。经预算管理部门汇总和平衡后形成初步总预算，并提交给董事会审议。预算管理部门要将董事会的建议及时反馈给各部门，各部门根据建议进行修正。经过反复沟通反馈，形成最终的预算方案。将总预算指标进行细化分解后下达给各部门执行。第四，加大预算管理力度。加强预算执行控制，定期对各部门的预算执行情况进行分析，找出偏差的原因，并提出改进措施。同时为保证预算计划的有效落实，达成预期效果，煤矿企业还应完善预算绩效考核机制，对各部门的预算管理情况进行考核评价，从而调动员工的工作积极性[3]。

3.3 加快内控信息化建设，优化信息结构

当今社会，信息资源反馈的及时、完整与否直接关系企业的发展。对此，煤矿企业应加快企业信息化建设进程，建立内控信息化管理系统，提高信息共享传递效率。同时利用信息化系统，可以提高内部控制管理效率。首先，煤矿企业应明确各部门的职责划分，并根据职责划分，在内控信息化系统中完善工作流程。同时根据各岗位的工作内容和要求，对系统使用人员设置使用权限，确保每个人权责分明，提高内控管理效率。其次，搭建内部信息交流平台，加强各部门之间的信息沟通，从而加快信息的传递速度，优化信息结构，确保各部门能够及时获取有用信息，更好地开展工作。此外，畅通的信息沟通机制可以使企业管理者了解各部门的实际工作情况，提高管理者对企业运营的掌控能力。

3.4 规范内部审计工作，加强内控监督管理

首先，设立专门的内部审计部门，内部审计部门直接向董事会负责，以保证内部审计的权威性和独立性。内部审计部门的主要职责是健全内部控制制度；监督内部控制制度执行情况；审查财务管理工作等。其次，优化审计监督流程。在开展内部审计前，应制订可行的审计计划，明确审计重点。审计计划经董事会批准后，按照审计计划执行内审工作。审计过程中，如发现问题，应及时提出并告知责任部门负责人，给出改正建议。审计完成后，应编制审计报告，报告中应明确审计程序、关键环节、发现的问题及发生的部门、问题原因分析、改进建议以及整改时限等，并对整体内部控制管理情况进行评价。最后，将审计报告提交给管理层。管理层可以组织各部门对审计报告进行再次分析和讨论，对其中的管理漏洞提出完善方案，以促进煤矿企业内部控制管理体系的完善发展。