T/CECS 707-2020《建设工程档案信息数据采集标准》解读与应用

摘 要：本文主要分析了《建设工程档案信息数据采集标准》的背景与意义，从建设工程档案信息数据构成到建设工程档案信息采集内容，再到建设工程档案信息数据编码与数据字典，进行了分类解读，最后通过杭州建设消防审验档案数据库实际案例，进行了应用分析。在大数据时代背景下，建设工程档案业务管理人员面对大量的数据资源存在巨大的挑战，本文为建设工程档案业务管理人员能够更加清晰地理解和把握该标准以及工作方向提供一定参考。

关键词：建设工程档案，信息数据采集，信息数据编码

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.15.027

Interpretation and Application of T/CECS 707-2020， Data collection standard of construction project archives information

Huang Li-ying

（Hangzhou Urban Construction Archives）

Abstract： This paper mainly analyzes the background and significance of Data collection standard of construction project archives information， as well as the composition of construction project archives information， content of construction project archives information collection， and information data coding and data dictionary of construction project archives. The paper analyzes practical cases of Hangzhous fi re inspection archives database construction. Under the background of big data era， the management personnel of construction project archives have diffi culty facing a large number of data resources. This paper aims to provide some reference for better understanding， comprehension and work direction of urban construction archives management personnel.

Keywords： construction project archives， information data collection， information data coding

1 背景与意义

在大数据时代背景下，信息来源变得愈加丰富，建设工程项目档案数据采集也更为容易。同时大量的数据资源，也让建设工程档案信息数据采集面临更大的挑战[1]。2020年3月，中共中央、国务院发布《关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》，明确提出要加快培育国家數据要素市场，持续推进政府数据开放共享，不断提升社会数据资源价值。建设工程档案信息标准化建设亟须推进，以往的建设工程档案信息采集虽在行业范围内存在一定约束性基础，但可参照数据采集标准的多样性，导致采集单位遵循的标准通常会存在差异，形成的建设工程档案信息数据成果在集成融合等领域存在应用短板。同时，随着行业间数据信息融通应用需求的提升，建设工程档案信息数据的信息容纳能力与支撑作用也需要不断得到提升[2]。

以往所出台的相关标准无法满足日新月异的建设工程档案信息应用管理需要，无法为相关企业的建设过程提供有效的参考依据，切实需要制定完善的建设工程档案信息采集标准，《建设工程档案信息数据采集标准》的发布解决了以上难题。该标准以相关数据采集规范及相关技术为基础，突破建设工程档案信息数据采集的管理瓶颈，实现建设工程档案信息数据采集获取过程的技术先进性、经济合理性、应用可持续性，以及数据共享性的优势，提升建设工程档案信息数据的采集效率及管理应用水平。《建设工程档案信息数据采集标准》从数据构成、信息采集内容及编码、数据字典等方面，规范了建设工程档案信息数据采集的有关流程和具体要求，使建设工程档案信息化建设有了强有力的技术支撑，通过信息化建设，实现建设工程档案管理的数字化[3]。

2 标准解读

2.1 数据构成

建设工程档案实体数据由项目级信息、单位工程级信息、案卷级信息、文件级信息四个层级构成，并在各层级的实体数据信息上进行进一步分类，以完整、准确、系统的原则构成数据库，为信息数据的使用与搜索奠定大量基础。建设工程档案信息数据的结构组成应符合图1的规定。

2.2 信息采集内容

信息采集内容包括项目级、单位工程级、案卷级、文件级、工程档案责任单位、建设工程报建及业务跟踪管理、建设工程档案接收审核管理、建设工程档案调阅利用登记、建设工程档案鉴定管理登记、建设工程档案销毁管理登记、建设工程档案异地备份管理登记等11种信息内容并对其内容信息进行数据编码。采集建设工程项目级信息时，立项信息为主数据表，主数据表之下包含建设用地规划信息，建设工程规划信息，单项工程信息等子表。在各层级的实体数据信息上进行进一步分类，以完整、准确、系统的原则构成数据库，为信息数据的使用与搜索奠定大量基础，明确建设工程档案信息数据的结构组成，在此基础上进行信息采集、编码，构建数据字典。

档案管理的过程中，不可避免地会有档案增加、删除、更改的问题。档案留存对于未来工程复盘而言是重要的参考依据，对于具有核心数据的档案内容，如果发生变更和删除也可能会对事件判决、责任认定等产生影响。对工程档案各个层级文件进行内容信息采集，使用数字化管理之后，能够引入信息技术管理手段，使所有的操作记录留存下来。对于电子信息的修改，可直接进行溯源，留存多份不同时间点的档案内容以备查验；进行纸质资料的变更，要对变更前、变更后的内容同时留存，同时留存变更依据和变更说明。在信息系统内，也可建立变更资料索引，能够明确查阅变更人、变更内容、变更时间等。若仅对数字档案进行更改的，也可引入线上审批流程的模式，对于变更项目层层审批。数字化管理办法能够规范变更工作，有助于痕迹化管理。

2.3 信息数据编码

标准规定了数据类型表，数据表按唯一性要求命名，数据表的具体命名方法为“TB_数据表名称拼音缩写”，标记为“TBXXXX”，不同数据表名称不相同。数据内容包括了字段代码、字段名称、数据主要来源、字段类型、字段长度、小数位数和备注七个字段。字段代码的设定为字段名稱的汉语拼音首字母缩写，同一表内不可出现重复的字段代码。字段名称为该数据项的显示名称，可为中文或字符。在进行数据采集时检查不同来源的数据所指对象含义的一致性，并确保数据主要来源对数据质量的约束。字段类型应反映该数据项的数据类型，应符合表1的规定。

2.4 数据字典

数据字典在需求分析阶段被建立，是一个预留空间，一个数据库，数据库设计时用到的一种工具，用来描述数据库中基本表的设计，主要包括字段名、数据类型、主键、外键等描述表的属性的内容。通过数据字典，用户可以访问相应的记录数据库和应用程序元数据，将其作为分析阶段的工具。任何字典最重要的用途都是供人查询对不了解的条目的解释。在结构化分析中，数据字典的作用是给数据流图上每个成分加以定义和说明。换句话说，数据流图上所有的成分的定义和解释的文字集合就是数据字典，而且在数据字典中建立的一组严密一致的定义，有助于改进分析员和用户的通信。

3 应用案例分析

以杭州建立消防审验档案数据库为案例，在建设项目的各个环节，采集项目所涉及信息。针对项目环节中关于信息采集内容，根据项目的计划资料、竣工报告、进度记录、项目实施方案、建设单位的技术资料、各种证书、监理单位的施工图及技术资料、施工单位技术资料等进行采集。并通过现场踏勘，记录项目实施过程中的现场情况，包括施工现场的实际情况、拍摄照片和视频，以及采集不同时段施工过程中的现场量测数据，对工程数据进行全面记录。采集完毕后，按照《建设工程档案信息数据采集标准》进行编码，保证档案的完整性和可查询性，统一整理成电子文件形式存放，为今后的查阅和管理提供便利。

建立消防审验档案数据库，进行电子化归档，专业系统建设同步进行做了相应的数据构成，并与业务系统无缝对接，增录建设工程档案的数据字典。将建设工程档案数据库纳入档案管理数字系统中，作为单位档案的一部分，信息录入统一处理。并依托“最多跑一次”行政审批事项，将平台数据与档案数据进行整合、加工，避免重复劳动，减少档案整理数字化加工量，推进建设工程档案的信息数据化、数字化。在保证系统数据真实完整、安全可靠、长期可用情况下，同时应用自动采集、检测、数字签名和元数据采集等技术措施，实现电子文件归档的全流程管理，保证电子文件归档、电子档案接收和电子档案长期保存，极大减少以往年终集中整理档案的工作量，同时建立了查档共享平台。

消防审验档案数据库建设项目在《建设工程档案信息数据采集标准》指导下，实现档案查阅服务便利化，深化档案查档直通车，挖掘档案数据资源，打造数据共享平台，实现了档案资源互联互通和共享利用。

4 结 语

《建设工程档案信息数据采集标准》具有实际操作性，为建设工程档案数据库建设提供技术支撑，且对其他档案信息化建设具有指导意义，切实解决建设工程档案信息采集工作中无确切可依据标准的现实问题，为建设工程档案信息采集工作提供标准依据，对加强建设工程档案信息数据采集工作的业务建设，提高建设工程档案数据采集的标准化、规范化、科学化管理水平具有重要的现实意义，有利于规范建设工程档案数据信息的科学采集，是开展建设工程档案管理的重要依托，为建设工程档案管理提供了重要经验，使建设工程档案能够更好地为城市规划、建设、管理进行服务。

参考文献

[1]茅敏.大数据环境下建设项目档案数据的采集与存储[J].未来城市设计与运营，2019（2）：21-22.

[2]陈洁.大数据时代下的城建档案信息资源利用[J].未来城市设计与运营，2019（8）：53-55.

[3]赵金玉.对建设工程档案管理的体会与认识[J].安徽建筑，2002（S1）：112.

作者简介

黄丽莺，副研究馆员，主要从事档案管理工作。

（责任编辑：张佩玉）