基于RPA 财务机器人的企业财务智能化转型探析

李明娟 中达电通股份有限公司广州分公司

引言

随着信息时代的来临，为了实现企业财务工作的成功转型，可以把RPA 财务机器人应用其中，在提高企业财务工作水平的同时，也能为财务智能化发展奠定良好基础。结合当前情况，一些企业在日常财务管理中，通常是把财务每月基础工作作为重点，财务工作内容过于单一，内容比较重复，如果没有科学处理，将会出现各种错误，财务人员将会消耗大量时间与精力。周而复始地进行大量人工作业，无法保证工作效率及质量。随着RPA 财务机器人的出现，为财务智能化转型发展提供技术支持。通过使用智能化技术，取代传统人工劳动，有效处理财务管理中低附加值的问题，有效提高财务人员工作效率，加速数字化转型，适应和契合行业数字化变革方向，增强企业综合竞争实力，有利于企业健康发展。

一、RPA财务机器人基本概述

财务RPA 机器人基于RPA 技术，（RPA 的英文全称是Robotic Process Automation，直译过来是机器人流程自动化）能够代替人工进行简单重复操作，处理量大易错业务，让财务人力投入到更具创造性的工作中。RPA 是一种先进的技术手段，是在智能化技术作用下，通过编程和软件模拟设计形成的一种自动化流程，展现出标准化、现代化特点。可通过和AI 技术的充分结合，让其具备数据读取能力，实现自动化操作，如在自动化流程作用下完成密码输入、数据下载等指令，为人们提供高效便捷的服务。在软件程序作用下使用提前设定的程序和用户交互，实现人工智能，帮助企业控制成本，提高效率，优化流程，展现其优势及较高的市场应用价值。

通过对RPA 财务机器人在企业财务智能化转型中应用优势的调查，财务人员如果长时间在工作重复的岗位上，可能会发生过度疲劳的状况，影响其工作效率和质量。而RPA 财务机器人则可以有效避免此类情况，能够做到24 小时不间断工作，高效且有序地处理业务，提供准确的数据信息，能通过记录日志和自动纠错，让财务工作更加规范，满足现代财务转型要求。

另外，RPA 财务机器人成本投放少，一个智能RPA 机器人可以承担多名财务人员工作，且设备维护成本远远小于人力成本，帮助企业有效降低控制人工成本。对于新入职的财务人员，需要上岗培训，而RPA 财务机器人通过系统预先设定的标准程序，就能直接进入到工作中，让财务工作更加高效和灵活。

二、基于RPA财务机器人的企业财务智能化转型重要性

在使用RPA 财务机器人之前，人们广泛使用的自动化软件包括Excel、Python 等。虽然在一定程度上实现了自动化，但还没有达到智能化水平。相比之下，RPA 财务机器人具有很强的拟人化特征，在传统RPA 的基础上实现了物理智能，将人工智能技术应用于其上，使其具有强大的学习功能，通过程序设置规范其工作行为，还具有图像和文本识别OCR 和自然语言处理等感知能力，它可以模拟人类行为来处理各种信息；通过数据分析和自动化处理模拟人类的预测、规划和管理；在聊天系统下，实现人机交互，创造良好的人机交互关系。此外，RPA 金融机器人具有无创模式，不会影响原始系统结构。即使设计了多个异构系统，RPA 财务机器人也可以手动访问每个系统，并实现数据传输和分配。

在企业财务转型发展中，为了让财务更具智能化特点，可以在RPA 财务机器人作用下，利用RPA 财务机器人建立一个财务智能化数据库，并且可以和企业内部业务系统充分结合，实现数据的传递与共享，整合企业各项资源，实现企业资源科学调配，更好防控财务风险，降低对企业的负面影响。通过RPA 财务机器人，实现数据的深层次挖掘，从中获得比较准确的财务信息，以提高财务信息系统的协调能力，为企业创造更多效益。通过绘制财务知识图谱，在数据挖掘、信息处理等技术作用下，将企业财务信息进行展示，揭露企业财务中出现的问题，为企业领导调整经营决策提供数据参考，以提高企业财务工作水平，将信息技术应用价值充分发挥，为企业财务智能化转型发展提供保障。

基于RPA 财务机器人的企业财务智能化转型，通过RPA 财务机器人，实现企业内部规范化管理，让业务流程变得更加合理和透明，形成统一化的工作体系。不但可以保证公司数据的准确性，也有助于企业领导层发现经营发展中出现的问题，及时应对并进行改进。通过提升财务数据管理水平，构建规范化的财务工作机制，可以提高企业财务管理水平，为企业战略化发展奠定良好基础。RPA 财务机器人在运行中，可以根据设定的相关流程自动化工作，执行对应标准，有效减少人工错误发生，让工作变得更加精准。例如，在传统数据处理中，会伴随诸多简单且重复的工作内容，相关人员如果在工作中出现疲劳或者注意力不集中的状况，容易造成数据的错误或者丢失，给企业带来风险和损失。而通过使用RPA 财务机器人，降低数据错误风险发生率，且能快速处理重复数据，保证数据的准确性。除此之外，RPA财务机器人流程自动化，可以做到统一系统统计口径，将企业工作按制度流程构建落实到位，减少因财务内部系统监管漏洞带来的会计风险。RPA 财务机器人执行的作业有系统日志记录，系统操作也有迹可寻，能有效避免财务数据弄虚作假，杜绝财务人员舞弊行为的可能性和空间，维护企业合法权益[2]。

三、基于RPA财务机器人的企业财务智能化转型的相关建议

（一）费控智能化报销

费控报销是企业财务转型的核心部分，也是企业降本增效中最重要的一环。费用报销涉及的内容多，工作量大，通过使用RPA 财务机器人，能够有效减少财务日常工作时间并提升效率。如员工日常费用单据报销，发票是财务报销的关键。在传统报销凭证处理中，主要采用的是纸质或电子发票，员工根据票面情况填写表单，录入系统。在录入、寄存、报销等环节中可能会发生票据遗失的状况。而通过使用RPA 财务机器人，能够科学处理该问题，不但能够让发票和单据统一系统处理，也能在OCR 扫描系统作用下自动识别，借助系统进行填写、分类和汇总，实现数据信息有效传递。经过处理以后形成费用报销数据，相关人员登录系统，结合平台提供的发票数据信息发起申请，依公司流程签核到各步骤的权限审批人处理，审批人若有问题，则可以系统提示填单人回复处理；若签核无问题则自动完结进入待付款状态，让整个报销工作效率明显提高。在处理环节中，也能对费用报销智能化审核，在报销单据提交之前，系统对其信息进行核实，认真做好信息排查工作，自动比对和汇总，将其保存在收支数据库中，和财务税控系统数据进行比较，在比较结果无问题后，则反馈给财务部门，借助相关技术形成记账凭证，并由RPA 财务机器人自动化审核。在审核处理之前，相关人员可以结合具体情况在费用报销系统中设有审查要求，核实发票真伪，费用科目的正确性，费用预算的使用情况，是否重复核销待进行审核和记录[3]。报销单据审核通过以后，自动形成付款单，进入资金的结算和安排，后续通知申请人单据结算情况。

（二）财务智能化核算

在企业经营发展中，财务关联交易往来对账是一项比较重要的工作。相关人员在进行财务勾稽过程中，若遇到往来账的客户明细多、交易时间长，则需花费较多时间和精力进行账目核对。通过使用RPA 财务机器人，可以科学处理该问题。如财务人员可以将对账科目、客户代码、对账期间等数据信息进行系统设置关联处理，使用企业应收应付在月底自动勾稽对账，确保企业关联交易可以自动化核对，提高工作效率，保证工作质量。企业在对财务付款业务处理时，通过使用RPA 财务机器人，能够实现管理单据关联，通过审核后进行批量处理，形成批量凭证，根据凭证审核要求自动审核。这种工作方式可以降低外界因素对财务人员工作的干扰，真正做到了财务智能化和标准化。例如，在审核单据过程中，利用RPA 财务机器人，实现人工审核单据模拟处理，并对审核结果综合分析，判断是否完成审核工作；通过结算单全面检查，分析其是否按照时间要求传递到财务系统中，根据RPA 处理后的数据汇总进行分析和检核。通过整理财务数据，调整财务工作方案，更好防控财务风险。RPA 财务机器人也能协助财务系统稳定运行，不会对当前财务系统运行产生影响，在技术优势下协调发展，保证软件系统运行稳定性和安全性，加快企业财务转型速度。在具体操作中，可结合实际情况，将对应软件程序设定过程管理，完成编码流程设定，让RPA 财务机器人接收相关信息以后，及时录入信息，让数据更加准确，保证数据安全。

（三）智能化采购付款

在财务付款中，把RPA 财务机器人应用其中，有明显的优势和价值。例如，根据常规采购流程进行采购前，相关人员按照公司SOP 标准要求提交申请，结合采购预算，填写申请单，由业务部门和采购部门进行审核，在审核通过以后，对供应商资质、信誉等情况进行检查，从中选择优质的供应商，结合企业实际情况，编制采购方案，严格按照相关流程签署采购合同或订单，按照时间约定发货和收货。企业采购部门需要结合订单内容编制请款单，对单据中的数据进行检查与核对。此时通过使用RPA 财务机器人实现图像和OCR 处理，对相关信息自动扫描录入，可高效完成此工作。在具体操作中，RPA 财务机器人能够对各项信息进行科学处理，并在ERP 系统作用下完成请款信息的录入工作，对发票信息和入库单信息认真核对，确保信息高度统一，记录到信息系统中保存，记账结束以后将会进入付款流程中。在采购付款处理环节中，可以在RPA 财务机器人作用下提交付款申请，对付款单内容进行核查，确保信息的完整性和准确性，核对结束以后传递到付款系统中。在财务系统中可以设定与供应商对账和付款时间，规范相关流程，按照要求定时触发和提醒，满足企业财务智能化要求[4]。通过RPA 财务机器人，可实现供应商的科学化管理，实现数据自动录入，模拟人工操作，按照公司流程进行物资采购，整理采购数据，实现数据自动比对，以缩短采购作业时间。

（四）资金智能化管理

资金管理是财务管理中非常重要的一部分，因涉及企业资金，处理时需特别注意，以确保资金安全。资金管理涉及的工作内容多，其中包括流动资金、股东资产、专项资金等，要求企业从实际入手，做好资产管理工作。通过使用RPA 财务机器人，让资金管理流程更加规范。（1）如在银企对账过程中，传统财务人员是登录系统下载当期明细账，根据对账单格式，把数据传递到企业财务系统中，最终完成对账工作，获得余额调度表。这种方式流程比较重复，且如遇到交易数据明细庞大的情况下，需要消耗一定的时间和成本进行处理。通过使用RPA 财务机器人，能够简化系统流程，通过系统下载当期明细及期初期末余额，利用网银收支明细和企业账面数据比较，生成余额调度表，完成账户核对工作。（2）在现金管理中，通过使用RPA 财务机器人，自动对企业现金管理方案中各项信息进行整理和分析，并利用智能算法对资金处理过程动态监管，确定最佳的资金组合，合理分配资金，防止资金浪费。（3）在收付款处理和支付指令处理过程中，利用RPA 财务机器人实现智能化处理，保证订单信息和供应商信息高度统一，进入到付款流程中，在接收到付款指令以后自动核查结果，并反馈相关信息，完成账单处理。

（五）税务智能化管理

把RPA 财务机器人应用在税务管理工作时，主要工作内容就是发票开具和纳税申报。（1）对于发票开具来说，自动化处理则是通过使用RPA 财务机器人，自动获得企业当期销售开票数据清单，比对后导入系统，自动核对商品品名规格、数量、单价等开票信息的完整性和准确性，导入到开票系统中，批量生成发票，把发票开具结果通过邮件形式传递给开票管理员；若是数电发票，则生成二维码或PDF 档，存储在系统和网盘，按客户提供的邮箱进行通知和传递。（2）纳税申报自动化则是通过RPA程式进行当期进项入账数据的系统核对，在电子税务局对应批量勾选当期入账抵扣的进项发票，完成税费计算工作，自动登录系统填写纳税申报表，审核无误后进行纳税申报[5]。

结语

把RPA 财务机器人应用在企业财务活动中，可以为企业财务智能化发展提供全面的技术支持。在具体操作中，除了要使用RPA 财务机器人之外，还要把智能化技术应用其中，建立财务决策分析模型，利用大数据进行数据分析，找到企业财务经营活动中存在的问题，加强风险预警，及时调整公司发展决策，为企业财务智能化转型营造良好条件。