云视角下档案数字化管理的策略浅析

文/扬州大学档案馆 林敏

从“云”视角出发，探讨数字化档案管理科学策略，主要目的是讨论云计算技术在数字化档案管理中的应用价值，并为未来档案数字化管理提供一条可行的发展思路。与传统档案管理相比，数字化档案以信息技术为核心，离不开先进信息技术的应用，云计算作为先进信息技术的一种，通过分析以云计算为基础的档案数字化管理策略，对推动档案管理发展，提升档案数字化管理质量水平有着显著意义。

一、“云”概述

（一）“云”基本原理。“云”是指云计算技术，该项技术可以将多个计算设备通过互联网连接在一起，实现相关计算机硬件资源的虚拟化，将其搬上“云端”，组建一个强大的云计算系统。云系统具有非常强的信息计算处理能力，能够通过虚拟网络服务，为用户提供相应的软件以及平台。在云计算技术的支持下，云服务商能够将网络服务器虚拟化，从而实现计算资源最大化利用。不仅如此，还可以结合用户实际业务需求，灵活进行信息计算资源分配，并实施动态化管理。云计算技术本身融合了多种先进的信息技术内容，常见的有分布式计算技术、并行计算技术、虚拟化技术等，通过这些技术，可以打造一个超大规模的数据中心，实现数据信息资源的合理分配[1]。用户可以在“云数据中心”中处理业务数据信息，相关的业务数据信息也不存储在本地，而是存储在“云端（即云数据中心）”。

（二）“云”服务体系。在“云”中，包含了各种虚拟化服务集合，因此提供的服务类型也比较多变。如图1所示，可以将整个云服务集合划分为四个层次。在划分顺序上，按照从上到下的顺序，第一层是应用层，第二层是平台层，第三层是基础设施层，第四层是虚拟化层。不同层次的服务，均对应一个子服务集合。其中在应用层中，对应的是SaaS（软件即服务）。这种服务主要是用于提供软件服务，即相关的软件应用服务，需要用户购买使用。平台层对应的是PaaS（平台即服务），这种服务可以提供一套“硬件+操作”系统的工作平台，平台可以在互联网上直接发布与运行，便于用户在网上运行各种应用软件。基础设施层对应的是IaaS（基础设施即服务），这种服务可以将互联网基础设施作为一种服务，能够直接在互联网上运行，满足用户的信息资源应用要求。在虚拟化层中，对应的是HaaS（硬件即服务）。这种服务需要结合PaaS服务，替代计算机硬件，提供各种服务内容。

（三）云特征。“云”具有以下几点特征：第一，规模超大。“云”主要由超大规模的计算集群组成，这意味着云计算的能力非常强大，可以将其视为一个计算功能强大的“超级计算机”；第二，灵活度高。“云”在资源分配与管理方面，有着非常强的灵活性，可以结合业务操作需求，动态灵活地进行资源的分配；第三，易用性。“云”的诞生，可以说是互联网产业一项重要发展升级，企业在应用互联网时，只需要在云端获取云服务，不需要配备大量相关的网络设施。用户在获取云端服务时，只需要应用简单的终端设备，比如智能手机、IPad等，即可从云端获得各种互联网服务；第四，服务可以按需购买。用户可以结合自身实际需求，灵活购买“云”服务，避免资源浪费；第五，资源可共享。“云”在提供服务时，可以“多方租赁”因此，用户无须了解资源的位置、形成过程，只需要通过网络使用资源即可，且多个用户可以共享资源。

二、档案数字化管理的优势

（一）提升档案存储管理水平。从“云”视角来看，借助强大的信息技术，可以显著提升档案信息的存储量，为档案管理提供强大的便利。比如可以通过加强云计算技术的应用，整合多个小型数据中心，组建一个更加强大的信息计算中心，实现档案信息的高效化管理与存储。其中云存储是云计算技术的核心组成部分，且能够打破信息化硬件软件的桎梏，提升档案存储管理水平。比如传统的数字化档案储存比较依赖数字硬盘、磁盘等硬件，且这些硬件设备在使用过程中很容易发生故障，导致稳定性差，使用寿命短，不利于档案信息储存管理质量的提升。云存储技术的应用弥补了上述缺陷，通过将档案信息储存在云端，在有网络信号的前提下，档案信息管理人员可以在任何时间、任何地点访问云端，获得云端存储的档案信息，并对这些信息进行统一管理。

（二）实现档案资源高效利用。从“云”视角来看，开展档案数字化管理，能够实现档案信息资源的共享利用。一方面，在云计算技术的帮助下，可以有效集成各种IT资源，同时通过云平台实现服务器、存储空间的共享，档案管理人员也可以采用统一规范的应用软件系统，实现不同档案管理主体的连接，防止出现信息孤岛。另一方面，还可以增进不同档案信息的连接，提升档案检索效率，为档案资源共享创造有利条件。除此之外，在档案利用过程中，得益于云服务平台的终端易用性，可以为用户提供更好的档案利用体验。例如传统高校学生学籍档案利用需要人工方式查找档案信息，整个过程较为复杂，效率低下。而基于“云”的数字档案利用管理，可以为用户提供高校学籍档案检索系统终端，用户可以通过该终端完成档案信息的快速检索，显著提升档案利用的效率。

（三）降低档案管理成本。从“云”视角来看，开展档案数字化管理，能够降低管理成本。一方面，以往数字档案管理工作的开展，需要通过投入大量资金完善基础网络设施、硬件设备、服务器、软件等方面的建设，同时在进行数字化档案管理时，还需要配备专业技术人员，确保相关的数字化设施设备能够得到及时更新。而基于“云”的档案数字化管理，管理人员只需配备接入云平台的终端，不需要配置大量的服务器以及软件设备，同时还可以将后续的维护工作交给云服务供应商，由供应商负责做好相关的运维工作，从而降低数字化档案管理的成本。另一方面，云存储技术还有着较强的可扩展性，且在扩展的过程中，不需要部署更多的硬件存储系统，也无须配备更多的硬件维护人员，只需要在云端添加新的节点，即可实现存储空间的扩展，显著降低存储成本[2]。传统数字化档案信息存储系统更新，必须进行数字化档案信息迁移，整个过程耗费的时间较长，所需的费用也非常高。而应用云存储技术，可以实现数字化档案信息无中断数据迁移，避免存储系统更新导致的中断性数据迁移问题，显著提升数据迁移的效率，避免出现存储数字化档案信息丢失问题，在降低成本的同时，更好地保证档案安全。

三、“云”视角下档案数字化管理的科学策略

（一）“云”视角下的数字化档案存储管理策略。在“云”视角下，针对数字化档案存储管理工作的开展，必然离不开云存储技术的应用。在这一过程中，可以通过应用云存储技术，在互联网上实现档案存储设备的集成，从而对海量档案信息进行高效地存储管理。为了满足数字化档案存储管理需要，云服务商应结合实际管理需求，建立档案信息数据备份系统、容灾系统。同时还会对档案信息存储设备进行状态监控，负责相关的软硬件升级、维护等工作，档案管理人员只需应用相关的服务即可。除此之外，在进行数字化档案存储管理时，管理人员还可以利用云存储中的文件，存储海量的档案信息。

（二）“云”视角下的数字化档案应用管理策略。在“云”视角下，针对数字化档案利用管理工作的开展，通过应用云计算技术，能够在用户端为广大用户的档案利用提供诸多便利。云服务的存在降低了用户端的设备要求，同时也意味着档案利用管理人员能够为用户提供更加便捷的服务渠道，提升用户档案利用的体验。比如高校学籍档案管理人员可以通过应用云计算技术，搭建云平台系统，在利用档案信息时可以直接进入云端，不需要安装相关的学籍档案信息应用软件，可直接使用云端的各种软件应用服务，满足用户对学籍档案信息查询、利用的要求。不仅如此，档案管理人员还可以在云服务平台的帮助下，完成档案信息的发布与共享，提升档案利用率。在此基础上，搭配大数据技术，在档案利用方面实现信息深度挖掘、分析，从中获得更好的档案信息利用价值。云平台的存在同时也为档案管理人员与用户提供交流平台，从而在进行档案利用管理的过程中，为用户提供档案信息咨询服务、个性化服务等，提升档案利用管理水平。

（三）“云”视角下的数字化档案安全管理策略。在“云”视角下，针对数字化档案安全管理工作的开展，应从两个层面出发，保障档案信息的安全。1.技术层面。对数字化档案管理云安全而言，主要包括档案信息以及应用安全，其中档案数据信息安全包括了数字化档案信息数据的传输、隔离等安全内容，需要采用数据加密算法等安全防护技术，确保信息不会泄露。比如针对档案数据信息的传输共享，云服务商需要采用数据加密技术，实现端对端的加密，保证档案数据信息安全。与此同时，还需要采用数据标记技术，阻止外来人员非法访问数字化档案数据信息。针对档案数据信息应用安全，主要包括了终端用户安全、云平台安全等。档案管理人员与用户必须确保自身终端的安全，通过安装相应的安全软件，确保云环境下端到端的安全。在这一过程中，云服务商会负责档案应用软件安全，通过利用一些身份验证技术以及访问控制机制，保证档案数据信息访问的安全性。2.非技术层面。在基于云的数字化档案安全管理方面，除了需要采用上述技术措施保证档案安全以外，还需要采用一些非技术措施，更好地保证数字化档案的安全。具体包括以下几点措施：（1）完善数字化档案安全管理的法律法规。无论是云计算，还是数字化档案管理，均是近年来借助互联网的“东风”发展起来的一些技术以及理念，因此在法律法规层面，针对数字化档案安全管理，依然缺乏相关的规定[3]。因此，为了保障云环境下的数字化档案安全，必须从法律法规层面入手，完善数字化档案管理信息安全的相关制度和行为规范，同时还应围绕数字化档案利用人员、管理人员以及背后的云服务商，明确上述各方在数字化档案信息安全方面的权利与义务，从而提升数字化档案安全管理的规范性与合法性。（2）在数字化档案安全管理机制方面，可以引入第三方服务机构。该机构的主要作用是作为“监督者”，监督云服务供应商的各种经营行为，确保服务商行为的合理性、合法性。相应的机构本身必须具有较强的独立性，不与数字化档案管理单位、用户以及云服务商等产生利益关系，同时自身也会受到相关法律法规的约束。第三方机构在数字化档案安全管理的职责是对云服务商提供的云服务进行安全认证，同时还可以为档案安全管理人员提供档案信息安全级别评价，这不仅有利于提升数字化档案安全管理水平，还能够消除档案管理单位对云服务使用的顾虑，更好地发挥出云技术在数字化档案管理的作用价值。（3）从档案行业领域入手，制定针对性的云计算应用标准规范。通过上文分析可知，在“云”视角下，将云计算技术应用于数字化档案管理优势巨大，但应避免云计算技术应用混乱，导致数字化档案安全受到威胁。要建立具有针对性的云计算应用标准规范，相关规范内容包括数字化档案数据的迁移、数字化档案管理云服务商选择标准、数字化档案管理云服务计费标准等，从而让后续的“云档案”信息管理系统建设更加规范，保障档案信息安全的同时，还能促进数字化档案信息共享。除此之外，在云计算环境下，针对数字化档案管理业务的开展，必须明确专业的操作规范。比如针对一些机密较高的档案信息，严禁在互联网上进行传输。

四、结语

总而言之，在“云”视角下，数字化档案管理变得更专业、更复杂，需要积极探索相关云计算技术的应用，认识到与传统管理档案相比，数字化档案管理具备的优势，了解云计算在数字化档案管理过程中发挥的作用。同时在云视角下，积极探索科学的数字化档案管理策略，从而更好地发挥出云计算的作用价值，有效提升数字化档案管理质量水平。