医院人事档案工作高质量发展的实践与思考

2024-01-06杨晓燕

兰台内外 2023年34期

摘要：医院人事档案工作是医院管理中非常重要的一部分，其作用主要体现在规范管理、提高效率和风险控制三个方面。但是，在实践中也面临着很多问题，如档案管理软件落后、档案保密措施不完善和流程不够规范化等。针对这些问题，文章提出了一些实践策略，包括高效的档案管理流程、档案数字化处理、人才培育和引进等。同时，在实施过程中也需注意保密性原则、及时归档、规范化管理和定期检查等。

关键词：医院人事档案；高质量发展；实践策略；管理流程

人事档案是医院管理中必不可少的一环，在医院管理中发挥着日益重要的作用。医院人事档案管理的好坏直接关系到医院的治理能力和效率。目前，医院人事档案工作面临着很多问题，如档案管理软件落后、档案保密措施不完善和流程不够规范化等。为了解决这些问题，需要从实践中摸索出一些有效的策略和经验，以确保医院人事档案工作高质量开展。

一、医院人事档案工作的意义

人才是医院发展的重要资源，人事档案工作对医院管理和发展具有重要的意义。

1.规范管理

人事档案记录的是医院员工的个人信息、职业资格、工作记录等，对保障医院员工的信息准确无误是至关重要的。通过建立健全人事档案管理体系，医院可以规范员工行为，科学制定相关规章制度。通过管理人事档案，及时发现员工的问题，并做出相应处理，以确保医院管理的公正性和有效性。此外，规范管理还可以提高医院的形象和信誉度。通过严格管理，医院可以在人才招聘、工作调配和培训晋升等方面突显规范性和正规性，吸引更多优秀的人才加入，提高医院整体的形象和信誉度。

2.提高效率

医院的业务繁忙，对人力和时间的利用十分重要。建立健全人事档案管理体系，可以提高工作效率，降低管理成本。通过档案记录员工的任职、晋升和培训等信息，可以及时跟进员工的发展情况，让员工感受到医院对他们的关注和支持，提高团队凝聚力和員工工作积极性。

3.风险控制

医院作为一个特殊的机构，因特殊的工作性质而存在安全隐患。人事档案工作可以帮助医院对员工开展背景调查、安全风险评估等工作，提前发现潜在危险因素。但同时也需要注意保护员工的个人隐私，不泄露敏感信息，防止侵犯个人隐私。

二、医院人事档案管理现状及存在的问题

部分医院人事档案管理现状不佳，存在较为严重的问题，这种情况可能会让医院遭受巨大的经济损失，对医院的形象造成损害。其中，最显著的三个问题是档案管理软件落后、档案保密措施不完善和流程不够规范化。

1.档案管理软件落后

在现代医院的日常管理中，人事档案管理是必不可少的一个环节。然而，在某些医院由于使用的人事档案管理软件较为落后，其管理效率和及时性受到限制，给医院的日常管理和人力资源运营带来了极大的不便。例如，界面操作相对烦琐，无法对员工档案开展便捷的分类整理、文件查找等操作，也无法实现电子签名和在线授权等功能。落后的软件操作系统导致医院人事档案管理缺乏效率和及时性，给医院的日常管理和人力资源运营带来了极大的困难。

2.档案信息保密措施不完善

医院有关人事档案信息的保密措施不完善，还存在很大的提升空间。首先，多位员工使用同一密码登录系统，给密码泄露带来了潜在风险。因为一旦员工的密码被泄露，黑客或者其他不法分子就有可能利用密码进入系统，窃取敏感数据。这种情况的发生将会给医院人事档案的安全保密性带来严重的威胁；其次，医院现有的硬件设备设施和网络安全保护措施缺乏实时监测，导致医院对恶意攻击和数据被泄露的预防力度不够。尤其是在如今数字化信息高度依赖的社会，信息安全问题已经成为许多公司、组织和机构面临的重要考验。因此，医院必须及时采取行动，加强设备设施更新和安全监控，完善安全防护措施，才能够更好地保护人事档案的安全。

3.档案管理流程不够规范化

目前，医院人事档案分类方式较为松散，容易出现数据处理漏洞和失误。此外，部分人事档案管理岗位的员工对管理规范的要求和操作流程理解不足，缺乏相关的专业技能和知识。例如，有些医院的员工会把过期和未过期的人事档案存放在同一个区域，这种做法容易导致分类混乱。还有一些员工在管理过程中可能会遗漏某些重要的信息，或者填写不规范的个人档案，导致后续的流程出现错误。这些问题的存在，不仅给医院带来了管理混乱和效率低下的问题，也会对医院的声誉造成一定的影响。

三、医院人事档案工作高质量发展的实践策略

作为医院人事管理的基础性工作之一，档案工作是各种医院管理工作中不可或缺的一环。为了保证医院档案工作的高质量发展，宁夏医科大学总医院结合自身情况，制定了以下四项实践策略。

1.高效的档案管理流程

为了更好地管理档案，医院明确了档案管理流程，并严格规定了档案管理的责任和权限。对纸质档案和电子档案的不同处理标准，医院分别制定了不同的档案处理程序，以保证档案管理流程顺利实施。工作人员要遵循制定的档案管理流程要求，认真落实档案的分类、归档、查询和维护等工作，保证档案处理能够无缝衔接。针对不同档案的查询和保管期限，医院制定了不同的查询和处置规定，包括档案查询、借阅、存放和销毁等具体细则。医院通过严格的档案管理规范、完备的档案管理流程，有效提高了档案管理的精度和效率。例如，在管理电子资料时，采用了电子档案管理系统，实现了所有电子资料的便携和共享，以确保电子档案的机密性和安全性。

2.档案数字化处理

随着信息化时代的来临，数字化处理已成为许多行业的发展趋势，医疗行业也不例外。为适应这一趋势，医院开始推进档案数字化处理工作。数字化处理是指将传统的纸质档案转化为电子数据，目的在于提高档案的使用效率，在降低管理成本的同时，实现信息的共享与协同，提高医院的整体运行效率。对医院人事档案的数字化处理主要包括以下几个方面：第一，扫描处理。纸质档案数字化处理可采用文档扫描仪等设备。通过OCR技术，将数据转化为电子文本，并储存在电脑系统中，保证了档案的安全性和稳定性；第二，建立人事档案数据库。将数字化处理后的人事档案建立数据库，实现信息的快速检索、分类和标签等操作，方便医院对档案的管理；第三，系统集成。将人事档案系统与其他相关系统集成，实现数据的共享和互通。例如，将人事档案系统集成到医院信息管理系统中，可实现更好的信息协同；第四，数据备份和恢复。为避免档案数据的丢失或损坏，应定期备份数据，并保存至不同的存储介质中。在档案数据丢失或损坏时，可通过备份数据来恢复，保证档案数据的完整性。

3.人才培育和引进

为了保证医院档案管理工作的质量，需要注重档案管理人才的培育和引进。档案管理工作需要专业的技能和经验，因此，应积极聘请具有相关专业知识和经验的人才，通过内部培训和外部招聘，提升档案管理人员的综合素质。医院可以建立档案管理专家顾问团队，不定期组织专题培训，以提高工作人员的综合素质和业务能力，帮助工作人员在日常档案管理工作中更好地运用自己的知识和技能来开展工作。除了内部人员培训，外部人才的引进也是一个重要措施，可以通过多种渠道寻求具有相关经验和专业技能的复合型档案管理人才。医院应注重引进能力强、责任心强的人才，在录用过程中注重考察其个人素质和工作经验，确保引进的人才与医院的档案管理工作要求相符。

4.质量管理和评估

为了确保档案工作质量稳步提升，医院开展了一系列质量管理和评估工作，同时，也加强了对档案管理人员的培训和考核，确保档案管理人员具有高水平的知识和技能，能够为医院的档案管理工作作出贡献。此外，医院要定期评估档案管理工作，优化档案管理模式和工作流程，并形成相应的改进措施，从而不断提高档案管理水平。例如，对档案管理人员每日的工作进展情况实时监控，及时发现问题并采取措施，确保每一项工作得到有效推进。这些细致而有力的管理工作，在保障医院顺利运营和提高患者满意度方面具有重要意义。

四、高质量发展背景下医院开展人事档案工作的注意事项

1.保密性原则

人事档案中包含了员工的个人信息，这些信息涉及员工的隐私，因此，保密性原则是开展人事档案管理工作的基本原则之一。医院人事部门在管理、传递和使用档案时，必须严格遵守保密性原则，以确保所有员工个人信息的安全。

第一，严格限制查阅档案的人员。应该设置不同级别的查阅和编辑权限，以确保只有授权人员才能够接触到档案中的信息，从而避免档案信息外泄；第二，为了防止档案抄录和复印，应该对重要档案采取一定的防抄录、防复印措施，以确保敏感信息不会被泄露；第三，在查阅档案时，应该建立档案查阅记录，查阅人员必须登记并签字，以追踪每个人的查阅记录，保证档案的安全；第四，当需要转移档案时，应该仔细确认并及时更新档案信息，以确保档案的真实性和完整性。第五，当员工离职时，其档案应该被及时封存，以防止个人信息被不法利用，保证员工的隐私和利益受到保护。

2.及时归档

医院人事档案归档是一个烦琐而又重要的工作，只有及时、有效地归档，才能确保档案质量，提高工作效率。首先，在归档过程中应建立档案数据库和电子存档系统，以保证档案的快速检索和合理存储；其次，为避免档案混乱和丢失，必须执行规范的档案命名、编号和归档规则，使档案管理人员可以更加有效地管理档案信息。

3.规范化管理

医院人事档案管理工作的核心要求是规范化管理，而在人事档案的保密和质量方面，规范化管理是最基本的保障。

首先，要建立完整的人事档案管理制度，明确档案管理流程、责任和系统等内容，以保证医院人事档案管理顺利开展。此外，还应明确相关人员的职责、权限和义务，在管理过程中规避风险和管理漏洞。只有如此，才能建立一个完善的档案管理系统，提高档案管理的效率和质量；其次，医院的人事档案管理制度应符合国家法律法规的要求，以确保文档的合法性和科学性。基于此，档案管理制度应在国家法律法规和行业标准的基础上制定。档案管理体系能够更好地为医院管理工作提供有效的支持和保障，避免管理上的问题和纠纷；最后，在规范档案命名、存储和保管方面，医院人事档案管理人员应该加强培训。这些培训应围绕档案的基本原则展开。通过相关措施，可以有效降低档案管理的风险，确保医院人事档案的安全可靠，维护医院名誉和形象。

4.定期审查

人事档案是医院管理的重要组成部分，对保障医院管理工作的正常运转具有重要意义。因此，人事档案工作的高质量发展至关重要。同时，为了确保医院人事档案工作顺利开展，需要定期审核档案信息。定期审查的主要作用在于及时发现和纠正人事档案管理中存在的问题和不足，提高管理效率和优化工作流程。此外，定期审查还有助于医院人事档案管理的合法性和规范性。首先，需要明确制定相关的审核标准和程序，确保审核工作的全面性和规范性，可以通过制定规章制度、标准操作流程等方案实施；其次，应当建立健全医院人事档案工作的内部控制制度，明确各岗位职责和权限。例如，可以成立内部审计小组，定期检查和督導医院文件、人事档案和人才储备等工作，及时发现问题，确保医院人事档案管理的正常运行；再次，由于医院人事档案管理工作涉及人员较多、内容复杂，任何一项工作环节出现错误或者失误都可能导致整个工作出现不可挽回的错误。因此，在审核时应当采取客观、公正、有效的检查方式，及时发现问题，查找原因，并加强整改；最后，需要根据审核结果及时总结经验，及时反馈工作成果，完善工作流程，促进医院人事档案管理水平不断提高。在这个过程中，可以结合具体的例子，分析问题所在，总结经验和教训，作为今后工作的参考依据。

五、结束语

宁夏医科大学总医院在人事档案管理方面取得了一些成就，但在数字化、安全性等方面还有一些提升空间。随着医疗服务领域的变化和业务的转型，医院管理的未来将更加数字化、网络化和智能化，医院将继续不断完善人事档案管理工作，实现高质量发展。

参考文献：

[1]张立美，于长海.医疗机构人事档案信息化建设与作用发挥研究[J].中国卫生标准管理，2023，14（2）：：10-14.

[2]沈小燕，赵宇.某公立医院院史挖掘实践与思考[J].中国医院，2023，27（3）：75-78.

[3]马媛.5W1H理论在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2023（09）：21-23.

[4]于婧.深化医药卫生体制改革背景下医院人事档案精细化管理的探索[J].河北企业，2023（05）：75-77.

[5]廖芸.公立医院干部电子人事档案归档管理优化策略[J].办公室业务，2023（07）：154-157.

[6]李晖.多元化治理主体背景下新时代档案事业要素思考[J].兰台世界，2023，（S1）：204-205.

[7]李桃玉.档案管理现代化背景下综合档案馆业务建设评估与实证研究[D].浙江大学，2023.

[8]江舜杰，杨永挺，李鸽伶.基于CiteSpace的医院档案管理研究热点与趋势分析[J]. 医院管理论坛，2022，39（12）：93-96.

（作者单位：宁夏医科大学总医院）