政府办公室精细化管理的“五化同构”探析

2024-03-12香港岭南大学国际事务系冯俊强

办公室业务 2024年2期

文/香港岭南大学国际事务系冯俊强

对于政府办公室精细化管理应加强“五化同构”，进而能够促进精细化管理的有效开展和落实，对于提高精细化管理效率和质量具有重要意义，相关人员应该关注和重视。

一、政府办公室精细化管理的“五化同构”

（一）规范化。首先，规范化意味着政府办公室需要制定明确的工作流程和操作规程，明确各个岗位的职责和权限，确保工作的顺畅进行。例如，在文件管理方面，政府办公室可以制定文件分类、编号、归档等规范，要求文件的起草、审批、签发等环节按照规定的流程进行，确保文件的准确性和及时性。其次，政府办公室可以制定工作目标、任务清单、绩效指标等，对工作进展和成效进行监督和评估。通过量化和可衡量的指标，可以及时发现问题，调整工作方向，提高工作效率和质量。例如，政府办公室可以制定工作计划和每日、每周、每月的工作报告要求，对工作完成情况进行评估和反馈，及时发现和解决工作中存在的问题。再次，内部管理制度包括人事管理、财务管理、行政管理等方面的规定，旨在确保工作的公正、透明和规范。监督机制包括内部监督和外部监督，通过制度化和规范化的监督措施，防止权力滥用和腐败行为的发生。例如，政府办公室可以建立审计制度、巡查制度等，对工作进行定期检查和评估，确保工作的合规性和效果。最后，政府办公室的工作人员需要具备良好的职业道德和素质，遵守工作纪律和规范，增强服务意识和工作态度。政府办公室可以通过培训、教育和考核等方式，加强工作人员的职业道德教育，提高工作人员的整体素质和工作能力。

（二）信息化。首先，政府办公室可以建立电子文档管理系统，将纸质文档数字化存储，实现文档的电子化流转和查阅，提高工作效率和信息共享的便捷性。此外，政府办公室还可以建立协同办公平台，通过互联网技术实现部门之间、人员之间的信息共享和协同工作，提高办公效率和决策水平。其次，政府办公室可以利用信息化系统收集、整理和分析各类数据和信息，为政府决策提供科学依据和参考，帮助领导层做出更加准确、高效的决策。通过信息化系统，政府办公室可以进行数据挖掘和预测分析，发现问题和趋势，提前采取措施，实现对政府工作的科学管理。再次，政府办公室可以建立政务服务平台和网上办事大厅，通过信息化手段将政府提供的各类服务和信息在线化，使市民可以随时随地通过互联网进行查询、办理和申请，提高政府服务的透明度和便捷性。最后，政府办公室还可以利用信息化手段开展政务公开工作，将政府的工作进展、决策结果等信息公之于众，增强政府的公信力和透明度。

（三）标准化。标准化是指根据一定的规范和标准，对工作流程、行为准则、管理要求等进行标准化和规范化，以达到统一标准、规范操作的目的。在政府办公室精细化管理中，标准化的主要目的是提高工作效率、保证工作质量、加强管理控制，实现政府办公室的高效运行和公正决策。1.流程标准化。政府办公室的各项工作流程应制定统一的标准，明确每个环节的操作步骤、责任人和时间节点，以确保工作的顺利进行。例如，对于文件审批流程，可以制定具体的标准，包括文件的提交、审核、批准和归档等各个环节的要求和程序。2.行为准则标准化。政府办公室的工作人员应遵守一定的行为准则，以保证工作的规范和公正。例如，要求工作人员保持良好的职业道德，遵守工作纪律，不得私自泄露机密信息，不得参与腐败等不道德行为，这些行为准则的标准化可以通过制定行为准则手册或员工行为守则来实现。另外，标准化可以确保工作的一致性和统一性，使得不同人员在不同时间、不同地点进行相同工作时可以按照相同的标准和规范进行操作，减少因为人为因素带来的差异。标准化可以提高工作效率，通过确定明确的工作流程和标准，可以减少工作中的重复劳动和冗余环节，提高工作效率和响应速度。

（四）专业化。首先，专业化意味着政府办公室需要招聘和培养具备相关专业知识和技能的人才，以应对不同领域和层面的管理任务。例如，政府办公室可能需要拥有财务、法律、人力资源等方面的专业人员，来处理财务管理、法律事务、人事管理等工作。拥有专业化的人才团队，政府办公室能够更加有效地开展工作，提供专业化的支持和服务。其次，专业化要求政府办公室建立健全的专业化管理体系，这包括制定和完善各项管理制度和规范，确保工作的专业性和标准化。例如，政府办公室可以建立项目管理制度，明确项目的目标、计划和实施过程，以及相关的绩效评估机制。再次，政府办公室还可以制定知识管理和信息化管理制度，以促进知识的积累和共享，提高工作效率和质量。通过建立专业化的管理体系，政府办公室能够更好地组织和协调工作，提升管理水平和能力。另外，政府办公室作为政府的重要部门，需要为其他部门和单位提供各种管理服务和支持，这包括提供政策咨询、项目管理、信息化支持、绩效评估等方面的服务。为了提供专业化的服务，政府办公室需要具备丰富的专业知识和经验，并能够根据需求进行灵活的工作安排和资源配置。通过提供专业化的服务和支持，政府办公室能够提高其他部门的管理能力和效率，推动政府工作的协调和顺利进行。最后，由于社会和管理环境的不断变化，政府办公室需要与时俱进，不断提升知识储备和工作能力，这包括组织培训和学习活动，邀请专家学者举办讲座和指导，以及开展经验交流和案例研究等活动。通过持续学习和专业发展，政府办公室能够不断提高自身的专业化水平，更好地适应和应对管理挑战。同时，政府办公室可以关注员工的工作需求和职业发展，提供培训和学习机会，激励员工的积极性和创造力。通过人性化管理，政府办公室可以增强员工的工作满意度和归属感，提高工作效率和服务质量。

（五）流程化。政府办公室精细化管理的“五化同构”中的流程化，指将政府办公室的工作流程进行规范化和标准化，建立科学、高效的工作流程体系，以提高工作效率和质量。1.流程规范化。流程规范化的目标是明确每个环节的具体步骤和要求，确保工作按照预定的程序进行，减少工作中的随意性和不确定性。在流程规范化的基础上，政府办公室可以制定一系列的标准操作程序和工作指南，明确每个环节的责任人、时间要求和所需资源，使工作过程有章可循、有条不紊[1]。2.流程标准化。通过流程标准化，政府办公室可以确定并推行最佳实践，以提高工作效率和质量。例如，在文件处理流程中，可以规定文件的审核、审批和签署程序，明确各个环节的时间要求和必要的审查内容。通过流程标准化，政府办公室可以确保不同工作人员在处理相同类型工作时遵循相同的操作标准，减少误差和疏漏。

二、政府办公室优化精细化管理“五化同构”的策略

（一）提升工作效率。首先，政府办公室实施规范化管理可以提供明确的工作流程和操作规范，减少工作中的混乱和不确定性，这有利于提高工作效率，减少错误和重复劳动，使工作更加有序和高效。其次，通过建立和使用电子文档管理系统、协同办公平台等工具，政府办公室可以实现信息的快速传递和共享，提高信息处理和决策的效率。信息化管理还可以减少纸质文件的使用，降低办公成本，提高工作效率和环境友好性。再次，通过流程化管理，政府办公室可以减少工作环节的重复和冗余，提高工作效率和响应速度。同时，流程化管理还可以帮助管理者更好地掌握工作进展，明确问题所在，及时进行调整和优化。最后，政府办公室实施人性化管理可以提高员工的工作满意度和归属感，增强员工的凝聚力和团队合作能力。同时，人性化管理还可以提供员工发展和培训的机会，提高员工的专业素质和工作能力，进一步提升工作效率[2]。

（二）优化资源配置。首先，政府办公室的组织结构应根据职能需求和工作任务，合理划分部门和岗位，建立科学的组织层级和职责划分。通过组织结构的优化，可以避免工作职责重叠和责任不明确的问题，减少资源的浪费和冗余，使资源能够更加精准地分配到各个岗位和部门，提高资源利用效率。其次，政府办公室应注重人员的能力培养和选拔任用，确保岗位的合理匹配和人员的专业化，而对于人员队伍的优化有利于资源的合理配置，使每个人在岗位上发挥出最大的作用，提高工作效率和绩效。再次，政府办公室各职能部门和岗位应明确自身的职责和工作内容，避免职能的重叠和工作的冗余。通过优化职能定位，可以将不同的职能分配到专门的部门和岗位，避免资源的重复投入和利用的低效率。同时，职能定位的优化也有利于协同工作，促进各部门之间的合作与配合，提高工作效率和质量。

（三）提高决策水平。首先，通过制定明确的工作程序和规范，可以提高决策的准确性和可操作性，降低管理风险，避免决策的主观性和随意性，而通过明确工作流程，可以使政府工作各项环节有条不紊地进行，减少信息的滞后和丢失，提高工作效率和质量。流程化管理还能够帮助政府机关办公室发现和解决工作中的瓶颈和问题，优化资源配置，实现工作流程的优化和升级。其次，通过建立信息系统和平台，实现政务信息的收集、存储、传输和分析，可以提高政府决策的依据性和准确性。信息化管理还可以加强政府办公室与其他部门和机构之间的信息交流和协同，促进资源共享和优化决策的全局性。再次，通过数字化技术的应用，政府机关办公室可以实现文件和数据的电子化管理，提高信息的检索和利用效率。数字化管理还可以实现办公流程的电子化和自动化，减少繁琐的人工操作，提高工作效率和准确性[3]。最后，通过引入智能化技术，政府机关办公室可以实现智能决策支持、自动化流程处理、智能搜索和推荐等功能，提高决策的科学性和智能化水平。智能化管理还可以通过数据挖掘和分析，提供决策参考和预测，帮助政府机关办公室更好地应对复杂和变化的管理环境。

（四）加强协同配合。首先，传统的政府机构常常存在层级繁多、决策流程冗长的问题，导致信息传递不畅、协作效率低下。通过精细化管理，政府办公室可以实现组织结构的扁平化，减少层级，降低决策链条的长度，使信息能够快速传递，决策能够迅速实施，提高协同配合的效果。其次，政府办公室的工作涉及众多流程和程序，如果这些流程没有规范化，就容易产生混乱和错误。通过精细化管理，政府办公室可以建立和优化各项工作流程，明确各个环节的职责和操作规范，确保工作的高效进行，减少人为错误和失误，提高协同配合的质量。再次，政府办公室涉及大量的文件和数据，如果仍然采用传统的纸质文档管理方式，不仅浪费时间和资源，还容易丢失和损毁。通过实现信息的数字化，政府办公室可以建立电子档案系统，将文件和数据以电子形式保存和管理，实现信息的快速检索和共享，提高工作效率和协同配合的便捷性。从此，政府办公室的决策常常需要综合各种因素和信息，而过去往往凭借主观意愿进行决策，容易出现主观片面和不科学的情况。通过精细化管理，政府办公室可以引入科学的决策模型和方法，建立决策评估体系，提高决策的科学性和准确性，增强各部门之间的协同配合[4]。最后，政府办公室工作需要各类专业人才，而过去由于人员的素质和能力参差不齐，协同配合的效果不佳。通过精细化管理，政府办公室可以进行人员的培训和专业化分工，提高人员的综合素质和专业能力，使各部门之间的协作更加高效和顺畅。

（五）增强服务能力。首先，规范化管理是指政府办公室建立健全的管理规章制度和操作规范，明确工作职责和流程，确保工作按照既定规范进行。通过规范化管理，可以提高工作效率和工作质量，减少管理漏洞和错误，增强政府办公室的服务能力[5]。其次，政府办公室可以建立信息化平台，实现信息资源的集中管理和共享，提高信息处理和传递的效率。通过信息化管理，政府办公室可以及时获取和传递信息，提高决策的准确性和效率，为公众提供更便捷的服务。政府办公室可以对常规工作进行流程化设计，制定标准化的工作程序，减少重复性工作和低效率操作。通过流程化管理，政府办公室可以提高工作效率和质量，加快决策和办事速度，提升服务能力。