工伤保险业务档案管理信息化推进探讨

2024-01-06杜曼丽

兰台内外 2023年34期

摘要：随着信息技术和数字化手段的快速发展，为提高效率、降低成本以及改善服务质量，各行业都在逐步向信息化迈进，在此背景下，工伤保险业务档案管理也逐渐转向数字化和信息化的方向，保险行业不断发展，对于工伤保险的需求也在增加，高效管理工伤保险业务档案，包括事故记录、索赔信息和医疗资料等，对保险公司的业务发展至关重要。首先，介绍工伤保险业务档案管理的现状和存在的问题，随后分析工伤保险业务档案信息化建设的重要性和必然性。在此基础上，提出一些具体措施，如深化工伤保险业务档案管理信息化认知、促进工伤保险业务档案管理模式信息化转变、工伤保险业务档案管理信息化制度完善以及不断提升工作人员综合素质等，为进一步优化工伤保险业务档案管理水平、促进相关单位创新发展奠定坚实基础。

关键词：工伤保险；档案管理；信息化；问题；措施

工伤保险是一种社会保险制度，服务对象是因工作事故或职业病引起的劳动者，为其在身体受到损害或死亡的情况下提供医疗、康复和抚恤等保障，其核心理念是“预防为主，治疗结合”，即通过加强安全生产管理、提高职业卫生水平等措施，预防并减少工伤事故的发生，同时，对于受工伤的劳动者，提供必要的医疗和抚恤保障。目前，工伤保险业务档案管理存在着许多问题，如信息化程度低、档案管理效率低等。信息化管理能够提高档案管理的效率和准确性，减少纸质文件管理带来的烦琐和不便，数字化档案能够更容易地存储、检索和共享，有助于快速获取所需信息，同时，政府对于保险行业的监管日益加强，信息化管理不仅能提高工作效率，还能更好地响应政府监管和合规要求，确保业务的合法性和规范性，再加上用户对于高效、便捷的服务需求不断增长，信息化档案管理可以满足用户对快速索取相关信息的需求，提升客户服务的质量和效率。因此，提高工伤保险业务档案信息化建设水平，不仅是现代管理的必然趋势，也是提高工作效率、保障数据安全、提高服务质量、促进信息共享以及推动行业发展的重要途径。

一、工伤保险业务档案信息化建设的重要性和必然性

信息化建设可以提高工伤保险业务档案管理的效率和准确性，通过将纸质档案转换为电子档案，实现档案的数字化存储和检索，确保工作人员更快速、方便地获取并处理档案信息，优化业务办理的效率，减少人为错误、文件遗失和错放等问题，提高档案管理的准确性。然而，传统纸质档案容易受到火灾、水灾等自然灾害意外事件的破坏以及被非法获取或篡改的概率较高。通过信息化建设，可以采用数据加密、权限管理等技术措施，加强档案的安全保障，只有授权人员才能访问和处理相应的档案信息，提高了工伤保险业务档案的隐私和机密性。通过数字化档案的建立，可以实现更精准的数据分析和统计，为业务决策提供科学依据的同时，提高业务协同和跨部门合作的便利性，促进工伤保险业务的协同开展和进一步优化，借助信息化手段提升管理和服务水平，确保管理内容和管理方式能够跟上时代发展步伐。只有通过信息化建设，工伤保险业务档案才能更好地适应社会发展的需求，提供更高效、便捷的服务。

二、工伤保险业务档案管理信息化推进现状

工伤保险业务档案管理信息化建设已经在一些地区取得了良好成果，我国许多地方政府和保险机构已经着手积极推动工伤保险业务档案管理信息化工作的落实，并取得了成功。比如上海市人社局联合保险机构和信息技术企业，建设“上海市工伤保险综合管理平台”，实现工伤保险档案管理数字化和自动化。该平台通过建立档案数据库，将工伤保险档案以电子形式存储，并提供快速、便捷的档案查询和管理功能。企业和个人可以通过在线申报和查询系统提交工伤保险申报材料，查询工伤保险待遇和理赔进度，实现工伤保险业务的电子化和透明化；江苏省人社厅与保险机构合作，建设“江苏省工伤保险信息管理系统”，实现了工伤保险档案的数字化和集中管理，通过该系统，保险机构可以在线录入、存储和管理工伤保险档案信息，并提供快速查询、统计分析和报表生成等功能。该系统还与其他相关部门的信息系统有效对接，实现工伤保险信息的共享，提高工伤保险业务的效率和准确性。由此可见，在信息化管理下，工伤保险业务档案管理进展神速，通过建设统一的信息平台、引入先进的技术手段，实现工伤保险档案的电子化存储和管理，能够提高工伤保险业务的效率和准确性，并利用在线申报和查询系统，提供多元化服务渠道，方便企业和个人获取信息。然而，工伤保险业务档案管理信息化推进仍然面临一些挑战，如数据安全和隐私保护、技术平台的互通互联等，为此，需要政府、保险机构和信息技术企业加强合作，制定相关的政策和标准，加强数据安全和隐私保护的技术手段，建立统一的信息共享平台，推动工伤保险业务档案管理信息化的协同推进。

三、工伤保险业务档案信息化建设中存在的问题

1.信息在传递过程中的完整性和真实性问题

技术因素是导致信息在传递过程中存在完整性和真实性问题的重要原因，在信息传递过程中，由于网络故障、系统错误以及恶意攻击等原因，经常会出现数据丢失、损坏和篡改等情况。人为因素是造成信息在传递过程中完整性和真实性问题的原因，包括工作人员的错误操作、疏忽大意或不当行为等，如工作人员在录入或传输伤残军帖信息时出现错误，将伤残军帖与生活护理费、一次性傷残补助金等内容混淆，或者故意删除伤残军帖六个等级中的某些部分、篡改伤残津贴的报销标准信息等。此外，管理和监督不足也是引发工伤保险业务档案信息化建设问题的重要因素，如果缺乏有效的管理和监督机制，工作人员没有足够的约束和指导，信息传递过程中的完整性和真实性便会存在问题，导致工作人员不遵守规定的流程和操作规范，缺乏适当的技术和安全措施，就会影响信息在传递过程中的完整性和真实性，如果系统和网络没有足够的安全性保障措施，容易受到未经授权的访问，存在数据被泄露或被篡改等风险，导致信息的丢失、篡改和冒用，降低档案信息的安全性。

2.原始资料档案的保管问题

在工伤保险业务档案数字化转变过程中，存在原始档案丢失或损坏的情况，在将纸质档案转换为电子档案时，如果没有严格遵守操作规范和技术要求，可能会导致原始档案的丢失或损坏，如在扫描或转录过程中发生错误操作，导致原始资料无法恢复或被破坏。在信息化建设过程中，缺乏明确的政策和规定，未能妥善保管和管理原始档案资料，导致档案的混乱、丢失和滥用，从而影响工伤保险业务的正常运行和保障。工作人员在处理和保管原始资料档案时，如果缺乏足够的专业知识和责任心，可能会出现不当处理、错误操作和疏忽大意的情况，如原始资料被放置在不安全的环境中，容易遭到损坏或丢失。

3.工伤保险业务档案管理人员的素质问题

在工伤保险业务档案信息化建设过程中，技术和管理要求都在不断优化、提升，但是，档案管理人员缺乏相关培训、学习机会不足。缺乏持续的专业培训和提升机制，导致档案管理人员难以掌握技术和管理的发展趋势，影响管理人员在信息化建设中的表现和素质提升。档案管理人员的意识和态度对自身素质提升起到了关键作用，如果缺乏对档案管理重要性的认识和理解，或者对工作缺乏责任心和积极性，工伤保险业务档案管理人员便无法充分发挥工作效能，对档案管理工作持漠视、敷衍和不重视的态度，影响工伤保险档案信息化建设的质量和效果。

四、工伤保险业务档案管理信息化推进途径

1.深化工伤保险业务档案管理信息化认知

工伤保险业务档案信息在参保人执行工伤保险时扮演着重要的角色，虽然并未记录参保人的所有信息，但它是参保人参与工伤保险的主要凭证，为了突出工伤保险业务档案管理的规范性，国家制定了严格的标准，要求工作人员按照相关标准，严格执行档案管理各项内容，包括参保人信息的收集、记录、整理和存储以及工伤保险报销办理条件，为后续的工伤保险业务档案管理做出重要贡献。比如西安某单位在为员工报销工伤保险时，相关工作人员应明确掌握工伤保险待遇费用零星报销办理条件，了解相关报销事项应依据新修订《工伤保险条例》（国务院令第586号）、《陕西省实施工伤保险条例办法》（陕西省人民政府令第97号）以及《西安市工伤保险实施办法》（西安市人民政府令第23号）的要求严格执行，报销对象为在该市参加工伤保险、发生工伤的职工和已纳入基金统筹管理的老工伤人员，办理条件需满足工伤职工认定工伤前、驻外和急诊发生的医疗费用以及符合政策规定的其他工伤待遇项目。并且，工伤职工正常参保，所在单位足额缴费。传统的工伤保险业务档案管理主要依赖纸质记录，为了确保参保人信息的准确性，工作人员需要详尽、仔细记录参保人的信息，但这样的方式不仅增加了工作人员的工作量，而且加大了后期保管的难度。随着信息技术的发展，参保人的信息变得可数据化，工作人员可以利用计算机和信息技术，收集、整理、核对和保存参保人的信息，使工伤保险业务档案管理更加信息化和便捷化。相关工作人员应该加深对工伤保险业务档案管理信息化的认知，不断运用信息技术处理工伤保险业务档案管理工作，提高档案管理的效率，充分利用信息技术的优势，更好地处理工伤保险业务档案信息，为参保人提供更便捷的服务。

2.工伤保险业务档案管理模式信息化转变

目前，我国工伤保险业务档案管理主要依赖纸质和电子数据并存的方式，大部分工作人员已经认识到信息化对于工伤保险业务档案管理的重要性，并开始逐步采用信息技术，实现档案数据的数字化转变，进一步提高工作效率。为了全面推动工伤保险业务档案管理信息化的发展进程，相关部门和工作人员应该积极推动档案信息的数字化转变，管理人员可以运用计算机和转录设备，拍摄档案信息照片或视频，将档案信息数字化录入，实现档案信息的数字化建设，并在传输档案信息时，灵活运用互联网和信息技术，如相关单位应该构建以“公共云”为基础的工伤保险业务档案管理信息化应用模式，受理工伤认定程序。用人单位应在事故发生之后30天内，受伤职工或者其直系亲属、工会组织应在事故发生之后1年内，在“公共云”平台提出工伤认定申请，在经过提交材料，受理审查之后，由平台向管理人员发出受理通知，经过管理人员的调查核实后，做出认定，并将最终结果上传到平台，告知受伤职工或者其单位和家属，不仅可以提升档案信息传输的效率，还能避免纸质档案信息在传输过程中出现破损的情况，保证工伤保险业务档案信息的完整性。通过这些措施，可以逐步实现工伤保险业务档案的信息化管理，提升工作效率和数据质量，为工伤保险业务的审批与落实提供准确的数据支持。

3.完善工伤保险业务档案管理信息化制度

工伤保险业务档案管理信息化的实现，离不开制度支持，通过对基础设备设施的不断完善，积极构建信息化平台，提高档案资料准确性、真实性和完整性，强化各项规范的可行性，从而促进工伤保险业务档案管理信息化的全面发展。相关部门应该制定相应的规章制度，充分满足工伤保险业务档案管理信息化的需求，在实现档案管理信息化的过程中，相关单位以及管理人员需要将纸质档案资料转变为数字化形式，完善相关制度，规范员工的思想和工作态度，确保员工能够准确录入档案资料，提高资料的准确性。随着工伤保险业务档案管理信息化建设的推进，传统的档案管理方式逐步被替代，而信息化模式离不开数据的录入与传输，为确保档案信息的真实性和完整性，相关部门应严密监督档案的录入和传输过程，并制定相关的规章制度，约束工作人员的行为，使其按照制度要求，录入和传输工伤保险业务档案管理信息，完善档案信息。目前，档案部门使用内部局域网，录入与传输工伤保险业务档案管理信息，这种网络模式能够保证档案信息具有较高的安全性。

4.不断提升工作人员综合素质

在日常工作中，工作人员可以运用信息技術，对档案数据录入与管理，推动工伤保险业务档案管理的信息化进程。为实现这一目标，工作人员应该不断锻炼自身的业务能力，总结和分析日常工作，发现并解决存在的问题。通过持续学习和专业培训，提升自身的业务水平和技能，逐步强化工作能力。档案工作人员还要不断提升自身的道德素养，遵守工伤保险业务档案管理信息化制度的要求，约束自己的思想和行为，认真对待每项工作，确保工作按照规定程序有效落实，使工伤保险业务档案管理信息化建设更加制度化和规范化，提高档案管理工作效率。档案工作人员还应该培养计算机操作能力和信息技术运用能力，正确使用计算机和信息技术，开展档案信息的录入、整理、传输和调取工作，为工伤保险业务档案管理信息化建设提供支持。

五、结束语

信息化建设为工伤保险业务档案管理带来诸多优势，包括提高效率、增强安全性、促进创新和适应时代发展等。在未来的发展中，各方应紧密团结，共同努力，推进工伤保险业务档案管理信息化建设，为构建更加公平、高效的社会保障体系做出积极贡献！

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