信息化背景下高校基建档案数字化管理策略研究

文/苏州农业职业技术学院 胥传瑛

高校基建档案作为学校基础设施建设的过程性材料，完整记录了校园建设过程中的工程招标、质量监控、经费预算、造价审计等各方面的信息，其中所包含的信息对于学校高质量发展以及后续的维护维修都具有重要的参考价值。但是近些年随着高校校园建设力度的不断加大，学校的楼房、管道、线路的日益复杂化，对高校基建档案管理的方法、技术手段和模式的要求越来越高。因此，高校基建档案管理必须借助数字化技术优势进行改革创新，建构高效的数字化基建档案管理模式，才能更好地助力高校基础设施建设。

一、高校基建档案管理存在问题

（一）重视程度不够。目前高校对于人事档案、科研档案、教学档案、学生档案、财务档案等档案资料的归档和管理相对比较重视，而对于基建档案管理的重视程度明显不够。在基建档案管理方面，学校普遍有着“重建设，轻档案”的思想，无论是在学校基础设施建设中档案资料的收集、归档意识，还是对于基建档案资料的管理和利用意识都非常薄弱，这也是目前高校基建档案资料不全、价值挖掘和利用效率较低的重要原因[1]。

（二）管理机制不完善。在高校基建档案管理工作中，很多院校都没有建立科学系统的归档和管理机制，没有制定完善的约束办法，对于施工单位的资料提供以及档案管理人员的归档管理工作无法有效地监督和约束。另外，档案管理人员在收集、整理、立卷、归档工作过程缺少管理机制的引导和约束，往往会导致一些字迹模糊不清、材料分类不明的材料混入其中，缺少对档案归档和管理的标准、规范。

（三）档案人员专业素养不高。目前很多院校没有设置专门的基建档案管理部门，相关工作人员尽管具有档案管理的专业知识和其他方面的档案管理经验，但是普遍缺乏基建相关知识，对于基建档案资料收集意识缺乏、管理能力不足。基建档案管理工作者专业知识的缺乏，使得其在对内容繁多的基建档案资料进行归档和管理时难以做到规范性、合理性和准确性[2]。再加上档案管理人员“重保管轻利用”的传统档案管理思想，缺少对于基建档案的主动利用意识，使得基建档案的价值没有得到充分发挥。

（四）硬件投入不足。相对于学生档案、人事档案、科研档案的管理条件而言，基建档案的管理手段和硬件设施无法满足现代化管理的要求。特别是在档案管理信息化、电子化、网络化、智能化发展的背景下，传统基建档案归档和管理技术以及相关的设备都无法满足信息化时代用户的需求，因此高校基建档案管理在转变管理观念、创新管理方法的同时，还需要加大对于基建档案管理的资金和硬件设施的投入。

二、高校基建档案数字化管理的必要性

高校基建档案对高校基础设施建设和后期维护、升级、改造中发挥着重要的历史记录、凭证、参考和增值作用，是未来学校建设发展的重要依据。基建档案的缺失会让学校各类建筑物、管线的维护扩建等工作更加艰难，因此系统完整的基建档案资料在校园新建和扩建工程中可以节省较大的人力、物力和财力。因此，鉴于基建档案在高校基础建设中所发挥的重要作用，基建档案相关管理部门也需要顺应信息化时代的发展要求，充分利用数字化技术优势提升高校基建档案的管理质量。

（一）适应基建档案利用方式多元化的需要。高校基建档案是学校规划、设计和管理过程中所形成的一种记录性材料，其中蕴含着丰富的信息资源，对于学校建设和后期维护都发挥着重要作用[3]。但是目前高校基建档案仍然是以纸质材料的保存为主，不仅维护成本高、查阅流程烦琐、利用价值低，而且在借阅过程中容易造成损坏，因此无法满足新时代用户多样化的需求，无法满足新时代高校基础设施建设和维护的需求，难以适应数字化时代高校基建档案发展的需求。

（二）适应基建档案数量急剧增加的需要。近些年随着我国高校校园不断拓展，基建规模不断扩大、基建内容日益复杂，所产生基建档案数量、种类和载体形式也不断增加，使得高校基建档案管理工作也愈加困难。特别是信息化时代的电子文档、电子图纸、照片、视频等基建档案信息多样化的呈现方式，传统依靠建立目录、编写号码的基建档案管理模式显然已经无法满足数字化档案管理需求[4]。因此基于信息化技术的高校基建档案数字化管理模式的创新，数字化信息平台和数字化基建档案馆的营建，也是新时代高校数字化校园建设的必然要求。

（三）适应高校数字档案馆建设的需要。在信息化时代，各高校档案管理模式也逐渐从传统管理模式向数字化管理模式转型发展，并建立数字档案馆。基建档案作为学校建设和档案管理体系的重要组成部分，其数字化建设和转型也是校园和档案馆数字化建设的必然要求。如果基建档案仍然采取传统单一落后的管理模式，而不能紧跟信息技术发展的步伐，进行数字化建设和转型升级，必然会影响智慧校园和数字档案馆建设目标的顺利完成。

三、信息化背景下高校基建档案数字化管理策略

（一）转变管理观念，树立信息化管理思维。信息化时代，信息的载体、呈现方式以及人们信息获取和使用的方式都发生了巨大变化，高校基建档案管理也要顺应信息化发展趋势，摒弃传统落后的档案管理方式，转变档案管理理念，树立信息化档案管理思维，加快高校基建档案管理的数字化改革升级，才能与时俱进，在信息化技术和管理理念的改革创新中寻求高校基建档案管理的新方向。第一，要充分认识到基建档案管理的价值所在，转变管理者对基建档案管理的偏见，重视在学校基础建设阶段的档案资料收集，提高档案管理人员对基建档案资料的归档、管理和利用意识。比如学校可以定期开展讲座和培训，让档案管理者充分认识到基建档案管理对于加快基础工程项目的施工进度、提升基建项目建设的质量和安全性，以及为学校基建项目的扩建、改建、升级、修复的重要参考价值。第二，高校基建档案管理要充分认识到信息技术的重要性，在思想意识、管理观念上予以重视，摒弃传统落后的管理理念，树立信息化管理思维，才能够应用数字化技术进行基建档案信息化管理模式、管理系统、管理方式的数字化创新，进而提高高校基建档案的资料收集、归档、管理和利用效率。第三，强化高校基建档案管理人员的服务意识。增强档案管理的服务意识、树立服务思想、改变服务态度，是信息化时代提升高校基建档案管理工作质量的前提条件。针对目前高校档案管理人员服务意识淡薄、主动服务意识不强的问题，需要通过开展多样化的宣传活动，明确学校各职能部门和档案管理之间的协作关系，加强学校基建档案管理的服务意识和信息化服务水平。

（二）建立现代档案管理制度。1.建立基建档案管理部门，明确基建档案管理人员的责任与义务。为适应信息化时代的档案管理要求，学校应该成立专门的基建档案管理部门和管理小组，建设高素质的基建档案管理队伍，明确各管理部门和工作人员的责任，才能实现基建档案资料的规范化、数字化管理，进而推动高校基础设施建设资料的整理归档工作顺利开展，为以后基建档案资料整理、归档、管理和利用工作步入正轨奠定坚实基础。2.实现基建档案资料的数字化和标准化。在高校基础设施建设过程中，从认证开始到竣工验收各阶段形成的有保存价值的文字材料及图纸等档案资料可谓复杂多样。因此需要将这些复杂多样的基建档案资料，按照《电子文件归档管理规范》，将非标准规定的档案资料转为TIF、PDF、CEB 等更加标准、更加稳定、更适合长期保存的电子文件格式，降低归档存储电子档案资料的种类[5]。3.建立标准化基建档案资料整理规则。对于所收集和整理的基建档案资料，按照高校基建档案资料的内容，建立系统收集、科学分类、合理分卷、卷内文件整理、卷内目录与备考表填写、案卷封面填写、案卷装订、案卷目录编制的标准化基建档案资料整理规则。比如对于档案资料的科学分类是整理、编目以及进行基建档案系统化管理的需要（见图1），根据基建项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目，而避免分类的相互交叉、包容，以免造成基建档案资料分类、归档和管理的混乱。

图1 基建档案资料分类

（三）建立高素质的基建档案管理队伍。1.加强教育培训，提升队伍素质。基建档案具有较强的专业性和复杂性，管理人员不仅要具有专业的档案管理素养，而且要具备建筑、管道、电器等专业知识，才能胜任基建档案管理工作。针对当前高校基建档案管理人员的信息化素养较低、业务水平不高的情况，高校需要定期开展培训，全面提升高校基建档案管理人员的信息化管理意识、信息化管理能力和学校基建专业知识。比如苏州农业职业技术学院定期开展针对性强、互动性强、实用性强、内容丰富的各类培训活动，不仅让基建档案管理人员掌握《中华人民共和国档案法》《档案整理新规则》等档案整理规范及要求等理论知识，而且提高其实际操作能力，为推进档案管理的规范化、法治化奠定了坚实基础[6]。2.加强日常管理，严把档案审核。完善高校档案管理制度，严格遵循“分级负责、归口管理”原则，明确权限和职责，将基建档案管理责任落实到具体的人和事，以确保基建档案资料在收、发、整理、归档、管理等各阶段都能够有章可循、有人负责，切实提高信息化时代基建档案管理的规范化和制度化水平。3.加强施策激励，激发工作热情。高校需要针对基建档案管理工作建立科学系统的奖惩机制，定期对基建档案管理人员的信息化素养、管理能力、服务意识等综合素养进行考评，并以此为依据对优秀员工进行荣誉、薪资、职称、岗位等奖励，激发基建档案管理人员的工作激情。

（四）加大基建档案管理的软硬件建设。首先，加大基建档案管理的硬件建设。硬件设施是高校基建档案管理数字化转型的基础，因此高校基建档案管理部门应该配备现代化的扫描仪、工程复印机、智能档案柜、高性能计算机等硬件设备，为高校基建档案的数字化管理奠定硬件基础。比如采用电脑联网自动控制的智能档案柜，可以实现从档案的入档、借阅、归还、销毁等各个环节的闭环管理，不仅可以让基建档案馆管理上更轻松、方便快捷，大大提高了基建档案管理的工作效率，而且智能档案柜贮存量大，采用悬挂多层回转搁板，增加了有效库容量，大量节省了库房占地面积。其次，加大基建档案管理的软件建设。一方面需要引进先进的档案管理理念、管理机制和档案管理软件，以提升基建档案管理的信息化、数字化和智能化。比如苏州农业职业技术学院为进一步推进档案工作，为提升基建档案管理的数字化水平，建设了全方位多元化的档案资源库，统一装备档案管理软件，为实现基建档案的规范、一体化管理提供软硬件支持。另一方面完善信息集成体系，假设建立信息服务中心。基于基建档案数字化管理的软、硬件建设，高校需要根据本校基建档案馆的实际情况，实现管理方法和管理手段的现代化创新，充分利用信息化技术建立电子档案归档平台、基建档案管理系统、档案信息发布和服务平台，不仅可以实现对于基建档案资料的数字化管理，而且可以让档案资料使用者借助网络平台更加方便快捷地进行基建档案资料的查阅、提取、阅读和使用。

四、结语

综上所述，高校基建档案数字化管理的改革创新可以更好地收集和管理基建档案，提高基建档案的利用效率和价值，有效解决传统基建档案损坏和丢失的问题。高校基建档案管理的数字化水平代表着学校整体的管理水平和基础设施建设水平。特别是近些年随着高校规模不断扩大、基础设施建设日益复杂且基建档案资料日益繁杂等情况，加大高校基建档案管理的数字化建设力度，促进高校基建档案管理与数字化技术的融合，才能更好地发挥基建档案价值。