信息化视域下高校档案管理工作研究

文/哈尔滨医科大学图书馆 燕珊

高校档案是指高校在开展教学、科研、管理等工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校档案工作的重要组成部分。高校档案工作具有数量大、价值高、来源广泛等特点，做好高校档案工作能够为高校的发展提供重要的资料支持。随着信息技术的飞速发展，越来越多的高校开始重视对信息化技术的应用，加快了档案管理工作的信息化进程，给传统的档案管理方式带来巨大冲击。高校领导层必须高度重视高校档案管理信息化的建设，不断优化档案管理方式，提高档案管理的效率。

一、信息化管理建设原则

（一）标准化、规范化。档案信息化建设的基础是标准化、规范化。随着高校规模不断扩大，学生人数不断增多，纸质文件的数量急剧增加，这给档案管理工作带来巨大压力，尤其是在处理电子文件时，经常出现不规范的情况。为了保证电子文件的质量和规范性，需要高校档案管理部门根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《电子文件归档与管理规范》等相关法律法规制定出符合实际情况的电子文件归档、电子文件管理、电子档案信息资源共享等相关制度，规范高校电子文件归档和电子档案管理工作，实现高校电子文件收集、整理、归档等全过程的规范化和标准化[1]。

（二）保密性、安全性。高校档案是高校组织或个人在各项活动中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，具有较高的价值，能够为高校发展提供重要的参考依据[2]。因此，在高校档案管理工作中，必须坚持保密性和安全性原则。按照相关规定要求对档案信息进行收集、整理、归档、保管和提供利用，确保档案信息的真实性和完整性。

（三）利用性、效益性。高校档案是一种不可再生的重要资源，具有价值高、来源广泛、数量巨大等特点，高校档案在促进高校的发展过程中发挥着重要作用。高校档案信息化建设，以信息技术为基础，对传统档案管理方式进行优化，通过利用信息化技术将各类资源整合到一起，实现档案信息化管理，提高了高校档案信息资源的利用率，最大限度发挥高校档案的价值和作用。档案管理信息化，保证方案利用方便快捷的同时，节省大量人力物力，从而带来一定的经济和社会效益。

二、系统的实现

（一）数据层。是整个系统的基石和整合数据存储的核心。用户在客户端发出指令后，通过展示层与业务逻辑层的处理，到达数据库层进行数据的查询、修改以及删除等操作，最终在客户端进行展示和反馈，如图1 所示[3]。用户可以按照自己的需要查询数据，对数据库中的数据进行排序、筛选、筛选等操作，还可以对数据进行打印、备份和恢复。

图1 系统架构

（二）业务逻辑层。业务逻辑层主要是按照用户的需求来编写一些业务逻辑，起到连接数据层和展示层之间的桥梁作用，也可以存储系统的功能模块。比如，当用户登录时，该系统会自动生成一个用户名、密码等信息，然后由业务逻辑层根据用户的需求生成一个表单，用户输入表单中的信息后，就可以将该信息传递给展示层，也可以将表单中的信息传递给数据层，然后由数据层进行处理。

（三）展示层。系统展示层主要是由用户登录界面、浏览界面、管理模块界面组成，用户登录后可以在该平台上进行浏览，如需查询资料，可以直接在这个平台上进行搜索。在管理模块界面中，主要包括用户管理、档案管理、权限设置等内容。

（四）客户端。客户端是用户在使用该系统时最直接的软件，当用户打开这个界面时，系统会自动进行一些测试，以保证用户的使用效果。同时，也可以对用户进行一些操作，当用户完成操作后，会自动弹出下一步操作的提示。

三、高校档案信息化管理建设思路

（一）档案资源数字化。随着信息技术的发展，高校档案管理工作已经开始向数字化、网络化方向发展，这也为高校档案资源数字化奠定了坚实基础。数字化是将档案信息转化为数字形式的过程，数字档案资源是指具有较高利用价值的各种档案信息，比如文字、图片、视频等。高校档案管理部门可以将所有保存在计算机硬盘中的档案信息进行统一收集，并建立电子档案数据库，从而实现对档案信息资源的管理。同时，为了更好地发挥高校档案资源的价值，可以将所有数字档案信息进行统一分类，并将其按照一定标准进行编号[4]。利用统一的数据标准和格式对数字档案信息进行存储与管理，并将其上传至互联网，方便用户对其进行检索和利用。

（二）管理过程智能化。档案管理是一个过程，应该以“智能化”为建设思路，在“智能化”的基础上实现高校档案管理的“绿色化”发展。通过建立统一的档案管理平台，实现档案数字化，对不同来源、不同载体的档案进行集中存储、集中管理、统一利用，推动高校档案管理从传统管理方式向现代化管理方式转变。实现档案信息存储网络化。通过建立电子文件归档和电子档案管理系统，实现电子文件与纸质文件同时归档和电子文件与纸质文件同时保管，推进高校档案的无纸化办公。

（三）库房环境自动化。库房环境自动化建设的目标是使档案库房环境达到自动化，解决档案库房环境不稳定、温湿度不可控、消防安全等问题。通过先进的环境监测设备，对库房内温湿度进行实时监测，当库房内温湿度超出设定的范围时，及时启动消防设备对库房内进行降温除湿处理[5]。档案管理系统主要由档案管理系统软件和档案管理系统硬件两部分组成。档案管理系统软件实现对档案管理工作的监控、检索、存储和利用等功能。档案管理系统硬件主要包括智能温湿度监测系统设备、智能空气净化系统设备、智能安全防范系统设备等，通过这些设备实现对高校档案的自动采集、传输和控制，使得高校档案的自动化管理更加便捷，提高了高校档案的工作效率。

（四）档案服务信息化。传统的高校档案管理方式主要是纸质版文件的传递，实现档案数字化之后，高校档案信息以数字化的方式呈现，便于用户检索信息，从而实现对高校档案信息资源的充分开发、利用，切实将高校档案信息资源转化为现实生产力[6]。档案服务信息化具备以下优势：1.实现电子文档与纸质文档的双向转换。高校档案管理部门可以利用信息技术建立一个电子文档中心，将传统的纸质文档转换为电子文档，同时利用网络将电子文档传递给用户，既保护了原始文档，也提高了文档利用率。2.实现数据信息共享。在档案管理工作中，存在着大量的数据信息需要进行共享。例如高校领导干部任免、职称评定等方面的数据信息；科研人员申请项目、成果鉴定等方面的数据信息；师生毕业、就业等方面的数据信息等。这些数据均属于非结构化信息，此过程中需要将纸质文件转化为电子文件，通过网络进行传播，才能实现数据共享。

四、信息化视域下高校档案管理工作的优化策略

（一）加强领导，提高认识。为了提高高校档案管理工作的效率，实现档案管理工作与高校现代化建设的协调发展，就必须加强对档案管理工作的领导，提高对档案管理工作重要性的认识[7]。首先，高校必须将档案管理工作列入学校整体工作规划之中，将档案管理作为学校重点项目进行规划和建设。其次，高校应结合实际情况建立档案管理机构，明确相关部门和人员的职责权限，确保档案管理工作有序进行。高校还应该将档案管理工作作为学校办学水平和办学能力的重要考核内容之一，定期进行检查和督促。

（二）增加经济投入，增加软、硬件设施。现阶段，随着网络技术的不断发展，在档案管理工作中，档案管理人员也开始逐渐利用网络技术完成档案管理工作。但是就当前的情况来看，大多数高校档案管理工作依然使用纸质文档，这就导致档案信息管理不规范，甚至出现丢失的情况。因此，为了提高高校档案管理工作的整体水平，就必须增加经济投入，增加软件、硬件设施。高校应该将档案管理工作的硬件设施列入学校经费中，为其提供充足的资金支持，对硬件设施进行定期维护和更新。

（三）强化线上职能，关注个性需求。高校档案管理部门需要通过对线上职能的强化，来有效提高档案管理工作的实效性。在档案管理工作中，线上职能包括：利用信息化手段开展档案资源整合和共享，同时也包括对不同需求的用户进行个性化服务[8]。具体而言，就是要在确保电子文件安全性的基础上，将各类型的电子文件进行整理和归档，并将其整合到一个统一的电子平台。然后对不同用户的个性化需求进行分析，进而对电子文件进行合理分类。还可以结合用户需求，为不同用户提供多种服务。

（四）优化线下服务，扩大自助范围。为使高校档案管理工作能够获得良好的发展，就必须结合实际情况，对线下服务进行优化。高校可结合实际情况，对纸质档案的管理模式进行创新和改变，并不断扩大自助范围。这样不仅能够提升档案管理工作的效率和水平，也能减少人力成本的投入，为高校发展提供便利。总而言之，在信息化时代背景下，高校要想实现档案管理工作的良好发展，就必须注重线下服务的优化。

（五）引入法治观念，重视人员培养。高校档案管理工作中的人员不仅包括档案管理人员，还包括档案信息安全工作人员，因此高校应该加大对档案管理人员和信息安全工作人员的培训力度，使其明确信息化时代背景下档案管理工作的重要性[9]。通过开展培训活动，不断提高档案管理人员和信息安全工作人员的专业素质和专业能力，为其后续工作的开展提供有力保障。例如可以邀请高校档案管理领域专家举办讲座，同时组织高校档案管理人员和信息安全工作人员参加相关培训活动等。此外，在开展培训活动时，高校还可以采用分组学习的形式，让不同部门的相关工作人员相互交流、相互学习，在提高自身专业能力的同时也增强了团队协作能力。高校应该将法治观念引入到档案管理工作中去，并通过加强法治教育，来提高高校档案管理工作者和信息安全工作人员的法治意识。

（六）提升安全意识，强化信息安全。信息安全是高校档案管理工作的重要内容，因此高校必须提升安全意识，强化信息安全预防措施，强化网络基础应用系统安全建设[10]。首先，在对档案进行收集、整理、分类以及归档时，要做好信息保密工作，防止由于人员失误造成信息泄露。其次，要对档案管理人员进行专业培训，使之掌握网络安全专业技能，通过安装杀毒软件对设备进行查毒、杀毒和拦截恶意代码等措施，定期对系统进行安全维护，保护计算机网络环境安全，确保高校档案信息的安全性。最后，要制定完善的管理制度和流程，建立科学合理的档案管理制度体系。同时，还要加强对档案安全设备和设施的配置与管理。

五、结语

综上所述，高校档案管理工作是学校各项工作的基础，也是衡量一所高校办学水平和办学能力的重要依据。在新时代背景下，高校档案管理工作必须适应社会发展的需要，利用信息技术提高档案管理工作的信息化水平，进而推动高校教育事业的可持续发展。因此，高校在进行档案管理工作时，就必须认识到信息化建设对于档案管理工作的重要性，并积极采取相应的优化措施，如加大资金投入力度、加强对信息化技术的应用、健全信息化系统以及构建档案信息安全保障体系等，有效提升高校档案管理水平，从而为高校教育事业的可持续发展奠定坚实基础，也为实现我国教育强国目标提供有力支持。