机关事业单位人事档案标准化建设提升策略探析

文/北京市朝阳区市场监督管理局 陈修远

习近平总书记指出，各级档案管理部门要坚决落实“为党管档、为国守史、为民服务”，机关事业单位档案管理部门要将人事档案管理工作作为核心内容加以落实，按照总书记提出的要求，积极推进机关事业单位人事档案标准化建设，更好地服务机关事业单位工作人员，服务人民群众，充分发挥人事信息的价值与作用。但当前部分机关事业单位普遍对人事档案管理的价值和作用重视程度不足，在具体管理细节方面还存在很多漏洞，在政策执行方面也存在诸多问题，在一定程度上影响了机关事业单位人事档案信息资源的作用发挥[1]。因此，在新形势下，有必要对机关事业单位人事档案的标准化建设进行探讨和分析，找到更加契合人事档案标准化管理的实施路径和办法。

一、机关事业单位人事档案标准化管理水平提升的重要性和必要性

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要积极推进档案信息化建设，加强对各类档案信息资源的开发和利用，制定更为完善标准的制度体系。按照“十四五”规划的相关要求，机关事业单位在人事档案管理过程中应将标准化建设作为重要的努力方向，当前机关事业单位改革过程中人力资源管理越来越重要，只有实现人力资源的合理利用，才能够为机关事业单位的可持续发展提供源源不断的动力。要树立“以人为本”的管理理念，转变过去人事档案管理的传统方式，将人事档案标准化建设作为提升人事档案管理质量的重要抓手，更好地反映当前机关事业单位人力资源的利用情况，为机关事业单位人才机制制定提供依据和保障。

（一）机关事业单位人事档案标准化管理有助于提升人事档案的管理效率。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”。机关事业单位在人事档案管理过程中也要按照新发展阶段档案资源建设与利用的指示精神，不断提高档案工作质量，明确人事档案管理工作的具体方向，运用现代信息技术提升人事档案管理效率和水平。当前机关事业单位人员流动加大，这既是新时期人力资源合理开发利用的具体表现，也对机关事业单位人事档案管理工作提出了更高要求。建立标准化的人才档案管理制度机制就显得尤为重要。同时，通过机关事业单位人事标准化管理能够简化查找、利用和归档过程中的流程，进一步提升人事材料的使用效率。

（二）机关事业单位人事档案标准化管理能够更好地反映单位发展状况。机关事业单位人事档案建档之后，并不意味着相关材料收集工作的结束。随着岗位工作人员的成长，其个人履历会不断更新，这就要求人事档案管理过程要按照相关标准进行操作，这样才能够及时地了解到机关事业单位相关工作人员的具体变动情况以及档案内容的增减情况，更好地反映单位发展现状及相关人员在成长过程中的变化和成长经历，为机关事业单位的可持续发展提供扎实的人才保障[2]。

（三）机关事业单位人事档案标准化管理能够优化人才选拔机制。机关事业单位人事档案对每名工作人员的入职、成长、升迁、离职等相关情况都有明确详细的记录，这些记录材料对于机关事业单位人才选拔具有重要现实意义。通过人才档案内容可以判断相关人员是否符合岗位需求，进而对相关工作人员进行类型划分，做到岗位与人员的有效匹配，提升契合度。

二、机关事业单位人事档案标准化建设中存在的问题

由于人事档案的特殊性，长期以来机关事业单位对标准化建设都给予了高度重视，人事部门持续不断地在管理理念、方法、手段上进行探索与创新，档案管理的质量和效率也不断提升。但在新形势下，特别是在人员大规模流动的背景下，人事档案标准化建设仍存在一些亟待解决的问题和矛盾。

（一）对人事档案标准化建设的重要性、紧迫性认识不到位。机关事业单位人事档案管理是一项基础性、常规性工作，在日常工作中，人事档案管理难以得到机关事业单位主要领导的重视，在工作指导、人员配置和资金投方面缺少系统研究。在机关事业单位人事档案标准化推进过程中基础设备更新、添置不及时，机关事业单位人事档案管理工作处于边缘状态，只是在人事调动和迎接上级检查时才会受到短暂重视。与此同时，在制度机制建设方面也缺少必要的支持，人事档案管理相关标准已经难以契合当前人事档案管理的现实诉求，在一定程度上影响了人事档案信息资源的开发和利用[3]。

（二）人事档案信息化建设进程缓慢。标准化和信息化相辅相成，在推进人事档案标准化管理过程中必须与信息化工作同步规划、同步部署，这样才能够为机关事业单位人事档案标准化提供全程技术服务，优化信息资料的查询、统计和分析研究。但现实中，部分机关事业单位在人事档案管理过程中基础工作不扎实，没有将机关事业单位人事档案管理信息化与标准化放在同等重要位置，导致机关事业单位人事档案管理标准化建设落后。与此同时，在工作落实过程中还存在着很多不合理、不规范的地方，机关事业单位人事档案管理信息更新不及时，缺少必要的信息系统，难以实现人事档案信息共享，造成了机关事业单位人事档案信息资源浪费。

（三）专职人事档案管理队伍建设相对落后。想进一步提升机关事业单位人事档案标准化管理质量，必须有专业的人才队伍建设。但目前一些单位人事档案管理队伍人员来源复杂，既有专业人员，也有从其他岗位调来的人员，还有一些属于兼职性质。这些人员由于性质不同，对机关事业单位人事档案标准化工作认识也就存在着明显差异。特别是后调人员和兼职人员对机关事业单位人事档案管理工作缺乏归属感，对机关事业单位人事档案标准化建设研究不深、专业性不足，影响了人事档案标准化建设的进程。

（四）人事档案信息资料综合开发程度不高。新时期，在机关事业单位人事档案信息资源开发和利用过程中可用性的成果相对较少，加之信息化建设相对落后，并没有与其他单位进行人事档案信息资源的高度共享，在一定程度上弱化了机关事业单位人事档案信息资源开发利用的价值。由于缺少必要的人才支持、资金支持和项目支持，导致机关事业单位人事档案管理工作并没有与业务工作进行结合，人事档案应有的功能并没有发挥出来。部分机关事业单位在人事档案管理工作过程中只停留在信息汇总层面，没有对机关事业单位人事档案信息资源进行深度挖掘，也难以为机关事业单位人力资源开发、薪资调整、干部提拔重用、职称评定和培训等方面提供精准的人事档案信息，不利于机关事业单位整体工作地推进。

三、加强机关事业单位人事档案标准化管理的具体对策

党的十八大以来，对新时期档案事业发展作出了重要部署，新修订的《中华人民共和国档案法》为档案的高质量发展和规范化建设提供了法治保障。所有机关事业单位，都应落实好国家关于档案管理的安排部署，积极推进管理理念、管理制度、管理手段、管理方式创新，以更加契合新时期机关事业单位人事档案标准化管理的具体需求，具体应从以下几方面入手。

（一）健全完善人事档案信息收集制度，建设高标准人员数据库。机关事业单位人事档案标准化管理需要以完善的档案信息作为支撑，应将人事档案信息收集和建立人事档案数据库作为基础性工作来抓。国家出台的《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》明确指出，要建立健全业务系统归档制度机制，切实保障档案信息收集的完整性和全面性。要严格按照档案工作要求，完成电子文件的形成、收集、整理和归档工作。按照这一工作要求，为确保人事档案信息的真实性、完整性、规范性、系统性，就要健全完善人事信息收集相关制度机制，根据人事档案特点确保收集上来的资料符合人事档案管理要求，对资料不全、不准的档案要做好备注，及时做好补充和完善工作，同时要对收集上来的材料进行分类归档，在确保人事档案信息真实性和完整性的基础之上，对纸质档案信息资源进行数字化转化，并存储到机关事业单位人事档案数据库中。机关事业单位要根据国家对档案管理的相关规定，明确档案管理的标准和信息收集范围，进一步提升机关事业单位人事档案信息收集效率，为后续人事档案管理工作开展提供扎实保障[4]。

（二）加强对档案相关制度和政策供给和“废、改、立”。实施档案制度规范建设工程，要从机关事业单位人事档案标准化管理工作实际出发，对于已经不适合当前工作需求的制度要予以废止，同时要结合当前机关事业单位人事档案管理现状，建立和完善人事档案标准化管理制度体系，明确当前机关事业单位人事档案标准化管理的具体工作目标、工作流程及标准化管理的各个环节也应该形成相应的标准。与此同时，要明确机关事业单位各个部门的权责分工，只有各个部门密切配合，严格按照人事档案标准化管理的制度要求才能够提升人事档案管理质量。

（三）实现人事档案信息资源的高度共享。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要积极推进档案信息资源共享平台建设，实现本区域内档案信息资源的互联互通。推进共享平台向机关等单位延伸，实现档案信息资源跨层级、跨部门共享共用。机关事业单位在人事档案管理方面应按照国家关于人事档案信息化建设标准，促进信息资源联通共享、互联互通。要继续支持机关事业单位人事档案信息数据库建设，对人事档案信息进行整合，按照分类建档、动态管理原则，及时对人事档案信息数据库进行信息补充和完善。同时应健全人事档案信息备份机制和信息恢复机制，实施人事档案信息化动态管理，落实容灾备份机制。要为机关事业单位档案数字化、信息化建设提供必要的培训场所、设施、人才等保障，确保人事档案信息化建设能够顺利进行。

（四）要为人事档案标准化管理提供高素质的人才保障。通过继续教育提升人事档案管理人员的综合管理能力和素质是建立高素质人才支撑的关键。在继续教育开展过程中要主动利用现代信息技术对课程进行数字化开发，实现教育资源高度共享。其次，要加强人事档案管理人员的技能培训，引导人事档案管理人才学习国家有关政策，将人事档案管理工作与单位业务工作紧密相连，加强机关事业单位人员的职业道德素养建设和忠诚品格培养。进一步提升档案管理人员的服务意识和能力，能够与时俱进地根据人事档案信息化、标准化管理的相关要求，为不同群体提供人性化档案服务[7]。

四、结语

总之，机关事业单位选拔人才、培养人才、提拔干部等都离不开核实个人人事档案，所以要高度重视人事档案标准化和信息化建设，积极推进人事档案管理工作与业务系统的有机衔接，更好地服务机关事业单位的中心工作，发挥好人事档案资源在优化人才配置方面的基础作用。加强制度创新，优化机制流程，提升档案管理人员的能力和素质，更加契合人事档案管理的实际诉求，更好地推进机关事业单位全面发展。