办公自动化环境下医院档案管理的意义及策略探讨

2024-03-12湛江中心人民医院肖伟玲

办公室业务 2024年2期

文/湛江中心人民医院肖伟玲

近年来，我国社会经济飞速发展，科技领域取得了显著成效，现代化信息技术被广泛应用于社会各领域及人们生活的方方面面。而档案作为医院运营管理工作的重要组成部分，其中工作文件、录音、录像、图表等资料对我国医疗卫生公共事业的发展具有重要意义[1]。在医院不断完善管理模式、提高管理能力的基础上，将自动化办公技术应用于医院档案管理工作，不仅能够适当减轻医院档案管理人员的工作量及工作压力，同时还能够进一步提高医院档案管理水平及工作质量，为医院管理奠定良好的基础。对此，医院应该加强对办公自动化技术的重视程度，结合自身对档案管理工作的需求，进一步提高档案管理水平，助力医院的现代化发展。

一、办公自动化概述

（一）办公自动化的概念。办公自动化是基于现代化信息技术持续创新发展与日趋成熟的背景下形成和发展起来的一种工作业务信息处理系统。办公自动化出现的根本原因是当前工作创新性需求和工作质量需求与传统工作模式之间不适配发展。在医院档案工作中应用办公自动化技术，能够为医院打造一个更为广阔的办公自动化平台，促使档案管理人员借助计算机技术处理日常工作，例如信息资料收集、分类管理、更新、传输等。从本质上分析，办公自动化就是一个利用现代化信息技术对相关资料进行收集、整理的系统，适用于医院办公工作中。

（二）医院档案管理在办公自动化中的作用。第一，可用性。所谓可用性，主要是指能够针对系统故障快速地进行修复和负载平衡。当计算机的主接口出现问题时，备份的接口便可以自动代替其运行，从而最大程度上保障医院档案管理网络系统的平稳运行。而当网络运行中的传输数据信息承载量过大时，备份接口能够帮助主接口进行数据接收和传输，进而发挥系统的均衡作用。第二，信息隐藏性。在主体进行通信连接过程中，可以借助计算机设备中的NAT技术系统来隐藏医院内网的网址，并在数据信息呈现上表现为外部公网的访问网址。具体而言，医院内部使用者可以直接对信息网络进行访问，而外网所有访问者则无法通过网址访问到医院内部网络系统，无法查看到医院内部任何档案数据信息，进一步提高了医院档案管理的安全性。第三，数据加密性。为了最大限度地避免医院档案管理系统中的信息泄露、丢失、篡改，在文件资料传输过程中，工作人员要对所传输的文件档案进行加密处理。如使用隧道技术对传输的文件数据信息进行分离，在医院内网中整合一定的区域建立传输网络，在文件加密处理过程中数字进行加密及协议，这时只有文件接收方才有权力访问该文件，提高了文件的私密性。第四，身份鉴别。身份鉴别是医院面向所有用户建立的一种安全验证程序。计算机的身份鉴别系统主要是对计算机访问者和端口计算机的身份进行鉴别。而计算机访问者则需要输入特定的用户账号及密码进行端口连接，同时还要保证密码及私密文件保存在TACACS服务器上。

二、办公自动化环境下医院加强档案管理力度的必要性

（一）办公自动化是提高医院档案管理工作效率与质量的有效举措。办公自动化技术是基于信息技术高速发展与互联网普及背景下形成的全新办公模式。主要是将计算机技术融入现代化办公之中，能够及时有效地解决人工操作失误、传统医院档案管理模式滞后性较强、储存空间不足等问题[2]。积极合理地将办公自动化技术应用于现阶段医院档案管理工作中，能够通过信息技术快速将医院的科研报告、会议纪要、会议记录等进行相互协调、调取与储存管理。通过存储、接收、传输、共享等方式，更好地配合医院开展各项工作，从而最大程度上发挥医院各类档案的价值与作用。除此之外，办公自动化技术的应用还能够在一定程度上有效提高医院档案管理工作质量与效率，促使档案管理工作更科学、合理、安全，为医院后期决策与发展规划的制定提供精准的数据参考。

（二）办公自动化是各科室之间实现档案资源共享的关键措施。在医院传统的档案管理模式中，一般以纸质形式进行保存。但是纸质档案容易受到外在因素的影响，不适用于医院重要档案的长期储存与管理。此外，纸质档案在调取与存储过程中会出现不同程度的损坏，进而影响档案的寿命。在医院档案管理中应用办公自动化技术，能够充分借助大数据技术与计算机技术的优势，打破纸质档案的局限[3]，杜绝在调取档案过程中出现的破损问题。同时还便于各科室之间实现档案资源共享，对于提升医院档案管理水平具有重要意义。

（三）办公自动化是减少医院档案储存空间的必然举措。在医院传统的档案管理工作中，不仅需要大量的人力，而且对于储存空间也有着较高的要求。空间需足够大，还需预留未来几年的空间，满足纸质档案的存放；档案储存环境要始终保持干燥，避免纸质档案受污染、受损害[4]。而应用自动化办公技术，能够有效缩减医院档案管理的物理空间，仅需要安全、运行速度强大的机房就可以储存医院所有档案。并且还能够进行自主备份、异地储存等，增强医院档案管理的安全性和可靠性。

（四）办公自动化是创设储存一体化条件的重要基础。现阶段，医院档案管理中文件类型较多，如音频、视频、图像、文字等多种格式。应用自动化办公技术能够将医院各种类型的档案资料进行统一管理和一体化储存，进而提高医院档案管理效率，提升档案的安全性、可靠性、有效性[5]。

三、办公自动化环境下医院档案管理中的问题

（一）医院档案数量及种类繁多，管理混乱。医院在实际运营发展过程中会产生庞大的档案资料，而档案管理工作内容涉及范围较广、复杂，几大板块中还存在档案内容重复交叠情况，在一定程度上增加了医院档案管理的工作量与处理难度。在医院档案管理工作中，档案管理人员不仅要负责档案的储存，还需要负责档案的调取查阅工作，档案稍多便会出现混乱[6]。由此可见，医院档案管理工作复杂，管理难度较大，医院档案管理部门在管理制度落实上存在一些问题，造成档案管理混乱。

（二）医院档案管理人员的专业能力及业务素养有待提升。部分医院存在档案管理人员对办公自动化认识不全面、无法掌握办公自动化管理技术等问题，阻碍了医院档案管理朝现代化方向发展的步伐。首先，由于医院编制以及人员招聘标准等问题，很多医院档案管理人员年龄偏大[7]，他们对于档案现代化管理技术、新型管理模式的接受程度不高，且学习能力低，是医院档案管理工作高质量开展的重要制约因素；其次，部分医院通过外聘方式扩充档案管理队伍，但由于外聘人员对医院整体运营结构、各科室档案管理需求不熟悉以及对医院档案分类掌握不到位等问题，导致医院档案管理工作出现一定的滞后性及随意性，最终影响医院档案管理工作的顺利开展及高质量完成；最后，一些医院档案管理人员的业务水平和信息素养有待提升，能力缺陷极容易导致档案在信息化管理与储存中存在丢失、泄露等安全风险问题。

（三）现代化档案管理方式应用不足。在办公自动化背景下，医院档案管理模式随着医院的运营情况、产业规模、实际发展需求等在持续创新优化。因此，各大医院要切实提高自身的档案管理水平及质量，就必须为办公自动化档案管理营造理想的硬件环境，顺利开展医院档案管理工作[8]。如果硬件设备不完善，那么在档案管理工作过程中容易出现硬件设备与软件设备不兼容的问题，进而出现故障。此外，医院对档案管理信息化系统的维护工作不到位、技术人员维护水平较低等，不仅影响医院档案管理工作的信息化建设进程，同时还较易引发档案信息安全隐患，制约着医院档案管理现代化的发展。

四、办公自动化环境下医院档案管理的策略

（一）正确看待办公自动化背景下的档案管理工作。医院要正确认识办公自动化背景下的档案管理工作，才能够采取有效措施促进档案管理办公自动化的发展。首先，医院管理层应该跟紧时代发展步伐，积极了解先进信息技术以及档案管理信息化建设的成功案例，深度思考该模式的优势，正确看待医院档案管理信息化与医院现代化发展之间的关系；其次，各大医院应及时且密切关注医院档案管理信息化、自动化建设进程[9]，并在医院内部推广宣传档案管理信息化发展的优势，充分提高医院全员，尤其是要提高档案管理人员对档案管理自动化、信息化建设的认识与重视程度。此外，医院还应该积极鼓励档案管理人员创新管理意识，采取自动化办公技术和设备等开展档案管理工作，促使医院朝着现代化、智能化、信息化方向发展，提高医院市场竞争力，助力医院的可持续发展。例如医院可以组织建立专门的设备档案信息化管理系统，针对医疗设备相关档案进行及时分类与储存。具体包含：申购审批文件、采购招标文件、采购合同及设备按照验收文件等，进而提高医院档案管理办公自动化水平，为医院科学决策、运营管理等奠定坚实的基础。

（二）加强医院档案管理队伍建设。在办公自动化背景下，医院对于信息技术人才的需求不断增加，档案管理人员匮乏会严重制约医院档案管理办公自动化工作的有效开展。基于此，医院应该结合实际工作需求、人才发展战略目标等加强医院档案管理队伍建设。医院档案管理人员必须充分了解和熟知医院各科室、各部门、各岗位的工作情况，这样才能够更好地开展医院档案管理工作[10]。首先，医院应该提升医院内部现有档案管理人员工作能力，促使其转型成为兼具档案管理技能和信息化技术的复合型人才。其次，医院还应该注重引进优质的档案管理人才，完善人才福利制度体系、适当拓宽社会面招聘渠道等，吸纳更多具备专业档案管理能力、计算机基础能力的复合型人才投身于医院档案管理工作，为办公自动化背景下医院档案管理工作的高质量开展提供人才保障。

（三）加快推进医院档案管理信息化建设。建立医院档案管理信息化系统还应该充分考虑安全问题。医院要加强信息保密技术的深化应用，相关人员在访问医院档案数据库系统时必须输入特定的口令并进行身份认证后才能够登入。为了最大程度上避免医院档案信息出现风险，医院要做好重要档案信息的备份工作，为档案信息安全管理提供保障。