新时代国有企业档案管理工作转型与发展

陈 祚

（泸州市兴泸投资集团有限公司，四川泸州 646000）

0.引言

作为企业运行过程中不可或缺的重要工作之一，档案管理工作的重要性不言而喻。采取自动化、精准化的方式进行档案的管理工作能够保证企业处于良好的运行状态，促进了企业的可持续健康发展。相较于传统的档案管理模式，现代化的档案管理模式不仅仅利用了大量的现代化设备还推进了其自动化、科学化的发展，使得档案管理工作的效率得到了大幅提升。同时，管理人员需要尽快提高对档案管理工作的重视程度，积极对档案的价值进行深度挖掘，使得档案资源能够得到最大化的利用。

1.创新优化档案管理工作促进国有企业改革发展的重大作用

对档案管理工作进行优化能够使得档案资料的查询更加快速高效，使得国有企业在进行改革的过程中能够提供精准的材料进行支撑，档案主要负责对企业日常生产和管理经营进行记录，对其中具有保存和借鉴意义的资料进行记录，使得企业的工作人员能够利用档案资源对企业的文化精神和历史案例、市场情况进行深入的了解，管理人员能够借鉴其中案例对相关的管理措施完善，使得企业的管理制度科学合理。企业的档案不仅仅在一定程度上对企业的资源配置情况和未来发展方向进行确定，还能够让企业的管理人员对企业的定位和方向进行明确，促进国有企业改革的平稳进行。

能够帮助企业内部员工实现资源信息共享，使得工作效率和经济效益都得到了大幅提升。档案管理的信息化发展使得企业内部能够对资源进行共享，能够实现各部门之间的协调合作，使得企业的工作效率得到提升并对企业内部良好氛围的培养起到了促进作用。另外，促进档案的信息化进程也能够对档案管理所耗费的资源、财力、物力进行节约，使得保存、输送更为简单且不易丢失，不仅仅实现了档案资源管理成本的降低，更使得资源的传输速率和准确性都得到了有效提升。档案之中体现着国有企业的企业文化，妥善地对企业档案进行管理展示能够加强员工对企业文化的认同感，使得员工的凝聚力能够得到大幅增强。作为企业运营过程中的外在表现形式，企业文化在一定程度上体现着企业的发展理念、发展观念等，是在市场竞争中脱颖而出的主要依据。作为影响我国国泰民安的支撑企业，国有企业承担着重要的社会责任，国有企业的企业文化也随之拥有其独特性和发展性。因此，提高对国有企业档案记录工作的重视程度能够使得档案人员利用档案提取大量的数据信息，使得企业的文化趋于丰富化、多元化发展。档案记录的真实可靠性更是为资料数据的权威性盖章，使得企业员工的企业认同感和归属感都得到了提升[1]。

2.国有企业档案管理工作的转型

2.1 着力抓好档案利用供给侧，实现档案利用高效益

围绕中心、服务大局是档案工作的永恒主题。新时代已进入高质量发展阶段，提质增效已经成为企业发展的必然要求。档案管理部门需要充分挖掘档案价值，提高档案供给质量，增强服务大局的能力。由于档案工作在经济效益上难以对企业经济收入带来有利影响，有部分企业的管理人员就忽视了档案管理工作的重要性，只对销售、营销等能够直接产生利润的环节投入资金、精力，导致国有企业档案仅仅处于保存完整的阶段，利用档案资料进行深层次的挖掘工作还没有在我国档案工作中普及，档案资源没有得到充分的利用。首先，转变档案利用服务观念，解决需求供给侧，由“坐等上门”改为“主动出击”，优化利用流程，分析档案利用需求，提供有针对性地服务；其次，解决利用内容供给侧，围绕企业核心竞争的重点难点，加强档案资源的开发，深入挖掘档案的价值；最后，解决档案利用流程的供给侧，优化档案利用流程，完善档案检索利用手段[2]。

2.2 着力抓好档案管理体系建设，实现档案全收集

完善的档案管理体系建设是做好档案全面、快速、广泛收集的基础，也是重中之重。围绕企业中心工作，进一步加强档案体系顶层设计，统筹整合各类资源，逐步建成统一的、资源共享型的档案工作体系。现阶段，我国国有企业在档案管理上主要采用上级指导、分级进行负责的形式，各个分部门的档案室由总部的档案管理部门统一调配控制。本级的档案管理部门不具备本级档案的调控权，仅仅能对本级档案进行收集管理。首先，按照国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限》要求，完善现有的文件收集范围。其次，做好档案系统与各业务系统之间的集成互联，并加强各系统之间的资源整合，确保档案反映各个事件、各类产品的全貌。最后，要做好互联网、电子邮件、微信、微博等社交媒体中重要信息的及时收集[3]。

2.3 着力抓好档案制度建设，实现档案法治化管理

依法治档是新时代国有企业档案管理工作的基本要求，而想要实现这一基本要求的前提条件就是对现有的法律法规进行完善与优化。从某种角度来看，法律法规的完善将直接影响到档案管理能力和实际管理效果的基础。对于国有企业档案管理部门而言，其应当依据国家提出的最新要求，结合当前的法律法规，坚持依法治档的基本原则，做好档案管理的统筹规划，并进一步针对企业档案管理标准和流程进行优化，确保档案管理工作实现法治化管理，从而保证档案管理工作的前瞻性、系统性和科学性。首先，从顶层规章、业务办法、操作规则3个方面分层级制修订企业档案制度体系。企业档案制度体系不仅要符合国家法律法规的相关要求和标准，同时也要吻合企业的实际情况，满足企业的实际需求；其次，将档案管理流程融入企业信息化建设流程，并将档案业务相关要求嵌入各业务系统，形成全过程管控。这一过程的实现，可以从根本上对企业档案管理信息化系统进行优化，保证档案信息化管理系统的先进性；最后，将新体制、新业态的新变化融入档案的“收、管、存、用”四大环节，确保档案全过程的规范化管理，不断提高档案工作的法治化水平。

2.4 着力加强信息化建设，实现档案管理智慧化

在档案管理智慧化时代背景之下，国有企业档案管理工作的转型也应当以智慧化管理方向而转变。在当前时代，人工智能、大数据是时代的热点词汇，而这些新型技术均可以给予国有企业档案管理工作直接的帮助，并将从根本上颠覆档案管理体系。一方面，在诸多新型信息化技术的基础上，国有企业档案管理工作需要加快自身的转型升级，进一步加强信息化技术的应用范围，依据信息化技术的要求对原有的工作标准、工作流程进行优化；另一方面，信息化技术的应用可以对现有管理手段进行创新，以人工智能技术为主的智能化管理将成为主流。最后，通过对大数据技术的合理应用，可以进一步对档案利用方式进行优化创新，将原本的分散利用格局转变为线上集中利用。

3.国有企业档案管理工作改革优化发展与措施

科学技术的发展创新和经济社会的不断建设使得国有企业的档案管理模式也相应地得到转型创新，档案管理的手段也趋向于多样化、丰富化发展。想要实现新时代下国有企业档案管理工作的转型发展，就要提高对档案管理工作的重视程度，细致谨慎地对档案进行保存、管理、分类、整理工作，按照档案的关联性对档案进行管理，投入大量的资金、精力对档案管理工作进行完善，引进高素质人才、培养专业能力较强的团队推进档案管理工作迅速进行[4]。

3.1 对档案管理工作进行完善，制订新型的档案管理模式

作为行政管理工作中的重要组成部分，企业必须依据《中华人民共和国档案法》的相关规定对国有企业的档案管理制度进行建设。同时，还要对企业的实际情况进行实地考察，根据企业的实际情况对档案管理模式进行调整改良。企业的档案管理部门不仅仅要对总部的档案管理制度进行深度的了解，还要对其下属部门的档案管理情况进行了解，根据企业的发展特点提出相应的指导，确保各个部门的档案管理都能够与自身的发展特点相适配[5]。

企业的档案管理人员想要提高档案管理工作的工作效率，不仅仅需要从自身下手对自身的素质和专业能力进行提升，还要与其他部门协调交流、共同合作，唯有如此，才能够实现档案管理工作的高效率。根据目前搜集的案例信息可以看出传统的档案管理模式已经难以满足企业的发展要求，跟不上时代发展的潮流。因此，国有企业的档案管理部门必须加快引进信息管理技术，利用信息技术实现对各个部门的联合把控，确保指令能够迅速精准下达，实现管理部门的总体调控安排。

3.2 对安全管控工作进行加强，安排专业人员对档案进行收集分类

国有企业作为我国国家经济的基础，其具有着顶梁柱的重要作用，国有企业的档案资料不仅仅涉及企业的自身发展历程，还记录着众多涉及国民经济的事件案例，一旦发生档案泄露情况或档案出现遗失、破坏都会对我国经济造成极大的影响。由此观之，国有企业需要定期安排培训工作，培养档案管理人员的安全意识和防泄漏意识，实行责任到人的制度，确保管理人员在进行档案管理工作时严格遵守相关的规定，管理工作全程具备监控视频。

由于档案管理工作内容复杂繁琐，需要多个部门的协调配合，通过众多的环节进行档案收集，很容易出现原始档案资料不慎丢失后泄露的情况，对档案的安全埋下隐患。由此观之，档案管理人员需要对企业的部门人员和工作情况进行深入了解，对档案收集的实际情况进行实时了解，定期对档案的情况进行清点，确定档案数量正确、内容完整。

3.3 加强人才培养

作为一项对员工细致程度和严谨程度有着极高要求的工作，国有企业的档案管理工作要求工作人员保持严谨认真的态度进行档案的管理，尽可能避免出现误差情况，以防止档案的精准性、真实性难以得到保障，档案的价值受到损害影响。由此观之，档案管理工作人员必须对企业的业务情况有着充分的了解并且有着较高的综合素质和专业能力。为满足国有企业档案管理工作的实际需求，国有企业需要进一步投入大量的资金进行档案管理制度的建设，引进高素质的档案管理专业人才，定期安排专业技能培训，提高档案管理工作人员的专业能力和综合素质。科学技术的发展使得传统的纸质档案管理已经基本被取代，信息化的档案管理能够实现高效率的档案资源查阅和档案搜索，将档案全部录入到网络之中，建设数字化的档案室，实现企业员工的资源共享。而大量资金的投入使得国有企业能够购进大量的计算机等电子设备进行档案扫码工作，促进了数字化、信息化档案管理制度的进一步发展。

另外，由于档案的专业知识处于不断地更新发展阶段，企业除了对目前在岗的档案管理人员进行专业培训工作，丰富工作人员的知识储备、提高他们的安全责任意识之外还要积极引进专业化的高素质人才来推进信息化档案管理工作的进行，为档案管理工作引进新鲜的人才，使得档案管理工作能够顺利开展其转型创新工作。

3.4 合理对档案资源进行协调分配工作

档案管理工作作为企业在市场竞争力上的重要评判标准之一，其重要性不言而喻。因此，企业的管理人员必须重视档案资源的调配工作，对档案信息的资源进行整合利用，使得档案资源能够得到深度挖掘。国有企业的档案资源作为企业信息收集和案例分析的最主要信息来源，其涉及领域极广，除了企业的经济发展、企业文化之外还对企业资源情况和科学技术发展进行了收录，能够为企业的技术查询、案例分析等项目进行服务。企业的管理人员只要对管理资源进行科学合理的分配，就能够利用档案管理工作对企业的经济发展起到促进作用，既满足了企业的经济效益，又实现了社会效益的最大化。

4.结语

在我国经济社会快速发展建设的时代，相关部门的管理人员必须提高对国有企业档案管理工作的重视程度，深入了解档案管理的发展现状，根据实际情况结合相关的案例经验进行档案管理制度的创新优化。同时，管理人员需要推进档案管理信息化、自动化建设，利用现代化设备来提升档案管理工作的工作效率，建立完善的管理体系，使得档案管理工作的潜力能够最大化地得到利用。除此以外，管理人员还要对档案管理工作现阶段存在的隐患问题进行排除解决，确保国有企业的管理工作能够持续健康发展，使得档案管理工作能够紧跟时代步伐，不断适应时代实现创新转型。