信息技术对企业档案管理的影响和对策探讨

［摘 要］随着时代的进步与科技的迅速发展，信息技术已经成为当前社会环境下的主流科技之一，并且逐步渗透到各领域，给人们的工作、生活与学习带来了极大的便利。企业作为国家市场经济体系的基础组成部分，档案信息对其内部组织建设、业务发展及综合发展等均有重要的作用，在信息技术得以普遍应用的环境下，企业需要提高对档案管理信息化建设工作的重视程度，并利用信息技术手段促进档案管理模式的创新与优化。文章首先阐述企业档案管理信息化建设的必要性，其次分析信息技术对企业档案管理的具体影响，最后针对企业档案管理工作信息化建设的对策展开一系列研究，希望能够借助档案管理信息化推进我国企业的可持续发展。

［关键词］信息技术；企业；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.056

［中图分类号］TP391；G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）20-0177-03

0     引 言

随着信息化时代的到来，信息技术已经成为各行各业发展中不可或缺的技术支撑，越来越多的企业开始调整自身发展理念，积极引进信息技术来打造自身现代化、智能化的新型管理模式，借此调整自身发展步伐，跟随时代发展潮流，通过信息化转型强化综合发展实力，避免在激烈的市场竞争中被淘汰。档案管理是企业整体管理体系的基础内容，对档案信息与企业业务的拓展、人员管理及决策的制定均起到强大的信息支持作用。因此，将信息技术应用于档案管理工作已经成为企业亟待完成的重要任务。我国多数企业虽然已经意识到档案管理信息化建设的重要性，但是对信息技术的应用尚处于初期实践阶段，企业在实践中还需结合自身现状逐步摸索，并采取科学的对策保证信息技术应用优势的充分发挥，更好地助力企业档案管理工作的创新。

1     企业档案管理信息化技术的应用及必要性

1.1   信息化技术在企业档案管理中的应用

目前，我国企业档案管理对于信息技术的应用主要体现在以下两方面。一是档案信息的收集与整理。企业的业务经营与发展过程中所形成的档案信息多而复杂，需要通过信息技术的有效应用实现海量档案信息的快速收集，以特定的标准展开整合、分类及归档保存等处理，同时利用信息技术做好重要档案信息的安全防护处理，避免企业机密的泄露。二是档案信息的查阅及提取。企业可利用信息化技术搭建专项档案信息管理平台，并在平台中开通档案信息查阅与提取通道，为企业业务的发展、内部管理、各项决策的制定等提供信息支持，充分发挥企业档案信息的价值。

1.2    企业档案管理信息化建设的必要性

企业自身档案管理工作信息化建设具有很大的必要性，主要体现在以下两方面：其一，顺应时代发展趋势。随着国家经济与社会的发展，在信息化时代背景下，企业经营与管理的信息化、智能化轉型已经成为现代化发展的必然要求，企业只有顺应时代发展潮流，尽快利用先进的技术手段完成自身的升级与转型，才能具备更强的能力适应当前的市场经济环境。而档案管理作为企业整体管理体系中的重要部分，自然也在信息化建设的行列之中［1］。其二，弥补传统管理的不足。企业在发展的每一天都会产生大量的档案信息，而传统人工管理模式下需要工作人员投入大量的时间与精力在档案信息的获取、归档与保存、调取与查阅等操作环节，这种人工管理模式的工序烦琐、工作量大，且档案管理工作质量容易受到工作人员个人因素的影响，不可避免会出现档案信息记录疏漏、档案丢失等多种问题，而这也会在一定程度上间接造成企业其他资源流失。因此，企业需要应用信息技术来代替人工，以流程化、智能化、实时化的管理完成传统档案管理工作模式的创新，这样不但能够有效降低档案管理工作差错率，同时还可以提高档案信息的管理效率，有效弥补传统档案管理的各种不足，满足企业现代化转型的内部管理系统建设要求。

2     信息技术对企业档案管理产生的影响

2.1   冲击企业档案管理工作理念

信息技术作为一种先进的技术手段，企业通过其应用可以对自身的各项生产资源展开科学调整，以提高自身的资源利用率，同时还可以促进企业管理能力大幅提升。在各行业广泛应用信息技术的环境下，企业也意识到了以信息技术实现自我创新的紧迫性，而在档案管理工作调整与创新的过程中，信息技术的出现使企业对自身长期以来采用的传统管理理念产生了质疑，随即通过大量实践研究形成了以技术为核心的新型档案管理工作理念，并以理念的更新带动了档案管理工作的创新。

2.2   充分暴露人员工作素养不足的问题

随着企业档案管理信息化系统的建立，企业档案管理的信息化处理方式对工作人员的业务素养提出了新的要求。而多年以来企业采用传统的人工管理方式，管理人员的工作习惯早已固化，包括档案信息的积累、档案的人工查找与调取等。在信息化档案管理系统运行环境下，工作人员的工作内容与操作方法发生了很大的变化［2］。同时，很多企业此前并未对管理人员应用信息技术展开系统化的培训，使得信息技术素养成为管理人员综合素养的薄弱环节。在新型档案管理模式下，管理人员不懂得怎样操作信息化管理系统，更不知道各种软件的使用方式，很难发挥信息化技术在档案管理工作中的应用价值。

2.3   面临阶段性的档案管理风险

在企业利用信息技术打造信息化档案管理工作系统的初期，需要投入大量的资金在信息化设备及软件系统的购置、技术人员的培养等方面，但是这些资金的投入很难在短时间内呈现出相应的效果，还需要经过一段时间的技术应用与摸索，而在这一阶段，企业的档案信息处于较大的风险之中。例如，在将纸质档案信息录入信息化系统的过程中可能出现原始档案受损及丢失问题、信息录入遗漏问题。同时，在信息化管理系统投入应用的初期，由于工作人员对于信息化系统的操作不够熟练，容易出现各种错误，继而影响档案信息的调取与应用，容易对企业的业务造成一定干扰。基于此，企业需要做好充分的准备，并制定完善的应对策略，避免阶段性的档案管理风险对自身发展造成严重的影响。

3     企业展开档案管理信息化建设的对策

3.1   创新档案管理工作理念

企业档案管理与信息技术融合是为了打造高效而便捷的信息化管理系统，系统的启用不但需要人员掌握相应技术方法，还需要管理人员及时改变自身的传统档案管理工作理念，以信息技术的应用视角重新厘清自身工作思路，并对档案管理的信息化建设形成高度认同感，形成全新的档案管理工作理念，以理念的转变带动工作行为方式的创新，这样才能更好地适应信息化档案管理系统的应用［3］。另外，企业也可以通过组织宣传教育活动的方式在档案管理部门营造良好的信息化管理工作氛围，引导工作人员转变管理意识，促进其信息化管理理念的形成。

3.2   增加资金支持，保证设备及技术的引进

信息化档案管理体系的建设需要投入足够的资金用来引进信息化设备、专项软件与硬件系统等，同时还需要结合企业档案管理工作实际需要采用合适的信息化技术手段，为信息化档案管理体系建设提供强大的基础保障。为确保信息化档案管理系统的建设质量，企业可以与第三方技术机构建立合作关系，向其阐明自身档案管理工作实际需求，细化档案管理工作中各部分工作的细节性要求，委托第三方机构帮助企业结合精准需求打造信息化档案管理系统，借此实现档案信息的快速录入、自动化保存、精准调取等信息化管理，同时还可以通过对信息化处理系统的应用而进行各种档案材料的复印、翻拍工作，提高企业档案管理工作时效性［4］。另外，随着信息化技术的快速发展，企业应针对信息化档案管理系统的优化制定完善策略，如大数据技术、云计算技术以及流媒体技术等，随着这些新型信息技术手段的出现与应用，企业应做好信息化档案管理系统的技术优化与升级，始终保证自身档案管理系统信息化技术的先进性，并打造能够实现企业各部门档案信息高效互通的渠道。例如，在信息化档案管理系统中融合云计算技术，将企业档案管理信息系统与企业内部办公系统相结合，实现企业财务、生产等业务信息的信息化管理，以此提升企业内部各部门之间工作的衔接速度，更好地实现档案信息的应用价值。再如，通过现代信息技术中流媒体技术的运用，以先进的B/S和C/S的方法，利用先进的流媒体技术系统，实现企业档案和音频、视频文档等信息的多客户端远程应用，如紫光档案管理软件BS版及OCR软件等专业软件系统，可以在档案的收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅以及借阅过程中实现自动化管理，进一步提高企业档案管理工作的时效性。

3.3   建立完善的信息化档案管理工作机制

企业档案管理的信息化建设并非一蹴而就，而是一项系统的工程，即便在前期完成了信息化体系的初步建设，但是随着档案管理工作需求及环境的变化、专项科技的革新等，还需要做好档案管理信息化系统持续性完善工作。为保证信息化档案管理全生命周期的实际质量，企业还需建立完善的管理机制，将档案信息管理常态化，明确信息化体系下各部分档案管理工作的具体内容、各管理流程的工作标准，充分明确档案管理各工作岗位的责任，规范信息化档案管理工作行为，同时对档案管理行为展开有效监督。另外，随着信息化档案管理系统的技术升级，企业还需做好技术应用管理机制的同步更新，避免管理机制漏洞的形成而使部分管理工作失去标准依据，从而全面保证信息化技术应用环境下的档案信息管理工作质量。

3.4   强化信息化档案管理系统的安全保障

任何企业都会保留机密性的档案信息，而这些机密信息一旦泄露，轻则影响业务经营效果而缩小企业经济效益空间，重则使企业陷入巨大风险而面临“死亡”。因此，在信息化档案管理体系的建设工作中，一定要重点做好重要档案信息的安全保障。在初期的信息化系统建设过程中，企业必须要求第三方技术机构为其筛选出安全防护等级较高的专项安全防护软件及应用系统，同时增设信息安全风险预警系统等，实施信息化档案管理系统的多层安全防护；企业还可以在内部电子档案网站浏览方面设置一些权限或者设置数字密码，从源头加强安全管理；也可以建立电子档案安全风险识别系统，实时动态化监督整个档案信息管理，识别基本的信息安全风险，及时预测网络病毒，并自动处理病毒侵袭，避免电子信息泄漏［5］。另外，企业还可以通过双层加密的方法对重点档案信息进行防护处理，尤其是在存储和使用上，如企业一些项目方案、企业研发的技术、企业发展战略等这些关键性信息。除此之外，企业还可以设置专项技术岗位，专门负责信息化档案系统的日常维护与故障处理等问题，同时还可以发挥专业人员的信息化技术优势强化档案信息的安全风险抵御能力，避免重要信息的流失而威胁企业发展与生存。

3.5   加强档案管理人员综合素养建设

工作人员作为企业档案管理工作的主体，随着档案管理与信息化技术的结合，企业也应做好管理人员综合素养的建设，在巩固人员档案管理工作基础素养的同时，重点提高人员的信息化技术素养，为信息化档案管理体系的应用提供高质量的人员支持［6］。企业应组织档案管理人员展开专项培训活动，在活动中向其渗透信息化档案管理工作理念，使其意识到掌握信息化管理技术对自身岗位工作及企业发展的重要性。在此基础上，结合企业档案管理信息化系统操作要求，逐一向管理人员展开各种信息化管理技术、应用软件以及系统的应用原理与应用方法培训，并以定期、多次培训的方式帮助管理人员逐步巩固信息化技能。管理人员自身也需要通过自主学习来实现自我提升，攻克自身在工作中的技术操作难点，逐步强化信息化档案管理系统的实际应用能力，更好地胜任现代化档案管理岗位工作，始终保证自身档案管理工作思想的先进性，能够灵活应用各种信息化档案处理技术，避免操作失误等问题发生，保证信息化技术在档案管理工作中的应用优势，提高企业档案信息资源的利用率，从而为企业的经营管理及未来发展提供强大的支持。

4     结束语

档案管理作为企业管理体系中的基础部分，其质量直接影响着企业的发展情况。随着信息化时代的到来，企业应及时调整自身发展方向，积极引进新型信息化技术手段促进档案管理工作模式的创新，并在技术应用实践中结合具体问题做好技术的调整与优化，打造高效、便捷的信息化档案管理体系，提高管理人员信息化技术素养，进一步提高档案信息管理工作質量，为企业健康、稳定发展提供强大的信息支持与保障。

主要参考文献

［1］赵军，郭美彤，周秀莉.基于“互联网+”的企业档案信息化管理研究［J］.河北企业，2023（3）：72-74.

［2］贺靖贻.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略探究［J］.科学与信息化，2022（11）：187-189.

［3］王涛.促进企业人力资源档案管理信息化的路径探究［J］.中国集体经济，2022（10）：108-109.

［4］曾智.信息化环境下企业档案收集归档工作的思考与实践［J］.办公室业务，2022（19）：96-98.

［5］刘宇童.知识管理背景下企业档案信息开发与利用模式

［J］.办公室业务，2022（20）：119-121.

［6］黄蕙，唐希成，盖敏慧，等.数字化设计对档案归档工作的影响和对策［J］.兰台世界，2019（7）：58-60.

［收稿日期］2023-04-25

[作者简介]韩娜（1980— ），女，山东济南人，馆员，主要研究方向：档案管理。