新形势下商业银行办公室综合协调工作探析

文/江苏银行总行办公室 邓敏

当前世界恰逢百年未有之大变局，国际经济金融环境发生了深刻变化，金融风险诱因和形态更加复杂。同时，我国发展进入战略机遇和风险挑战并存时期，这都给商业银行的经营管理及内部治理提出了新的挑战。为全面践行金融工作的政治性、人民性，积极有效地应对内外部各种风险挑战，作为商业银行运转的枢纽，办公室要进一步提高站位，增强大局意识和全局观念，切实提升综合协调能力，强化综合协调的针对性和主动性，在高水平服务实体经济、防范金融风险中强化责任担当，助力商业银行高质量发展。

一、商业银行办公室综合协调工作概述

（一）综合协调的内涵。综合协调是办公室一项最基础、最重要的综合职能，根据各单位办公室职能的不同，总的来说，综合协调贯穿于办公室办文、办会、办事以及品牌宣传等方面，具有很强的思想性、政策性、实践性和艺术性[1]。形象地说，综合协调既不是做“传声筒”，也不是当“留声机”，更不是传达一个层层递减“失真”的“机械”声音，而是一整套公共关系和领导艺术相结合的综合性管理科学流程。

（二）综合协调的作用。及时、有力、有序的协调，使各项工作由无序状态向有序状态转变，从而达到目标一致、方向一致及结果一致，这是保证各单位办公高效有序运转、提高工作质效、服务高质量发展的基础。从办公室的形象看，高质量、高水平的综合协调有利于提高办公室的权威，更好地彰显办公室的“窗口”形象；从办公室的职责看，高质量、高水平的综合协调，可以把干部员工的思想和行动统一到党委的中心工作上来，从而保证党委领导政令畅通，各项决策部署得以高效贯彻落实；从组织办公效率看，高质量、高水平的综合协调可以理顺机制、减少内耗，更好地提升办公管理效能，促进问题的迅速解决，提高工作效率。

（三）综合协调的基础。1.要不断健全完善综合协调相关制度。实现办文、办会、办事规范化、流程化及标准化，同时还要全面了解综合协调事项的背景，掌握综合协调的主动权。2.要注重原则性和灵活性相结合。原则性就是要守好底线，坚持政策规范、监管要求，增强大局意识，贯彻领导意图，这是协调的依据；灵活性就是在合规的前提下，充分考虑实际工作情况，对协调的方式方法、时间进度等予以灵活处理。坚持原则并不排斥工作中的灵活性，这需要办公室人员认识到协调工作的本质，坚持问题导向和结果导向的有机统一。3.持续提升综合协调的专业水平。办公室的工作职能正向着大范围、多层次、多功能方向扩展，这需要办公室人员加强理论学习、注重形势研判、掌握制度要求，不断提升自身综合素质。

二、商业银行办公室综合协调的工作内容

办公室综合协调具有秘书工作的性质，是接受领导的授权和委托，推进工作的开展，解决问题。传统办公室的“三大作用”或“三大职能”是参谋助手、综合协调、督查督办。其中，综合协调是办公室的重要工作之一。有的专家学者把综合协调分为工作协调和关系协调[2]，有的专家学者把工作分为办文、办会、办事协调等。在此基础上，本文认为办公室工作协调可以分为常规工作协调和重点工作协调。

（一）常规工作协调要标准化。办公室工作千头万绪，主要是指办公室工作包含大量的收发文、文电流转、用印、档案管理、督办、会议、接待、信访以及日常领导交办工作等，这些都是办公室协调的基础工作，但是任何错误与纰漏都会直接影响整个单位的办公和形象。企业管理现代化的基础，就是各项基础工作的标准化和规范化。做好这些常规工作协调的关键就是标准化，通过不断完善和优化常规工作流程及规范要求，将相关要求落实到各单位的日常办公管理过程中，持续提高协调效率，形成高效的办公秩序，实现流程标准化、系统建设标准化、管理要求的标准化，以及全员、全过程、全面的标准化。

（二）重点工作协调要项目化。办公室的重点工作主要是指除了日常保运转的常规事务性工作外，更能彰显办公室统筹协调能力、综合价值贡献等重大项目工作。比如，筹备重大会议活动、迎接重要检查考核、组织重要品牌发布及组织重要文稿起草等。这些工作不是某一个部门、一个条线的工作，而是涉及各条线、各机构，这类重点工作的协调必须实行项目化管理。项目化就是要对所有相关工作进行项目化科学管理，成立综合协调领导小组，紧扣项目化的工作目标，整合全行的资源和力量，建立推进落实机制，定期进行跟踪问效，促进高效高质量完成的整套工作流程。

三、商业银行办公室综合协调的工作要求

（一）符合规定。依法合规经营是商业银行高质量发展的内在要求，也是切实有效防范各类金融风险的基本前提。一方面，要建立健全制度体系。规范管理要基于严格的制度体系和严谨的操作流程，避免办公管理的随意性和无序性；另一方面，要创造性地执行制度要求。商业银行办公室工作政策性和专业性非常强，因此对于常规工作要熟练掌握制度；对于非常规工作要加强研究并请示汇报，确保流程合规、决策科学。

（二）把握重点。办公室综合协调工作涉及内容多、范围广，事务繁杂，因此需要分清主次、把握轻重，理清综合协调工作的思路，突出价值贡献，做到有条不紊、忙而不乱[3]。著名物理学家史蒂芬·柯维曾提出时间管理理论，即把工作按照重要程度和紧急程度划分为四个“象限”，以分类优先处理。从办公室工作实际来看，第一象限是重要且紧急的事项，比如：年度工作计划、工作要点、考核办法，以及紧急的讲话材料、汇报材料等；第二象限是重要但不紧急的事项，比如：办公室年度重点工作、重大活动、保密委员会、党委研究意识形态工作等“规定动作”；第三象限是紧急但不重要的事项，比如，临时需要给部门报送一段材料、一批数据等；第四象限是不重要也不紧急的事项。这类工作可以按照最低优先级去处理，做到不遗漏即可。

（三）注重细节。办公室是各级机构形象的窗口，在待人接物、会议活动策划及执行、信息沟通及关系协调等各方面的细节处理直接反映了服务质量和工作水平，同时也体现了办公室人员的综合素质和专业能力。办公管理制度多、要求细，办公服务对接人员广、评价细，能否做好细节工作，决定了办公室工作的成败。细微之处见真章，在日常协调工作中要善于考虑细节、分解细节、抓住细节，只有把日常小事做实、把平凡工作做细，才能更好地彰显办公室工作专业能力和工作价值。

（四）突出创新。办公室面对复杂的新形势、新任务，做好综合协调工作，就是要紧扣各级行党委要求，准确识变、科学应变、主动求变，既要坚持原则、立足实际，又要灵活变通、勇于创新，还要防住风险、守好底线，在解决痛点难点问题中探索实践、创新突破。要加强对互联网先进技术、前沿技术的运用，不断提升综合协调的质效。比如，企业OA、门户、企业微信、内部及时通信工具、移动办公系统、无纸化会议系统等，都极大地提高了商业银行内部机构间、部门间的综合协调效率。要在坚持办公管理数智化的基础上，进一步强化管理协同，打通办公系统与业务系统数据接口，完善系统功能、优化操作体验，全面提升工作效率。在大力探索前沿科技运用的同时，还要有效防范化解数字化条件下的各类风险，守好底线，促进传统综合协调工作的创新转型升级。

（五）团结协作。团结协作是一切事业成功的基础，个体只有依靠团体力量，才能超越个人力量的局限，完成自身以及团队的目标任务。团体也只有通过把个体凝聚在一起，才能形成无往不胜的力量。办公室综合协调工作的团结协作主要包括两个方面：一方面，要明确分工、责任到人，这是综合协调工作的基础；另一方面，要善于补台，特别是在大型会议、活动组织过程中，环节多、流程长、要求高，还有各种不确定性和难预料性，尽管事前都有详细的工作方案，难免出现考虑不周或应急突发情况，这就需要一个团队、一个部门以及全部人员牢固树立相互补台的意识，主动担当、向前一步，营造干事创业的团结氛围，切实增强团队凝聚力和战斗力。

四、新形势下进一步提升办公室综合协调工作需具备的能力

（一）提升政治能力。办公室工作人员不但要有坚定的政治信仰、高度的政治觉悟，还必须锻造过硬的政治能力。干好办公室综合协调工作，政治能力是首要的决定性因素。一是要深入学习党的二十大精神，争做新时代金融人。党的二十大对金融工作提出了明确要求，指出要“深化金融体制改革，建设现代中央银行制度，加强和完善现代金融监管，强化金融稳定保障体系，依法将各类金融活动全部纳入监管，守住不发生系统性风险底线”等，要全面梳理、准确理解与把握党的二十大对金融工作提出的新理念、新任务和新目标，紧密联系自身工作实际，创造性地落实各项重点任务；二是推动主题教育走深、走实。开展主题教育是当前和今后一个时期的一项重大政治任务，办公室工作人员更要先学一步、深学一层，带着嘱托学、带着感情学、带着责任学，推动党的创新理论真正入脑、入心、入行，不断增强政治判断力、政治领悟力和政治执行力。

（二）提升专业能力。办公室工作人员身处关键岗位、关键环节，专业能力直接关系综合协调工作的质量，要持续加强理论学习和实践锻炼，努力成为岗位工作的“专家”，熟悉各方面情况，掌握各方面知识，做到论思路能论出新意，谈举措能谈到要点，讲政策能讲出门道，努力成为多面手[4]。随着全面推进国有企业治理现代化进程的加快，对商业银行的公司治理及内部管理现代化提出了更高要求，掌握办公室综合办公、文档机要、督促检查、信息调研、会务接待、品牌宣传等专业能力，是做好综合协调工作的基础。要坚持把学习研究作为打造办公室工作“专家”的有力举措，把研究和解决重大现实问题作为学习的根本出发点，加强办公室各项工作专题研究，以优秀的经验做法带领整个条线、延伸至各个岗位专业协调水平全面提升。要切实提升培训管理的针对性和实效性。结合重点工作和基层实际情况，做好新上岗员工的培训和考试，以办公管理专业能力增强促进综合协调水平的提升。

（三）提升沟通能力。看似简单、随意的一个沟通交流，实际上蕴含着大量、深层次的素养、知识、能力、态度等内在因素，以及形象气质等外在因素，特别是在沟通交流的互动过程中，充分展现了个人的表达能力、倾听能力、临场应变能力、逻辑思维能力、情绪控制能力等综合素质。办公室综合协调工作需要大量的沟通，包括与外部单位沟通、部门内部沟通、相关部门间沟通及与基层沟通等。作为办公室综合协调人员，无论是上级决策部署、同级传导沟通、基层推动执行，都必须准确识别、精准传达和有效落实。从实际情况看，提升沟通能力要把握好三个方面：一是要准确领会领导意图，这是沟通的前提和基础；二是要精准表述沟通内容，做好沟通准备、梳理沟通逻辑，很多无效沟通，并不是听的人不理解、不认可，而是说的人没讲明白、没说清楚，甚至造成误会，引发矛盾；三是要提升沟通技巧，少站在自己立场讲道理、提要求，多站在对方立场想办法、谋思路。总之，任务要完成，目标要实现，同事之间要和谐。

（四）闭环思维能力。从办公管理的角度看，闭环思维就是事事有回应、件件有着落、凡事有交代。“闭环思维”不仅仅强调的是“责任心”，更强调的是“团队的配合”，这也是激发团队效能的重要推力。团队整体效率很大程度上是由个体效率决定的。所有工作的“闭环”都是工作汇报，当领导主动询问工作进展时，或是再次催问时，那么相关个体的工作协调就是“低效”或“无效”的。提升闭环思维能力要把握好两个方面，一是常规工作、例行事项、操作权限事项，定期报告进展情况、存在的问题及改进建议，关键是让领导做到心中有数；二是重点工作要加强工作计划方案、存在的问题和困难以及取得的成效汇报，紧扣领导的最新要求，适时调整目标及策略，便于领导进一步理顺工作关系，掌握决策信息依据，更好地谋划和推动全局工作。

五、结语

协调是一项天天在做、谁都离不开但又非常难以讲清楚、说明白的工作内容。《管理学》中对管理的定义是计划、组织、领导、协调、控制。所以，协调是管理的一部分，协调水平高不高，最直接的反映就是管理能力强不强。本文从商业银行综合协调工作出发，从办公室综合协调是什么、干什么、注意什么以及做好综合协调需要提升什么等方面进行系统性探索，以期为现实工作提供可借鉴的指导。