档案信息化管理模式建设分析

王海琴

[摘 要]随着我国社会经济的逐渐发展和科学技术水平的不断提高，信息技术得到了迅猛发展，在现实生活中得到了广泛应用，信息技术在推动各行业领域快速发展的同时，逐渐发展成为一种工作方式。将信息技术融入档案管理工作，可提高信息技术与档案建设的深度融合水平，促进档案信息化管理工作的顺利开展。在高速发展的信息时代，加快推进信息化建设是提高档案精细化管理水平、优化服务质量、提升服务效率的重要举措，能够推进档案管理工作稳步发展。文章探讨了档案信息化建设的相关内容及信息化管理具备的显著优势，分析了档案信息化建设过程中存在的问题，提出了有效的优化策略。

[关键词]档案管理；信息化建设；信息技术；优化措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）02-0049-03

档案信息化管理是依托现代信息技术，处置、管理档案信息资源，利用档案信息更好地为社会主义建设各项事业提供服务。信息化管理是利用数据驱动实现的精细化管理，檔案信息化建设是信息化数字资源建设的过程。20世纪80年代以来，现代信息技术的发展和综合应用掀起一场席卷全球的颠覆性产业技术革命，很多单位都利用信息化提高精细化管理水平，在信息化建设总体框架中纳入档案信息化已经成为必然。因此，全力推进档案信息化建设落地见效有助于改变传统管理模式，实现档案管理现代化。

（一）档案信息化管理的基础设施建设

全面升级软件设施，保证硬件设备配备齐全，是开展档案管理工作的基本要求，也是档案信息化建设与管理工作顺利开展的重要技术支持。加强软硬件设施建设的最终目的是构建基本完善的档案网络信息安全体系，保证档案信息的软硬件环境安全。通过档案信息网络化建设，可以实现档案信息的准确传输、反馈和共享。在信息化加速发展的背景下，为提高档案信息化管理的普及水平和应用水平，必须构建安全高效的档案管理局域网，为档案管理工作带来实质性改变[1]。

（二）档案信息化管理的信息资源建设

在档案管理工作中，信息资源是实现档案管理现代化的关键因素，应加强档案目录数据库建设，使其全面覆盖重要的档案目录和数据。档案目录数据库的建立能对档案进行归档和整理，有利于档案信息资料的长期保存，为查档人员提供优质、便捷、高效的服务，使查询结果更加准确、全面，降低档案信息资源利用的难度和风险[2]。

（三）档案信息化管理的标准化建设

档案信息化管理过程中，要以法律法规及规章规范体系等作为重要支持，由相关管理部门制定法律法规，建立标准化管理体系，加强档案规范管理，优化档案管理相关工作流程，保障信息数据的真实性与及时性[3]。

（一）有助于提高档案管理水平

目前，随着档案管理工作机制的逐渐完善，信息化管理模式初露端倪，提高信息技术应用水平，可使档案的利用价值得到充分发挥，通过更加快捷的途径，实现信息资源的整合与共享，提高档案管理工作水平[4]。

（二）有助于提升档案管理工作实效

在以往的档案文件管理工作中，大多是通过档案人员手工方式整理和编写目录，通常以纸质文件等形式加以保存，不仅耗费过多的时间和人力，而且需要投入大量物力、财力，严重影响工作的时效性与安全性。

在传统文档管理模式下，档案资料的调用步骤十分烦琐且无法及时共享，在保存和调取等方面存在一定弊端。利用互联网、计算机等技术，可实现跨时间空间的信息互通，助力纸质文档快速归档存储，可针对档案资料安全等级设置可见权限，严密把关档案信息，既保证了档案资料的灵活性，又升级了资料库的安全性，集中归档存储更有利于后期管理[5]。

（三）有助于提高信息化应用水平

档案管理工作在单位或组织管理工作中的重要意义不言而喻，是档案事业中的重要环节，加快推进档案信息化建设可为各部门工作提供全方位、更准确、更快捷的服务，切实提高档案管理工作质效。信息化程度是反映组织信息化水平的关键因素，随着信息化水平的提高，部门之间沟通与协作的效率也会有所提高。

（四）有助于构建数字一体化档案库

数字一体化档案库是指借助先进的计算机网络技术整合各部门零散的数据资源，实施集中管理，保证数据的有效、及时存储与处理，提高数据存储的性能和效率，创造有序高效的信息环境。档案信息化建设不仅在稳步推进档案数字化工作有序运转中提供了重要保证，而且体现了“互联网+”背景下档案资料的加工优势。

一方面，实现档案数字化加工。档案库要面对数量众多、形式多样、内容复杂的信息，准确识别和妥善保管信息是其具备的重要功能。在档案管理工作中，除了要保证信息的准确性和可靠性，还要确保信息能够长久安全保存，提高信息的可用性、可访问性。

另一方面，实现档案资料的检索。数字一体化档案库具有查询功能完善、搜索信息能力强、用户接口稳定、借阅和使用权限控制规范等优势。在搜索资料时可进行多条件联合查询，借助人工智能新技术使搜索结果更精准，为查档人员提供便捷、高效、优质服务，最大限度地提高查档准确率，充分发挥档案服务社会民生的重要作用。

（一）档案信息化建设的原则

第一，实现数字化存储数据。针对保存较为分散的档案，应多举措开展规范化的扫描工作，运用数字化光盘存储技术实施管理，以电子形式归档保存，方便查档人员实时查阅，实现长期可靠保存，避免因时间久远，加之翻阅、搬迁、虫蛀等因素造成数据缺失。

第二，完善归口管理工作。按照档案专业化和归口托管原则，结合档案管理规范，实行统一归口管理，保证档案的可靠性和完整性，促进档案资源的共享和利用，确保档案资料实现多渠道保存、全方位查询，帮助查档人员快速全面准确地查找所需档案资料。

第三，强化档案资料交叉连接，提高档案资源实际利用效率。重要档案材料必须做到集中存档，打破因业务分散而造成的“信息孤岛”，加强资源共享，为其他各项工作的正常开展提供更多有利条件，提高信息检索效率，使档案信息互联、互通、互融成为可能[6]。

（二）优化档案信息化管理模式，提高档案工作质量

在档案信息化建设过程中，如何有效应用信息技术强化档案资料的管理和服务效能成为当前档案管理中最主要的问题。进入信息爆炸的21世纪，信息化发展水平已经成为衡量一个国家现代化程度的重要指标，计算机硬件和软件、网络和通信技术的普及和应用给人们的生活带来了巨大变化，生产活动更加便利与快捷，使人们的思想发生了巨大变革。

在当前的信息技术环境下，提高档案信息化建设速度、实现档案工作的现代化已经成为必然，档案信息化管理模式必须顺势改变。优化档案管理模式，加快改革与创新，是顺应时代潮流的重要体现，加强信息化建设是助推档案管理工作实现现代化发展的关键举措。

目前，我国档案工作规范化建设取得了显著成效，以信息技术为核心的档案信息化建设为主要发展方向，发挥了不可忽视的重要作用，通过建立智能化档案管理系统，不仅有效拓展了档案信息的储存空间，而且减少了档案管理成本，为促进信息共享与交流提供了有力支持。推进档案信息化建设，将用于信息管理的各种技术与网络技术加以深度融合，既能充分发挥各自功用，做到扬长避短，又便于优化档案信息化管理模式，提高档案信息化管理效益。

（三）发挥信息技术优势，强化信息技术应用效果

现代科学与技术呈现出相互依赖、相互促进的发展趋势，作为这一趋势中的前导要素，信息科学技术引发的社会变革将深刻改变人类社会和世界的面貌，对现代人类生产和生活产生巨大影响。随着档案管理模式的变化，档案资源增长速度和资料更新速度有所加快，运用信息技术可使资料整理过程更加规范，归档质量逐步提高，可为查档人员实时查阅提供重要保证，保证档案资料的真实可靠。

在这一过程中，档案主管部门应成立专门的档案工作领导小组，加强对档案工作的组织领导。档案工作领导小组在制定有关档案工作的规章制度和档案工作发展规划的同时，应对具体执行情况进行监督、指导和检查，积极参加信息化工作的全过程建设，做好档案检索工具的编制，大力开发档案信息资源，为其他部门工作、管理提供优质服务。

（四）加速培养档案信息化管理人才

组织的发展离不开信息化建设和人才梯队的培养，具备信息化管理技能和实践经验的专业人才在档案信息化建设与档案信息管理工作中发挥了极其重要的作用。在档案信息化建设中，信息化人才培养是其核心要素，档案管理人员应具备以下素质要求。

一是扎实的政治理论素养，包括坚定的理想信念和政治信仰。

二是强烈的敬业精神。档案管理工作事务繁重、头绪众多、务实性强，档案管理人员只有具备强烈的敬业精神，才能在复杂的工作环境下始终保持饱满的工作热情和持续的工作动力，真正投入档案信息化管理工作。

三是良好的服务意识，提高服务水平，将档案管理工作与服务职能相结合，找准工作定位，强化档案规范管理。

四是一专多能的知识结构。随着社会化档案管理制度的建立，现代化管理手段和管理设施逐渐被投入使用，全面提高档案管理信息化水平和信息化管理效率，也对档案管理人员的专业素质提出了更加严格的要求，需要其具备多样的技术能力。在培养档案信息化管理人才时，应与信息技术有机结合，以自学为主开展全员培训，提升其信息化知识素养。

（五）增强档案信息化建设的安全性

在信息化建设过程中，加强信息安全是档案信息化管理工作的根本要求，在稳步提高档案信息化管理水平中起到了关键作用。随着网络应用领域的不断扩展，互联网的开放性带来了许多内在的安全隐患，因此，档案信息化建设要面临并积极应对当前形势带来的各种不安全因素。

为确保数据安全，应强化并落实安全可靠的技术保护措施。例如，通过对档案进行安全风险评估与预测，制定档案信息化安全管理制度，加强档案信息化安全规范化管理。针对档案信息化管理工作中的诸多环节实行安全操作设置，如设置网络密钥、设置基于预定安全规则监视和控制的传入和传出网络流量的网络安全系统、实施网络质量检测等，加密大量档案信息数据，备份和保存各种数据信息，监控网络节点和网络端口。

应用先进的信息技术改进工作方式，是促进档案管理工作正常开展、提高工作实效的首要保证。加强档案信息化管理不仅符合时代发展的总体要求，更是切实提升工作效率的关键途径，在创新档案服务、提高档案管理水平等工作中发挥了至关重要的作用。在加快推进档案信息化发展、切实保障信息安全的同时，应不断探索全新有效的档案管理方法，提高档案工作服务水平。

随着网络与信息技术的迅猛发展，档案信息化建设成為健全档案管理体制机制、实现档案管理工作高水平发展的必要举措。通过确立信息化建设原则、优化管理模式、发挥信息技术优势、培养高技能人才、保障信息安全等措施，可使档案信息化建设取得新成效。

[1]顾佳怡.档案信息化建设与档案管理分析[J].城市情报，2022（11）：271-272.

[2]王春梅.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].参花，2020（20）：117-118.

[3]李雪梅.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].中小企业管理与科技，2019（59）：123-124.

[4]闫静.档案信息化建设与管理的策略分析[J].新丝路（中旬），2020（75）：231-232.

[5]李静.基于大数据时代的档案管理信息化建设分析[J].社会科学，2022（32）：169-170.

[6]冯伟.人事档案管理信息化建设分析[J].经济管理，2022（33）：227-228.