民办高校建设项目设计需求管理探究*

2024-01-30杨茜雷春妮罗智波西安欧亚学院基建处陕西西安710065

项目管理技术 2024年1期

杨茜雷春妮罗智波(西安欧亚学院基建处，陕西西安 710065)

0 引言

随着我国社会经济高速发展，民办高校的发展历经起步期、调整期，正逐步转入高质量发展期。相较公办高校，民办高校规模较小、办学经费来源单一，原有建筑的功能、配套等很难满足高等教育发展需求，因此急需进行提升改造，以满足教学和发展需求。

当前，国内外项目设计管理相关研究大多从设计方、建设方出发，针对大型项目、多项目，以及EPC总承包模式设计管理进行研究，缺乏针对高校建设项目的系统性研究，特别是针对民办高校基建项目设计需求管理的研究十分匮乏。基于此，本文通过查阅和梳理国内外建设项目设计需求管理相关文献，结合具体案例实践经验，分析民办高校建设项目设计需求管理方法与措施，旨在提升民办高校建设项目设计需求管理水平。

1 民办高校建设项目设计需求管理概述

民办高校建设项目属于复杂的系统工程，主要分为前期策划、设计、施工、项目总结4个阶段。通过梳理相关文献，结合民办高校建设项目特点可知，设计需求管理是保证民办高校建设项目成功的关键。

设计管理是指业主或业主代表对建设项目全生命周期进行全面设计管理，包括项目立项前准备与策划，立项后可行性研究、方案及图样设计管理，采购、施工过程中的设计配合，以及项目验收和后评估[1]。需求管理是指对需求信息进行收集、分析、筛选、确认、记录、控制和调整，其中，需求分析和需求控制是实现需求管理的重要手段[2]。在项目立项前，需求管理侧重于解决建设需求问题；在项目立项后、开始设计前，需求管理侧重于解决功能需求细化等问题；在设计和施工过程中，主要进行需求变更与控制管理，以降低需求变更影响，保证项目建设目标的实现和成本的有效控制。

2 现存问题与原因分析

2.1 现存问题

目前，在民办高校建设项目设计需求管理过程中普遍存在以下问题：

(1)功能需求不明确、不全面、不详细。

(2)设计需求管理方式简单粗放，需求调研和论证不到位，方法不科学。

(3)对设计需求管理不重视，资金投入不足，很少聘请专业咨询公司以弥补专业性不足的问题。

(4)设计需求管理专业人才缺乏，不具备专业背景。

2.2 原因分析

(1)没有建立明确的设计需求管理制度和方法，往往凭个人经验与认知处理问题。

(2)未建立清晰的设计需求管理流程，仍以粗放式管理模式为主，责任未落实到具体人员。

(3)由于设计是一个相对独立的阶段，专业建筑设计院很难参与设计前期策划。

(4)在需求论证及准备工作中，往往侧重于项目的规范性、技术性等，忽略了业主方真正需求[3]。

3 民办高校建设项目设计需求管理方法与措施

基于民办高校建设项目特点与现存问题，借鉴建筑策划理论中的CRS法、八要素法，建立全面的设计需求信息采集系统。同时，基于相关规范和标准，利用马斯洛需求递进层次理论对设计需求的重要性进行排序[4-6]，提出民办高校建设项目设计需求管理方法与措施。

3.1 设计需求管理方法

3.1.1 设计需求分类

(1)按性质划分，主要分为直接需求和间接需求两大类。直接需求是指用户可以直接清晰表示的需求，如规定、标准、要求等。间接需求是指无法直接提出或不易清楚描述的需求，是一种需要引导的需求。

(2)按环境划分，可分为内部需求和外部需求。内部需求包括业主、设计、施工、监理等单位的需求。外部需求包括相关管理部门和周边居民的需求等。

(3)按重要性划分，可分为重要需求和普通需求。

(4)按构成要素划分，可分为安全需求、进度需求、质量需求、成本需求、合同需求、信息需求等。

综上所述，在实际项目建设过程中，应对各类需求进行细分，根据项目具体情况进行综合考虑，较为全面地确定项目建设需求。

3.1.2 设计需求方确定

民办高校建设项目需求方众多，不同需求方对于项目的诉求不同。因此，精准确定设计需求方是项目建设成功的关键。应根据需求方特征、重要性等进行重点需求分析，并采取不同的措施进行需求管理。

3.1.3 设计需求收集

需求收集是指明确需求方的具体需求，征集、记录并管理需求的过程。应遵循标准化原则，在收集需求的过程中对相关需求进行统一分类，规范需求收集流程，同时从制度上保证需求收集效率[2]。

需求收集方法主要有头脑风暴法、访谈、问卷调研等。对于民办高校建设项目而言，需求方众多、样本数量较大，因此，多采取线上或线下问卷调研方式进行需求收集与整理，形成需求分析报告。对于具体项目而言，可根据需求方特点，采取适合的需求收集方法。

3.1.4 设计需求梳理与分析

在民办高校建设项目推进过程中，受需求方认知变化等因素影响，很可能会产生设计需求变更或调整，因此，应与需求方保持及时沟通，进行需求信息迭代。同时，基于事实学研究方法，结合既有规范和标准[4]分析和研究设计需求管理问题，即结合建设项目现状，考虑相关规范和标准规定等，以明确最终设计需求。设计需求梳理与分析流程如图1所示。

图1 设计需求梳理与分析流程

3.1.5 设计需求确定

经过需求收集、梳理与分析后，将分析结果按照一定的逻辑及规则进行归类与编辑，形成正式的设计需求文档，保证设计需求明确、完整、可追踪。设计需求文档包含所有的功能和非功能需求，可清晰识别完整的项目建设需求相关方及需求信息。一旦发生需求变更，可追踪到需求变更的发起方、变更原因、变更内容及影响等。在项目建设过程中，按照需求管理流程对需求文件进行修改调整，以保证实现项目的成本、质量、进度目标。

3.2 设计需求管理措施

3.2.1 建立设计需求管理流程

首先，在设计前需求管理阶段，通过问卷、访谈、调研等形式进行需求收集与分析，形成需求报告；其次，由需求提出人提出建设需求，由需求管理人组织需求论证人进行多轮需求梳理与论证，形成论证报告，经需求会审人通过后报需求审批人审批。若审批通过，则移交建设相关部门开展设计工作；若审批未通过，则返回至需求发起人，通过协商与修改，直至确定最终需求。设计需求管理流程如图2所示。

图2 设计需求管理流程

通过建立设计需求管理流程，明确了在需求管理过程中各参与方的主要责任，以及各环节的流转关系，能够保证项目目标、质量、进度、成本得到有效控制。

3.2.2 设计需求方指导与协调

设计需求管理流程复杂，为了保证各参与方协调运作，必须进行有效的组织管理。对于民办高校建设项目而言，需求管理人员应给予需求方一定的专业指导，帮助其梳理功能需求。对于需求方未能深刻理解的专业问题予以解释和说明，并提供专业咨询意见及必要的技术支持，协助其正确决策。另外，在设计和实施阶段，往往存在设计与施工脱节等问题，需求管理者应协调好需求方和设计方、施工方等之间的关系，及时对需求变更采取应对措施，保证项目顺利推进。

设计需求协调方法主要有设计需求协调会议、需求报告制度等。设计需求协调会议主要分为两种，一是管理方与需求方协调会议，用于共享建设需求信息，协调管理方与需求方之间的矛盾等；二是需求方与设计方协调会议，可不定期举行，主要将需求方的想法准确传达给设计方。需求报告制度是指管理方根据时间节点，及时与需求方进行沟通确认，保证设计和施工按照需求进行。在沟通过程中，应保持信息畅通。

3.2.3 设计需求变更管理

在设计和实施阶段，方案和图样的具象化、外部情况变化、需求方认知变化等均会产生建设需求变更，加大了项目进度、成本把控难度。因此，做好设计需求变更管理对于项目目标、进度、成本控制至关重要。

设计需求变更管理方法主要有需求变更论证及影响评估、需求变更审批制度等。需求设计变更一般由需求方发起，经管理方联合各相关方论证后，形成设计需求变更及影响评估报告，经审批通过后执行。需求变更论证是指对需求变更的设计、技术、实施等的可行性进行全面论证，对项目质量、进度、目标、成本等方面的影响进行评估，形成变更需求论证及影响报告。设计需求变更审批制度是指根据需求变更影响，如对项目成本的影响、对项目进度影响等，由不同层级相关领导审批后确认。

3.2.4 设计需求文件管理

设计需求文件是指将设计产品要求以文字形式进行表达。在设计前，主要以任务书形式发送至设计方，任务书包括目标、内容、功能、规模、设计标准、项目投资等。设计需求是任务书的重要依据，同时也是设计的重要依据。。

设计需求文件包括需求文档、需求变更文件、需求协调会议记录、需求过程函件等。需求文件应纳入项目资料管理，按照项目资料管理要求，建立明确的格式、表单、书写内容、收发流程、管理归档等书面管理制度，并严格按照管理办法执行。

4 案例分析

4.1 项目概况

本文以西安欧亚学院北区e座教学楼改造项目为例进行分析。该项目地上5层、地下1层，高21.6m，建筑面积约8 410.85m2，始建于2001年，于2019年初启动改造，历经近2年时间，完成改造并交付使用。

由于建设时间久远，该项目主体结构存在不同程度沉降，基础配套设施老旧，配套系统不能满足教学信息化、智能化发展要求，环境舒适性差。在改造过程中存在以下问题：前期设计资料收集困难，部分资料缺失；设计标准不统一，改造设计难度大；结构检测情况不确定，加固难度高；实施过程情况多变，设计变更多；高校建设工期特殊，寒假施工组织困难，暑期涉及高温施工等。以上问题导致该项目建设管理、安全管理、质量管理等难度加大，因此，在建设前期做好设计需求管理十分重要。