信息化时代事业单位档案管理面临的困境与解决路径

文/陈琦

如今，信息技术在各行各业的应用越来越广泛，档案管理工作也应该与时俱进，实现档案管理信息化。

信息化是提升档案现代化服务能力的重要抓手，是培育档案现代化管理人才的重要手段，是提高档案信息资源服务效率的重要工具。大力推进档案信息化建设是档案工作走向现代化必须迈出的关键一步。然而，一些事业单位在档案信息化管理中存在着重视程度不够、资源投入乏力、档案管理复合型人才缺失、信息化建设进度迟缓等问题，影响到事业单位档案管理工作的质量与效率，需要事业单位基于信息化时代的视角，加大档案信息化管理研究分析的力度，持续深化推进档案管理工作。

信息化时代事业单位档案管理面临的现实困境

管理意识认知不强，信息化基础薄弱。档案管理在事业单位经济活动、业务活动、管理活动中处于辅助性地位，档案管理的目的是发挥档案文件资料在知识、决策、管理等方面的利用价值，但没有为事业单位直接创造经济效益。一些事业单位对档案管理信息化软环境与硬环境的建设工作不够重视，工作人员缺乏信息化管理意识，没有与时俱进推进档案管理工作，导致信息化基础薄弱，与信息化时代下档案文件资料信息化收集、集约化存储、可视化与个性化服务发展趋势有差距，影响了档案管理信息化、自动化、数字化、现代化水平的提升。

档案管理人才基础薄弱，队伍结构失衡。专业的档案管理人才匮乏，如档案管理各项工作主要由兼职人员负责，专职人员数量偏少，并且具备良好信息素养的管理人才较少。在现有的档案管理人员队伍中，队伍的年龄结构、能力结构、知识结构有些失衡，老、中、青比例失调，队伍整体的知识与能力有待提升，掌握信息化时代下档案管理知识、管理技能的高层次人才缺失，形成了信息化时代下事业单位档案管理的人才困境。

信息化建设力度不足，信息化进程迟滞。信息化时代下，档案管理技术、管理装备、管理系统等向着数字化、智能化、自动化、集成化方向发展，档案收集、鉴定、整理、统计、保存等一体化与数字化运行，信息化管理的成熟度、集成度高，对于档案管理信息化建设有着较高的要求，需要持续性投入资金，加大建设力度。但许多事业单位在资源分配中向着重要业务、改革创新、重大项目等方面倾斜，在档案管理上投入的资金、资源不够，在缺少资金、人力、物力等支持下，信息化建设乏力，档案管理机制、管理手段、管理内容等与信息化社会脱节，档案管理信息化进程迟滞。

信息化时代事业单位档案管理摆脱困境的可行路径

全面提高重视程度，扎实做好信息化管理后勤保障。事业单位需进一步提高对档案管理的重视程度，切实做好各项后勤保障工作。一是建立档案信息化管理制度体系。遵循《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》等相关法律法规要求，结合事业单位档案管理实际需求，进一步完善电子文件归档与管理制度、档案安全保密制度、档案保管制度、档案利用制度、档案立卷归档制度等，保障事业单位档案管理制度与信息时代的相互匹配，形成对档案工作人员信息化管理操作的约束、指导、规范等效用。二是加强内部宣传推广工作。为了增强全员的档案信息化管理意识，在事业单位内部利用工作群、办公系统、宣传册等宣传信息化时代下档案管理发生的新变化、采取的新措施以及信息化管理与服务方式等，同时根据事业单位各部门负责的档案业务开展针对性培训，提升工作人员档案管理工作技能，构建事业单位内部大档案管理格局，保障档案信息化管理措施与手段的顺利落地推行，提高档案收集工作的质量与效率。三是加大资源投入。信息化时代的档案管理手段、技术、设备等需要及时更新，事业单位可设置专项资金，用于引进信息技术、大数据技术及先进的档案管理装备，促进档案信息化基础设施的升级换代，保证信息化时代档案管理理念、技术、装备的先进性。

多措并举加强队伍建设，夯实档案管理人力基础。信息化时代下档案管理需要的是复合型人才，档案管理工作人员在具备档案管理专业知识与专业技能的同时，还要具备良好的信息技术素养，可熟练运用信息化档案管理系统、计算机、档案管理信息化及智能化设备和装备等。因此，基于事业单位档案管理队伍现状，要运用多种措施加强档案管理队伍建设，优化队伍年龄、能力结构，夯实信息化档案管理的人力基础。首先，积极引进专业人才。基于信息化时代下档案管理人才的需要，做好人才储备工作，从高校档案管理专业招聘具备档案信息化、数字化、智能化管理知识与技能的复合型人才，充实档案管理队伍，提升队伍管理水平。其次，加强对现有档案管理人员的培训。针对性开展档案管理信息化知识、信息技术、信息化装备操作等方面的培训，及时更新现有档案管理人员的知识储备，提升其业务能力与技能水平，实现档案管理知识与技术的先进性、现代性。档案管理人才培养应落脚于技术创新，从档案管理队伍中筛选出具备创新意识、创新能力的人才，组建技术攻关或创新小组，负责档案信息化管理技术的攻关与创新工作，推动信息化时代下档案管理工作技术更新与升级，同时实现高水平档案管理队伍建设的目标。最后，建立人才激励机制。引导鼓励档案人员积极进行技术创新、外出学习交流、参加行业会议、学习新知识与新技术等，专门设立人才支持与奖励政策，为创新人才提供与市场机制相适应的薪酬福利待遇等，激发人才的创新活力，培养出高素质复合型档案管理人才。

向着数字化发展，促进传统档案管理全面升级。在事业单位档案管理建设中，积极引进新技术与设备，打造科学严谨、运行高效可靠的档案管理数字化系统，实现事业单位纸质档案管理向着数字化管理迈进。档案管理信息化建设需对接新信息技术，引领档案管理数字化发展。一是基于纸质档案数字化转化的需要，建设数字化档案管理系统，系统自动接收、识别档案文件材料，且档案工作人员利用该系统可实现远程访问与检索，突破传统档案收集、整理的时空限制。二是系统批量自动化处理文件与数据，系统建设中采用射频识别技术、先进的扫描设备，如高拍仪等，自动识别、处理文件，按照预先设定的程序自动生成号码，集约化存储及管理档案文件与数据，并实现快速检索以及档案查阅、收集、借还、整理、归档、筛选、统计、销毁等一体化管理。三是充分利用计算机技术、软件技术、大数据技术、档案管理信息化与智能化装备等全面升级事业单位现有的信息化档案管理技术与设施，实现档案全生命周期的数字化管理，解决传统档案管理中的存储空间问题、服务时空局限，实现系统自动分类、索引、检索，可根据档案存储需要随时扩展存储容量的云端存储空间，根据用户的不同设置多级权限管理机制以及档案信息的在线传输、利用与共享等。

信息化时代，做好档案管理工作需积极适应档案管理理念、管理技术、管理方式方法等发生的变化，根据信息化管理的需要，进一步提高信息化管理及信息化建设的重视程度，完善信息化档案管理制度、管理机制、管理系统等建设工作，并加大档案管理队伍建设力度，引进复合型人才，同步培养技术创新型人才。同时，要推进信息化建设对接数字化，打造数字化档案管理系统，推动事业单位档案管理在信息时代的全面升级、全面高质量发展。档案工作者要进一步提高政治站位和工作站位，切实把档案工作融入经济社会发展全局中去谋划，把档案工作与信息化深度融合，通过档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、档案资源管理信息化、档案工作人员现代化，推进档案工作迈向现代化。

图据网络。