昌平区打造政务云系统 助力数码照片档案管理

范珏萁

随着信息化水平的不断提高，照片档案的载体逐渐从纸质转变为电子，数量爆炸式增长，管理难度也随之大幅提高。昌平区于2019年3月制发《昌平区数码照片档案管理办法》，并依托政务外网，开始搭建数码照片档案政务云管理系统（以下简称“系统”），将数码照片归档工作由离线归档转变为在线归档，开启了数码照片档案云管理这一全新的管理方式。

一、数码照片档案政务云管理系统的基本情况

2019年系统正式上线，2021年完成一次系统升级，至今一直平稳运行。通过运用先进信息技术，构建数码照片档案收集、管理、保存、利用等管理体系，规范数码照片档案移交接收的工作流程、功能需求、系统接口、接收范围、数据格式等，保障数码照片档案在移交接收阶段的可靠性，实现立档单位同数字档案馆系统间的无缝连接。

在昌平区档案局、馆的线上线下培训、点对点指导、全覆盖检查等多种方式的推行下，昌平区现有131家单位，包含区立档单位、国有企业子公司、区级重点工作专班等，采用系统对数码照片档案进行归档，其中58家单位已实现实时归档，68家单位熟练掌握并充分利用系统的资料功能，在保证数码照片归档齐全完整的情况下，整理上传了数码照片资料，丰富了各自单位的数码照片库，为日后的查询利用提供了更多可能。截至2023年12月31日，系统中131家单位共有数码照片档案36904组、100210张、365GB；数码照片资料1475组、6832张、28GB，涵盖年度为2004年至2023年。

二、数码照片档案政務云管理系统的应用成效

系统上线5年来，昌平区数码照片档案的收集、整理、归档、利用实现了规范化管理，提高了昌平区数码照片档案的管理水平。

一是推动了昌平区数码照片档案收集和整理的齐全完整与规范化。系统使用后，数码照片收集难的问题得到了显著缓解；系统设置的所有著录项必填、缺项标红提醒、总说明自动携带等功能，解决了著录缺项漏项、总分说明混淆等问题。系统简化了数码照片归档流程，简易了操作步骤，减轻了各单位档案员的工作量，降低了工作难度，节约了工作时间，为急速增长的数码照片档案提供了云存储空间，也减轻了各单位数码照片档案存储和备份方面的压力。

二是实现了数码照片档案的前端管理。通过系统，区档案业务主管部门能够实时查看各进馆单位数码照片整理进度和现状，能够在各单位数码照片档案形成之初就及时介入，给予监督指导，提出问题并检查整改情况，从而更加精准地把控数码照片档案的质量。

三是有利于数码照片档案资源的整合共享。数码照片档案实现云管理之后，可以打破单位界限，进行资源共享，提供数码照片档案线上检索利用服务，更有利于发挥数码照片档案在编研出版、举办展览等实际工作中的作用。

四是探索了电子档案云管理模式的可行性。现代社会信息化程度不断提高，传统的档案存储和检索方式已无法满足归档和利用需求，系统利用云存储高容量、高利用率、低成本、高安全、易扩展、兼容性好，以及能实现自动管理与利用等优势，为档案管理的发展提供了一条新的康庄大道。

数码照片档案政务云管理系统的应用是昌平区为适应信息化时代档案管理发展迈出的一小步。我们将在此基础上继续创新研究，将其他门类档案收集归档管理融入其中，最终形成综合性的档案管理系统，将信息化与档案工作的各个环节紧密连接起来，以建设更全面、更丰富、更便于利用的档案资源体系，为昌平区档案事业持续发展提供动力。

作者单位：昌平区档案馆