公路中心建立文书档案数字化管理模式的必要性

2024-01-23福州市公路事业发展中心陈水燕

办公室业务 2023年23期

文/福州市公路事业发展中心陈水燕

随着信息化技术的不断发展，数字化管理已经成为各个领域普遍采用的管理模式。在公路中心这样的大型组织中，文书档案管理一直是一项非常重要的工作，需要处理大量的文书档案来保证路况的安全和运营的顺畅。公路中心是我国公路建设和管理的重要机构，负责全国公路的规划、建设、管理和维护工作。目前，公路中心在文书档案管理方面仍然存在一些问题，比如文书档案的存储和管理方式落后、数据信息化程度不高、难以快速查找、共享和传递等。这些问题给实际工作带来了很多不便和困难，影响了工作效率和服务质量。

因此，建立文书档案数字化管理模式已经成为公路中心迫切需要解决的问题。数字化管理具有数据信息化程度高、存储空间大、数据共享快捷、数据检索方便等优势，能够有效地提高档案管理的效率和质量，同时也能够保障公路中心的安全和可靠运营。因此，本文从数字化管理的现状和发展趋势、公路中心的背景和现状、建立文书档案数字化管理模式的必要性等方面，全面论述公路中心建立文书档案数字化管理模式的必要性和意义。

一、数字化管理的概念背景和意义

数字化管理是一种信息技术与管理学科相结合的管理方法，是在数字化技术支持下对企业的各项管理活动进行整合、协调和优化，通过数据采集、数据处理、数据存储、数据检索和数据共享等环节，实现信息化、智能化和高效化的管理目标。

随着信息化技术的飞速发展以及市场竞争的日益激烈，数字化管理助推企业在资源配置、业务流程、组织管理等方面能够更加精细化、高效化和智能化，提高企业竞争力和市场占有率。数字化管理的意义在于它可以提高企业的管理效率和管理水平，通过数字化手段对企业进行整体管理和优化，减少人力、物力和时间的浪费，提高工作效率和质量，同时也提高了信息的安全性和可靠性，减少了信息泄露的风险。数字化管理还可以促进企业内部的信息共享和协同，优化组织结构和流程，增强企业的综合实力和竞争力。在公路中心档案管理中，数字化管理可以提高档案管理的效率和准确性，优化档案存储和检索流程，实现档案信息的共享和协同，有效地保护和管理公路中心的文书档案，提高公路中心的管理水平和服务质量，促进公路建设事业的发展[1]。

二、文书档案数字化管理模式的构建和实现方法

（一）数字化管理系统的构建。1.数据采集。数据采集是数字化管理系统的基础。数字化管理系统需要采集各种文书档案的数据，包括纸质档案、电子档案和图像档案等。数据采集可以通过扫描、拍照、OCR 识别等方式进行。在数据采集过程中，需要确保数据的准确性和完整性，同时需要进行数据清洗和预处理，确保数据的质量和可用性。2.数据处理。数据处理是数字化管理系统的核心。数字化管理系统需要对采集到的数据进行处理和分析，以提高数据的利用价值和效率。数据处理包括数据清洗、数据归档、数据分类、数据挖掘等多个方面。在数据处理过程中，需要使用各种数据处理工具和算法，以提高数据处理效率和准确性。3.数据存储。数据存储是数字化管理系统的重要组成部分。数字化管理系统需要将采集到的数据和处理后的数据存储起来，以便后续使用和管理。数据存储可以采用传统的数据库和文件存储方式，也可以采用云存储、分布式存储等新型存储方式。在数据存储过程中，需要考虑数据的安全性、可靠性和可扩展性。4.数据检索。数据检索是数字化管理系统的基本功能。数字化管理系统需要实现对采集的数据和处理后的数据进行快速检索和查询。数据检索可以采用关键词检索、全文检索等方式，以提高数据检索效率和准确性。在数据检索过程中，需要考虑查询语言和查询方式的灵活性和可扩展性[2]。5.数据共享。数据共享是数字化管理系统的重要功能，数字化管理系统需要实现数据的共享和协作，以促进公路建设和管理的信息共享和协作。数据共享可以采用角色授权、访问控制等方式，确保数据的安全性和保密性。在数据共享过程中，需要考虑数据共享方式和协议的标准化和规范化。

（二）数字化管理系统的实现方法。数字化管理系统的实现方法包括硬件设备、软件系统、网络平台、人力资源等多个方面。1.硬件设备是数字化管理系统的基础。必须选择高性能的硬件设备，例如，服务器需要选择性能强大、容量大、稳定可靠的硬件设备，以确保系统的高效运行和数据的安全存储。对于数据采集设备，如扫描仪、摄像头、录音设备等，应该选择具备高分辨率、传输快速、数据压缩功能强的设备，以确保数据采集的高效性和质量。2.软件系统是数字化管理系统的核心。选择先进的软件系统可以提高系统的稳定性和安全性，可以有效提高数据处理和管理的效率。例如，数据库管理系统可以确保数据存储的安全性和完整性，而文件管理系统可以实现文件的分类、归档和检索等功能。同时，还需要开发或购买适合公路中心实际需求的应用软件，如档案管理软件、文档管理软件等，以实现数字化管理系统的全面管理。3.网络平台是数字化管理系统的重要组成部分，它可以将不同的硬件设备和软件系统连接起来，实现数据的传输和共享。网络平台具备高速、安全、可靠、可扩展等特性，确保数字化管理系统的高效运行。公路中心可以选择建立内部网络或者采用云计算平台来实现数字化管理系统的部署，以适应实际需求[3]。4.人力资源是数字化管理系统实现的关键。公路中心应该培养专业的技术人员进行系统开发、维护和管理，确保数字化管理系统的稳定运行。同时，还需要配备具备档案管理专业知识和技能的人员进行数据的采集、处理、存储和检索等工作。通过培训、招聘、委托等方式获得优秀的人才，确保数字化管理系统的高效管理。

三、文书档案数字化管理模式的实践应用及影响

（一）数字化管理在公路中心档案管理中的应用。数字化管理已在公路中心档案管理中得到广泛应用，可以有效提高档案管理的效率和质量。1.实践案例。某省公路分中心通过数字化管理系统将纸质档案数字化，建立了数字档案库。数字化管理系统的实施，让原本需要大量人工管理和维护的纸质档案变得容易管理和查询。档案管理人员可以通过电脑或手机等终端设备进行档案查询和操作，大大节约了时间和人力成本。2.操作流程。数字化管理系统在公路中心档案管理中的应用主要包括以下几个方面的操作流程：（1）数据采集：通过扫描、拍照等方式将纸质档案数字化，并上传至数字化管理系统中；（2）数据处理：对上传的档案进行处理，包括图像处理、文字识别等；（3）数据存储：将处理后的数据存储在数字化管理系统中，建立数字档案库；（4）数据检索：通过数字化管理系统进行档案查询和检索，可以根据关键字、时间、分类等条件进行检索；（5）数据共享：数字化管理系统支持多人同时使用，可以进行数据共享和权限管理[4]。3.数据采集。数字化管理系统中的数据采集主要是指将纸质档案进行数字化处理，并上传至系统中。数字化处理可以通过扫描、拍照等方式进行。为了保证数据的质量，需要选择高质量的扫描仪或相机进行图像处理，去除噪点和影响档案阅读的因素。4.数据存储。数字化管理系统中的数据存储主要是指将数字化处理后的数据存储在系统中，建立数字档案库。为了保证数据的安全和可靠性，要选择高性能的存储设备进行备份和恢复。5.数据检索。数字化管理系统中的数据检索主要是指通过系统进行档案查询和检索，可以根据关键字、时间、分类等条件进行检索。为了提高检索效率，需要对数据进行分类和标注，并建立索引。同时，还需要设置权限，提高数据的安全性和保密性。

（二）数字化管理对公路中心档案管理的影响。1.效率提升。传统的档案管理需要大量的时间和人力投入，涉及档案的采集、整理、归档、借阅、归还等多个环节，需要不断的人工处理和管理。而数字化管理可以将大量的手工操作转换为自动化技术操作，有效提高了档案管理的效率。数字化管理可以减少文件的处理和存储时间，缩短了借阅和归还文件的时间，节省档案管理成本。2.信息共享。数字化管理可以实现档案信息的共享和互通，实现了档案信息的“无纸化”管理，可以将档案信息从物理形态转化为数字形态，便于数据的共享和传递，提高了档案信息的流动性和使用效率。数字化管理可以建立起信息共享平台，使得各部门和人员都可以方便地获取和使用档案信息，实现档案信息的共享和互通，提高工作的协同效率。3.数据安全。数字化管理可以保障档案信息的安全性，减少档案信息的丢失和损坏。数字化管理可以通过数据备份和数据恢复技术，确保档案信息的安全性和可靠性。数字化管理还可以实现档案信息的权限控制，只有经过授权的人员才能够查看和使用档案信息，确保了档案信息的安全和保密。4.管理协调。数字化管理可以实现档案管理的协调和统一。数字化管理可以将各个部门的档案信息集中起来，形成一个统一的数字化管理系统，实现档案管理的协调和统一。数字化管理可以通过信息共享平台让各个部门之间的档案信息互通，实现档案管理的协同和协调[5]。

四、文书档案数字化管理模式的推广与未来发展趋势

（一）推广数字化管理在公路中心档案管理中的应用。随着数字化管理在公路中心档案管理中的应用逐渐深入，数字化管理的推广也成了一个重要的问题。数字化管理的推广需要多方面的支持，包括技术支持、人才支持以及政策法规的制定和推广等方面。

1.技术支持是数字化管理推广的重要保障。数字化管理需要先进的技术手段来实现，如数字化管理系统、云计算、物联网等技术。这些技术需要有专业的技术人员进行研发和维护，以确保数字化管理的有效运行和数据的安全。此外，数字化管理的推广还需要配备相应的硬件设备和软件系统，以满足数据采集、处理、存储和检索等需求。因此，公路中心应该加强技术投入，提高数字化管理的技术水平，保证数字化管理系统的稳定运行。2.人才支持是数字化管理推广的关键。数字化管理需要专业人才进行操作、维护和管理。这些人才需要掌握数字化管理系统的使用方法和技术知识，能够熟练运用数字化管理系统进行数据采集、处理、存储和检索等工作。公路中心需要通过培训、考核和激励等措施，吸引和培养一批数字化管理人才，以保证数字化管理系统的有效运行和档案管理工作的高效率。3.政策法规的制定和推广是数字化管理推广的重要手段。政策法规可以引导公路中心加强数字化管理，促进数字化管理的推广和普及。政策法规应该明确数字化管理的推广目标和任务，制定数字化管理的标准和规范，建立数字化管理的监督和评估机制。政策法规的制定和推广可以提高公路中心档案管理部门对数字化管理的重视程度，加快数字化管理的推广进程。

（二）文书档案数字化管理模式的未来发展趋势。未来，文书档案数字化管理模式的发展将会呈现以下几个趋势：1.技术更新与升级。随着科技的不断进步，文书档案数字化管理模式将不断更新和升级，例如更加智能化的人工智能技术、更加高效的云计算技术、更加安全的加密技术等。2.数据挖掘与利用。数字化管理系统可以大量积累文书档案数据，未来将会有更多的机会和方法来挖掘和利用这些数据，以实现更加精准的决策和管理。3.智能管理和服务。未来数字化管理系统将逐渐智能化，例如能够自动识别和分类文书档案，自动化管理流程和提供更加人性化的服务，为用户提供更加便捷、高效和智能化的文书档案管理体验。4.可持续发展。数字化管理系统的可持续性将成为未来发展的重要考虑因素，例如更加环保的硬件设备、更加节能的软件系统、更加可靠的数据存储和备份方案等，以满足未来数字化管理系统的可持续发展需求。5.“互联网+”和数字化转型。未来数字化管理系统将与“互联网+”和数字化转型紧密结合，以实现更加高效、智能和可持续的文书档案管理模式，提高公路中心的管理水平和服务质量。