企业预算管理中存在的问题及对策研究

2024-01-24任婷南京商贸旅游股份有限公司

财会学习 2023年35期

任婷南京商贸旅游股份有限公司

引言

在当今快速变化的商业环境中，企业必须确保其运营策略和目标与其财务计划和预算紧密相扣。预算管理是企业决策过程中的核心环节，对于确保资源得到合理分配、降低运营风险以及实现企业长远的目标至关重要。但随着市场动态、消费者行为和技术的变化，企业的预算管理过程中也出现了一些新的挑战，已经开始威胁到企业的持续稳健运营。因此，探讨这些问题，对于企业的持续经营有着至关重要的作用。

一、预算管理的重要性

（一）资源优化配置

预算管理是企业的一种核心工具，它使得企业能够有效地分配和管理其有限的资源，从而达到最佳的运营效果。资源优化配置是预算管理的一个重要方面，它涉及将企业的资源（如人力、资金、技术和物料等）分配给最能为公司创造价值的业务部门或项目。首先，预算管理通过明确的预算制定过程，帮助企业确定各部门或项目的资金需求。这是一个动态的过程，需要根据市场变化、业务发展趋势和内部战略目标进行不断的调整。在这个过程中，企业可以确保资源被分配到最有潜力和最紧迫的部门或项目，而不是被浪费在那些不再符合公司长远战略的领域。其次，预算管理有助于提高资源利用率。当资源被正确分配时，可以确保生产要素发挥重要价值。这意味着企业不仅可以提高其整体的运营效率，还可以减少不必要的开支和浪费。最后，预算管理还有助于企业在复杂的业务环境中做出快速而明智的决策。随着市场的变化和竞争的加剧，企业需要能够迅速地重新配置其资源，以应对新的机会和威胁。通过明确的预算管理流程，企业可以更加敏捷地调整其资源分配，以适应不断变化的外部环境。

（二）企业风险控制

在当今的商业环境中，企业面临着来自各个方面的风险：市场波动、技术革新、政策变动、竞争对手的行动等。预算管理作为企业的一种关键工具，起到了至关重要的风险控制功能。一方面，预算管理使得企业能够更好地识别和评估潜在的风险。在制定预算的过程中，企业需要深入分析市场趋势、竞争态势和自身的运营状况。这样，企业就可以提前发现那些对其运营造成威胁的因素，并制定相应的策略来降低这些风险。另一方面，预算管理为企业提供了一个明确的框架，用以监控其运营活动。通过定期的预算审查和分析，企业可以及时地发现任何偏离预期的情况，从而迅速采取措施以纠正这些偏差。这样，企业就可以避免因为缺乏监控而导致的潜在损失。

（三）业绩目标达成

业绩目标是企业希望在一定的时间范围内达到的经济或其他相关的指标，而预算管理则为这些目标提供了一个实际、可操作的路径。首先，预算管理为企业定义了一个明确的方向。企业在制定预算时会根据其战略目标进行资金、资源和时间的分配。这意味着每个部门、每个团队甚至每个员工都有一个明确的、与公司整体目标相一致的方向。这样的明确性能够提高企业整体的协同效应，确保所有的活动都是为了实现共同的业绩目标。其次，预算管理为企业提供了一个持续的反馈机制。在执行过程中，企业通过对比预算与实际情况，可以迅速发现偏差，识别出哪些部分或哪些流程会威胁到业绩目标的实现。有了这些及时的信息，企业能够迅速采取调整措施，重新对资源进行分配或者调整策略，确保业绩目标的达成。最后，预算管理也为企业创造了一个竞争与激励的氛围。当各部门或团队都明确知道自己的预算和目标时，它们之间会存在一种健康的竞争关系，每个部门都希望超越自己的预算目标，为企业贡献更多的价值。同时，通过预算管理，企业可以更为准确地衡量每个部门或员工的贡献，从而建立起与之相匹配的奖励机制，进一步激励员工努力工作，实现甚至超越业绩目标。

二、企业预算管理中存在的问题

（一）预算与实际业务脱节

预算与实际业务脱节是许多企业预算管理中普遍存在的问题。在许多情况下，预算与实际业务脱节是因为预算制定时没有足够的市场和内部数据为支撑。当决策者在缺乏准确信息的情况下制定预算，这种预算与实际业务的需求不符。此外，企业文化和组织结构也是导致这种脱节的原因。如果一个企业缺乏开放的沟通文化，各部门和团队会遭遇信息孤岛，导致预算制定时缺乏全面的业务视角[1]。再者，预算与实际业务脱节的问题会带来一系列的负面影响。资源被过多地分配给那些不再是公司发展重点的部门或项目，而忽视了那些具有潜力的领域。这种情况下，企业会错失一些市场机会，同时也在不必要的领域浪费资源。更严重的是，当员工意识到预算与实际业务存在差距时，他们会对预算制定过程产生怀疑，导致对预算的执行力度下降。

（二）预算过于僵化，难以适应市场变化

随着市场环境的不断变化，企业需要具备快速应对和调整的能力。但在很多情况下，预算制定过程却过于僵化，缺乏灵活性，使得企业难以迅速适应外部环境的变化。这种问题的根源在于预算制定的方法和机制。在一些企业中，预算往往是一年一度的活动，一旦制定完成就很少进行调整。这意味着，即使在预算执行过程中出现了明显的市场变化或内部情况变动，企业也很难迅速地对预算进行修订。此外，传统的预算制定往往重视过去的经验而忽略未来的不确定性。当预算基于过去的数据和经验进行制定，而未考虑到市场的变化趋势，那么这种预算就过于保守或者过于乐观。预算过于僵化的问题不仅限制了企业应对市场变化的能力，还会导致企业在竞争中处于不利地位[2]。当竞争对手能够迅速调整策略和资源分配以应对市场机会或威胁时，那些受到僵化预算约束的企业会落后于市场。这种情况下，企业不仅错失机会，还会面临更高的运营风险。

（三）部门之间预算协调困难

企业的各个部门通常都有自己的运营目标和资源需求。然而，在预算管理中，部门之间的预算协调往往是一个挑战。这种困难不仅涉及资源的分配问题，还关乎企业文化、沟通机制以及部门间的目标一致性。首先，不同部门对资源的需求往往是不同的。生产部门需要更多的原材料或设备投资，而销售部门更注重市场推广和广告费用。这种资源需求的不同使得预算分配成为一个博弈的过程，各部门都希望争取到更多的资源，以支持自己的业务目标。其次，部门间的沟通障碍也是造成协调困难的一个重要原因。如果企业文化不鼓励部门间的开放沟通，或者没有建立有效的沟通机制，各部门很难理解和考虑到其他部门的需求和挑战。最后，各部门的业务目标不完全一致，或者存在冲突，预算协调就会更加困难。每个部门都会基于自己的目标来争取资源，而不是从企业整体的利益出发。

（四）缺乏预算执行的跟踪和评估

预算的制定只是预算管理的开始。真正关键的是预算的执行、跟踪和评估。然而，很多企业在这方面存在明显的不足，没有建立起一个系统的跟踪和评估机制。这样的问题首先会导致预算的执行偏离预期。如果没有及时的反馈机制，企业很难发现并调整预算执行中的问题。例如，某一部门的支出超出了预算，但由于缺乏跟踪和评估，这种超支在一段时间内不会被发现。此外，缺乏预算执行的评估也意味着企业无法准确地衡量预算效果。预算的主要目的是为企业的运营和发展提供支持，但如果没有评估预算执行的成果，企业就很难知道预算是否真正起到了预期的作用。这种缺乏跟踪和评估的情况还会影响员工的工作态度。当员工意识到预算执行没有受到足够的关注时，他们会不再那么重视预算的约束，导致预算的执行进一步偏离预期。

三、企业预算管理的优化对策

（一）加强与各部门的沟通，确保预算反映实际需求

为确保预算管理的有效性和准确性，与各部门的沟通显得尤为关键。预算不仅仅是一个数字游戏，它应该能够反映出各部门真实的业务需求和发展策略。首先，管理层应定期组织预算沟通会议。这样的会议不应仅限于财务部门和管理层，而应涵盖所有关键部门的代表。在这些会议上，各部门可以直接呈现其预期的业务需求，讨论资源配置，以及解释预算提案的背后逻辑。其次，为了确保沟通的有效性，可以采用跨部门工作小组的形式。这些小组由各部门的关键人员组成，他们会在预算制定过程中紧密合作，确保预算既满足公司的整体目标，也考虑到每个部门的特定情况[3]。再次，企业可以考虑引入先进的预算管理软件或工具，帮助各部门更容易地共享信息、提供反馈和调整预算。当每个部门都能清楚地看到预算的整体情况，他们更愿意提供有价值的建议和反馈。最后，管理层还应重视预算沟通的持续性。与部门的沟通不应仅在预算制定期间进行，而应成为一种常态。只有持续地沟通才能确保预算始终与实际业务需求保持一致。

（二）定期对预算进行调整和修订，以适应外部环境的变化

外部环境，如经济状况、政策调整或市场竞争，都会对企业的运营产生影响。因此，预算不应是一成不变的，而应随外部环境的变化而做出相应的调整和修订。为此，企业应建立一个灵活的预算修订流程。首先，需要定期（如季度或半年）进行预算执行情况的审查，比较实际业绩与预算的差异，并分析其原因。这些审查可以帮助企业发现那些已经过时或不再适用的预算假设[4]。随后，企业应将这些审查的结果作为调整预算的基础。例如，如果某个市场的竞争突然加剧，企业需要增加市场推广的预算；或者，如果原材料的价格出现大幅波动，生产成本的预算也需要调整。为确保预算修订的准确性和及时性，企业应建立一个专门的预算修订小组，负责跟踪外部环境的变化，收集相关数据，并提出预算调整的建议。此外，预算修订的过程应尽量透明和开放，确保所有相关部门都了解并参与到这一过程中来。这样不仅可以提高预算的可信度，还可以确保预算修订能够更好地服务于企业的整体战略和目标。

（三）建立跨部门协调机制，促进部门间的合作与沟通

在一个大型组织中，各部门之间的利益往往错综复杂，这使得预算管理面临许多挑战。为了确保预算管理的顺利进行，必须建立一种有效的跨部门协调机制，促进各部门之间的合作与沟通。首先，组织可以考虑设立一个跨部门预算协调委员会。这个委员会由来自各个关键部门的代表组成，负责协调预算制定、审查和执行的各个环节。委员会的任务不仅仅是解决预算中的冲突和分歧，更重要的是确保预算能够真实反映组织的整体目标和战略[5]。其次，为了加强跨部门之间的日常沟通，企业可以组织定期的预算工作坊或培训会议。在这些活动中，各部门的代表可以分享他们的预算经验、挑战和成功案例，互相学习，共同提高。通过这种方式，各部门之间可以建立起更紧密的合作关系，共同为实现组织的整体目标而努力。最后，为了确保跨部门协调机制的长期有效性，管理层应该给予足够的支持和资源。例如，可以为预算协调委员会提供必要的培训和咨询服务，帮助其更好地履行职责。

（四）定期进行预算执行的审查和评估，确保预算目标的达成

预算管理的一个核心环节是执行后的审查和评估。这是一个系统性的过程，旨在检查预算执行的情况，发现其中的问题和偏差，并采取相应的措施来确保预算目标的达成。为此，要确立一个明确的审查和评估周期。对于大多数企业来说，季度审查是最为合适的，因为它可以及时捕捉到预算执行中的问题，而年度评估则更侧重于整体的绩效评估。但无论周期如何，重要的是这一过程必须被纳入企业的常规管理流程中，确保其能够得到持续和一致的执行。审查和评估的主要内容应该是对预算和实际支出之间的差异进行分析。企业需要有一个固定的流程来收集各部门的预算执行数据，然后与原始预算进行对比，找出其中的差异。差异分析不仅可以揭示预算执行的问题，还可以为未来的预算制定提供宝贵的经验和教训。在分析了预算和实际支出之间的差异后，下一步是找出其背后的原因。是因为预算制定时的预测不准确，还是因为执行过程中的管理不善？或者是因为外部环境的变化导致了预算的偏差？通过对原因进行深入分析，企业可以更准确地定位问题，并采取针对性的措施来解决。除了对预算执行的审查和评估，企业还应该考虑对预算管理流程本身进行评估。例如，预算是否与企业的战略目标紧密结合？预算制定的过程是否公开透明？预算的执行是否得到了足够的支持和资源？这些都是需要考虑的重要问题，可以帮助企业不断优化预算管理，确保其更加高效和有效。最后，审查和评估的结果应该被广泛地分享和传播。这不仅可以增强企业内部的预算意识，还可以促进各部门之间的沟通和合作，确保预算目标的达成。