高职院校干部人事档案管理对教师发展影响的研究

陈旭

摘 要：在信息化高速发展的今天，高职院校干部人事档案工作面临着巨大挑战。管理人员必须清楚地意识到干部人事档案工作对教师职业生涯发展的重要意义，不仅要管理好档案，更应应用好档案资源。本文明确了干部人事档案对教师职业生涯发展存在的意义，从当前高职院校干部人事档案管理工作存在的问题入手，提出了档案管理工作的对策和建议，并从不同角度分析干部人事档案管理信息化对教师职业生涯的影响。

关键词：干部人事档案；教师发展；探究

中图分类号：F24     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.02.042

高职院校干部人事档案是学校人才信息管理的直接依据，更是学校师资队伍建设的重要参考信息。干部人事档案信息包含了个人经历、教育背景、奖惩情况等重大的思想及个人行为轨迹的原始资料，可以反映一个教师的综合情况。如何很好地利用和管理干部人事档案资料，将决定着学校对人才资源的开发与利用的水平。因此，学校干部人事档案管理水平的高低，会直接影响学校人事干部的改革和干部人事工作的开展，對干部选拔任用和管理监督起到重要作用。干部人事档案工作内容相对庞杂，但总体可归为档案材料的收集、鉴别、 整理、保管、转递与利用等环节。随着“互联网＋”大数据时代的到来，高职院校干部人事档案管理工作仍存在着诸多问题，如何实现高职院校干部人事档案的管理工作对教师职业生涯的发展变得尤为重要。

1 干部人事档案管理对教师发展的意义

干部人事档案管理工作是学校工作管理的重要组成部分。从分工上来说，人事档案管理通常归属于学校人事部门内部管理工作，对学校的人力资源运用、人事管理、师资提升等方面有着十分重要的意义。在日常行政、教学工作中，干部人事档案管理虽然不能带来直接的收益，但对教师职业生涯规划、职业成就感提升是毋庸置疑的。干部人事档案管理工作的有效落实能让学校管理层及上级管理层对所属人员、单位的人力资源有一个较为全面的了解，在干部队伍建设、师资队伍提升等相关工作中能够更加合理有效地对人力资源进行配置，从而提升岗位分配和人力资源管理的效益，对学校人事工作的改革创新、人才的培养有着举足轻重的作用。

做好干部人事档案管理工作，不仅仅是简单地记录学校教职工的基本信息，更重要的是对教职工的个人经历、思想作风、工作业绩等方面有基本的了解和判断。学校应建立“以人为本”的管理理念，通过干部人事档案管理工作在员工和管理层之间架起有效的沟通桥梁，能有效降低人力资源的流失，更能吸引人才的加入，为高等职业院校的未来发展打下坚实的基础。

作为教师个人而言，干部人事档案应用于教师职业生涯规划也具有很大的意义。教师可以利用个人档案信息规划短期职业目标、进行定期自我反思、实现远期成长目标，在此基础上可以评估教师个人各项情况，更好地让教师了解自己，科学规划自己的职业生涯发展。在新教师职业培训方面，干部人事档案信息也可充分反映出新教师职业培训的需求，为老师职业发展提供明确的方向，提出有效指导，让教育与职场实现有效衔接。

2 干部人事档案在学校教师发展中的作用

（1）提供基础资料。为了充分发挥学校教师资源的最大价值，科学合理地分配各岗位，干部人事档案是了解各教师基本信息的基础。学校领导可以通过查阅干部人事档案获取教职工个人信息，快速直接地了解到本校教职工的基本情况，进行人员的调配，使教职工能在自己合适的岗位发挥最大的作用，实现价值最大化，为学校发展提供人才保障，这也是干部人事档案在学校岗位配置中所发挥的基础性作用。

（2）提供决策依据。在干部人事档案中记载了学校教职工的基本信息，内容真实可靠。在档案十大类材料中涉及到：个人信息、学习进修、工作情况、奖惩，其中包括个人爱好、特长等信息。在人事档案中也充分反应了教职工在不同阶段的思想状态和工作表现。学校人事部门在人事决策时，可利用档案资料进行分析，为人事决策提供支撑依据，有效缩短考核时间，对人才选拔提供有效参考。

3 目前高职院校人事档案管理的现状与问题

（1） 档案资料收集不全，归档滞后。由于高职院校的干部人事档案管理工作量越来越庞大，而一般归宿于组织人事部门分管。因大多数学校没有完整的管理组织，学校早期没有意识到干部人事档案的重要意义，同时存在着管理档案的工作人员人手不足的现象，造成部分早期档案丢失、遗漏，使干部人事档案的价值和使用性下降。学校也会出现频繁更换档案管理人员的现象，新手管理者可能会在交接过程中不认真细致，造成档案的遗失，导致学校教师的个人档案出现“死档”。另外，学校领导的不够重视，部分档案管理人员对工作不上心，思想不够重视，没有意识到档案材料存在重要性，工作也就不够认真负责，在日常管理中也会出现遗漏档案材料。

学校人事信息每天都有新的变动和更新，学校干部人事档案信息不及时收集归档，就会造成档案零散闲置甚至遗失的现象。档案材料越完善，对干部人事档案的质量和利用率也就越高，对教师的职业发展规划也更具有指导性意义，更有利于学校人才的开发与利用。

（2） 缺乏专业人员，管理水平有限。干部人事档案是一项政治、专业性强的工作，管理人员需要有较强的专业理论知识和乐于奉献的精神投入到档案管理工作中。大数据时代的到来，管理人员要不断更新专业技能，提升业务水平。随着学校干部人事档案专项审核工作的全覆盖，由于工作任务艰巨且审核量大，学校一般会临时抽调部分教职工从事审核和管理工作，这些教职工没有经过专业系统的培训，对档案业务知识、立卷整理技巧相对不熟悉，在材料审核、整理的过程中难免会出错。同时，高职院校大多数干部人事档案管理人员身兼数职，没有把档案管理工作作为中心工作，没有足够的时间投入，影响整体档案质量。

（3）管理手段落后，工作效率低。按照目前大部分学校来看，学校干部人事档案电子目录全覆盖基本实现，使档案资料具备了一定的计算机检索功能，但在档案数据库建设、电子文件归档管理工作上仍有大量的基础工作要做，这使我们的管理信息化水平相对比较滞后。多数学校仍采用传统的手工管理档案模式，因此做好档案资料收集、鉴别、整理、归档需要花费大量的人力，更没有精力去创新干部人事档案管理工作，使档案信息无法快速共享和使用。目前，部分高校在積极探究干部人事档案管理信息化建设，但由于档案工作的特殊性，保密性较强，不能随意在网络流通，也成为档案管理信息化建设搁置的另一方面原因。

（4）缺乏监督机制，开发利用率低。在干部人事档案审核工作中，需要相关部门合作有力，但仍有少数部门和教职工对人事档案的重要意义认识不足，不能积极地配合材料的征集工作。同时，缺乏监督机制，存在被动性，只有在上级部门临检时，学校相关档案管理工作人员才会“临时抱佛脚”地“重视”此项工作。在日常工作中，档案管理工作枯燥、出成绩慢，管理人员就会出现懈怠情绪，工作不积极，缺乏主动性。不断更新的档案资料就会出现搁置一旁，不能按时整理，档案目录不能及时更新的现象。

另一方面，管好用好档案资料，对学校师资队伍高质量发展起着重要的作用。目前，学校对干部人事档案资料的开发和利用意识淡薄，局限于档案资料的存档、保存等，缺乏对档案资料的开发和利用机制。学校的人事档案绝大部分只用于团员、党员时间查阅；待遇和工资调整等，真正在人才开发、培养、规划路径等方面起到的作用较少。

4 教师发展视角下高职院校干部人事档案管理对策

干部人事档案管理工作是一项复杂与细致为一体的系统工程，做好干部人事档案管理工作，必须坚持标准，严格程序，规范操作，把好档案管理工作每一环节的质量关，确保工作成效。

（1）明确责任，强化管理意识。干部人事档案真实反应教师的成长经历，是做好干部工作选拔与任用的重要基础和依据。要加大对档案工作的宣传，宣传收集工作的意义，使每部门、每位干部都清楚移交档案材料是法律规定的应尽义务。学校干部人事档案不仅是党的执政资源，更是教师队伍建设的基础材料。

作为学校领导班子，要高度重视干部人事档案的管理工作，建立人事档案领导责任小组，定期对学校人事档案管理工作进行指导和监督，发现问题及时解决。督查措施要到位，将档案材料的收集、汇总、上报下放到各部门，并作为年终考核的评判依据，对不及时、不准确收集、上报的部门和个人进行通报批评并责成补正。各部门积极配合形成合力，为顺利完成档案收集整理工作创造条件。

作为档案管理人员，要提高政治站位、明确责任意识、强化责任担当，加强政治教育与专业知识学习，充分认识档案的存在价值，不仅要保存好、管理好档案资料，更应将专业知识应用于实践档案管理工作中，对档案材料的收集做到各个环节严格把关审核，不留死角，对可能存在的不属实材料进行实地走访取证，严格阻止虚假材料进档，确保材料不丢失、不出错，实现档案资料真实、全面、准确。

（2）建立机制，提高业务水平。为进一步加强干部人事档案的规范化管理水平，对照相关文件政策要求，结合各校实际情况，建立合理规范的各项制度，例如：干部人事档案转递移交、材料补充、查阅审签等多项工作制度。建立监督机制，接受监督，规范程序；完善问责机制，明确制度，约束主体责任；健全审核机制，实现常态化全覆盖审核工作。做好“五有”和“四无”工作：有制度、有记录、有回执、有簿册、有专人，无鼠害、无火源、无水患、无隐患。按照档案管理条例的相关要求，结合各环节工作特点，规范档案管理工作程序化，加强档案管理工作精细化，提高档案管理工作规范化。在接收到新的档案材料时，坚持先验证再进档，仔细鉴别，重点审核“三龄两历一身份”信息，防止虚假伪造材料混入档案；对于档案中个人基本信息记载有争议的，将资料前后对比，并实地取证，提出认定意见，重新归入档案，确保档案资料前后统一性。

目前高职院校呈规模化发展，教职工人数越来越多，档案工作越来越繁杂，对档案管理人员的要求也就越来越高，充分了解国家方针政策、档案管理相关法规、档案专业理论知识刻不容缓。高职院校组织人事部门要加强档案管理人员队伍建设，加强相关政策、条例的培训，培养他们良好思想政治素质、优秀道德品质，做到“有纪律、讲原则、守底线”的工作原则。同时，考虑到档案工作具有精细性和保密性等特点，学校更应注重档案管理工作队伍的稳定性，构建吸纳优秀人才机制，关注档案工作人员的工作环境与成长需要，增强荣誉感与使命感，调动积极性，减少人员频繁流动。作为档案管理人员要将理论与实际工作相结合，提高自身素质和政治觉悟，不断拓展、更新工作管理的广度和深度，建设好基本业务，利用好档案资源，创新服务手段，为适应新时代高校教育事业和教师职业发展对高校人事档案的新要求。

（3）转变思想，推进数字化建设。随着大数据及互联网技术发展，干部人事档案材料从横向和纵向不断丰富，内涵也要进一步扩大。高职院校干部人事档案不仅仅只局限于记录基本资料，更应转变思想，拓展档案的利用价值。在档案中增加一些专业特长培训、奖惩情况、政治生活实绩等材料，通过这些材料的分析比对，可提供给学校或教师个人准确、完备的信息参考，为学校干部选拔、人才配置、监督审查提供信息支撑，为学校师资队伍建设提供保障。

将传统纸质资料转变为数字化载体，将原始材料发展为可视化数据，是新时代干部人事档案工作的创新举措。如何在保管好实体档案的基础上发展数字化档案工作，是目前学校提高档案资料利用率的关键。在建设数字化档案系统中，需要将个人信息数据录入计算机，建立个人档案平台，以姓名、工号、职务、身份证号码等作为信息库检索字段，以目录作为索引链接，方便快速查找个人信息。同时，利用数据挖掘技术，通过归纳、统计，第一时间了解师资发展趋势，构建教师档案袋。在保密范围内，通过数字化呈现形式为学校提供优质的个人档案资料信息服务，实现教职工档案资料有效共享。在教师发展路径的研究过程中，不仅要依托于档案资料的基本数据，更应建设个性化干部人事档案系统，根据干部人事档案个人工作经历、获奖情况、培训历程，结合教职工自我了解和职业发展路径，可研发建设适合教职工职业生涯规划的探索工具，通过“大数据+人工智能”技术，采用线上评量方式，呈现每位教职工的个性发展倾向和学习能力，给学校教职工提供短、中、长期不同的发展路径，让他们对自己的职业生涯规划、发展方向及相关岗位工作提升策略提供明确的方向，以协助教职工进行职业生涯的决策及规划。

5 结语

人才是第一竞争力，师资队伍的发展带动学校的发展。大数据时代对干部人事档案管理工作带来了机遇和挑战，必须适应新形势的变化，与时俱进，明确工作责任，完善管理机制，转变思想，实现档案资料开放利用价值。干部人事档案不仅是个人信息的存储载体，更应发挥它对学校人力资源开放、教师发展路径引领的作用。通过干部人事档案及大数据分析技术，探究教师职业发展与岗位的相关关系将成为今后档案管理工作的重点。科学合理地运用干部人事档案资料，提高信息化手段，帮助老师进行职业生涯规划。结合教师发展需求和岗位特点，实现人岗匹配；根据教师各方面需要与培训之间的关系，制定个性化培训方案，进而实现其使用价值，为学校更好的在选人用人、师资队伍建设、服务社会等方面做出应有的贡献。

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